KUMON

NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 1 de 20
07

KUMON

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

VERSIÓN: 01

Código: SST-P-DG-07

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

2020
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 2 de 20
07

CONTROL DE DOCUMENTOS

NOMBRE CARGO DEPENDEN FECH

CIA A
AUTORES Danna Martínez Aprendices Sena Gerencia xx
Laura Horta
Laura Macías
Deisy Vargas
REVISIÓN Giovanny Aranguren Instructor Sena xx
APROBACI Gerencia Gerente Gerencia xx
ÓN

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS SOLICITÓ

NO. APROBACIÓN
01 X Documento inicial Gerencia

TABLA DE DISTRIBUCIÓN

ÁREA: DISTRIBUCIÓN: FECHA DE

ENTREGA:
Gerencial Gerente ( )  
SST Responsable SST ( )  
SST Vigía o COPASST ( )  
Administrativa Personal Administrativo ( )  
Operativa Jefe de Producción ( )
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 3 de 20
07

Nombre Gestión Gerencial

Objetivo Planificar, organizar y supervisar generalmente las actividades
desempeñadas por el instituto. Administración de los recursos de la entidad y
coordinación entre las partes que la componen
Responsable Gerencia
Alcance Dirigir los lineamientos de acción a todos los procesos, hacer revisión y
seguimiento a la eficacia de KUMON

Proveedor Entradas Actividades

Salidas Cliente

1. Objetivos de
1.Planeación calidad Realización de registros
estratégica y contacto con el público 1.Planes revisados y 1.Todos los
ajustados procesos de la
2. Parámetros organización
de seguridad y
salud en el Responsabilidad de
trabajo procesos financieros 2. Evaluación
de Kumon 2.Necesidades de recursos Independiente

2. todos los 3.Documentació 3.Planeación

procesos de n y registro de Programación de Estratégica
la los procesos actividades 3. Autoevaluación
organización Institucional
4.Procesos
4.Necesidades misionales
de ajustes de Selección y
planeación
estipulación de
4.Asignación de recursos 5.Procesos de
personal apoyo
3. evaluación 5.Resultados de
evaluación y
independient
seguimiento 5. Resultados de 6.Planeación
e
inspecciones gerenciales Estratégica

6.Recomendaci
ones de mejora
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 4 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Gestión Gerencial
Gerente, Coordinador,
Computador, oficinas, papelería en Gestión de talento humano
Representante de la Dirección en el
general
SST Gestión SSTMAC

Gestión estratégica

Gestión de evaluación control y

mejora

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/CONTROL

Informes periódicos Inspecciones en áreas de trabajo

Información en SST Información en SST de Kumon

Entrevistas Evaluaciones

Evaluación independiente Contrataciones

Resultados de la evaluación Seguimiento a las recomendaciones

de mejora
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 5 de 20
07

Nombre Gestión Educativa

Objetivo garantizar la prestación integral del servicio educativo a los niños niñas y
adolescentes, con altos índices de calidad, cobertura, permanencia y
eficiencia; a través del uso adecuado de nuevas tecnologías
Responsable Orientador
Alcance el proceso inicia con la planeación de las actividades, continúa con la
gestión de la cobertura, la gestión de la calidad educativa y el
seguimiento y evaluación, para la obtención de los objetivos propuestos

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente

1. Entidades 1 Acto
Públicas Administrativo 1 Informe consolidado de
de evaluación de desempeño 1.padres de familia y
proceso de Registrar matrícula de docentes y directivos acudientes
gestión de docentes
cobertura
educativa
2. Padre de
Familia o Gestión de la Evaluación 2. Informe de estrategias
Acudiente 2. Estadística de educativa 2. alumnos
cupos
asignados
3. Visitas de seguimiento
Mejoramiento continuo de
estudiantes 3.establecimientos
3. Solicitudes, educativos
3.establecimiento Quejas o
s educativos Reclamos 4. Visitas de verificación

4. Reporte de Seguimiento y 5.Cronograma 4. procesos estratégicos

novedades evaluación del proceso Institucional
4. alumnos

5. Documentos
y Registros 6. Acciones Correctivas y
Generados en el de mejora
Proceso
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 6 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Orientador, padres de familia y Gestión gerencial

acudientes Computador, papelería, oficina Gestión SSTMAC

Gestión estratégica

Gestión de evaluación control y

mejora

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/ CONTROL

Informe de evaluación de
Registros de matricula
desempeño
Reportes de novedades
Informes de seguimiento y
Documentos y Registros generados en verificación
el Proceso Evaluación
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 7 de 20
07

