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Define y proyecta el flujo de caja de tu empresa

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Define y proyec ta el flujo de caja de tu empres a. D ocumento de preguntas y respuestas . Febrero 1

de 2010. © Bogotá E mprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo c ualquier forma.
ESTRUCTURA

1. El flujo de dinero de la empresa.

2. El flujo de caja.

3. Ventajas de elaborar el flujo de caja de la empresa.

4. Elementos del flujo de caja.

Saldo inicial.
Ingresos.
Egresos.
Saldo final.

5. Estructura del flujo de caja.

Flujo de caja de operación.

Flujo de caja de inversión.
Flujo de caja de financiamiento.

6. Pasos para preparar y proyectar el flujo de caja.

Revisión de la información disponible.

Definición y cálculo de los ingresos.
Definición y cálculo de los egresos.
Análisis de composición y saldos.

7. Estrategias para mejorar el flujo de caja.

Bibliografía

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 1. El flujo de dinero de la empresa

Toda empresa debe concebirse como una unidad de transformación

de dinero, en la cual este se usa para convertir los recursos en bienes
o servicios y retorna una vez que estos hayan sido vendidos.

El flujo de dinero es un movimiento continuo de entradas y salidas de

dinero que se necesita para financiar continuamente el ciclo de
operación del negocio.

Es importante identificar el flujo de dinero para desarrollar la

actividad de la empresa, sea esta comercial, manufacturera o de
servicios.

Figura 1. Flujo de dinero de la empresa.

Entradas de $$$ Salidas de $$$

Compra Materia
Ventas de Contado Prima

Compra Inventario
Pagos de deudores

Pagos Proveedores
Venta de Activos
Fijos
Pago Trabajadores
Préstamos
obtenidos
Pago Préstamos
Beneficios de
inversiones Compra Activos
Fijos

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 2. El flujo de caja

El efectivo es el recurso más importante con el que cuenta la

empresa y su correcta administración es fundamental para el buen
funcionamiento de la misma.

El flujo de caja es una herramienta financiera, que permite ordenar

las entradas y salidas de dinero de la empresa, en un período
determinado de tiempo, usada para calcular el saldo de efectivo al
inicio y al final de dicho período y tomar decisiones de inversión o
financiamiento.

Se elabora con el propósito de registrar los movimientos futuros de

dinero provenientes de la operación normal de la empresa, tales
como venta de productos o servicios, venta de activos, obtención de
préstamos y aportes de los socios o accionistas y de aquellas
transacciones que requieren salidas de efectivo como compra de
materia prima, compra de activos o pago a proveedores y de
obligaciones bancarias.

El flujo de caja establece la capacidad de pago de las obligaciones de

la empresa y permite disminuir posibles riesgos de iliquidez.

3. Ventajas de elaborar el flujo de caja de la empresa

Es muy importante conocer y profundizar sobre el tema del flujo de

caja porque es un elemento vital en la economía de la empresa, que
permite apoyar el fortalecimiento de su dirección y su control y
organización. La planeación y proyección del flujo de caja permite:

Administrar el efectivo de la empresa con el fin de mantener una

disponibilidad de dinero suficiente para cubrir las necesidades
mínimas y para atender eventuales necesidades adicionales.

Prever las necesidades de efectivo y la manera de atenderlas

adecuada y oportunamente. El flujo de caja es necesario para el
correcto funcionamiento de la empresa y es una herramienta de
gran importancia para maximizar la utilización de los recursos.

Facilitar el control y la coordinación del efectivo, el establecimiento

de la capacidad de pago de las obligaciones y la evaluación de la

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 habilidad de la empresa en la generación de futuros flujos de
efectivo.

Preparar los pronósticos de los probables ingresos y egresos en

efectivo en un período determinado y facilitar el cálculo de la
rentabilidad de las inversiones.

4. Elementos del flujo de caja

Saldo inicial

El saldo inicial es el dinero en efectivo con el que la empresa inicia un

período —cuenta de caja del balance general—.

Este valor generalmente es la cantidad de dinero en efectivo con la

que se inicia una empresa —en el caso de que sea nueva—, la que
sobra en caja —superávit— o la que se queda debiendo del período
inmediatamente anterior —déficit—.

Ingresos

En la cuenta de ingresos se registran todos los conceptos por los

cuales entra dinero en efectivo a la caja de la empresa y la fecha en
que se reciben. Por ejemplo: ventas de contado, recuperación de
cuentas por cobrar, ventas de activos, préstamos y otros pasivos —
que generen ingresos de efectivo—, rendimientos, aportes, etc.

