Planes de Mejoramiento

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PLANES DE MEJORAMIENTO
Bogotá D.C. Junio 2018

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES -------------------------------------------------------------------------- 3
4. PASOS PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE
MEJORAMIENTO ---------------------------------------------------------------------------------------------- 4
4.1 IDENTIFICAR EL HALLAZGO ------------------------------------------------------------------------------- 5
4.2 SOLICITAR LA MEJORA ------------------------------------------------------------------------------------ 7
4.3 ASIGNAR RESPONSABLE DE LA MEJORA ------------------------------------------------------------- 10
4.4 FORMULAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO------------------------------------------------------------- 13
4.5 VALIDAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO ---------------------------------------------------------------- 22
4.6 REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO ------------------------------------------------ 23
4.7 EJECUTAR LAS ACCIONES Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO --------- 24
4.8 VERIFICAR LOS RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO------------------------------------- 26
4.9 REVISAR LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ---------------------------------------------- 28
4.10 PRESENTAR INFORME FINAL ------------------------------------------------------------------------- 29
5. MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------- 29
6. REQUISITOS TECNICOS ----------------------------------------------------------------------------- 30
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------ 30
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------- 30
2
1. OBJETIVO
Establecer directrices para facilitar la formulación, seguimiento y evaluación de la eficacia de los planes de
mejoramiento del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que se originen como respuesta a
las Oportunidades de Mejora y No Conformidades Reales.
2. ALCANCE
Esta guía debe ser aplicada por todos los servidores públicos del Departamento Administrativo de la Presidencia de
la República, durante la ejecución de las actividades de formulación, seguimiento y evaluación de los planes de
mejoramiento.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una situación potencial no deseable.
Acción de Mejora: Criterio para mejorar un proceso, procedimiento o actividad.
Causa: Motivo, fundamento u origen de una acción indeseada.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Criterio de Solución: Capacidad o facultad que se tiene para comprender algo o formar una opinión acertada sobre
una situación encontrada.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Flujo: Serie de pasos secuenciales para realizar un proceso, procedimiento, actividad o tarea
Hallazgo de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios
de auditoria.
Mejora: Actividad para mejorar el desempeño. Para el Aplicativo SIGEPRE, la mejora significa plan de mejoramiento.
Meta: Resultado esperado de las acciones que se formulan en los planes de mejoramiento, los cuales se pueden
convertir en puntos de control.
3
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando

existe evidencia objetiva del incumplimiento.
No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente.
Oportunidad de Mejora: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad.
Plan de mejoramiento: Criterios de soluciones para una no conformidad real u oportunidad de mejora.
Plan de mejoramiento Eficaz: Cuando los resultados de las acciones tomadas cumplen con el criterio de solución,
eliminar o reducir las causas que originaron las No Conformidades Reales.
Recomendación: Se constituye como una Oportunidad de Mejora.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
Riesgo Positivo: Posibilidad de ocurrencia de un evento o situación que permita optimizar los procesos y/o la gestión
institucional, a causa de oportunidades y/o fortalezas que se presentan en beneficio de la entidad.
Seguimiento a la implementación de las acciones: verificación efectuada para confirmar que las acciones
planificadas se hayan implementado.
4. PASOS PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE

MEJORAMIENTO
De acuerdo con el procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento - P-EM-
06, se describen a continuación las actividades que se deben llevar a cabo para la formulación de las mejoras en el
Aplicativo SIGEPRE (Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República) - Módulo de Mejoras:
Tiempo de Opciones sobre la

No Nombre Descripción
Solución mejora
Asignar En este paso el responsable del proceso y/o
dependencia debe asignar una persona, Proceso
1 Responsable de la 4 Días
quien se encargará de formular el plan de Área Organizativa
Mejora mejoramiento.
Formule el plan de acuerdo a las no
conformidades y oportunidades de mejora
resultantes de: - Auditoría de Gestión de Fuente del Hallazgo
Calidad - Auditorías Internas - Riesgos - Causa o Acción de Mejora
Formular el Plan Análisis de Datos - Autocontrol - Salida No Meta
2 10 Días
de Mejoramiento Conforme - Planes - Auditoría Externa Tipo de Plan
Contraloría General de la República - Acciones
Auditoría Externa de ente certificador - Opción de Tratamiento
Auditoría Externa (Otras) - Revisión por la
Dirección – NIIF – SGSST – SGSI y DOFA
4
Tiempo de Opciones sobre la

