REPUBLICA DE COLOMBIA boty en MINISTERIO DEL TRABAJO. RESOLUCION NUMERO 22 4 2 DE 2020 ( a7octrom =) Por medio de la presente se adopta el ineamiento para el desarrollo de audiencias de conciliacion extrajudicial en materia laboral medio virtual EL MINISTRO DEL TRABAJO En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 3° del articulo 9 y el articulo 60 de la Ley 489 de 1998, asi como el numeral 15 del articulo 6° del Decreto 4108 de 2011, y CONSIDERANDO Que mediante el articulo 28 de la Ley 640 de 2001, “Por medio de la cual se modificé normas relativas a concillacién y se dictan otras disposiciones’, sefialo que las conciliaciones de caracter extra judicial en materia laboral seran competencia de los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social. ‘Que mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020, el Ministro de Salud y Proteccion Social, de acuerdo con Jo establecido en el articulo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaré el estado de ‘emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta 21 30 de mayo de 2020 y, en virtud de esta, adopt6 una serie de medidas con el objeto de prevenir y controlar la propagacion del COVID-19 y mitigar sus efectos, Que mediante el Decreto No. 417 del 17 de marzo de 2020, el Gobiemo Nacional declaré el estado de emergencia Econdmica, Social y Ecoldgica en todo el Territorio Nacional, por la crisis generada por el COVID-19, Que mediante Circular No. MJD-CIR20-0000015-GCE-2100 del 17 de marzo de 2020, el Ministerio de Justicia sefial medidas de contingencia generada por el COVID-19, entre las cuales, se indiod “sa recomienda la reaizacion de audiencias Virtuales hasta tanto cesen los motivos que alieron origen a la emergencia saniaria, para lo cual es menesfer el uso de las tecnologias de la informacién y las comunicaciones (TIC) como herramientas de apoyo para las audiencias de conciliacion (..). Que a través del atticulo 3° del Decreto Legislative 491de 2020, El Ministerio de Justicia y del Derecho, sefialo que la prestacion de los servicios a cargo de las autoridades, deberdn evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria declara por el Ministerio de Salud y Protecci6n Social, de igual forma indico: (..Jlas autoridades a que se refiere el aticula 1 del presente Decreto velaran por prestar os servicios a Su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utlizando las tecnologias de la informacién y las comunicaciones. Las auforidades daran a conocer en su pagina web los canales oficiales de comunicacién 0 informacién mediante los cuales prestarén su servicio, as! como los mecanismos fecnol6gicos que éemplearén para el registro y respuesta de las petciones. En aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnoldgicas para prestar el servicio en los. témminos dl inciso anterior, las autoridades doberén prestar el servicio de forma presencial. Noy7 OCT 2020 RESOLUCION No. 2242 de 2020 2 HOJA 2 de 4 Continuacién de la Resolucion “Por medio de la presente se adopta él ineamiento para el desarrollo de audiencias de conciliacién extrajudicial en materia laboral medio virtual" obstante, por razones sanitaras, las autoridades podrén ordenar la suspension del servicio presencia, {otal 0 parcialmente, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economia y el _mantenimiento del aparalo productive empresaril. En ningin caso la suspension de la prestacién del servicio presencial podré ser mayor a la duracién de la vigencia de la Emergencia Sanitaria dectarada por el Ministerio de Salud y Proteccién Social Que la Corte Constitucional se sentencia C-242 de 2020 en revision de constitucionalidad del Decreto 491 yen relacidn con el articulo 3 expresé: 6.58, Ahora bien, esta Sala lama la atencién sobre el hecho de que ef Constituyente de 1991 no prahibié ninguna modalidad de trabajo en el sector pibico, ni estabeci6 su preferencia sobre alguna de elas, pero, como se explicé paginas atrés, si ordené la necesidad de que se garantice la prestacién adecuada, Continua y efectiva de los servicios a cargo de las distintas autoridades. en especial, de aquellos esenciales para la comunidad y para la garantia de los derechos funday de los residents en ef pais. 6.59, En consecuencia, a Corte estima que. de confonnidad con lo dspuesto en los artculos 123 y 150 de la Constitucion, ef legislador esta facultado para determinar la modaldad de trabajo bajo la cual os servidores del Estado y los particulares que desemperien funciones piblicas deben cumplir can funciones y compromises, siempre que la regulacién que se adopte garantice (2 prestacion adfecuada, continua y efectiva de los servicios a cargo de las autoridades. 