Egresos

En la cuenta egresos se registran todos los conceptos por los cuales

sale dinero en efectivo de la caja de la empresa y la fecha en que se
hacen. Se deben tener en cuenta todas las compras. Los pagos de
compras que no son de contado se registran en la cuenta pago a
proveedores en la fecha efectiva del desembolso.

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 Saldo final

Representa el efectivo con el que realmente se cuenta al finalizar el

período proyectado.

5. Estructura del flujo de caja

El flujo de caja es un estado financiero básico que muestra el efectivo

generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y
financiación, que involucra las cuentas que afectan estas tres
actividades.

Formato 1. Estructura del flujo de caja

Periodo 1 Periodo 2 Periodo N

Operación
Ingresos de la Operación
Ventas de Contado
Recuperación de cuentas por cobrar
Otros Ingresos Operacionales
Total Flujo de Ingresos de la operación
Egresos de la Operación
Compras de materia prima
Pago Salarios
Pago Arrendamientos
Pago servicios Públicos
Gastos de ventas
Impuestos
Otros Egresos Operacionales
Total Flujo de Egresos de la operación
FLUJO DE LA OPERACIÓN
Inversión
Construcciones y edificaciones
Maquinaria y equipo
Otras Inversiones
FLUJO DE LA INVERSIÓN
Financiación
Aportes de socios
Créditos (Recibidos)
Pago créditos capital
Gastos financieros
Pago de pasivos (obligaciones)
FLUJO DE FINANCIACIÓN
FLUJO NETO
Saldo Inicial en Caja
SALDO FINAL EN CAJA

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 Es por esto que, y para una mejor lectura, su elaboración se puede
hacer dividiendo su estructura en operación, inversión y financiación,
dependiendo del origen y destino de las entradas y salidas de dinero.

Flujo de caja de operación

El flujo de caja de operación muestra el efectivo que se generó por

ingresos y egresos inherentes a la actividad de la empresa —
comercial, manufacturera o de servicios— en cierto período de
tiempo.

Este flujo de caja reporta las actividades del día a día que generan
entradas de efectivo de los clientes y salidas por pagos a empleados y
proveedores, como:

Ingresos de efectivo por venta de bienes y servicios o por cobro de

cuentas a deudores de ventas a crédito.

Salidas de efectivo para compras de materia prima, insumos o bienes

para la venta y por pagos a proveedores, empleados o acreedores de
la empresa.

Formato 2. Flujo de caja de operación

Concepto/Periodo Periodo 1 … Periodo N

Flujo de Caja O perativo
Ingresos p or ventas de contado
Ingresos p or ventas de periodos ant eriores
Total Ingresos Operativos (1)
Compra de Materia Prima (Crédito y contado)
Pago Man o de Obra
Pago Gastos Administrativos
Pago Gastos d e Ventas
Pago Impuestos
Total Egresos Operativos (2)
Flujo Neto Operativo (1-2=3)

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Flujo de caja de inversión

Las actividades de inversión hacen referencia a las inversiones de la

empresa por la compra de activos fijos, de inversiones en otras
empresas, de títulos valores, etc.

El flujo de caja de inversión reporta cuánto efectivo se invirtió en la

adquisición, o se obtuvo por la venta, de bienes y/o servicios que
representan activos para la empresa —terrenos, edificios, maquinaria
y equipos—, como:
Ingresos por la venta de inversiones permanentes, de propiedades,
planta y equipo o por la venta de otros activos.

Pagos por la compra de activos fijos utilizados en las actividades de la

empresa.

Formato 3. Flujo de caja de inversión

PERIODO PERIODO 1 … PERIODO N

Flujo de Caja Inversión
Venta de activos fijos
Venta de otros activos
Total entradas por venta inversiones
Pagos por inversión en terrenos
Pagos inversión construcciones y edif.
Pagos inversión maq y equipo de oper.
Pagos compra muebles y enseres
Pagos compra equipos de transporte
Pagos compra equipos de oficina
Pago compra otros activos
Total salidas por inversión
Flujo de Caja Neto de Inversión

Flujo de caja de financiamiento

Las actividades de financiación hacen referencia a la adquisición de

recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros —pasivos—
o de sus socios —aportes—.

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 El flujo de caja de actividades de financiación muestra el movimiento
de efectivo generado por la obtención de préstamos, la emisión de
acciones para apoyar la operación de la empresa, el pago de
préstamos y dividendos y la recompra de acciones, como:

Ingresos recibidos por el incremento de aportes de capital, por la

colocación de acciones o pagarés y por préstamos recibidos de
entidades financieras o de terceros.

