La famosa “lista de cosas por

hacer” no requiere disciplina

innata
September 10, 2018

¿Que cómo hay gente que al parecer tienen 34 horas al día? ¿Que cómo estos bichos
raros logran completar sus listas de tareas diarias? De eso te estaré hablando hoy, de
la eficiencia al redactar y completar nuestras listas de cosas por hacer.
Conozco personas que dan la impresión de haber completado su “lista de pendientes”
antes del desayuno. Conozco también a otros a los cuales un día entero no les rinde
para nada, y me pregunto… ¿Cómo es esto posible?

¿Qué diferencia al primer grupo de personas del segundo?

Como se pueden dar cuenta, el tema de hoy está muy relacionado al tema de manejo
efectivo del tiempo del cuál hablé en esta entrada del blog. En ese artículo explicaba
la famosa Técnica Pomodoro y cómo la misma me ha ayudado a mí a manejar mejor
mi tiempo y mis tareas.

En el último libro que me leí sobre el tema de organización y manejo del

tiempo: Mañanas milagrosas de Hal Elrod, el autor aseguraba que la falta de tiempo
era realmente falta de prioridades. No les miento, cuando leí esto la primera vez me
chocó y hasta me incomodó un poco; luego de pensarlo bien, llegué a la conclusión
de que el autor estaba en lo correcto.

Todos tenemos la misma cantidad de horas en un día.

Me consta que esas palabras son un poco polémicas. Me consta que no

todas tenemos las mismas situaciones o circunstancias. (Una mujer con 3 hijos tiene
que distribuir su tiempo muy diferente quizás, a una mujer sin hijos). Me consta que
algunas de nosotras tenemos más ayuda de nuestros allegados que otras; pero
también me consta que todas tenemos los mismos 1,440 minutos al día. También me
consta que todos hacemos uso de este valioso tiempo de manera diferente.
Estar ocupada vs. Ser productiva:
no es lo mismo ni se escribe igual.
Hay mucha gente que parece estar muy ocupada pero en realidad eso es lo único que
están… ocupadas, cosa que no se debe confundir con ser productivo.
Yo muy bien puedo pasarme horas al frente de la computadora o del celular viendo
videos en You Tube y eso no me hace ni productiva ni efectiva con mi tiempo, lo
único que me hace es “ocupada”, porque estoy ocupando mi tiempo en algo.

Cuando al final del día te preguntas ¿Pero y en qué se me fue el día de hoy? y
UNO, no puedes contestar esa pregunta bien, o DOS, no pudiste hacer nada de lo
que querías hacer, entonces hay un problema.

A ese problema se le llama: falta de enfoque. Ya que pudimos identificar el

problema, ahora lo que nos falta es encontrar una solución para este problema y aquí
es cuando vienen bien las listas de cosas por hacer. Las famosas “to do lists” que le
funcionan a muchas personas.

Lista de pendientes o de cosas por

hacer
Las listas de cosas por hacer, casi siempre, vienen como Santa Claus, cargadas… es
más, colmadas de buenas intenciones. El problema es que es muy difícil completar
nuestras metas del día armados solamente de buenas intenciones. ¡Se nec esita
organización!

La mayoría de los libros sobre organización y manejo del tiempo sugieren

que mantengas tus listas cortas y precisas para así poder manejarlas mejor y en
eso estoy muy de acuerdo, tu lista de metas del día debe venir con un plan de
ataque que te permita ejecutar las tareas que te propones.

Manejando la lista de cosas por

hacer
Vamos a empezar por el principio, la mayoría de las personas que conozco que
utilizan listas para dirigir sus días, crean listas o muy largas o muy generales.
Nuestras listas de cosas por hacer deben ser cortas, incluir de 3-4 cosas realmente
importantes y de 1-2 cosas menos importantes que te propones completar durante
el mismo día.
A la hora de ejecutar estas tareas, debes tomar 3 pasos importantes:
1. Empezar por la/las tarea(s) de mayor importancia.
2. Enfocarte en una tarea a la vez.
3. Moverte a la próxima tan pronto hayas terminado la anterior.

