El costo de no contar con un plan

de continuidad de negocios es alto

• Las empresas deben reevaluar sus estrategias de
continuidad de negocios y verificar su aplicabilidad
a las diferentes circunstancias de una pandemia
• Los planes necesitan desarrollarse/revisarse para
incorporar el efecto de una ausencia significativa
–y sostenida– del personal, incluyendo a miembros
fundamentales del mismo
• Los escenarios pandémicos deberán ser sopesados
• Deben implementarse nuevas estrategias para comunicar
los planes a los empleados, vendedores y proveedores
de servicio, y las estrategias de continuidad de entrega
de producto o servicio a clientes
• Las operaciones necesitan modificarse/incrementarse
Es tiempo de actuar
Planeación de negocios
para facilitar la continuidad con fuerzas de trabajo
reducidas en casos requeridos
• El mantenimiento regular, la revisión y prueba de los

ante una pandemia

y considerados planes no es una opción sino una necesidad
• Las necesidades de planeación ante la pandemia deben
incorporarse en el proceso de administración
de la continuidad del negocio

El virus de la influenza AH1N1 y la emergencia sanitaria

que nuestro país ha vivido, son una llamada para todos
los actores de la sociedad para cumplir sus roles y
responsabilidades ante una contingencia. Todos los niveles
de gobierno, negocios y personas se verán afectados y
Soluciones de negocio de Deloitte ante una pandemia serán responsables de la preparación y respuesta frente a
una pandemia de mayor magnitud. A diferencia de otras
En Deloitte estamos preparados para ayudar a las organizaciones a desarrollar planes de continuidad de negocio para enfrentar una pandemia, a través
de un amplio equipo de especialistas calificados incluyendo médicos, expertos en salud pública, epidemiólogos y especialistas certificados en continuidad contingencias como desastres naturales y/o accidentes que
del negocio. son eventos de impacto único que entran en periodo de
recuperación de inmediato, una pandemia tiene un inicio
La metodología de Deloitte está basada en estándares y prácticas globalmente aceptadas por organizaciones especialistas como: CDC (Centros para el
Control y la Prevención de Enfermedades), DRII (Instituto Nacional para la Recuperación de Desastres), BCI (Instituto para la Continuidad del Negocio), incierto y un desconocimiento de su término, que incluso
WHO (Organización Mundial de la Salud). podría inmovilizar sin tiempo definido cadenas productivas,
gente e incluso paralizar la economía de todo el mundo.
Acerca del Centro Deloitte de Soluciones para la Salud

Deloitte cuenta con un Centro de Soluciones para la Salud que se localiza en Washington, D.C. y es parte de la firma de Deloitte en Estados Unidos. Dado el significado potencial de la aún latente pandemia,
El objetivo del centro es realizar investigaciones y desarrollar soluciones para afrontar algunos de los retos más importantes en la nación relacionados
es imperativo que todos los integrantes de la sociedad
con la salud pública y el cuidado de la salud. Thomas G. Thompson, ex Secretario de Salud y Servicios Humanos y ex gobernador de Wisconsin, es el
director independiente del Centro. hagan todo lo posible para prepararse, y los negocios
tienen un papel preponderante en este proceso.
Para obtener mayor información para preparar a su organización ante una posible pandemia visite:
Es tiempo de actuar.
www.deloitte.com/mx/estiempodeactuar

Contactos

Gema Moreno Javier Romero

Socia de Consultoría en Riesgos Socio Director Nacional
Ciencias de la Vida y Cuidado de la Salud de Clientes y Mercados

Centro de atención:
01-8004-DELOITTE El reciente brote de influenza
humana es, sin duda,
(33564883)

www.deloitte.com/mx
la evidencia que muchas
organizaciones requerían
Deloitte presta servicios profesionales en auditoría, impuestos, consultoría y asesoría financiera a organizaciones públicas y privadas de diversas
industrias. Con una red global de firmas miembro en 140 países, Deloitte brinda su experiencia y profesionalismo de clase mundial para ayudar
a sus clientes a alcanzar el éxito desde cualquier lugar del mundo donde éstos operen. Los 165,000 profesionales de la firma están comprometidos
con la visión de ser el modelo de excelencia.