Nombre Gestión de talento humano

Objetivo Proveer y mantener el talento humano competente requerido en cada una
de las necesidades para lograr el cumplimiento de metas y objetivos
Responsable Coordinador de talento humano
Alcance Identificación de diferentes necesidades, seguimiento de actividades de
bienestar y selección del personal de Kumon

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente

1.todos los 1.terminos de condiciones

procesos de 1.solicitud de para contratación laboral 1.todos los
la contratación Seleccionar, procesos de la
organización revisar y evaluar organización
el personal de
2.acta de trabajo 2.personal contratado y
selección afiliado al Sistema de
2.planeacion seguridad social 2. Evaluación
estratégica independiente
3. evaluación del
desempeño Ejecutar plan de
crecimiento
3. Gestión empresarial 3.resultado del desempeño
administrativ 4.Información de los trabajadores 3. Planeación
ay sobre programas Estratégica
financiera de educación y
formación

4.gestion de 4.personal capacitado y

investigación 5.resultados de formado
evaluación de 4. Revisión
desempeño Gerencial

5.evaluacion
independient 8.hojas de vida 5.promocion de la seguridad
e de candidatos y salud

6. SST
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 8 de 20
07

RECURSO HUMANO RECURSO FISICO PROCESOS DE APOYO

Ñ
Coordinador de talento humano,
administrativo y gerencial
Gestión estratégica
Computador, oficinas, teléfonos, Gestión financiera
papelería, bases de datos
Gestión de talento humano

Gestión SSTMAC

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/ CONTROL

Soportes hoja de vida

Perfiles de cargo
Verificación de referencias
Manuales de funciones
Encuestas para la medición del
Evaluación de competencias riesgo psicosocial

Plan de capacitaciones Seguimiento al plan de

capacitaciones y evaluación de su
Hoja de vida eficacia
Contratos de trabajo SST
Reglamento interno del instituto Kumon
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 9 de 20
07

Nombre Gestión de recursos financieros

Administrar, registrar y controlar los recursos financieros de Kumon
Objetivo conforme a las normas legales vigentes y los principios organizacionales
para el cumplimiento de los planes determinados
Responsable Contador
Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de Kumon y
Alcance finaliza con la elaboración y presentación de los estados financieros

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente
Elaborar entrada
de compra 1.centro de costos creados
1.Procesos 1.todos los procesos
Gerenciales 1.bienes (activos 2.pago de bienes y servicios de la organización
Realizar
o insumos) seguimientos,
valoraciones y
3.activos registrados en
2.Procesos trámite de bajas
inventario 2.gestion de
de de activos
investigación
Evaluación
4.bajas de activos
2.facturas de Generar cuentas de
3.todos los bienes y servicios cobro/facturas de 3.entes de control
5.cuentas de cobro/facturas
procesos de insumos
la
organización 6.informe financiero 4.evaluacion
Elaborar certificados independiente
de contrapartida e
4.entes de 3.activos en informes financieros 7.inversiones
control inventario 5 revisión gerencial

8. Maximización de resultados
y minimización de riesgos de
5.fuentes Elaborar estados inversiones
financiadoras financieros.
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NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 10 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Gestión financiera,
Contador, asesor jurídico y gerente Papelería, computador, oficina, Gestión gerencial
teléfonos
Gestión de talento
h humano

Gestión jurídica

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO Y CONTROL

Facturas de bienes y servicios Seguimientos, valoraciones y

trámites de bajas de activos
Tramites
Certificados
Cuentas de cobro
Informes financieros
Certificados
Facturas
Informes financieros
Seguimiento de cartera, recibir y
Cuentas financieras registrar el pago
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NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 11 de 20
07

Nombre Gestión SSTMAC

Objetivo Planear, organizar, ejecutar y evaluar las actividades del Sistema de
Gestión de SSTMAC para proteger el ambiente, la seguridad y salud de
los integrantes de KUMON
Responsable Responsable SST
Alcance Desde el diagnóstico Inicial y planificación hasta el seguimiento del
proceso y toma de decisiones para la mejora continua del Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo en el Instituto
proveedor Entradas Actividades
Salidas Cliente