Ataca las tareas con más urgencia

primero
Esto suena obvio, pero no siempre lo es. A veces miramos una lista y vemos ciertas
tareas que sabemos que son más fáciles de completar o que requieren menos esfuerzo
y decidimos atacar esas tareas antes. Esto no está mal pero hay una manera más
efectiva de manejar las tareas. Aún cuando se puede sentir bien el haber tachado las
tareas más fáciles de tu lista, las tareas con mayor importancia se siguen postergando
y se siguen acumulando. Coge al toro por los cuernos y ataca las tareas con más
urgencia o importancia primero.

Más concentrada que un juguito de

china (naranja)
Ejecutar 20 cosas a la vez no siempre es efectivo, en la mayoría de los casos, la
calidad del producto final se ve afectado por la falta de enfoque. Concéntrate en una
actividad a la vez, hazla bien y solo una vez… cuando las cosas se hacen
correctamente, no tenemos que volver a hacerlas.

Tan pronto termines la primera tarea o meta del día, métele mano a la próxima lo
antes posible. Aprovecha esa olita de productividad y no te bajes de ahí, ataca la
próxima tarea de más importancia o con más urgencia ya. Ya verás que te vas a sentir
bien brutal al terminar 1-2 de las cosas que quizás te estaban quitando el sueño.

Enfoque: ese es el nombre del juego

Ahora, hablemos del enfoque… porque esto NO es ni disciplina innata ni un fabuloso
dominio propio natural… Hablando a calzón quita’o, aquí es donde está el
problema… en la falta de enfoque.

Sabemos que tenemos un bombardeo constante de estímulo que nos rodea, que si las
notificaciones de Facebook, que si los “likes” de Instagram, de que si tengo que
actualizar mi estatus en Twitter (¿Twitter todavía existe, verdad?)

Todas estas cosas nos roban nuestro enfoque y por lo tanto nuestra productividad.
Mi sugerencia es que tires el teléfono al próximo cuerpo de agua que veas y te
olvides de el [mentiras son].
¿Qué tal si utilizas las muchas herramientas que tiene tu celular a tu favor?

Por ejemplo, a mí me funciona mucho trabajar en incrementos de 25 minutos, por lo

tanto uso mi amigo fiel que se llama el “timer”, ya sea el mecánico o el del teléfono.
Es bien fácil, primero decido cuál de las tareas voy a completar, luego me pongo
una alarma para que suene a los 25 minutos, durante esos 25 minutos NO me permito
hacer otra cosa que no sea la tarea que me propuse. ¡Chequear las redes sociales
durante este tiempo NO te permite ser productiva!

Cuando la alarma suena, me premio con una barra gigante de chocolate por el gran
trabajo que acabo de completar y ya, palmadita en la espalda… oigan, que es broma,
imagínate si eso fuera así, me la pasaría todo el día comiendo.
Aclaración: Ninguna barra de chocolate fue consumida durante la creación de
este artículo.

Cuando la alarma suena, me paro, me estiro y me voy preparando mentalmente para

atacar la próxima tarea de la lista. ¿Qué cóóómo fue? ¿Qué 25 minutos no te
rindieron para terminar la tarea? Vuelve a ponerte otra alarma y repite el proceso.

Acuérdate que la lista es corta, que solo tienes de 2-3 cosas importantes que hacer,
esto lo simplifica todo. En mi caso, este sistema de trabajar en intervalos de 25
minutos me parece un juego y a veces me reto a completar la tarea antes de que
suene la alarma… se me hace divertido trabajar así.

Resumiendo el artículo de hoy, quiero que te lleves dos cosas, mantén tus listas de
tareas cortas y usa bien tu tiempo.

Recordatorio amigable de tu bloguera favorita: CREA DISCIPLINA, adiestra a

tu cerebro. ¡Tú puedes!

¿Qué otros trucos, estrategias, técnicas o consejos tienes para manejar mejor el
tiempo y para ser más productiva? Deja tu comentario abajo.

