COMO ANALIZAR Y DESCRIBIR CORRECTAMENTE UN PUESTO DE TRABAJO

Lic. SUSANA TEJERINA

Hay diferentes maneras de redactar la descripción de un puesto de trabajo, algunas formas son más sintéticas y resumidas, otras
son muy extendidas y detallistas, no obstante ello, existen normas y formatos que deben ser respetados si queremos efectuar en
forma correcta un Manual de Puestos.

Lamentablemente, a menudo vemos descripciones muy mal confeccionadas que revelan, sin dudas, la impericia del Analista de
Puestos. A continuación le presentamos, mediante ejemplos las diversas formas correctas de describir los puestos y también le
mostramos ejemplos de los errores habituales que se cometen.

La primera dificultad se le presentará al tratar de redactar el “Contenido del Puesto”; siempre tendrá un encabezado y aquí podrá
Ud. elegir entre colocar:

a) El Resumen del puesto.

b) los Objetivos del puesto.

c) la Misión del puesto.

Cualquiera sea la forma que elija, deberá respetar ciertos principios, a saber:

RESUMEN DEL PUESTO:

Consiste en una descripción narrativa concisa, clara y precisa de las funciones y actividades principales que habrá de llevar a cabo
su ocupante. Responde a la pregunta: ¿Qué hace en términos generales la persona que ocupa el puesto?

Materia: Diseño y Evaluación de Puestos -1-

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Ejemplo 1:

El Supervisor de Servicio y Seguridad programa el trabajo de la totalidad de los empleados del sector B, supervisa el
trabajo del personal de limpieza y jardines, coordina los programas de seguridad dentro de la fábrica, lleva registros diarios
sobre el personal y los equipos en uso.

Ejemplo 2:

El Analista de Créditos, reúne toda la información requerida según normativas, para determinar la confiabilidad de los
clientes, evalúa la corrección de la información y el alcance del riesgo crediticio y determina el monto del crédito a acordar,
emitiendo la autorización correspondiente.

MISIÓN DEL PUESTO:

Es una definición muy general del puesto, descripta en una o dos oraciones en las que debe reflejarse la Meta o Propósito que se
espera conseguir en el puesto, mediante las acciones o tareas que se realizan en dicho lugar de trabajo. Responde a la pregunta:
¿Para qué existe este puesto en la organización?

Puede llegar a confundirse con los Objetivos del Puesto, de hecho la Misión es una Meta a alcanzar, solo que su formulación es
menos concreta que cuando redactamos un Objetivo. Podría decirse que la Misión es “la meta idealizada del Puesto”.

Ejemplo 1:

Garantizar la total satisfacción de los clientes en lo que respecta a la Selección y Provisión del personal solicitado para
cubrir vacantes.

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Ejemplo 2:

Asegurar el compromiso del personal para el cumplimiento de las Normas y Estándares de calidad de los productos.

OBJETIVOS DEL PUESTO:

Son las metas concretas a lograr por el ocupante, como en el caso anterior los verbos van en Infinitivo, es decir sin conjugar y su
formulación son oraciones cortas. Dado que en algunos puestos puede haber más de un Objetivo, pueden ser redactados en forma
independiente.

Ejemplo 1: (Encargada de Facturación de Obras Sociales)

 Supervisar el correcto completamiento de los datos sobre prestaciones, insertas en las Historias Clínicas.

 Codificar todas las Prestaciones Médicas y la aplicación de medicamentos.

 Facturar a las Obras Sociales la Atención brindada a los pacientes y gestionar la cobranza correspondiente.

Ejemplo 2:

 Planificar el trabajo del personal en función de los objetivos diarios.

 Asignar zonas y recursos para una eficaz solución de problemas.

 Coordinar las actividades de todo el personal para lograr la máxima eficiencia.

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TAREAS:

Una vez que Ud. ha redactado el encabezado del “Contenido del puesto”, debe abocarse a redactar las Funciones y Tareas que
se realizan en dicho puesto; son todas las actividades que el ocupante del puesto debe ejecutar para cumplir con sus funciones
cotidianas.

Cuando Ud. entreviste al ocupante del puesto para obtener información, con seguridad esta persona se contará sobre su trabajo de
una manera desordenada, a medida que vaya recordando todas sus actividades. Debido a ello, luego le resultará muy complicado
ordenar esta información.

Desde un punto de vista absolutamente práctico, lo más aconsejable es que le ordene Ud. los pensamientos a su informante, de
manera que él descubra que es lo que Ud. necesita y que debe averiguar.

Es muy común que por falta de experiencia se describan las tareas de manera incorrecta, tal como la ejemplificamos a continuación.
Tomemos el caso del puesto de Carnicero:

“Desposta la vaca”
“Corta la carne”
“La exhibe y vende”
“Enseña al empleado nuevo”
“Controla el Stock”
“Atiende al público”
“Controla que el personal trabaje bien”
“Hace los pedidos a los proveedores”
“Fija los precios de la carne”
“Saca ofertas”

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Esta no es la forma correcta de describir ningún puesto, en realidad, si Ud. presta atención podrá observar que este empleado tiene
por los menos 4 funciones que cumplir y debe agruparlas de la siguiente manera:

“Se ocupa de despostar las reses, efectuar los cortes, exhibir la mercadería para su venta y atender al publico”

“Es el responsable de supervisar el desempeño del personal del sector y de adiestrar a los empleados nuevos, con la
finalidad de lograr una excelente atención”.