Elaboración de
1.politica plan anual de
trabajo 1.lineamientos SSTMAC

2.objetivos
Estructuración del
1.todos los 2.plan de trabajo SST
3.procedimientos plan de 1.direccionamient
procesos de
y procesos del emergencias o estratégico
la
SSTMAC
organización 3.plan de emergencia
Coordinar la
4.Necesidades elaboración y
de las diferentes actualización de los
áreas y procesos documentos del SST 4.conformacion de brigadas

5.perfiles de
Identificar requisitos
cargos y 5.dotacion de atención de
funciones legales emergencias
2.todos los
procesos de la
2.entes 6.necesidades de Identificación de 6.requisitos legales organización
regulatorios capacitación, Peligros, valoración y
bienestar y de
determinación de
estimulo 7.riesgos identificados y valorados
control de riesgos

Gestionar el Sistema
de Gestión de
Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente

Versión: 01 Área: SST
RECURSOS HUMANOS
Gerente
Responsable del SST
Empleados
Asesor jurídico
DOCUMENTOS EMPLEADOS
Política y objetivos de SST
Perfiles de cargos y funciones
Plan anual de trabajo
Procedimiento identificación de
peligros
KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Código: SST-P-DG-
Fecha: Página 12 de 20
07
RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO
Gestión gerencial
Papelería, computador, teléfonos,
EPP Gestión de talento humano
Gestión SSTMAC
Gestión de evaluación control y
mejora
Gestión financiera
Gestión jurídica
SEGUIMIENTO/CONTROL
Evaluación inicial
Coordinación de la elaboración y
actualización de los documentos
de SST
Identificación y valoración de
riesgos
Acciones preventivas y de mejora
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NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 13 de 20
07

Nombre Gestión de mantenimiento

Objetivo Brindar las labores propias de servicios varios con alto sentido de
responsabilidad, compromiso, eficiencia, excelentes relaciones
interpersonales y disposición para el trabajo
Responsable Encargado servicios generales y operario de mantenimiento
Alcance Inicia con la recepción de solicitudes de suministros o compras y la
identificación de las necesidades de mantenimiento, orden del
instituto, equipos y termina con la entrega oportuna y evaluación de las
actividades realizadas

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente

1.todos los 1.Solicitud de 1.equipos, materiales de

procesos de la equipos y orden y aseo
organización materiales que Análisis de solicitudes 1.todos los
se necesitan de productos procesos de la
organización

Prestación de
2. Asignación 2. Informe sobre el
servicios generales
de recursos desempeño de cada proceso
2.Direccionam financieros
iento para la gestión
estratégico y del proceso 2.recurso
mejora Velar por el cuidado de humanos
Continua las instalaciones y
equipos de Kumon 3. Equipos y
material
3. Personal necesario en
Competente y buen estado
necesario para
el proceso
3.recurso
humanos
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 14 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Encargado de servicios Gestión operativa

generales, asesor financiero
Computador, papelería, Gestión SSTMAC
herramientas, equipos, insumos
Gestión de talento humano
para realizar aseo
Gestión financiera

Gestión mantenimiento

Gestión de evaluación, control y mejora

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/ CONTROL

Informes de gestión

Control de inventarios
Procedimiento de realización de aseo
Control de la calidad de los productos
Documentos generados por el y servicios adquiridos
SSTMAC
Inspección periódica

Cumplimiento de requisitos en la
entrega de los productos y servicios
solicitados
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NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 15 de 20
07

Nombre Gestión jurídica

Objetivo Garantizar el cumplimiento de las normas constitucionales y legales
vigentes de todas las actuaciones jurídicas y de representación judicial
de KUMON
Responsable Asesor Jurídico – gerente
Alcance El proceso inicia con la definición de estrategias para ejercer los
procedimientos de apoyo interno; y finaliza con la implementación de
planes de mejoramiento

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente

1.Plan de
Acción y 1. Solicitudes
1.planeacion presupuesto administrativas y 1.todos los
estratégica aprobados para Establecer judiciales del pago de las procesos de la
la vigencia mecanismos de apoyo obligaciones organización

2. Metodología
Gestionar recursos
2.todos los de 2. seguimiento al Plan de Acción 2.direccionamient
procesos de Administración necesarios o estratégico
la de riesgos
organización
Identificar la 3. Mapa de riesgos del
normatividad aplicable Proceso 3.seguimiento y
3.procedimiento mejora
s
3.Seguimient Dar respuesta a 4. informe ejecutivo
o y Mejora con los resultados 4.evaluacion
requerimientos internos
4.informes de del Plan de independiente
control interno y externos respuesta al riesgo