No Nombre Descripción
Solución mejora
Paso donde el responsable del Proceso y/o Causa o Acción de Mejora
Validar el Plan de Dependencia valida la formulación del plan y
3 4 Días Meta
Mejoramiento remite a la Oficina de Control Interno para su
aprobación. Acciones
La Oficina de Control Interno revisará la
Revisar y aprobar coherencia de la acción de mejora respecto Causa o Acción de Mejora
4 el Plan de al hallazgo u oportunidad de mejora, el 10 Días Meta
Mejoramiento análisis de causas, las tareas planteadas y la Acciones
meta a lograr.
Ejecutar las El responsable designado por la Fecha asignada
acciones y realizar dependencia o proceso registra la
en la formulación
5 seguimiento al información soporte de los resultados Acciones
obtenidos de las acciones y metas del Plan de
Plan de
planteadas en el plan de mejoramiento. Mejoramiento
Mejoramiento
Verificar los
La Oficina de Control Interno evalúa los
resultados del
6 resultados alcanzados y presentados en el 10 Días
Plan de plan de mejoramiento Acciones
Mejoramiento
Revisar la Eficacia La Oficina de Control Interno evalúa la
El tiempo que
7 del Plan de eficacia de las acciones formuladas en el plan Acciones
de mejoramiento en escenarios de auditorias dure la auditoria
Mejoramiento
4.1 IDENTIFICAR EL HALLAZGO
En esta actividad el responsable del proceso o dependencia con su equipo de trabajo, realizará la identificación del
tipo de hallazgo que se está presentando, de acuerdo con las siguientes fuentes:
1. Auditorías Internas al SIGEPRE: Corresponden a las auditorías de calidad practicadas a los Procesos del
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE. Ver Manual de Auditorías Internas M-
EM-01 y Procedimiento P-EM-01.(En el aplicativo SIGEPRE se identifica como Auditoría de Gestión de Calidad)
2. Auditorías Internas: Corresponden a las auditorías internas de gestión realizadas por la Oficina de Control
Interno en su rol de evaluador independiente a los procesos y dependencias de la Entidad. Ver Manual de
Auditorías Internas M-EM-01 y Procedimiento P-EM-01.
3. Riegos: Se presenta por la evaluación de la Oficina de Control Interno y por el Monitoreo que realizan los
responsables de los procesos y dependencias: Ver Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01.
4. Riesgo Positivo: a partir de la visualización de oportunidades y/o fortalezas, se crea riesgo positivo, con el cual
se busca acelerar la ejecución de los procesos; describiéndose como una situación que no provenga de una
circunstancia negativa o una falencia, sino de un elemento o evento que permita optimizar la obtención de uno
o varios objetivos. En SIGEPRE se registra como tipo de plan: Oportunidad de Mejora.
5
5. Análisis de Datos: Revisión de los reportes de los datos de los indicadores establecidos por Plan Estratégico,
Plan de Acción, de Procesos y Gestión del Riesgo. Ver Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores
P-DE-02.
6. Autocontrol: Resultado obtenido en Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno, reuniones de
seguimiento a la gestión del proceso y/o dependencia.
7. Tratamiento de la Salida No Conforme: Resultado obtenido por la evaluación en la prestación del servicio que
los procesos misionales efectúan y no es conforme. Ver Procedimiento Caracterización y seguimiento de productos
y/o servicios misionales P-AU-01
8. Planes: Resultado obtenido de la revisión que las dependencias realizan a su planeación y en el seguimiento
efectuado por la Oficina de Planeación. Ver Procedimiento Formulación y seguimiento de la planeación Institucional P-
DE-01.
9. Auditorías Externas de la Contraloría General de la República: Los hallazgos declarados como resultado de
las auditorías practicadas por este Ente de Control, en ejercicio del control fiscal, son registrados por la Oficina
de Control Interno en el aplicativo SIGEPRE – Mejoras, y realiza seguimiento.
10. Auditoría Externa del Ente Certificador: Los aspectos no conformes y oportunidades de mejora declarados
por el ente certificador en la revisión del SIGEPRE, son registrados por la Oficina de Planeación en el aplicativo
SIGEPRE – Mejoras, y realiza seguimiento.
11. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación): los aspectos no conformes
declarados como resultado de las auditorias que practican estos órganos de control en el ejercicio de sus
funciones, son registrados por la Oficina de Control Interno en el aplicativo SIGEPRE – mejoras, y realiza
seguimiento.
12. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: se presenta por la evaluación de los resultados de las
encuestas practicadas a los clientes de la entidad - Retroalimentación con el cliente. Ver Manual de Servicios
Misionales M-AU-01, y por las auditorías practicada por la Oficina de Control Interno.
13. Revisión por la Alta Dirección: Resultado de la revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de
Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE una vez al año. Ver Procedimiento Revisión del Sistema
Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE P-EM- 04 La Oficina de Planeación registra los
planes de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.
14. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): Se presenta por el resultado obtenido de las
auditorías practicadas y por la autoevaluación y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.
15. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST): Se presenta por el resultado obtenido de
las auditorías practicadas y por la autoevaluación y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.
6
16. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI): Se presenta por el resultado obtenido de las
auditorías practicadas y por la autoevaluación y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.
4.2 SOLICITAR LA MEJORA
Teniendo en cuenta lo anterior, el responsable del proceso o dependencia o funcionario designado a través del
Aplicativo SIGEPRE – Sistema Integrado de Gestión - Módulo MEJORAS, solicita la formulación del plan de
mejoramiento. Es importante tener en cuenta que:
 Si el origen del hallazgo es por Auditoría Interna de Calidad o de Gestión, por la Contraloría General de la
República, Archivo general de la Nación, Procuraduría u otra, la Oficina de Control Interno realiza la solicitud
de la mejora en el aplicativo y la remite al responsable del proceso para la formulación de las acciones
correspondientes.
 Si el origen del hallazgo es por Auditoría Externa de Calidad, la Oficina de Planeación es quien realiza la
solicitud de la mejora en el aplicativo y la remite al proceso responsable, para la formulación de las acciones.
El responsable del proceso o dependencia o funcionario designado ingresa al aplicativo SIGEPRE y selecciona el
módulo “MEJORAS” como se indica a continuación:
Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en el escritorio del computador, identifique el ícono del SIGEPRE, como
se muestra a continuación con la marcación azul:
7
Paso 2: Registrar los datos: Dominio – seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba el usuario con el cual ingresa
a su computador; Contraseña: escriba su contraseña con la cual inicia sesión en su computador e ingresar como se
muestra en el pantallazo siguiente:
Paso 3: Ingresa al módulo Mejora: Cuando ingresa al aplicativo éste le muestra en la parte izquierda todos los
módulos del aplicativo, como se muestra a continuación y parte seleccionada dar clic.
Paso 4: Seleccionar la opción Solicitud: Cuando ingresa al módulo MEJORAS, en la parte izquierda aparecen las
secciones del módulo, seleccione solicitud y diligencie la siguiente información:
Indicar la abreviatura del proceso responsable, seguido de un texto breve que identifique el hallazgo
declarado. Ej. DE – Corrección y Acción Correctiva.
8
Escoja el tipo: No Conformidad Real u Oportunidad de Mejora

