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INSTRUCTIVO

Elaboración, Manejo y Control de

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Código: I-ED-02 Versión: 07
Planos
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IA
N
O

ELABORACIÓN,
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MANEJO Y CONTROL
O

DE PLANOS
N
T

CODIGO: I-ED-02
R
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LA
D

ELABORO REVISO: APROBO:

A

Director de Estudios y Vicepresidente de Representante de la

Diseños Construcciones Dirección

FECHA: 2019/08/01 FECHA: 2019/08/01 FECHA: 2019/08/01

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ÍNDICE
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1. Objeto y Alcance
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2. Definiciones
3. Desarrollo e Implementación
4. Responsabilidades
5. Referencias
6. Anexos
N

7. Control de Cambios
O

1. OBJETO Y ALCANCE

Identificar las pautas y métodos para el desarrollo de las actividades de control de los
planos que acompañan la ejecución, revisión, verificación y validación de estudios y
diseños de Obras de infraestructura vial de la Organización.
C

Corresponde a los criterios de identificación, almacenamiento, retención y disposición

de los planos de origen interno y externo de la Organización. Aplica en los sitios de labor
O

en los cuales se manejen planos tanto digitales como físicos.

2. DEFINICIONES
N

Plano Obsoleto: Plano que ha sido reemplazado por una nueva versión.
T

FTP: File Transfer Protocol, por sus siglas en ingles Protocolo de Transferencia de
Archivos o banco de datos virtual.
R

3. DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
O

3.1 ELABORACIÓN DE PLANOS

El proceso de elaboración de los planos inicia con la inclusión de los datos tomados en
LA

campo sobre un plano básico establecido mediante el trabajo topográfico de la zona a

intervenir, posteriormente se modela la situación esperada de Diseño y se Dibuja el
resultado de dicha modelación generando el plano del diseño.

Para el cálculo de información, el análisis de datos y diagramación de los planos se

D

utilizan el software que de acuerdo a la etapa y metodología de diseño se pueda aplicar.

La impresión de los planos se realiza en el formato requerido por el cliente mediante la

A

utilización del Hardware correspondiente (Plotter, impresora, etc.).

Cuando los planos son emitidos por un ente externo (Cliente, Entidad de servicio público
etc…), después de recepcionado se deberá revisar por parte del Director de Proyecto e
identificar las observaciones que se tienen al respecto. Las diferencias y deficiencias

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que estos documentos arrojen después de su revisión deberán ser notificadas a la

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persona que las emita. De este comunicado deberá dejarse evidencia escrita.
IA

3.2 IDENTIFICACIÓN DE PLANOS Y ESTUDIOS

En el caso de planos de origen externo, estos se registran según su procedencia y

código si existe. Ya que corresponden al producto mismo que se entrega al cliente, y la
indización debe corresponder a un número consecutivo que en acuerdo con él se haya
N

establecido. Todos los planos contienen básicamente la siguiente información:

 Identificación del cliente (Nombre y Logo) y/o su representante.

O

 Identificación de la Organización, logo de la empresa o asociación para

ejecución del contrato.
 Nombre del proyecto
 Contenido del plano
C

 Escala
 Fecha
 Firmas autorizadas
O

Se sugiere la identificación de los estudios y planos de la siguiente forma cuando no se

contengan:
N

XXX-YY-ZZZ donde:
T

XXX Corresponde al número del contrato. Ejm: 005 (INVIAS 005-99)

YY Corresponde a la localización de la vía diseñada, Ejm: CP(Recta Cali – Palmira)
R

ZZZ Consecutivo de 3 (tres dígitos) Ejm: 001.

La documentación recibida para la construcción de la obra o esquemas que se generen

O

durante el desarrollo de la misma es identificada para su posterior uso. Si algún

documento se llegase a dañar o perder, debe ser registrado y debe comunicarse de
inmediato al que lo suministre.
LA

3.3. MANEJO DE PLANOS

Se realiza la actualización del listado maestro de Planos, mediante el diligenciamiento

del formato “Listado Maestro de Planos” cada vez que se genere una nueva versión,
D

copia o plano para el proyecto.

