TITULO DEL PROYECTO:

INTRODUCCION: este es un trabajo donde se escogió una empresa del ámbito privado
que no contara con ningún tipo de técnica archivística, para así hacer un estudio de todos
los documentos que se puedan generar, y hacer un análisis y diagnóstico del archivo, para
esto debemos estudiar los principios de la archivística en la implementación y organización
del archivo. La motivación a escoger esta empresa es que está iniciando en todo su proceso
es para nosotros muy importante contribuir en un tema tan importante como lo es el archivo
a encaminar una buena estrategia para el buen desarrollo.

PROBLEMA DE INVESTIGACION: Es de vital importancia plantear las estrategias de

archivo para dar un buen encaminamiento a esta empresa que está iniciando en este tema,
por lo tanto ¿Qué debemos hacer para organizar bien el archivo de esta compañía?

OBJETIVOS
GENERAL: Organizar los tipos de documentos que genera la compañía para implementar
las técnicas de archivística y hacer que esta compañía obtenga un archivo totalmente
organizado.
ESPECIFICOS:
 Aplicar los principios archivísticos tal como lo establece la ley 594 del 2000
 Identificar los tipos de documentos que hay en la compañía
 Garantizar que los documentos sean debidamente conservados y que se facilite su
consulta.
 Dar cumplimiento a los estándares nacionales de archivística en la compañía
MARCO TEORICO
para dar cumplimiento a los parámetros de esta investigación debemos tomar en cuenta las
normas y parámetros que establece la ley, para ello tomamos en primera medida la ley 594
del 2000, esta ley está conformada por 13 capítulos donde se establecen las normas que
regulan la función archivística y que deben seguir la pautas y principios que regulan la
función de la gestión documental, esta define los conceptos técnicos del léxico archivístico
para que las empresas se familiaricen y tengan una conceptualización normalizada, esta ley
describe conceptos como: archivo, archivo público, archivo privado de interés público,
archivo total, documento de archivo, función archivística, gestión documental, patrimonio
documental, soporte documental, tabla de retención documental y documento original.
Dado esto para empezar a realizar el archivo de una compañía además que esta empresa
está iniciando debemos tomar en cuenta una parte fundamental que describe la ley 594 ya
que incluye los principios generales que rigen la función archivística que son bastante
importantes estos son: fines de los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad,
responsabilidad, dirección y coordinación, administración y acceso, racionalidad,
modernización, función de los archivos, manejo y aprovechamiento de los archivos e
interpretación.
Para garantizar un buen método de archivo debemos identificar los tipos de documentos
que genera la compañía para así realiza un buen análisis de la función, importancia,
clasificación de los archivos y así dar inicio a la labor de generar un excelente archivo en
esta empresa.
 MARCO CONCEPTUAL

Definimos los conceptos mas importantes a tener en cuenta en esta investigación

1. DEFINICIONES IMPORTANTES
1.1 Archivo: Un archivo es la agrupación de uno o varios documentos producidos por una
persona o entidad pública o privada, conservados y almacenados en un espacio físico, por
su valor histórico, cultural y sustantivo; y con un fin determinado de acuerdo con normas y
políticas previamente establecidas.
1.2 Archivo privado: Los archivos privados son aquellos que custodian los documentos
generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las
funciones y actividades que les son propias.
1.3 Documento de archivo: Se refiere al sitio o lugar donde se produce o recibe la
información bien sea por un ente público o privado en función de sus actividades.

2. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA FUNCION ARCHIVISTICA

2.1 fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por
lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del estado, particular los de servir a
la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados
en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del
ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

2.2 Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la
cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
2.3 Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la
gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de
justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos
y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
2.4 Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las
autoridades por el uso de los mismos.
2.5 Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación
es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para
coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental
como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del
Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución
Política.
2.6 Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley.
2.7 Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad
de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo,
constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.
2.7 Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos.
2.8 Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora.
2.9 Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los
recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a
los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se
interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

Para iniciar este proyecto lo principal es indagar la empresa escogida para así saber cuál es
su principal función esto quiere decir saber a qué se dedica, con esta información empezar a
indagar los tipos de documentos se generan y cuales puedan estar en un futuro como
sabemos que es una entidad privada que está iniciando tenemos claro que no cuenta con
ninguna metodología de archivo, dado esto separamos las áreas de la compañía y así
identificamos que documentos se generan por área de trabajo ya con esta información
empezamos a trabajar en la aplicación de los principios archivísticos, técnicas de
archivística e implementar en esta compañía y excelente manejo de archivo.

SOLUCION DEL CASO

 Después del estudio previo de todos los campos se organizó por áreas de trabajo los
tipos de archivos, dando así la importancia a cada tipo aplicando los criterios para la
selección, para así dar inicio a la organización en la selección cuantitativa intrínseca
por eso cada área conoce que documentos genera y decidir si hay que conservar o
eliminar los documentos.
 Se dio organización extrínseca para el ordenamiento cronológico para el archivo de
documentos contables tales como: facturas, comprobantes de ingreso y egreso, pago
de nóminas, movimientos bancarios, declaración de impuestos que son de bastante
importancia en la compañía.
 BIBLIOGRAFIA

Congreso de la republica (2000) ley 594 disponible en:

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf
Politécnico gran colombiano, módulo de técnicas de archivística, lectura fundamental 2 y 3