Se genera automáticamente
El sistema le indica el Flujo de Planes de mejoramiento
Seleccionar si es empresa, área organizativa o proceso
Si el hallazgo está relacionado con plan, indicador, formato, documento, mejora, entre otros.
Automáticamente el sistema registra el autor de la mejora
Registrar el hallazgo conforme fue declarado por las fuentes: Actividad Uno procedimiento P-EM-06:
Ejemplo: “Cuando no se alcanzan los resultados planificados, no se toma corrección y acción

correctiva. Aunque se han realizado acciones, no hay evidencia de acción correctiva. Numeral
10.2 de la norma NTC-ISO9001:2015”
Adjuntar y/o asociar los documentos que

tienen relación directa con el hallazgo.
Envía la información, y el sistema muestra la

operación exitosa. Automáticamente continúa a la
etapa 2 “Asignación de Responsable”
Nota: En el campo "Nombre", se debe tener en cuenta las abreviaturas de los procesos establecidas en el aplicativo.
Ejemplo:
Abreviatura Proceso más Nombre de la Mejora

EM-monitoreo riesgo del proceso.
Nombre Proceso Abreviatura
Adquisición de Bienes y Servicios BS

Atención al Usuario AU
Direccionamiento Estratégico DE
Evaluación, Control y Mejoramiento EM
Gestión Administrativa GA
Gestión Documental GD
Gestión Financiera GF
Gestión Jurídica GJ
9
Gestión de Asuntos Políticos AP
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa SA
Talento Humano TH
Tecnologías de Información y Comunicaciones TI
Cuado se trate de los otros sistemas tambien deberá acompañar la sigla anterior con las NIIF, SGSST, SGSI:
Ejemplo: GF-NIIF-Plan de Implementación.
Para el caso de riesgo positivo se acompaña la sigla definida para las abreviaturas de los procesos, con R+
Ejemplo: TI-R+ -Nombre de la Oportunidad de mejora
Si el riesgo positivo hace parte tambien de otro sistema, el orden es:
Sigla abreviatura de proceso + sigla de otros sistemas + sigla de riesgo positivo

Ejemplo: TI-SGSI-R+ -Nombre de la oportunidad de mejora
4.3 ASIGNAR RESPONSABLE DE LA MEJORA
En esta actividad, el responsable del proceso y/o dependencia asigna a la persona que se va a encargar de formular
el plan de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.
Paso 1: Una vez creada la solicitud, el responsable del proceso y/o dependencia ingresa en el Aplicativo SIGEPRE
Módulo SGC – Mejoras (Ver pasos de ingreso 1, 2 y 3 de la actividad anterior), en el link "mis responsabilidades".
Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrará el nombre de la mejora, como se muestra a
continuación:
10
Asignar
Respons
able de
formular
Paso 2: Seleccionar Proceso y Área organizacional, Escribir comentario y continuar flujo: una vez ingresa al
nombre de la mejora, se despliega la siguiente ventana; en la parte del comentario se debe registrar la información
correspondiente a la asignación del funcionario para la formulación del plan de mejoramiento y continuará el flujo,
así:
11
Seleccionar el Proceso al cual pertenece

Seleccionar el Área Organizacional
Registrar: Se asigna al responsa de la formulación del Plan de mejoramiento
Es guardar la información que se ha Es continuar el flujo a la