6.60. En este orden do ideas, esta Sala considera que a articulo 3° dol Decroto 491 da 2020 cumple con el jicio de no contradliccién especifica. puesto que ante la inexistan a disposicién superior concrete que regule la modaldad de prestacion de servicios por parte de los emoleados y contratistas del Estado, se opt6 por autorizar legaimente a! trabajo en casa en razon de las circunstancias extraordinarias que atraviesa el pais debido a la pandemia origizada por el coronavinis COVID-19, atendiendo & fos cnteros de razonabildad y proporcionalida 6.61. Especiicamente, la autorizacién a las entdades del Estado para que puedan consentir que su ‘personal cumpla con sus funciones y compromisos através de la modaliad de trabajo en casa, utiizando para el efecto las tecnologias de la informacion y las comunicaciones, busca la satsfaccién de una finalidad legitima, como foes asegurar la prestacion de los servicios a cargo de (as autoridadas en medio de las restricciones sociales adoptadas para entrentar el riesgo epidemiologico asociado al coronavirus COvID-19. 6.62. A su vez, la medida que subyace al aticulo 3° del Decrato 491 do 2020, es una autorizacion adecuada para lograr dicho objetivo, en tanto que la habiltacién para que idores y contratistas del Estado puedan desempeftar sus funciones mediante fa modalidad do an casa, permite que ~adelanten detenninadas labores que contribuyan ala prestacion adecuada de los servicios a cargo de fas autoridades y, a su vez, disminuye el contacto social entre fs funcionarios y lc os, Que por medio de la Resolucién 686 del 17 de abril de 2020, e! Ministerio de Salud y Proteccion Social, adopts el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado ‘manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19 (Que mediante Resolucién 844 del 26 de mayo de 2020, el ministo de Salud y Proteccion Social, de acuerdo con lo establecido en el articulo 69 de la Ley 1753 de 2015, prorragé el estado de emergencia sanitaria por causa de! nuevo Coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 31 de agosto de 2020. Que a través de la Resolucin 1462 del 25 de agosto de 2020, el Ministerio de Salud y Proteccién Social prorrogé la Emergencia Sanitaria hasta el 30 de noviembre de 2020. De igual manera, modifica algunas medidas con la intencién de prevenir y controlar la propagacion del COVID-19, tales como evitar aglomeraciones en sitios abiertos y cerrados donde no se pueda mantener una distancia27 OCT 2070 RESOLUCION No. 2242 DE 2020 HOJA 3 de 4 Continuacion de la Resolucion "Por medio de la presente se adopta el lineamiento para el desarrollo de audiencias de conciliacion extrajudicial en materia laboral medio virtual’, distancia minima de dos (2) metros, minimizar los factores de riesgo y de exposicion al contagio y desarrollar una conciencia de maxima prevenci6n. Que mediante el Decreto 1168 del 25 de agosto de 2020, el Ministerio del Interior impartio instrucciones en virtud de la emergencia senitaria generada por la pandemia, sefialando que durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por causa de la pandemia, las entidades del sector publica y privado procuraran que sus empleados o contratistas cura presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrallen sus funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares. ‘Que se han recibido multiples solicitudes de audiencias de conciliacién de trabajadores en las cuales requiere la intervencién de! Ministerio del Trabajo para buscar una solucion rapida y eficiente a las situaciones de indole laboral que actualmente estan enfrentando, entre las cuales, se destaca la prateccién al empleo y la solucién de controversias de conformidad con todas las formulas aplicadas dentro de los periados de aislamiento preventivo obligatorio y la crisis laboral actual, Que en aras de garantizar el desarrollo de las funciones y facultades del Ministerio del Trabajo, asi como la prestacion efectiva de las audiencias de concilacion, se hace necesario adoptar medidas ‘eonolégicas apropiadas para garantizar el servicio y la salud de los ciudadanos y de los funcionarios de esta entidad En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTICULO 1. ADOPCION CONCILIACIONES VIRTUALES. Por medio de la presente se adopta el lineamiento para el desarrollo de audiencias de conciliacién extrajudicial en materia laboral medio virtual PARAGRAFO. El citado lineamiento forma parte integral de la presente Resolucion y se encuentra publicado en la pagina web de la entidad En todo caso, el mencionado lineamiento podra ser objeto de actualizacién por parte de la Direccion de Inspeccién, Vigilancia, Control y Gestién Territorial de! Ministerio del Trabajo 0 de la dependencia que haga sus veces, quien para el efecto, publicaré la versién respectiva en la pagina web del Ministerio. ARTICULO 2. ACCESO A MEDIOS TECNOLOGICOS: Con la