Pago de dividendos o distribución de utilidades o excedentes, de

capital e intereses sobre bonos emitidos y sobre obligaciones
financieras o con terceros.

Formato 4. Flujo de caja de financiamiento

PERIODO PERIODO 1 … PERIODO N

Flujo de Caja Financiamiento
Desembolso préstamos nuevos
Incrementos de capital
Total entradas por financiamiento
Amortizaciones a capital pasivos actuales
Pago de intereses sobre pasivos actuales
Amortización capital nuevos préstamos
Pago intereses nuevos préstamos
Readquisición de acciones / aportes
Pago de dividendos / utilidades
Total pagos por financiamiento
Flujo de Caja Neto de Financiamiento

6. Pasos para preparar y proyectar el flujo de caja

La elaboración del presupuesto de efectivo debe partir del

conocimiento del saldo existente al comienzo del período a planear.

Para determinar las disponibilidades correspondientes a cada uno de

los períodos, a ese valor inicial se le agregan los ingresos previstos,
que incluyen las ventas de contado, la recuperación de cartera, los

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 intereses por inversiones en títulos valores o de cuentas que ofrecen
beneficios financieros y la venta de activos productivos.

Después de establecer el efectivo disponible se estiman los egresos

de efectivo asociados con las diferentes obligaciones que la empresa
contrae con quienes le proveen productos o servicios.

Al restar las salidas de efectivo de las disponibilidades calculadas

previamente se obtiene el saldo final, que al compararse con el
monto mínimo esperado permite tomar decisiones de inversión
temporal, si se presentan excedentes —superávit—, o de
financiamiento, si se presenta déficit de capital. Los pasos son:

Paso 1. Revisión de la información disponible

El proceso de preparación del flujo de caja se inicia con la revisión de

la información disponible: el balance general, el estado de resultados,
los indicadores financieros, las políticas e información de la empresa,
la información del sector y las condiciones económicas.

Con esta base se obtiene información sobre fechas de vencimiento,

tasas de interés, cuentas por cobrar y montos a pagar por
obligaciones en cada fecha.

Paso 2. Definición y cálculo de los ingresos

Se prepara una lista de posibles conceptos de ingresos: ventas de

contado, recuperación de cuentas por cobrar, venta de activos,
préstamos y otros pasivos, rendimientos, aportes, etc.

Se deben tener en cuenta las recomendaciones vistas en el desarrollo

de la cápsula para cada concepto.

Paso 3. Definición y cálculo de los egresos

Así mismo, se prepara una lista de posibles conceptos de egresos:

compras del período, gastos de administración que se deben pagar —
honorarios, salarios, prestaciones, arriendos, mantenimiento, seguros

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 y servicios—, gastos de ventas —salarios y comisiones—, pagos por
otros conceptos —intereses y gastos financieros—, pago de impuestos
y de obligaciones bancarias y compra de activos fijos.

Se deben tener en cuenta las recomendaciones vistas en el desarrollo

de la cápsula para cada concepto.

Paso 4. Análisis de composición y saldos

Una vez integrado el flujo de caja se hace el análisis de la

composición de ingresos y egresos y el saldo que representa para la
empresa.

Para hacer ese análisis se deben considerar las necesidades de

crédito y si el flujo de operación es el adecuado para atender los
compromisos del flujo financiero.

Es conveniente revisar también los saldos o excedentes con el fin de

estar preparados para negociar frente a los saldos finales obtenidos,
sean estos positivos, negativos o cero.

7. Estrategias para mejorar el flujo de caja

La escasez de flujo de caja afecta en algún momento a todas las

empresas. Idealmente se puede enfrentar este tipo de crisis mediante
el acceso a una línea de crédito o a un préstamo continuo,
previamente establecidos con un banco, o mediante el uso de las
reservas de efectivo destinadas para estas ocasiones.

Pero ¿qué se puede hacer si no fue planeado con anterioridad? A

continuación se presentan algunas opciones para la clasificación de
prioridades que pueden ayudar a enfrentar una situación de iliquidez
en la empresa:

Organizar el sistema de cuentas por cobrar de la empresa

Cuanto más rápida sea la rotación de las cuentas por cobrar, mayor
será el dinero que podrá invertir en el crecimiento y desarrollo de la
empresa. Es importante clasificar las cuentas por cobrar según su

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 antigüedad en categorías —menos de 30 días, entre 30 y 60 días y
entre 60 y 90 días— con el fin de emprender acciones inmediatas
ante su vencimiento.