Los profesionales de Deloitte están unidos por una cultura de cooperación basada en la integridad, el valor excepcional a clientes y mercados,
para tomar conciencia
el compromiso mutuo y la fortaleza de la diversidad. Disfrutan de un ambiente de aprendizaje continuo, experiencias desafiantes y oportunidades
de lograr una carrera en Deloitte. Sus profesionales están dedicados al fortalecimiento de la responsabilidad empresarial, a la construcción de la de que el impacto de una
pandemia en las empresas
confianza y al logro de un impacto positivo en sus comunidades.

Deloitte se refiere a Deloitte Touche Tohmatsu –asociación suiza– y a su red de firmas miembro, cada una como una entidad única e independiente.
Conozca en www.deloitte.com/mx/conozcanos la descripción detallada de la estructura legal de Deloitte Touche Tohmatsu y sus firmas miembro.
© 2009 Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C. Todos los derechos reservados. es real
Las empresas deben reevaluar sus estrategias En una encuesta reciente*, el 99 por ciento de los empresarios
de continuidad de negocios y verificar consultados manifestaron estar interesados en recibir asesoría
su aplicabilidad a las diferentes por parte de expertos en la implementación de este tipo
circunstancias de una pandemia de planes de contingencia adecuados a sus empresas.
(*) Encuesta realizada por pymempresario.com aplicada a 288 empresarios,
del 4 al 11 de mayo de 2009, para conocer su percepción ante la alerta sanitaria.

