CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA,

NORMA NTC ISO 9001

Informe AA2

Nombre: Leidy Bibiana Gallego Cortes

Ficha: 2136694

Fecha:06/06/2020
 INTRODUCION
En este informe de un sistema de gestión de calidad, encontraremos el paso a
paso de la creación y actualización de los documentos de la empresa
CONFECIONES S.A. por tal motivo, dentro de este informe se presenta
información detallada de la organización de la documentación y sus respectivos
responsables.
 OBJETIVOS

1. Dar a conocer la estructura jerárquica de la documentación

2. Seguir el paso a paso de la creación y actualización de la documentación
Informe AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realiza la empresa de confecciones de confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el caso de
estudio para documentar el procedimiento de “diseño y patronaje” Recuerda que
este va dirigido personas con nivel de estudios técnicos por lo tanto debe ser
claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación

Solución
Objetivo: Este procedimiento se hace con el fin de efectuar el control,
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros de la
organización. La empresa confecciones S.A. dedicada al diseño y fabricación de
prendas de vestir, este proceso lo hace con el fin de tenerla documentación
actualizada y disponible.

Alcance: se aplica para todos los documentos internos como: (instructivos,

registros, formatos, procedimientos, manuales, guías, etc.) los documentos del
origen externo que son necesarios para el adecuado desarrollo de los procesos.
Todo empieza con la necesidad de crear y modificar un documento y termina con
la divulgación del mismo por parte del responsable

Responsable: es aquella persona encargada de revisar y aprobar estos nuevos

documentos del SGC (coordinador o líder de proceso de la gestión)

Coordinador: son quienes asesoran a los líderes de proceso para el control y

administración del SGC. También son intermediarios entre ejecutivos, cliente y
empleados.
Líder de proceso: los líderes son los responsables directos de hacer cumplir el
procedimiento establecido en la creación, actualización y anulación de un
documento de la organización.

Estructura documental: la estructura documental del SGC de la empresa

CONFECIONES S.A. se representa en una pirámide donde los documentos de
nivel superior son de mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle
1.
documentos

políticas

Mapa de procesos

Procedimientos - isntructivos

Manuales - matrices

Protocolos -progarmas

Formatos - fichas y guías

Disposición de reproducción de formatos: En estos documentos se presentan
y se diligencian de forma digital. Aunque hay algunos casos que requieren
estrictamente su aplicación impresa. Donde el líder de proceso envía digitalmente
una copia a gestión de publicaciones para su correspondiente reproducción.

Registro: son documentos que nos brinda evidencia de la objetividad y resultados

de los procesos de la empresa.
-Estos documentos no deben de ser modificados (salvo en casos especiales) y
cuando suceda hay que dejar constancia el porqué de la modificación.
-Los registros se pueden realizar de manera impresa, eléctricos y de forma digital
todo lo plasmado en un papel es considerado como registro impreso.
-Los registros impresos deben ser firmados y fechados por el personal encargado.
-Todos los registros deben de estar supervisados y guardados en un archivo con
un nombre que facilite el acceso. Estos documentos son de alta confidencialidad
como: historia clínica, exámenes, etc.
Los registros deben garantizar:
Veraces: Este registro describe lo que realmente sucede.
Exacta: debe ser verificada.
Permanente: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado.
Oportuna: se realiza en tiempo real.
Clara: debe ser entendible para todos.
Coherente: en la fecha, temperatura, tiempo, etc.
Legible:
No alterable: no se debe usar corrector ni tachaduras, ni enmendaduras, etc.
Completo: no dejar espacios en blanco y trazar una línea en los espacios sin
llenar.

El uso de los registros: se usa para documentar y monitorear las actividades y los
resultados de los procesos.
Ejemplo: toma de muestras
Procesamiento y análisis de la información
Almacenamiento y distribución.
Exámenes realizados.
Calibración de equipo.
Abastecimiento y vigilancia de los insumos.
Acciones correctivas.
Pedidos.
Control de calidad.
No conformidades.
Aprobados.

Flujograma de la creación y actualización de la empresa CONFECCIONES S.A.

NESECIDAD DE
DOCUMENTO

1. ELABORACION DE
DOCUMENTOS.

3. IDENTIFICACION DE
DOCUMENTACION
 CONCLUCIONES

Con este informe llego a la conclusión que la creación y la actualización de la documentación es lo

más importante para el SGC ya que podemos llevar una información correcta y actual con el
proceso de la empresa CONFECIONES S.A.