Negociar plazos con los proveedores

Una muy buena estrategia para generar liquidez en la empresa es

hacer uso del plazo máximo que conceden los proveedores para
pagar las facturas —con frecuencia 60 o 90 días—. Estos plazos
equivalen a una línea de crédito sin intereses que otorgan los
proveedores.

De esta manera se contará con suficiente tiempo para obtener el

dinero de las cuentas por cobrar sin necesidad de incurrir en el gasto
que involucran las líneas de crédito de corto plazo.

Aprovechar los descuentos por pagos por adelantado

Si los proveedores ofrecen un descuento por pago por adelantado no

se debe dejar pasar esa oportunidad. Por ejemplo: un 2% sobre una
factura a 30 días equivale a una ganancia de 24% anual si se
invirtiera esa cantidad de dinero.

Si los proveedores no ofrecen ningún tipo de incentivo este se puede

pedir. Es posible que estén dispuestos a otorgar un descuento a
cambio de un pago más rápido de sus facturas.

Revisar, comparar y ajustar los precios

En cuanto al precio se debe reflexionar sobre lo siguiente: ¿se han

logrado equiparar los precios con los costos?, ¿cuándo se hizo un
reajuste de precios por última vez?, ¿qué tan competitivo es el precio
frente al de la competencia?

Es importante verificar y comparar los precios con los de la

competencia con cierta regularidad. Si esta tiene precios más altos,
se debe establecer la misma estrategia.

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 Realizar compras conjuntas

También se puede ahorrar dinero en la compra de materia prima y de

materiales al agruparse con otras empresas del sector para comprar
insumos al por mayor con el fin de obtener un mejor precio o
descuentos importantes y luego se debe distribuir la cuenta en forma
proporcional a la cantidad comprada por cada uno.

Controlar el inventario

El adecuado manejo de los inventarios es crucial en el nivel de control

del efectivo de la empresa. Una práctica favorable es revisar los
movimientos del inventario con bastante frecuencia, ya que en
algunos casos mantener un inventario excesivamente grande puede
implicar un enorme desperdicio de capital.

La revisión periódica del inventario permite encontrar productos

vencidos o antiguos, de tal manera que se pueden posponer sus
próximos pedidos para deshacerse de ellos o venderlos al costo para
recuperar liquidez.

Acudir al factoring

El factoring es una alternativa moderna de financiación para obtener

liquidez en corto tiempo, a través de la cual las empresas
transforman en efectivo sus cuentas por cobrar —facturas, cheques,
1
pagarés y letras—.

Es una herramienta financiera cada vez más usada para proporcionar

liquidez a las empresas, porque las libera de trámites costosos de
cobro y les permite mayor flexibilidad en sus créditos, ya que
convierte las ventas de corto plazo en ventas de contado.

1
Adaptación del contenido original del artículo denominado “Cómo administrar las finanzas de s u
empresa” dis ponible en: www.negocioses tructurados .c om/WebContent/wfmFactoring.aspx

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 Recurrir al leasing financiero

El arrendamiento por lo general tiene un costo más alto que la

compra. Sin embargo, estos costos mayores con frecuencia se ven
justificados con beneficios en el flujo de caja.

El arrendamiento de maquinaria, equipos y otras herramientas

necesarias para la expansión de la empresa evita la inmovilización de
capital o la obtención de líneas de crédito, recursos que pueden ser
destinados con más provecho a las actividades diarias de la empresa.

Por otra parte, los pagos por concepto de arrendamiento se

consideran un gasto comercial, de manera que los beneficios
tributarios se mantienen aunque no se realicen compras.

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 Bibliografía

Elaborado por el equipo de Bogotá Emprende a partir de las

siguientes fuentes de información:

ORTIZ ANAYA, Héctor. Flujo de caja y proyecciones financieras.

Universidad Externado de Colombia. 2004.

BURBANO RUIZ, Jorge E. Presupuestos. Enfoque de gestión,

planeación y control de recursos. Bogotá: McGraw Hill, 2008.

WELSCH, Glenn A. Presupuestos, planificación y control. México

Pearson Prentice Hall. 2005.

“Gestión financiera”, contenido, Bogotá Emprende, Cámara de

Comercio de Bogotá, 2008 www.bogotaemprende.com

Programa Tutor “Gestión financiera” Cámara de Comercio de Bogotá.

Bogotá, Consultoría Gerencial Integral, 2006.

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