finalidad de garantizar el acceso de la presente alternativa, los funcionarios de la jurisdiocién deberan adelantar las gestiones pertinentes con los municipios, personerias y otras entidades piblicas, para que, en la medida de sus posibilidades, faciliten al funcionario oa las partes que requieran acceder en sus sedes para adelantar la audiencia de conciiacion en el evento en que la Inspecci6n Municipal o Direocién Territorial no cuente con los elementos necesarios tecnologicos para tal fin PARAGRAFO, Para tal efecto, el Director Territorial requerré a las entidades que prestaran el apoyo en sus sedes y redes tecnoldgicas para adelantar las audiencias de concliacién y, una vez informada la Direccién Territorial de a coadyuvancia estatl, se publicard en la respectiva Inspeccién de Trabajo 0 Direccion Teritoral, las deccionesy horaios en los cuales se podran desarrolar las audenciasj de conciliacin virtual27 OCT 2000 RESOLUCION No. 2242 — peE2020 HOJA 4 de 4 Continuacién de la Resolucion "Por medio de la presente se adopta el lineamiento para el desarrollo de audiencias de conciliacién extrajudicial en materia laboral medio virtual", ARTICULO 3. ATENCION DE USUARIOS. Mientras se encuentre vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Proteccién Social, las audiencias de concliacion se realizaran por regla general mediante el uso de las tecnologias de la informacién y comunicaciones -TIC, ya sea en la modalidad de trabajo en casa, dentro de las instalaciones de! Ministerio del Trabajo o en las sedes de las diferentes entidades que presten el apoyo para el desarrollo de las audiencias de conciiacion virtual. PARAGRAFO. En el evento en que exisia imposibilidad de adetantar las audiencias de coneliacion mediante e! uso de las tecnologias de lainformacién y comunicaciones -TIC, estas se adelantaran de ‘manera presencial para lo cual en todo caso se deberd brindar estricto_cumplimiento a las normas de bioseguridad ARTICULO 4, PUBLICIDAD Para efecios de publicidad una copia de la presente Resolucin se fjara en un sitio visible de las oficinas de las Inspecciones del Trabajo y las Direcciones Tertitorales del Ministerio del Trabjo, se publicard en la pagina web del Ministerio del Trabajo y en el Diario oficial ARTICULO 6. VIGENCIA. La presente Resolucién rige a partir de la fecha de su publicacién, Dada en Bogota 0.C., alos PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE Proyct: FGuoar. evs ss Anarea . Orera MC YBa: LinaCh | Vices Relaciones abralse spencén fe Ar aot eeG Bec: es.de todos LINEAMIENTO PARA EL DESARROLLO DE AUDIENCIAS DE CONCILIACION EXTRAJUDICIAL EN MATERIA LABORAL MEDIO VIRTUAL 4 OBJETIVO on Establecer las directrices que permitan adelantar audiencias de conciliacién en derecho en forma virtual. Lograr un procedimiento comin y base para todos aquellos, que, dentro de los trémites y funciones asignadas a este Ministerio, requieran adelantar audiencias de conciliacion. 2 ALCANCE Y PRINCIPIOS ORIENTADORES Las audiencias de conciliacién virtuales son instrumentos audiovisuales que estan puestos al servicio de la justicia ordinaria y la ciudadania y por lo tanto aplican al procedimiento conciliatorio. Para su realizacién en este marco, de acuerdo con la Ley 640 de 2001, Ley 527 de 1999, Ley 1610 de 2013, Decreto 1069 de 2015 y Decreto 491 de 2020 y demas normas concordantes, se debe contar con las siguientes herramientas tecnolégicas: Capacidad tecnoligica de voz y datos. ii. Sistema de videoconferencias, que incluya equipos de cémputo con programas especializados en comunicacién virtual ili, Un sistema para garantizar la confidencialidad de la comunicacién. La utilizacién de los mecanismos alternatives de resolucién de conflictos, como la “Conciliacién”, se han convertido en un procedimiento util y eficiente para dirimir las controversias surgidas en los campos civil, familiar, comercial, laboral, penal y contencioso administrativo. Bajo este contexto, la figura de la “Conciliacién Virtual” se convierte en una alternativa altamente eficiente en la medida que implica contar a nivel nacional con un mecanismo a través del cual el conciliador pueda estar ubicado geograficamente distante de las dos 0 més partes involucradas, de tal suerte que la misma metodologia ya utilizada en las conciliaciones fisicas se pueda extender hasta regiones apartadas y a favor de la poblacién més vulnerable. De otra parte, la implementacién de una estrategia de audiencias de conciliacién virtual a nivel nacional, permitira complementar e impulsar el Sistema de Informacién de la Cone | Arbitraje yla \igable Compgsicion — SICAAC del Ministerio de Justicia y del uf Arbiaieyia-Amieable Corpposicion = SICAAG de vaet f YF @Minteabsjoco) Derecho, en ejecucién del Programa Nacional de Conciliacién ‘Sede