Para el control de la distribución de los documentos, se dispondrá del formato

“Distribución de Planos o Documentos”, en el cual se lista los planos, el número de
A

copia, persona a la que se remite entre otros, cabe la pena aclarar que solo se realizará
entrega de copias de planos aprobados.

Dicho formato es diligenciado por el Director de Estudios y Diseños en la etapa de

Diseño y por el Residente de Calidad en cada proyecto, y es actualizado de acuerdo a
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las necesidades de identificación, retención y conservación que se establezcan dentro

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del desarrollo de las actividades normales de la Organización.

Los planos y Esquemas OBSOLETOS, NO podrán eliminarse, el encargado del

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departamento y/o el Residente de Calidad del Proyecto, deben archivarlos con un rótulo
de “OBSOLETO”, de tal forma que prevengan su uso no intencionado.

Las copias de los planos que se hayan distribuido y cuya información este parcialmente
Obsoleta se recogerá y se distribuirá nuevamente con esta característica. A pesar que
N

la entidad contratante o el contratante no emita una nueva versión de un plano o

esquema.
O

Los esquemas dibujos y demás gráficos o notas que el cliente remita por medio de notas
bitácora, comunicados etc. deberán modificar los planos originales y esta característica
deberá quedar plasmada en el plano original; adicionalmente se deberán distribuir estas
modificaciones a las personas a quien originalmente fueron enviadas.
C

Nota: El canal de comunicación entre el Departamento de Estudios y Diseños y el Proyecto

es el Residente de Calidad mediante el cual se debe canalizar TODA la información de los
O

planos vigentes, y quien se encarga de su posterior distribución.

N

3.4 MÉTODO DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de planos de origen externo se realiza conservando el formato

T

establecido por la entidad emisora, ya sea en carpetas AZ, de anillos, medio magnético,
o planotecas dependiendo y facilitando su conservación.
R

El almacenamiento de los planos de Diseño de origen interno se realiza posteriormente

a su debida aprobación, como anexos de los respectivos informes debidamente
legajados y en el formato que el cliente lo solicite.
O

Terminada la obra y mientras se cumpla el tiempo de retención, los informes y planos

pueden ser almacenados en cajas en la oficina central.
LA

Para evitar el deterioro de los planos, éstos deben archivarse en sitio cubierto, en
estantes o repisas del archivo o planotecas, en sitios libres de la humedad y el polvo, y
en carpetas de acuerdo a lo estipulado en el método de almacenaje.
D

Para los documentos, plano, y/o esquemas en registro magnético, es el Residente de

Calidad quien se encarga de su protección. Esta información debe ser subida al FTP de
cada proyecto, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo para el Manejo del FTP.
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4. RESPONSABILIDADES
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Director de Estudios Identificar los planos.

y Diseños: Efectuar la revisión y aprobación de los planos y enviarlos a los
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Residentes de Calidad de cada proyecto para asegurar el uso

de planos vigentes en la obra.

Residente de Realizar la actualización del “Listado Maestro de Planos”

Calidad: Distribuir los planos vigentes a las personas en campo
N

mediante el “Distribución de Planos o Documentos”.

Recoger planos obsoletos e identificarlos como tal.
O

5. REFERENCIAS
C

No Aplica.

6. ANEXOS
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F-ED-12 Listado Maestro de Planos

F-MC-04 Distribución de Planos o Documentos
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7. CONTROL DE CAMBIOS
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Fecha Versión Descripción del cambio Aprobado por
• Se actualiza el procedimiento teniendo en
cuenta los lineamientos del procedimiento de
control de documentos en cuanto a que no
requiere nombre de cargo ni firma de
N

aprobación de documentos.
• Se modifica la ubicación del formato de Representante de
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control de cambios a la parte final del Dirección
documento.
O

• Se actualizan los códigos de los documentos

aplicables al procedimiento.
• Se actualizan los códigos de los documentos
aplicables al procedimiento.
•
C

Se aclara el alcance del instructivo.

• Se incluyen definiciones de Plano Obsoleto
y FTP. Representante de
2018/07/25 06
• Se incluye la responsabilidad del Residente Dirección
O

de Calidad en el manejo de los planos en la

obra.
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