Se reasigna esta etapa a otro
diligenciado, se mantiene en sus siguiente etapa, en este
funcionario, para que realice la
responsabilidades. No continúa el caso a la formulación del
asignación de responsable.
flujo. plan.
Paso 3: Seleccionar nombre: Una vez se continúa el flujo, el sistema le mostrará el siguiente recuadro en el cual
se selecciona el nombre del funcionario designado para formular el plan de mejoramiento.
12
Seleccione el nombre del

funcionario
Guarda la información, y el sistema muestra la

operación exitosa. Automáticamente continúa a la
etapa 3 “Formulación”
Nota: El responsable del Proceso cuenta con 4 días para realizar la asignación correspondiente. Si se realiza
después del tiempo programado, el sistema reportará el vencimiento de esta actividad.
4.4 FORMULAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
Cuando el responsable del proceso o dependencia ha designado al funcionario para formular el plan de mejoramiento
en el aplicativo, este funcionario debe ingresar al aplicativo SIGEPRE – Módulo MEJORAS – Mis responsabilidades
y diligenciar las siguientes casillas:
Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo
En esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, se despliegan las siguientes alternativas
1. Auditoria de Gestión de Calidad

2. Auditorías internas
3. Riesgos
4. Análisis de datos
5. Autocontrol
6. Tratamiento de la Salida No conforme
7. Planes
8. Auditoria Externa de la Contraloría General de la Republica
9. Auditoria Externa del Ente Certificador
10. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación)
11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
12. Revisión por la Dirección
13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
13
14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST)

15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI)
Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:
Seleccione la fuente del hallazgo. Ej.

Auditoria Interna de Calidad
Paso 2: Identificar y registrar las causas que generaron la No Conformidad Real o registre la acción de mejora
Identifique y registe en esta casilla las causas principales que dan origen al aspecto no conforme encontrado o a la
situación de mejora, como se muestra a continuación:
Escriba Aquí las causas identificadas según la

técnica aplicada o situación encontrada o la
situación que pretende mejorar
Nota: En el caso de riesgo positivo, puede usarse los siguientes verbos para su definición en la descripción:
 Fortalecer  Involucrar
 Fomentar  Generar
 Promover  Crear
 Impulsar  Organizar
 Mejorar  Instituir
 Gestionar  Iniciar
 Desarrollar  Estimular
 Participar  Definir
Ejemplo de definición de riesgo positivo: Fortalecer el conocimiento sobre las políticas del Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información, a los usuarios de la Entidad, mediante su divulgación y socialización, fortaleciendo las
buenas prácticas en la protección de la Información Institucional, en el cumplimiento de la Misión
14
Para una mejor comprensión se presenta a continuación la descripción de tres herramientas efectivas, para
determinar cuáles son las causas que originaron el aspecto no conforme:
1. Técnica de los "5 ¿Por qué?"
Es una técnica sistemática de preguntas, que consiste en preguntar el ¿Por qué? del hallazgo de manera
consecutiva, hasta llegar a la causa raíz que originó el problema. Esta técnica requiere que el equipo pregunte ¿Por
qué? Al menos cinco veces para lograr mayores niveles de detalle.
Ejemplo:
Hallazgo
Se evidenció que el Proceso ABC, no está dando cumplimiento a las directrices establecidas en el Manual de Gestión
Documental – M-GD-01, en cuanto a la organización de las carpetas del archivo de gestión, toda vez que los
documentos se encuentran en AZ, sin foliar, sin índice y legajadas incorrectamente, lo que dificulta el control de la
información documentada de acuerdo con lo definido en el numeral 7.5.3 de la norma NTC-ISO9001:2015.
Análisis
1. ¿Por qué las carpetas no se están organizando de conformidad con lo establecido en el Manual de Gestión
Documental – M-GD-01?
Causa. No se conocen las directrices dadas en el manual.
2. ¿Por qué no hay conocimiento de las directrices dadas en el manual?
Causa. No se ha dado acompañamiento por parte del Proceso de Gestión Documental
3. ¿Por qué no se ha dado acompañamiento por parte del Proceso de Gestión Documental?
Causa. Los funcionarios no han solicitado el acompañamiento y capacitación en el Manual.
4. ¿Por qué los funcionarios no han solicitado el acompañamiento y capacitación en el Manual?
Causa. No existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de conformidad con los
estándares establecidos.
5. ¿Por qué no existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de conformidad con los
estándares establecidos?
Causa. No se ha hecho socialización ni sensibilización por parte del Proceso de Gestión Documental de las
directrices y protocolos en materia del manejo documental.
15
Una vez se ha identificado la causa raíz, que para el ejemplo seria la numero cinco (5), se procede a formular
las acciones correspondientes (ver paso 4).
2. Técnica de la Lluvia de Ideas
Es una técnica que tiene por objeto generar ideas en un ambiente de trabajo grupal, en el que todos pueden hacer
sugerencias y aportar más y mejores ideas de las que se podrían producir trabajando de forma independiente1.
Se busca la participación de todos los servidores públicos que participan en el proceso y/o dependencia. En esta
técnica no está permitido evaluar, criticar ni minimizar.
Pasos a seguir:
 Identificar el hallazgo entre todos.