4.Evaluación
Independient Autoevaluar la gestión
5.informes de 5. Planes de
e revisión del proceso a través del Mejoramiento
seguimiento a
indicadores
6.informes de
auditorias
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 16 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Gestión gerencial
Asesor jurídico, gerente Computadores, oficinas,
papelería, teléfonos Gestión de talento humano

Gestión SSTMAC

Gestión jurídica

Gestión de evaluación, control y

mejora

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/ CONTROL

Plan de acción Seguimiento al plan de acción

Presupuestos Informe ejecutivo con los
resultados del Plan de respuesta al
Procedimientos
riesgo
Informes de control interno
Planes de mejoramiento
Informes revisión por la dirección
Evaluación independiente
Informes de auditorias

Mapa de riesgos del proceso

 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 17 de 20
07

Nombre Gestión de comunicaciones, Redes y Tecnología

Objetivo Crear mecanismos de comunicación que sirvan para promover la
interacción continua de los miembros de la comunidad educativa y
de los diferentes servicios del Instituto.
Responsable Coordinador de Comunicaciones, Redes y Tecnología
Alcance Proteger, fortalecer y favorecer la visibilidad de la Imagen
Corporativa de KUMON

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente

Crear estrategias
1. Políticas
de las tics
1.todos los
procesos de la 1.Normatividad
organización

2. Planes de 1.todos los procesos

2. servicios acción de la organización
Prestar soporte técnico
tecnológicos
2.direccionamie
nto estratégico

3.control y Diseñar estrategias de 3. Publicidad

seguimiento publicidad

3. evaluación y
control
Evaluación del proceso 4. Recomendacion
es de mejora
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 18 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Coordinador de
Comunicaciones, Redes y
Tecnología, Gerente
Gestión gerencial
Computadores, oficinas, Gestión de talento humano
papelería, teléfonos
Gestión jurídica

Área comunicaciones, Redes y

Tecnología

Gestión de evaluación, control y

mejora

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/ CONTROL

Políticas
Normatividad
Publicidad
Políticas
Planes de mejora
Control y seguimiento
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 19 de 20
07

Nombre Gestión de evaluación, control y mejora

Objetivo Establecer mecanismos de medición, evaluación y verificación, que
permitan la valoración permanente de la eficiencia, eficacia y
efectividad de los procesos, obteniendo información para la toma de
acciones que mejoren el desempeño de KUMON
Responsable Gerente
Alcance Desde la aplicación de auditorías, evaluaciones y verificaciones; hasta
seguimiento de sus informes

proveedor
Entradas Actividades Salidas Cliente

Realizar 1.programa de auditorías

1.direccionamiento seguimiento y internas
estratégico
medición a todos
los procesos
2.listas de verificación
1.todos los 2.mapa de
procesos de procesos Realizar asesoría y 1.comite de
la formular desarrollo
3.evidencias objetivas administrativo
organización recomendaciones con
3.estados de
acciones de alcance preventivo
mejora
4.consolidados de resultados
de auditorías internas
4.planes de Realizar evaluación de
mejoramiento riesgos
2.todos los procesos
2.gestión de 5.acciones correctivas, de la organización
5.desempeño de preventivas y de mejora
evaluación y
los procesos Planear y realizar
auditorias
evaluación y
seguimiento
6.programas de 6.planes de mejoramiento
auditorías internas
Realizar
7.acciones mantenimiento y
correctivas, mejora de los sistemas
preventivas y de de gestión al interior
mejora
del proceso
 KUMON
NIT: 46368838-2
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Código: SST-P-DG-
Versión: 01 Área: SST Fecha: Página 20 de 20
07

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS PROCESOS DE APOYO

Gestión gerencial

Computador, papelerías, Gestión operativa

Gerente infraestructura, teléfonos, oficinas
Gestión de talento humano
Responsables de los procesos
Gestión SSTMAC

Gestión de evaluación control y de

mejora

DOCUMENTOS EMPLEADOS SEGUIMIENTO/ CONTROL

Seguimiento al proceso de
Los relacionados en Listados Maestros mejoramiento continúo
de Documentos y Registros aplicables
al proceso Planes de mejoramiento

Registros de entrenamiento de Revisiones gerenciales

auditorias
Auditorias
Informes de resultados de auditorias
Evaluación ejecución de auditorias