Besitos de coco desde el más acá,

Nicy Superstar
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By Nicy

6 COMMENTS

SANDRA

SEPTEMBER 12, 2018 AT 10:44 AM

 A mi me encata hacer listas y tacharlas. Uso cuaquier momento
“libre” para completarlas. Digo libre entre comillas porque
realmente decido en qué momento completarlas. Ejemplo: ¿tengo
que hacer una llamada y no pude mientras estaba en la casa? No
hay problema, la hago mientras guio (con audifonos para manejar
segura). Así aprovecho el tiempo al maximo. Y así por el estilo.
Gracias por los consejos Superstar, esa tecnica de pomodoro me
gusta y también me parece divertido completar las tareas antes de
que suene el reloj.

NICY

SEPTEMBER 15, 2018 AT 11:10 PM

Es que estamos hechas con el mismo molde, eso es lo que

pasa. La Técnica Comodoro cambió mi vida para mejor, de
eso no hay duda. ¡Me gusta cuando te das la vuelta por el
blog, Shavita LL!

MEYLEEN

SEPTEMBER 12, 2018 AT 10:32 AM

Me en-can-tó éste artículo. Te confieso que soy de hacer las

famosas “to do list” desde que estoy en la escuela, claro, las he ido
modificado con el tiempo y tienes razón ya no son largas como el
la cola de Rapunzel. Ahhh eso sí, tengo que hacerlo en papel no me
funciona digital. Yo por ejemplo soy bien olvidadisa/despistada y
tengo que hacerlo porque me distraigo fácilmente, sí, me desenfoco
con mucha facilidad…desde niña. Siempre llevo mi agenda en la
cartera (como biblia) y cuando estoy en la oficina tengo los
famosos “post-it” que cuando me surge algo por hacer lo anoto ahí
y antes de irme lo pego en la hoja del dia de la agenda y me
funciona de show. Me gustó mucho la forma en que expones la
diferencia entre estar ocupada Vs. productiva porque las redes
consume MUCHO tiempo. A mí me funciona apagar las
notificaciones (Instagram, por ejemplo) durante el día (si estoy
trabajando, leyendo y hasta cuando estoy compartiendo con
amistades) y me ha funcionado. Hace como un año que lo practico
y creéme es un alivio. Ahora bien, si comparto contenido las
mantengo ON porque me gusta interactuar con quienes me
escriben. También he aprendido a ser celosa con mi tiempo para no
caer en ser la más ocupada sino mas productiva. Gracias por
compartirlo, hetomado notas de libros en referencias y lo estaré
compartiendo. Btw, Twitter todavía existe jejeje. Un abrazo de
Florida a Colorado lleno de mucha energía de la buena, mi querida
Nicy.

NICY

SEPTEMBER 15, 2018 AT 11:08 PM

Yo creo 100% en las listillas, me encanta hacerlas, pensar en

ellas y sobre todo tachar tareas. Los post-its también me
funcionan mucho y le dan estructura a mis días. Lo de apagar
las notificaciones de las redes sociales, he escuchado que a
mucha gente le funciona. Nunca lo he tratado pero estoy
abierta a nuevas técnicas.
Como bien dijiste, hay que ser celosa con nuestro tiempo ya
que es nuestro mayor activo.
Lo de Twitter es un chiste mío porque abrí una cuenta y ese
 mismo día la cerré, simplemente no le cogí el gustito.
Besitos desde mi más acá.

SOLYMAR

SEPTEMBER 10, 2018 AT 10:48 PM

Me encantó el artículo, siempre hago 20,000 listas y muy pocas

veces las completo. Gracias por todos tus consejos, los pondré en
práctica.

NICY

SEPTEMBER 11, 2018 AT 12:53 AM

¿Dónde escribes estas listas? ¿Papel o digitalmente? Solo es

por curiosidad. Yo hago ambas y me funcionan por igual.
¡Qué bueno que el artículo te haya gustado y que le puedas
sacar uso! Nada me hace más feliz. Besitos, Solymar.