 Formular las posibles ideas de causas que dan origen al hallazgo
 Ordenar las ideas de causas de mayor importancia.
 Se seleccionan las ideas que más se ajusten a los criterios establecidos, como expectativas, tiempo
determinado, recursos, entre otros.
 Con los criterios definidos se valoran las ideas más afines y se obtienen las conclusiones que expresaran
la mejor solución al problema o la causa raíz.
Ejemplo:
Hallazgo: para la redacción de hallazgos es importante tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Auditorías
Internas P-EM-01, así:
La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad y su medición. El Indicador Porcentaje de dependencias que incumplen el compromiso de reportar
las salidas no conformes se tiene un resultado a Marzo de 2018 de 48% Vs una meta de máximo 10%. No
hay evidencia de las acciones correctivas tomadas. Numeral 10.2 de la norma NTC-ISO9001:2015.
Análisis de Causas
1. No se realizan análisis de los datos de los indicadores para tomar decisiones.
2. No se conoce el procedimiento para definir correcciones, acciones preventivas y correctivas, cuando se

analizan los datos de los indicadores.
1 Alex Osborne -1941

16
3. Los funcionarios enlaces no han recibido capacitación en todas las funcionalidades del aplicativo SIGEPRE,
para formular acciones preventivas y correctivas.
4. Los responsables del reporte de los indicadores consideran que el análisis de datos y tendencia no es
obligatorio.
5. Los indicadores que miden el proceso no son los adecuados.
6. Las herramientas utilizadas no permiten realizar un análisis adecuado para tomar acciones.
7. No hay claridad sobre los conceptos aplicados para el seguimiento y medición de los procesos.
8. El líder del proceso junto con su equipo de trabajo, no se reúnen para realizar la evaluación y seguimiento
al proceso.
Las ideas de causas No. 1 y 2 son las más afines en cuanto al origen del aspecto no conforme, por tanto se priorizan
para la formulación de las acciones de mejora (ver paso 4).
3. Diagrama Causa – Efecto
El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas
de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa2 o diagrama de espina de pescado y se utiliza en
las fases de diagnóstico y solución de la causa.
Un diagrama de Causa-Efecto es educativo, sirve para que los servidores públicos conozcan en profundidad el
proceso con que trabajan, visualizando con claridad las relaciones entre los efectos y sus causas. Sirve también para
guiar las discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un problema de calidad permitiendo encontrar
oportunamente la causa raíz.
Para construir un diagrama causa-efecto se debe:
- Establecer claramente el problema (efecto) que va a ser analizado. En este caso el hallazgo.
- Diseñar una flecha horizontal apuntando a la derecha y escribir el problema al interior de un rectángulo localizado
en la punta de la flecha.
- Proponer una "Lluvia de ideas" para identificar el mayor número posible de causas que puedan estar
contribuyendo para generar el problema, preguntando "¿Por qué está sucediendo?".
2 Kaoru Ishikawa - 1943

17
- Agrupar las causas en categorías. Una forma muy utilizada de agrupamiento es la siguiente: Máquina
(Computadores o Software), mano de obra (Funcionarios y contratistas), método (Procesos), materiales
(Información) y medición (indicadores).
- Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada
una de las causas encontradas.
- Escribir cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedarán
entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal.
- Se pueden añadir las causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario,
ejemplo:
Identificación de la causa más relevante:
Una vez analizado el diagrama construido, se analiza la causa que origina el problema, en este caso sería: Fallas en
la aplicación del procedimiento para el control de la información documentada preciso le dio por joder a por falta de
divulgación. Después se determinan las acciones (ver paso 4).
Nota. Las Oportunidades de Mejora no requieren análisis de causas y se formula en el Aplicativo SIGEPRE, Módulo
SGC - Mejoras.
18
Paso 3: Identificar y registrar las Metas
En esta casilla identifique y registre las metas que dan cumplimiento a las acciones de eliminación o minimización
del hallazgo.
Estas metas podrán ser puntos de control en el proceso y se identificaran en la documentación del mismo
(Lineamientos, Caracterizaciones, Procedimientos y/o Formatos).
A continuación se muestra como se registra en el aplicativo SIGEPRE:
Registre aquí la meta identificada
Paso 4: Seleccionar el Tipo de Plan
Para el momento de la formulación se debe tener en cuenta el aspecto declarado, la acción a definir y el tipo del
plan, así:
Aspecto declarado Acción Tipo de Plan

Correctiva
Correctivo
Esta acción debe ser apropiada a los
efectos de las No Conformidades.
No Conformidad Real Preventiva
Acción tomada para eliminar la causa Preventivo

de una No Conformidad u otra
situación potencial no deseable
Oportunidad de Mejora Acciones de mejora Mejora
Nota: la acción preventiva se toma para prevenir que algo ocurra. Ver Lineamientos para la Administración del
Riesgo L-DE-01.
En esta casilla del aplicativo SIGEPRE - módulo MEJORAS, seleccione el tipo de plan que se requiere, como son:
- Correctivo: Cuando se requiere corregir el incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización y del
cliente.
- Preventivo: Cuando se requiere implementar acciones para mitigar los riesgos
- De mejora: Cuando se requiere implementar acciones para mejorar el proceso o procedimiento, mediante las
oportunidades y fortalezas
19
Seleccione aquí el tipo de plan:

