Introducción

Se puede definir a la auditoria operativa “Como aquella que tiene por objeto el análisis y la mejora
de cualquier componente de la organización a excepción de su sistema financiero y contable”. Esto
es: su campo de actuación comprende las funciones de gestión con objeto de verificar su
funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales. No contempla la
función financiera de la empresa y en este sentido se puede decir que la auditoría administrativa y
operativa significan lo mismo. El objetivo de la auditoría operativa es identificar las debilidades en
el sistema de control implementado por la Compañía con la finalidad de diagnosticar e implementar
recomendaciones que permitan reforzar el sistema de control. La auditoría operativa es necesaria
cuando existe la necesidad de mejorar los procesos y procedimientos implementados esto con la
finalidad de mejorar su competitividad en el mercado. La auditoría administrativa se puede
considerar como un examen integral de la estructura de una organización, ya sea una empresa,
institución o departamento gubernamental o cualquier otra entidad. También son evaluados los
métodos de control, los medios de operación y el empleo de sus recursos humanos y materiales.
Principios
Los principios básicos en las auditorias administrativas vienen a ser parte de la estructura teórica de
ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:
• Sentido de la evaluación
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores,
abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de
llevara cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes,
es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado
modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que
asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y
objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.
• Importancia del proceso de verificación
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que sé esta haciendo
realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no
siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que esta
ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la
comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y
confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.
• Habilidad para pensar en términos administrativos
El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le
responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se
trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor
administrativo.

Dirección

Organismos estructurales

Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente:

1. Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la
auditoria administrativa y esta encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los
procedimientos y programas de revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea un
profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad.
2. Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la
auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, se le puede
clasificar de la manera siguiente:
• Auditor de alta gerencia.
• Auditor de asesoria.
• Auditor de personal.
• Auditor de producción.
• Etc.
1. Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas
en la recopilación de información y cuando se trata de empresas pequeñas puede coordinar
actividades.
3. Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de
rutinas, en la practica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.
El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerárquico de la empresa de donde
pueda operar en forma debida, además puede formar parte de las actividades de la gerencia general,
contraloría, control administrativo, planeación, etc.
Diseño de la estructura de una unidad de auditoria administrativa
La estructura de la organización es un organismo proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo
fundamental para el diseño de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la
comprensión general y especifica de la situación actual y la situación futura, la posibilidad de que el
sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable.

2. Procesos de

funcionamiento

El modelo del proceso administrativo de Leonard William comprende cuatro etapas, en cada una
identifica los factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría
administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
 Etapa 1: En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo a una
función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los factores bajo los
cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección
de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar.

Etapa 2: Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus procesos y
de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación a la visión y
misión de la organización. En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para
demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están funcionando adecuadamente y
cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus
recomendaciones.
Etapa 3: Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos y
recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe tener mucho
cuidado en la manera como presenta la información, considerando a quién la dirigirá.

Etapa 4 Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente, que forme
parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada” (William, 1991: 112).
Además, considera que una auditoría a la que no se le da AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 7
seguimiento no tendrá ningún valor para la organización, y que se debe designar a una persona con
suficiente autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones.

La dirección

Es recomendable que el nivel directivo ejerza un liderazgo auténtico, en el que retome la

responsabilidad de la ejecución de las actividades y logre la motivación de todos los niveles
jerárquicos. Para ello, es imprescindible fortalecer la comunicación y coordinación y el trabajo en
equipo, así como promover la creatividad e innovación, con el apoyo de la tecnología de la
información.