“Tiene la atribución de fijar los precios de la mercadería y elaborar las ofertas del día para lograr incrementar las ventas y
movilizar los cortes que tienen menor salida”

“Es el encargado de controlar la mercadería vendida y el stock restante con la finalidad de efectuar los pedidos de
reposición a los proveedores”

El error cometido en el primer caso es simple, NO SE EFECTUARON LAS PREGUNTAS ADECUADAS.

Al analizar un puesto, no someta a su ocupante a un interrogatorio rígido y frío, transforme las preguntas que debe hacer en un
diálogo entre adultos.

A continuación le mostraremos una forma práctica y muy efectiva de analizar un puesto haciendo las preguntas adecuadas, que le
facilitarán la posterior confección de la descripción correcta del puesto.

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 ¿CÓMO SE DEBE ANALIZAR UNA TAREA?

El modo correcto de analizar una tarea debe responder adecuadamente a las cinco cuestiones básicas siguientes:

¿QUE HACE EL ¿COMO LO HACE?
EMPLEADO? (Nos referimos a:
(Nos referimos aquí a instrucciones verbales o
acciones concretas) escritas, procedimientos,
reglamentos, normas, etc.)
¿CON QUÉ LO HACE? ¿CUÁNDO LO HACE? ¿PARA QUE LO
(Nos referimos a máquinas, (Nos referimos aquí la HACE?
herramientas, equipos, frecuencia o periodicidad) (Nos interesa conocer el
materiales, insumos, etc.) propósito final de la acción)

“Controla la presión de las “sigue las normas de “usa manómetros de alta “tres veces en el día” “para evitar que las
calderas”. temperatura máxima y precisión” temperaturas excesivas
mínima de los manuales puedan hacer estallar las
de procedimientos”. calderas”.

“recepta las llamadas “registra por escrito en “utiliza una central “en forma permanente” “coordina el envío del
solicitando un Remis” formularios especiales telefónica con 8 canales móvil más cercano al
todos los pedidos y de salida” domicilio solicitado”
destinos en su turno”

“Recorre el salón “de acuerdo al reglamento “realiza un control “en forma permanente” “para prevenir y frustrar el
comercial” de vigilancia” exclusivamente visual” hurto de la mercadería
expuesta”.

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UNA TAREA CORRECTAMENTE DESCRIPTA QUEDARÍA REDACTADA DE LA SIGUIENTE MANERA:

(Preste atención a las oraciones resaltadas en negrilla)

“Controla la presión de las calderas 3 veces al día – mediante manómetros de alta precisión-, siguiendo las normas de
temperatura máxima y mínima que fijan los manuales de procedimientos para evitar que una temperatura excesiva pueda
hacer estallar las calderas”.

“Recepta permanente la totalidad de los pedidos de Remises que se producen en su turno de trabajo, por medio de una
Central Telefónica de 8 canales de salida. Coordina el envío del móvil más cercano al domicilio y deja documentado los
pedidos en formularios específicos”.

“De acuerdo a lo indicado en el Reglamento de Vigilancia, recorre permanentemente el salón comercial, efectuando el
control visual de las acciones de los clientes, con la finalidad de prevenir o frustrar los hurtos de mercadería exhibidas para
la venta”.

NOTA: Recuerden siempre que hay diferencias marcadas entre los Puestos a describir. Algunos puestos son simples y rutinarios,
en él se ejecutan pocas tareas y muy repetitivas, tal es el caso de la Cajera de un supermercado.

En cambio, hay otros puestos que son más amplios, más complejos o más profesionalizados, en los cuales las Responsabilidades
son mayores y las Tareas a describir pueden tomar la forma que hemos mostrado en los ejemplos del recuadro anterior.

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ESTÁNDARES O CRITERIOS DE DESEMPEÑO.

El establecimiento de criterios de desempeño nunca es fácil, pero resulta de gran utilidad lograr definirlos. Facilita la labor del
empleado saber qué es lo que se espera de él en términos precisos y para los gerentes es mucho menos acertado decir frases
generales como estas:

“Espero que ponga su mejor empeño...”

Deberá ser Ud. muy eficaz en su trabajo....”

El empleado estará más tranquilo si se le hace saber que….:

Estándares o criterios descriptivos:

 Debe tener las facturas recibidas clasificadas en el día.

 Debe distribuir las facturas recibidas a los gerentes de departamento para su aprobación, al día siguiente de haberlas
recibido.

 Debe tener nuestros servicios facturados y enviados a más tardar el último día hábil de cada mes.

 Debe confeccionar los recibos de sueldos antes del día 3 de cada mes.

Estándares numéricos o cuantitativos:

 Que produzca no menos de 450 unidades diarias.

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  Que venda no menos de 3 planes de salud diarios.
 Que tarde no más de 3 minutos en liberar la barrera del peaje de automóviles.
 Que los errores cometidos no superen un 5 % del total fabricado.
 Que no registre un promedio mensual superior a los $30.= de faltantes de Caja.

Como habrán notado existen dos tipos de Estándares, los Descriptivos o Cualitativos y los Numéricos o Cuantitativos. Esto se
debe a que, por el tipo de tareas que se ejecutan, no todos los puestos admiten estándares cuantitativos o requiere de ambos
estándares.

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