Unidad 2 / Escenario 3

Lectura fundamental

El archivo

Contenido

1 Concepto, función y clasificación de los archivos

2 Sistemas de ordenación de los archivos

Palabras clave: archivos, archivo histórico, archivo de gestión, archivo semiactivo, ordenación alfabética.
1. Concepto, función y clasificación de los archivos

Concepto de archivo

“Los archivos son considerados los activos más importantes de una nación u
organización, puesto que representan sus memorias y su historia”.

Un archivo es la agrupación de uno o varios documentos producidos por una persona o entidad
pública o privada, conservados y almacenados en un espacio físico, por su valor histórico, cultural y
sustantivo; y con un fin determinado de acuerdo con normas y políticas previamente establecidas.

Función de los archivos

• Reunir, de forma ordenada de tal forma que puedan ser consultados y recuperados con eficacia
y rapidez, los documentos que hacen parte de una organización.

• Garantizar que los documentos de gran utilidad o que posean un valor, histórico o cultural, sean
debidamente conservados, ordenados y clasificados.

• Ser un ente activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los existentes.

• Permitir periódicamente la transferencia de archivos de baja consulta o inactivos.

• Analizar y valorar los documentos con el fin de determinar su conservación o destrucción.

• Deben cumplir con la normatividad y requisitos legales establecidos por el estado referente a la
custodia y conservación de los documentos.

Importancia de los archivos

Se constituyen en un instrumento esencial para una nación o entidad, porque en estos se refleja la
memoria, dan testimonio y permiten la conservación y consulta cuando se requiera indagar hechos
del pasado o probatorios.

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 Los contenidos de la información son
Simples identificados de forma sencilla.
Cualidades de los archivos

Los procesos de archivar y de consultar son

Funcionales más eficientes.

Exactos Se preveen errores con una adecuada clasificación.

A la hora de tomar decisiones se debe de identificar

Técnicos la situación con el fin de delegar al personal
adecuado para brindar las soluciones oportunas.

Las búsquedas son más efectivas lo que

Económicos permite ahorrar tiempo y costos.

Figura 1. Cualidades de los archivos

Fuente: elaboración propia

Clasificación de los archivos

Las organizaciones deben hacer una valoración de sus archivos documentales de tal forma que les
permita identificar los documentos que deben ser preservados o eliminados al momento de tomar
decisiones sin que estas causen perjuicios en sus procesos.

Según su organización, los archivos pueden ser:

Archivo centralizado

Contiene la documentación e información vigente de una organización, la cual es controlada y

centralizada desde una dependencia o área específica, encargada de velar por su conservación y
permite la consulta oportuna de la información.

Archivo descentralizado

Es el que permite que cada dependencia de la organización, sea la responsable de crear,

organizar, clasificar y conservar sus documentos de acuerdo con sus necesidades y
requerimientos; y dando acceso y consulta de los mismos de forma inmediata.

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Según la frecuencia de consulta o uso:

Archivo activo

Son los archivos que son consultados con frecuencia; de acuerdo con su valor administrativo
son: contratos laborales, historias clínicas, resoluciones, hojas de vida, facturas de proveedores
sin radicar y listas de precios actualizadas, entre otros.

Archivo semiactivo o archivo central

Son archivos que contienen documentos con baja frecuencia de consulta, que han cumplido
en gran parte con su ciclo de utilidad, es decir que su uso es esporádico por el objeto por el
que se crearon, se almacenan y conservan durante un tiempo determinado, mientras se les
define su destino, algunos se envían al depósito de los archivos inactivos o en su defecto son
destruidos porque no tienen valor en la gestión documental de la organización o entidad bien
sea pública o privada.

Archivo inactivo o archivos pasivos

Son archivos de poca consulta, cuentan con documentos que se refieren a hechos pasados
y cuya utilidad depende de la importancia que represente para la organización. Estos son
almacenados y conservados de acuerdo con un análisis de valoración que determina, según
su objeto: jurídico, histórico, político o documental, y le define su destino: almacenamiento
perpetuo o destrucción definitiva.

Requerimientos de transferencia de archivos

Tablas de
retención
documental

Inventario
Tablas de
de series Transferencia
valoración
documentales de archivos
documental
a transferir

Cronograma de
transferencias

Figura 2. Requerimientos de transferencia de archivos

Fuente: Elaboración propia

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Según su ciclo vital:

Archivo de gestión

Son archivos que son consultados permanentemente por personal administrativo y cuya
conservación depende directamente del departamento o dependencia a la que pertenecen,
la cual determinan su gestión y valor administrativo y toma la decisión de su permanencia
o traslado al archivo central o semiactivo. El tiempo de permanencia de la documentación
contenida en este tipo de archivo oscila entre uno y cinco años.