preventivo, correctivo o de mejora
Nota: Para el caso de Oportunidades o riesgo positivo, se define como tipo de plan de mejora.
Paso 5: Seleccione el Aprobador de Tareas
En esta casilla indique el nombre del jefe o responsable del proceso encargado de aprobar las tareas o acciones de
la mejora:
Seleccione el
nombre
Paso 6: Formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejoras
Registre en esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, las acciones de corrección, correctivas o
preventivas que garanticen la eficacia, en el cumplimiento del plan de mejoramiento o las acciones de mejora.
Registre aquí la acción Registre Registre Registre el responsable
Para la adopción de acciones es importante tener en cuenta las causas identificadas y el análisis de los efectos, de
tal manera que la acción asegure el cumplimiento del criterio de solución, en cuanto a la reducción o eliminación de
la causa raíz que generó la No Conformidad.
Enumere y registre la corrección, las acciones preventivas, correctivas o de mejoras, las cuales deben estar
orientadas a cumplir con el criterio de solución: eliminar o reducir la causa raíz identificada.
Ej. 1. Realizar taller-capacitación de seguimiento y medición de indicadores a los enlaces de las dependencias.
2. Realizar seguimiento y retroalimentación mensual al reporte, análisis de datos y análisis de tendencia de los indicadores,
riesgos, plan de acción y plan estratégico.
Nota: El responsable de formular el plan de mejoramiento cuenta con 10 días para realizar esta operación. Si se
realiza después del tiempo programado, el sistema reportará el vencimiento de esta actividad.
20
Paso 7: Por último el funcionario designado, podrá continuar el flujo, así:
Continuar el flujo al siguiente paso, en

este caso a la asignación de
responsable de ejecución y seguimiento
Es importante tener en cuenta que una vez se oprime Continuar flujo, el sistema le solicita asignar el responsable
de la actividad de ejecutar las acciones y realizar seguimiento al plan de mejoramiento y la fecha límite de
terminación del plan, la cual debe estar alineada con la última fecha de la acción que se va implementar.
Seleccione el nombre del responsable Compromiso para

finalizar las
actividades
Guarda la información, y el sistema le

mostrará que la operación es exitosa.
Automáticamente continúa a la etapa
“Validación de la Mejora”
Nota: Los planes de mejoramiento de la Contraloría General de la República se formulan y controlan en el formato
suministrado por esta entidad y el seguimiento es responsabilidad de la Oficina de Control Interno. Sin embargo, se
deberá cargar en el aplicativo SIGEPRE – módulo de Mejoras para tener el control de la información y reporte de los
mismos.
Nota: Los planes de mejoramiento por Auditoría externa – Ente Certificador, serán cargados por la Oficina de
Planeación y los procesos y/o dependencias responsables, formularan el plan de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM-06 y lo expuesto en la
presente guía.
21
4.5 VALIDAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
En este paso el responsable del proceso y/o dependencia, revisa que el plan de mejoramiento quede correctamente
formulado, diligencia el comentario y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación. De lo contrario, se
devuelve para ajustes.
El Responsable del Proceso y/o Dependencia ingresa al módulo MEJORAS, “mis responsabilidades” y el sistema
le mostrará lo siguiente:
Registrar: Se remite el plan de Mejoramiento para aprobación, en caso de no ser aprobado se devuelve para
ajuste.
Se devuelve la mejora para

que el formulador ajuste el
plan de mejoramiento
Continuar el flujo al siguiente
paso, Aprobación del plan
Luego el sistema le solicitará confirmar el paso y se acepta.
El sistema le mostrará que la

operación es exitosa.
Automáticamente continúa a la etapa
“Aprobación del Plan de Mejoramiento”
22
4.6 REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
La Oficina de Control Interno revisa el plan de mejoramiento formulado, de acuerdo con lo establecido en esta guía
numeral 4.4 Formulación del plan de Mejoramiento, y verifica que exista coherencia entre las acciones, las metas
y las causas; sean razonables y lleven a establecer puntos de control efectivos en el proceso.
Si el plan de mejoramiento está acorde con la revisión y verificación, se procede a aprobarlo en el aplicativo
SIGEPRE – Modulo de planes- Mis responsabilidades – paso revisar y aprobar por parte de la Oficina de
Control Interno así:
Registrar: Se aprueba el plan de Mejoramiento o se realizan observaciones del caso para ajustes.
Continuar el flujo al
Asignar a otra persona para siguiente paso,
que revise la mejora ejecución de la mejora
Se devuelve la mejora formulada.
para que se ajuste
Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a través del siguiente
Se cancela pantallazo:Guarda
la mejora que se
la información
registra en el
aplicativo. No continúa
flujo.
El sistema le mostrará que la operación es