Actores, retos y responsabilidades

Actor Reto Responsabilidad y expectativas

• Mayor conciencia y educación Continuidad del capital humano
­ ­Las empresas necesitan estar más conscientes del Los empleados son una fuente fundamental para el
Gobierno federal • Coordinar varios niveles de gobierno y socios internacionales • Desarrollar la estrategia nacional de pandemia y dirigir las actividades
potencial para una pandemia y separar “la promoción negocio. Se debe proteger la salud del capital humano y
para actividades de respuesta de preparación, vigilancia y responsabilidad/contención
• Facilitar la planeación local y estatal a través de fondeo y orientación exagerada de la influenza” de los hechos científicos. de sus familias. Se deben definir estrategias no sólo para
La información debe presentarse en forma creíble y no activar métodos de trabajo remoto sin una reducción
Gobiernos estatales/locales • Incremento en la demanda de servicios públicos • Integrar entidades no sanitarias en la planeación (reforzamiento
inducir al pánico dramática de la producción y efectividad. También es
• Demanda de sistemas de comunicación de riesgo para el público de la ley, instalaciones, servicios públicos)
• Desarrollar planes de emergencia de capacidad médica imprescindible evaluar los costos de contratar y capacitar
Infraestructura • Pérdida de la fuerza de trabajo porque los empleados se quedan • Establecer un plan para mantener servicios y operaciones
• Importancia de la planeación anticipada a nuevos empleados ante una situación de emergencia,
en su casa por temor o para cuidar a sus familias • Establecer sistemas de contingencia para entregar bienes y servicios ­ ­El reto es significativo y la planeación puede hacer la costos de los seguros para empleados y familiares,
durante el ausentismo de los trabajadores diferencia. Finalmente las empresas deben asumir la medidas estándar de la eficiencia del lugar de trabajo
Comunidad médica • Oleada de demanda de servicios médicos. Los trabajadores de • Proveer intervención planeación en nombre de sus accionistas, empleados, específicas para cada industria
servicios de salud estarán expuestos a la enfermedad. Decrecerá • Actividades de supervisión de conducta proveedores y clientes
el cuidado de problemas de salud no graves
Continuidad del producto y el servicio
Personas y sus familias • Temor de infección y ausencia de información en relación con • Aprender cómo prevenir y reducir la diseminación de la infección • Es fundamental estar preparados con una respuesta Los negocios deben preservar sus fuentes de ingresos
servicios y tratamientos • Estar preparados en casa con provisiones para sostener al grupo familiar ­ ­Las empresas deben empezar a identificar escenarios primarias y secundarias. Analizar la rentabilidad del uso
Socios internacionales • Integración de servicios múltiples y ampliamente difundidos • Reportar y compartir datos/información a través de los socios probables de amenaza de pandemia y desarrollar de canales alternos de distribución y entrega de producto
para mitigar la epidemia. Proveer datos e información oportunos • Coordinar y dar soporte a las operaciones a través de organizaciones caminos alternativos para responder ante diversas o servicio al cliente
por todo el mundo multilaterales
situaciones
Empleadores • Fuerza de trabajo disminuida • Establecer políticas y procedimientos flexibles para la fuerza de trabajo Continuidad del cliente y socios estratégicos
• Habilidad limitada para proveer bienes y servicios • Establecer métodos alternativos para mantener las operaciones A diferencia de una interrupción al negocio por eventos Esto implica determinar cómo puede afectarlos una
• Interoperabilidad entre varias industrias
de ocurrencia limitada, la planeación ante una amenaza de pandemia y minimizar dicho impacto. Entre los socios
pandemia requiere una visión integral frente a escenarios estratégicos se incluye a los proveedores, productores,
que se perciben como poco probables. distribuidores y reguladores
Derivado de una latente pandemia por gripe aviar, y seis por ciento reportó el contar con un plan para
en el tercer trimestre de 2006 Deloitte en México proteger a su empresa de los posibles impactos. Por otro
El enfoque tradicional de administración de la continuidad
realizó un sondeo a diversas empresas sobre su nivel de lado, en esta medición sólo veinte por ciento manifestó
del negocio se centra en la recuperación: reponer los sistemas
preparación para responder a una pandemia. En su gran tener conocimiento de la existencia de un plan nacional
de información y otros recursos fundamentales después de
mayoría, las empresas no estaban seguras del impacto de preparación ante una influenza pandémica.
una interrupción del negocio. Ante una influenza pandémica
de la influenza pandémica. El setenta y cinco por ciento
que genere el posible cierre de fronteras y la interrupción
de los ejecutivos manifestó no estar consciente de la El reciente brote de influenza humana es, sin duda, la
indefinida de cadenas de consumo y productivas, este enfoque
implicación que una pandemia podría generar para evidencia que muchas organizaciones requerían para
tradicional de continuidad no es vigente. La planeación ante
sus negocios. Sólo ocho por ciento de las empresas tomar conciencia de que la amenaza de una pandemia es
una influenza pandémica requiere concentrarse en la gente
confirmaron haber considerado el desarrollo de un plan real. Se estima que una pandemia grave entre humanos le
como el núcleo de acción.
de acción y respuesta. Entre las principales razones que costaría a la economía mundial aproximadamente 3.1% del
explicaban la falta de una planeación se encontraron producto interno bruto. Prepararse ante lo inimaginable
Es necesario ahora avanzar en un enfoque integral de
la creencia de una exageración sobre su impacto en cobra vigencia para las sociedades y en las estrategias de
continuidad del negocio y pasar de los asuntos operativos
los negocios y la falta de conocimiento respecto a los las empresas.
imprescindibles a los asuntos de administración estratégica
lineamientos de preparación y métodos de acción.
prescindibles para centrar los planes de acción y respuesta
Una pandemia podría demostrar su gran poder para
en la continuidad del capital humano, continuidad del
Posteriormente, a finales de 2007, diversos ejecutivos inmovilizar a la fuerza laboral de un país, e imposibilitar
producto y servicio y continuidad del cliente y socios
fueron nuevamente encuestados por Deloitte para medir a las empresas para entregar sus productos y servicios a
estratégicos.
el avance en la preparación de los negocios ante una sus clientes. Hoy más que nunca, estos tres aspectos de
pandemia. Treinta y tres por ciento manifestó haber ya planeación y preparación ante este tipo de contingencias
considerado el desarrollo de un plan de prevención de deben tener una dirección clara en la agenda de los
riesgos contra la influenza pandémica, mientras sólo diez ejecutivos:
Estrategia de preparación ante una pandemia
Los 10 componentes para mantener
las operaciones durante la crisis

