Estructura documental de un sistema de gestión y

normalización
La estructura documental de un sistema de gestión se compone de una serie de
documentos y controles que pretende minimizar los riesgos a los que se puede enfrentar
una organización. En cuanto a la normalización, tiene por objeto establecer, ante
problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos,
con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede
ser tecnológico, político o económico. A continuación, revisa los recursos y profundiza
en el estudio y compresión de estas temáticas. Al finalizar, realiza el ejercicio
planteado:
Estructura documental de un sistema de gestión y
normalización
Documentación
La gestión de documentos regula la práctica efectuadas tanto por los responsables de su
gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de
sus actividades.
La gestión de documentos en una organización incluye:

 El establecimiento de políticas y normas.

 La asignación de políticas y normas.
 El establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.
 La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
 El diseño y la implementación y la administración de sistemas especializados de
gestión de documentos.
 La integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la
organización.

Para poner en marcha la documentación se debe:

 Definir la codificación de los documentos.

 Definir la estructura de cada uno de los documentos.
 Reunir los implicados para conjuntamente construir los documentos.
 Leer y comprender cada uno de los requisitos de la norma que se desea
implementar.

Los documentos requeridos por el sistema de gestión integrado deben controlarse. Debe
establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

 Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
 Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de
los documentos.
 Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
 Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables.
 Asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina
que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión
Integral, se identifican y se controla s distribución.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

(ICONTEC, -NTC ISO 15489-1-, 2010, pp. 5-24)