exitosa. Automáticamente continúa a la
etapa “Ejecución y Seguimiento”
23
Cuando el plan de mejoramiento no se ajusta a las necesidades requeridas para solucionar el hallazgo o la mejora,
se devuelve mediante la opción devolver paso - actividad anterior – 4.5 validación del responsable del proceso.
4.7 EJECUTAR LAS ACCIONES Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
El responsable de este paso ingresa al Aplicativo SIGEPRE – Módulo Planes – Mis responsabilidades y en mis
tareas reporta los resultados alcanzados de las acciones y metas propuestas, adjuntando las evidencias que dan
cumplimiento al plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la planeación
institucional.
O también pude ingresar al aplicativo SIGEPRE – Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades: (Ver Solicitar la
mejora pasos de ingreso 1, 2 y 3).
Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrará el nombre de la mejora, como se muestra a
continuación:
Una vez haya ingresado a la mejora al paso de Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de
Mejoramiento, mostrara las acciones que se deben diligenciar, ejemplo:
24
Ingresando en cada una de ellas puede registrar la información de su cumplimiento de la misma forma que se cargan
las acciones por el módulo de planes.
Cuando se termina el cumplimiento de todas las acciones del plan de mejoramiento se procede a reportar en el
aplicativo SIGEPRE – Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades – paso de Ejecutar las acciones y realizar
seguimiento al Plan de Mejoramiento en el campo Comentario, una breve descripción de los resultados
alcanzados y de las metas propuestas y dar clic en el icono – Continuar Flujo, esto con el fin de remitir a la Oficina
de Control Interno para verificar los resultados del plan de Mejoramiento de acuerdo a las acciones planificadas.
Si se requiere alguna modificación o ajuste a la mejora, el responsable solicita a través del aplicativo SIGEPRE –
Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades – paso de Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan
de Mejoramiento en el campo Comentario, justifica la necesidad de ajuste de la mejora, y mediante la opción
devolver flujo lo remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación - paso anterior, actividad 4.6. Revisar y
aprobar plan de mejoramiento.
Nota: Cuando requiera ampliar la fecha de las acciones de la mejora, el enlace o responsable de las actividades,
enviara un correo electrónico registrando la solicitud con la respectiva justificación del ajuste al Jefe de la oficina de
Control Interno., antes del vencimiento de la fecha inicialmente programada en la mejora.
Nota: Si requiere reprogramar acciones del plan de mejoramiento, realiza la solicitud antes del vencimiento del paso
de ejecutar del plan de mejoramiento, mediante correo electrónico al Jefe de la Oficina de Control Interno incluyendo
la justificación.
A continuación se muestra el esquema del aplicativo de cómo se reporta la información:
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Se cumplieron las actividades del Plan de Mejoramiento oportunamente y con los debidos soportes que dan cuenta de las distintas
actividades, y se remiten para verificación y aprobación de la Jefe de la Oficina de Control Interno.
Se devuelve la mejora
para que se ajuste el
plan de mejoramiento. Guarda la información que se Continuar el flujo al
registra en el aplicativo. No siguiente paso, Verificar
continúa flujo. resultados
Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a través del siguiente pantallazo.
El sistema le mostrará que la operación es

exitosa. Automáticamente continúa a la etapa
“Verificar los Resultados del Plan de
Mejoramiento”
4.8 VERIFICAR LOS RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Una vez el responsable del paso anterior (numeral 4.7) haya cumplido con la mejora, la Oficina de Control Interno
verifica las acciones conforme al tiempo programado, revisa y analiza los soportes suministrados por el responsable
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de la mejora y determina el cumplimiento de las metas. Para esto puede obtener un reporte de ejecución del plan de
mejoramiento.
Para ello, se ingresa al aplicativo SIGEPRE –Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades – explora la mejora y
verifica los resultados del Plan de Mejoramiento.
Seguidamente, se procede a registrar el concepto de la eficacia del plan de mejoramiento en el aplicativo – módulo
de mejoras – Mis responsabilidades, como se muestra a continuación:
Previa revisión y coherencia entre el nombre de la actividad y el entregable. Se registra: Se cumplieron todas las
acciones propuestas, la eficacia del Plan de Mejoramiento será verificado en proceso auditor.
Si los resultados obtenidos y la información reportada en el aplicativo

SIGEPRE no es la adecuada, se reporta en el campo de comentarios
las observaciones pertinentes, se devuelve para que se realicen los
ajustes necesarios del caso.
Una vez continuado o devuelto el flujo, se procede a confirmar el paso a través del siguiente pantallazo.
El sistema le mostrará que la operación es exitosa.

Automáticamente continúa a la etapa “Revisar la
eficacia de los planes de mejoramiento”
27
4.9 REVISAR LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
La Oficina de Control Interno mediante Auditorías Internas de Gestión y de Calidad, verifica la eficacia de los planes
de mejoramiento finalizados, así:
 Auditorías Internas de Gestión DAPRE de la Oficina de Control Interno, la verificación se realizará en dos
momentos teniendo en cuenta la periodicidad de ejecución de los procesos:
1. A través de las auditorías a las dependencias y/ procesos, definidas en el Programa Anual de Auditorías.
2. A través de la evaluación anual a la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados.
 Auditorías Internas al SIGEPRE, a través del Ciclo de Auditorías Internas programadas en la vigencia.
Los auditores de la Oficina de Control Interno revisaran las acciones implementadas por la dependencia responsable
con ocasión de los planes de mejoramiento finalizados. Además se verificará que las metas estén definidas como
puntos de control en la documentación del proceso, ya sea en la caracterización del proceso, manual, Lineamiento,
Procedimiento o formato de control.
Cuando el hallazgo persiste, la Oficina de Control Interno solicita a través del aplicativo SIGEPRE – Modulo de
Mejoras la reformulación del plan de mejoramiento, como se muestra a continuación:
Se registra El concepto de la verificación de la eficacia del plan de mejoramiento o la razón por la cual No fue Eficaz.
Ej.: En proceso de auditoría al realizar la evaluación del plan de mejoramiento el grupo auditor determino que este NO
fue eficaz, porque las acciones realizadas no permitieron la eliminación de las causas de la No conformidad. Razón
por la cual se debe reformular el plan de mejoramiento, con el fin de que se asegure de una manera razonable que el
hecho generador del evento está siendo controlado.
Con este ícono se devuelve a la