Actividades clave de planeación
Planeación: revisar la situación Preparación: capacitar, decidir
actual y desarrollar estrategias alternativas de acción, adquirir
formales para preparar el negocio. recursos e infraestructura y
Se deben de incluir estrategias administrar el inventario
destinadas a contrarrestar una en caso de una pandemia.
posible reducción de fuerza de
trabajo, cadena de suministro
interrumpida y la continuación
de atención a clientes.
Evaluación del riesgo potencial de la compañía
en caso de pandemia
Una pandemia de influenza tiene efectos no sólo sobre
la salud, sino también en la continuidad de los negocios,
debido a los riesgos de enfermedad del capital humano,
incluyendo mandos directivos, potencial inhabilitación
en las cadenas de suministro, reducción de las fuentes
de trabajo, y una disminución en la capacidad de las
empresas para cumplir con sus obligaciones.
Respuesta: ejecutar el plan y las
estrategias de cara a una pandemia.
Existen temas estratégicos
que requieren la adquisición de
recursos y la definición de roles
y responsabilidades. Desde la
implementación de soluciones
tecnológicas para trabajo remoto,
hasta la compra de vacunas,
al mismo tiempo de diseñar políticas
de recursos humanos acordes a la
situación.
A diferencia de una crisis tradicional como puede ser
un terremoto, una pandemia tiene una duración
indefinida y, por lo tanto, hay mayor incertidumbre
sobre el alcance y costos que pueda tener, de manera
tal que el desafío de las empresas es el de asegurar
cumplir eficientemente con sus objetivos, sin importar
qué tan adverso sea el escenario.
¿Qué tan preparada está su empresa para enfrentar una situación
de pandemia y cuáles son los elementos que debe reforzar
para asegurar la continuidad de su negocio?
Conteste las siguientes preguntas para determinar el riesgo potencial en el que podría estar su compañía.
La preparación
para la pandemia es
un proceso continuo
para ayudar a que
un negocio planee,
prepare, responda
y monitoree sus
actividades antes,
durante y después
del estallido
Vigilancia: monitorear y evaluar
la respuesta y actualizar el plan
con base en reacciones. Esta
particularidad es crítica para la
planeación de la pandemia, ya que
la gente responsable de mejorar
el plan puede no estar disponible
cuando se necesita ejecutar.
Consecuentemente es recomendable
un enfoque basado en numerosos
escenarios, individualmente o en
forma combinada.
Infraestructura
¿Se cuenta con un plan de preparación pre-pandémica?
¿Se han efectuado pruebas que permitan el mejoramiento y constaten el funcionamiento del plan de preparación pre-pandémica?
¿Se ha definido un equipo de administración de crisis ante pandemias?
¿Se han asignado roles y responsabilidades de la Dirección ante la crisis?
Dirección
¿Se ha definido quién tomará las decisiones durante la crisis?
¿Se ha definido un plan de sucesión en la Dirección, así como en la cadena de mando por si algunos de los ejecutivos clave llegaran a faltar?
¿Se han desarrollado políticas y procedimientos ante situaciones de pandemia? ¿Qué deberá hacer la compañía en cada una de las fases de la contingencia?
¿Se han establecido relaciones y mecanismos de comunicación con Instituciones Gubernamentales (locales y federales) para recibir notificaciones críticas y actuar
de manera oportuna y coordinada?
¿Se han definido políticas y procedimientos para viajes en situaciones de pandemias considerando el impacto de posibles cuarentenas y cierre de fronteras?
¿Se han identificado las funciones críticas del negocio para que éste siga operando durante la crisis especificando a aquellas que deberán realizarse presencialmente?
¿Se ha determinado el número mínimo de personas que deberán ser asignadas a las funciones críticas para la continuidad de la operación del negocio?
¿Se ha determinado el número mínimo de personas que deberán ser asignadas a las funciones críticas que deben realizarse presencialmente, para la continuidad
de la operación del negocio?