Archivo intermedio

Se almacenan documentos remitidos por el archivo de gestión, donde su consulta no es muy

frecuente, pero que deben ser conservados porque aún algunas dependencias o departamentos
requieren de su consulta.

¿Sabía que...?
El decreto 998 reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los
archivos de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación,
ordenada por el decreto 1382 de 1995.

Archivo histórico

La documentación almacenada en este tipo de archivo es proveniente de los archivos de gestión

o de los archivos semiactivos, los cuales son clasificados por su importancia histórica, cultural,
científica y son considerados fuente de investigación.

Según su naturaleza o contenido:

Archivo público

Aquí se depositan los documentos que son producidos o hacen parte de las entidades oficiales o
gubernamentales en el ejercicio de sus competencias; estas pueden ser de tipo judicial, militar,
departamental y municipal, entre otras.

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 Archivo privado

Contienen documentación producida por entidades privadas en el ejercicio de su función

jurídica o natural, como son: actas, circulares, oficios, etcétera.

Archivo privado de interés público

Son archivos de tipo investigativo, histórico, cultural o científico producidos, custodiados y

conservados por entidades privadas, considerados de naturaleza pública.

2. Sistemas de ordenación de los archivos

La ordenación es un elemento esencial en la organización de los archivos, mediante la cual se

establece una secuencia en los documentos, permitiendo así, mayor control en la ubicación y
en el acceso a la información.

En la ordenación de los documentos que hacen parte de un archivo hay diversos sistemas como son:

Ordenación cronológica

Por las fechas de trámite asignadas a los documentos, de acuerdo con unas políticas o normas
establecidas y cuya secuencia debe iniciar con el año, seguido del mes y por último el día. Este
tipo de ordenación se aplica a documentos como: tarjetas de cliente, memorias, actas y guías,
entre otros.

Ordenación numérica

Este sistema se caracteriza por el ordenamiento representado en números asignados de forma

secuencial a los documentos que van a ser archivados. Este tipo de ordenación se usa en
documentos como: recibos de servicios públicos, ordenanzas, licitaciones, decretos, etcétera.

Ordenación alfabética

Los documentos se ordenan de forma secuencial con base en las letras del alfabeto, de la A–Z;
las diferentes formas de este ordenamiento son:

Ordenamiento alfabético por temas:

Los documentos se ordenan según el contenido de la información; como por ejemplo: informes
de gestión, informes estadísticos, etcétera.

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 • Ordenamiento alfabético geográfico

Consiste en ordenar sitios geográficos alfabéticamente como: municipios,

departamentos, barrios.

• Ordenamiento alfabético por nombres de personas jurídicas

Ordenamiento por nombres de organizaciones tal como han sido registradas ante la Cámara
de Comercio.

• Ordenamiento alfabético personas naturales

El ordenamiento de este tipo corresponde al registro de nombres y apellidos de las personas

registrados y almacenados en archivos para efectos específicos, como por ejemplo: archivo
Registraduría Nacional, clientes de bancos, etcétera.

Figura 3. Cuadro de índice de tarjeta

Fuente: claudiobaba (s.f.)

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Ordenación alfanumérica

Permite usar al a la vez el sistema numérico, cronológico y alfabético para ordenar los
documentos que van hacer archivados. Este tipo de ordenación se aplica en contratos laborales
e historias clínicas, entre otros.

Independientemente del sistema de ordenación que elija la organización o entidad, este debe
garantizar la consulta oportuna y eficaz de la documentación y por tanto debe transmitir seguridad.

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Referencias
Arévalo, J. V. H. (2002). Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística. Disponible en:
https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Cruz, M. J. R. (2014). Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. Disponible en:

https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Cruz, M. J. R. (2009). Qué es un archivero. Disponible en: https://ebookcentral-proquest-com.

loginbiblio.poligran.edu.co

Heredia, H. A. (2007). ¿Qué es un archivo? Disponible en: https://ebookcentral-proquest-com.

loginbiblio.poligran.edu.co

Referencias de imágenes
claudiobaba (s.f.) Cuadro de índice de tarjeta. [Fotografía] Recuperado de: https://www.gettyimages.
com/detail/photo/alphabetic-organizer-royalty-free-image/92136326

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Técnicas de Archivística y Gestión Documental

Unidad 2: El archivo y el documento
Escenario 3: El archivo

Autor: Carmen M. Romero Bracho

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla

Diseñador Gráfico: Felipe Puentes
Asistente: María Elizabeth Avilán Forero

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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