actividad de “Asignar el responsable
de la mejora” para reformular el plan. Con este icono se da por cumplido
el plan de mejoramiento 28
evidenciando su eficacia.
4.10 PRESENTAR INFORME FINAL
La Oficina de Control Interno evaluará y presentará anualmente el informe del estado de los planes de mejoramiento,
el cual incluirá entre otros los siguientes aspectos:
1. No Conformidades Reales
2. Oportunidades de mejoras
Cada una de ellas se determinará por las siguientes fuentes:
1. Auditoria de Gestión de Calidad 10. Auditorías Externas Otras ( como

2. Auditorías internas Procuraduría, Archivo General de la
3. Riegos Nación)
4. Análisis de datos 11. Peticiones, Quejas, Reclamos y
5. Autocontrol Sugerencias
6. Salida No conforme 12. Revisión por la Dirección
7. Planes 13. Normas Internacionales de
8. Auditoria Externa de la Contraloría Información Financiera (NIIF)
General de la Republica 14. Sistema de gestión de seguridad y
9. Auditoria externa de ente salud en el trabajo (SGSST
certificador 15. Sistema de Gestión de la Seguridad
de la información (SGSI)
Este informe se concluye con los resultados obtenidos y las mejoras que no fueron eficaces, las cuales deberán ser
reformuladas en el plan de mejoramiento. Para lo cual, se informará al responsable del proceso y/o dependencia,
una vez haya surtido el trámite respectivo, es decir presentación del informe final aprobado.
5. MARCO LEGAL
 Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”
 Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del
orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
 Ley 1314 de 2009, “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de
aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”
29
 Decreto 1537 de 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del
Estado”.
 Decreto 4485 de 2009, “Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública NTCGP 1000:2009”.
 Decreto 1443 de 2014 y recogido en el 1072 de 2015: “Por medio del cual se dictan disposiciones para la
implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)”
 Decreto 1499 de 2017. Establece la Dimensión del Control Interno y sus aspectos, como: Ambiente de Control,
Gestión del Riesgo, Control, Información y Comunicación y Monitoreo.
6. REQUISITOS TECNICOS
 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:20015 Numeral 10.2.2 “La Organización debe conservar
información documentada como evidencia de:
a) la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente

b) los resultados de cualquier acción correctiva.
 Norma ISO 27001 es una norma internacional y abierta, cuyo objetivo es establecer los requisitos mínimos con
los que debe cumplir un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) en una organización.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 Procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06.
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Control Interno
30

Planes de Mejoramiento

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GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Bogotá D.C. Junio 2018

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Acción de Mejora: Criterio para mejorar un proceso, procedimiento o actividad.

Causa: Motivo, fundamento u origen de una acción indeseada.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando

No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente.

Oportunidad de Mejora: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad.

Recomendación: Se constituye como una Oportunidad de Mejora.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre.

4. PASOS PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE

Tiempo de Opciones sobre la

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Tiempo de Opciones sobre la

4.1 IDENTIFICAR EL HALLAZGO

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

4.2 SOLICITAR LA MEJORA

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Escoja el tipo: No Conformidad Real u Oportunidad de Mejora

El sistema le indica el Flujo de Planes de mejoramiento

Seleccionar si es empresa, área organizativa o proceso

Automáticamente el sistema registra el autor de la mejora

Ejemplo: “Cuando no se alcanzan los resultados planificados, no se toma corrección y acción

Adjuntar y/o asociar los documentos que

Envía la información, y el sistema muestra la

Abreviatura Proceso más Nombre de la Mejora

Nombre Proceso Abreviatura

Adquisición de Bienes y Servicios BS

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Gestión de Asuntos Políticos AP

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa SA

Tecnologías de Información y Comunicaciones TI

Si el riesgo positivo hace parte tambien de otro sistema, el orden es:

Sigla abreviatura de proceso + sigla de otros sistemas + sigla de riesgo positivo

4.3 ASIGNAR RESPONSABLE DE LA MEJORA

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Seleccionar el Proceso al cual pertenece

Registrar: Se asigna al responsa de la formulación del Plan de mejoramiento

Es guardar la información que se ha Es continuar el flujo a la

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

Seleccione el nombre del

Guarda la información, y el sistema muestra la

4.4 FORMULAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO

Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo

1. Auditoria de Gestión de Calidad

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST)

Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:

Seleccione la fuente del hallazgo. Ej.

Escriba Aquí las causas identificadas según la

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento Código: G-EM-01 Versión 04

1. Técnica de los "5 ¿Por qué?"

Causa. No se conocen las directrices dadas en el manual.

2. ¿Por qué no hay conocimiento de las directrices dadas en el manual?

Causa. No se ha dado acompañamiento por parte del Proceso de Gestión Documental

Causa. Los funcionarios no han solicitado el acompañamiento y capacitación en el Manual.