¿Se han determinado procedimientos de trabajo a distancia para asegurar la continuidad de otros procesos no críticos?
¿Se cuenta con un plan de sucesión de funciones del personal en general y proceso de trabajo compartido?
¿Se han definido los criterios de medición de la productividad mediante trabajo a distancia?
Procesos ¿Se cuenta con la capacitación necesaria a los empleados para que éstos puedan trabajar de manera remota, afectando al mínimo la productividad
de sus actividades?
¿Se ha realizado un análisis de la viabilidad de continuidad de la cadena de suministro?
¿Se han establecido procedimientos con proveedores o terceras partes alternas para asegurar la continuidad esencial del servicio (energía, telecomunicaciones,
transportación)?
¿Se cuenta con presupuestos específicos para afrontar las obligaciones y compromisos económicos de la organización, tales como: salarios, cuentas por pagar,
pago de impuestos, préstamos, durante las etapas de contingencia ante la pandemia?
¿Se cuenta con presupuestos específicos para la ejecución de los planes pre-pandémicos y pandémicos?
¿Se ha desarrollado un modelo de planeación financiera (modelos de inversión, modelos financieros y presupuestos) para enfrentar este tipo de contingencias?
¿Se han incluido en los contratos con clientes cláusulas especiales que especifiquen las condiciones de servicio o entrega de productos ante pandemias y otros
eventos de naturaleza catastrófica para evitar sanciones, multas y consecuencias jurídicas?
¿Su personal cuenta con computadoras y las herramientas para el trabajo a distancia (por ejemplo, teléfono, internet, software)?
¿Cuenta con las herramientas de cómputo necesarias para el trabajo remoto (software, VPN's, servidores)?
¿Su red cuenta con la capacidad, ancho de banda y seguridad suficiente para soportar el trabajo a distancia?
Tecnología
¿Se cuenta con proceso de soporte tecnológico para facilitar el trabajo a distancia durante la crisis?
¿Se cuenta con líneas 01 800 redireccionadas y llamada de reenvío DID (Direct Inward Dialing Number)?
¿Se ha realizado un análisis para la contratación de outsourcing temporal de operaciones y soporte de aplicación tecnológica o de algún sitio de operación
tecnológica alterno en caso de ser requeridos?
¿Se cuenta con procesos para el respaldo automatizado y centralizado de datos?
¿Se cuenta con procesos para la comunicación e intercambio de información de forma remota?
¿Se cuenta con sistemas automatizados de notificación y comunicación (p. ej. Correo electrónico, chat, mensajes electrónicos SMS)?
¿Se cuenta con procedimientos para el cierre de instalaciones ante el posible anuncio de suspensión de actividades económicas?
¿Se ha realizado un análisis de cuál es la infraestructura de cómputo (aplicaciones, herramientas, equipo de cómputo e información) necesaria para continuar
operando en caso de una crisis?
¿Se ha educado y capacitado al personal sobre el manejo de situaciones de pandemia?
¿Se ha informado con anticipación el rol de cada función ante una pandemia (la gente sabe cuál es su rol y lo que tiene que hacer)?
¿Se ha realizado un análisis para la contratación de personal en outsourcing para asegurar la continuidad de las funciones críticas?
¿Se cuenta con procesos para comunicar a la gente las decisiones tomadas durante la crisis?
Gente ¿Se cuenta con un plan para tratar a trabajadores enfermos y mantener sanos a los demás trabajadores?
¿Se cuenta con políticas y procedimientos para tratamiento de personal en caso de ausentismo por temor a contagio, aún cuando no se suspendan las actividades
de la organización?
¿Se han revisado los contratos de planes de salud y red de proveedores para asegurar cobertura y provisión del servicio, como vacunación y acceso a instalaciones
médicas (inventario y abasto de vacunas vs. influenza estacional, vacunas pre-pandémicas, medicamentos)?
¿Se han previsto este tipo de contingencias en los contratos o acuerdos laborales con los empleados?
¿Se han previsto potenciales ajustes salariales en concordancia con las condiciones de trabajo o situación económica prevaleciente?