Administrative [Atencién Presencial Linea nacional gratuite Direccion: Carrera 14 No.99-33 Sede ge-Atencin al Cudadano 18000 112518 1 isos 6,7, 10, 11,12 y 13 Bogeté Carrera 7 No. 32-63 Celular ‘Telétonos PBX Puntos de atencién 120 (57-1) 3779999, Bogots (57-1) 3779999 Opcbn 2 wurwamintrabajo.gov.cocc acai que tiene como finalidad “.consolidar las cifras necesarias para evaluar y hacer seguimiento al sistema nacional de conciliacién extrajudicial en derecho y para medir el impacto del mismo en el conjunto de la sociedad y en el ambito de la administracién de justicia Finalmente, cabe mencionar que la implementacidn de este tipo de metodologia va en completa via con la politica de conectividad del Gobierno Nacional, y por ende se traduce en un mejor y mas rapido servicio para los usuarios. 24 Acceso ala Justicia El derecho a acceder a la administracion de justicia se refiere a que el Estado despliegue la actividad judicial, respondiendo a las pretensiones que se le formulan, en forma independiente, imparcial y en un término razonable, mediante una decisién de fondo. 2.2 MASC — Autonomia de la voluntad de las partes. Todos los acuerdos construidos en el tramite de conciliacién extrajudicial en derecho dependen directamente de las partes involucradas en el conflicto. Los interesados gozan de la facultad de definir el Centro de Conciliacién en donde se llevard a cabo la conci elegir el conciliador, y aceptar 0 no las propuestas de arreglo en la conciliacién; 2.3. Informal lad. Las actuaciones de los conciliadores y de los Centros de Conciliacién se caracterizardn por el minimo formalismo, 3 DEFINICIONES Conciliacién en Derecho: La Conciliacién en Derecho, es una herramienta para solucionar conflictos que se basa en la comunicacién entre las partes y el intercambio de ideas para solucionar una diferencia. En este proceso las partes son acompafiadas por un tercero experto que se denomina conciliador en Derecho. Una vez solucionado el asunto objeto de diferencia, las partes plasman su acuerdo en un acta de conciliacién, la cual, asimila sus efectos a una sentencia judicial como son presta merito ejecutivo y hace transito a cosa juzgada. El primero permite que sillegado el caso se incumple lo acordado se pueda exigir su cumplimiento por la via judicial. El segundo, establece aie-las, diferencias obieto. de conflicte una ysactolucionadas no podran sexy discutidas en otra instancia. ‘Sede Administrativa [Atenclén Presencial Direceion: Carrera 14 No. 99-33 Sede de-Atoncin al Cudadano 2 sos 6 7 1 1 l2y13 Bopots Carrera 7 No, 32-63 ‘Felafonos Pax Puntos de atencion (57-1) 3775993, Bogots (S71) 3779999 Opcin 2 Wwrwamintrabaje.gov.couc earn Competencia: Se define como el émbito, la esfera o el campo dentro del cual un érgano de autoridad (servidor publico) puede desempefiar validamente sus atribuciones y funciones, para adelantar diferentes actuaciones propias del Sistema de Inspeccién, Vigilancia y Control Finalidad de la Conciliacién: La Conciliacién en Derecho es una herramienta que sirve para que las partes puedan encontrar una solucién efectiva para sus controversias por medio de un acuerdo que cumpla con sus expectativas, sea honrado por las mismas y ayude a restaurar la relacion, ‘Ademés, es una alternativa a varios mecanismos, entre ellos, la via judicial pues brinda una solucién mas pronta, efectiva y autogestionada por las partes. Medios Electrénicos: Se entiende como cualquier tecnologia idénea para la comunicacién y/o transferencia de datos (Correo electrénico, pagina web, fax, etc.) Medios digitales: Los medios digitales son las herramientas que funcionan a través de computadores, como resultado de los avances tecnolégicos de la humanidad, dirigidos a crear, observar, transformar y conservar la informacion en una gran variedad de dispositivos electrénicos, Mensajes de datos: Segtin la ley 527 de 1999 los mensajes de datos son “la informacién generada, enviada, recibida almacenada o comunicada por medios electrénicos, épticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrénico de datos, internet, el correo electrénico, el telegrama, el télex o el telefax”. (Ley 527, 1999, art 2 lit. a). Intercambio Electrénico de Datos: Intercambio Electrénico de Datos (EDI), en la Ley 527 de 1999 son entendidos como “La transmisién electronica de datos de una computadora a otra, que esta estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.” (Ley 527, 1999, art. | 2lit.e}. el fut de todos f Feria ‘Sede Administrativa [Atencién Presenci Linea nacional gratuita Direcel6n: Carters 14 No. 99-33 Sede de Atencion al Gudadano ‘018000 112518 3 sos 6,7, 10, 11, 12 y 13 Bogots Carrera 7 No. 32-65 Celular ‘Teléfonos PBX Puntos de (sr 3779999 Bogota (57 cin saa "1779898 Opciin 2 Wwwrwamintrabaje.gov.coec tae a Ear Sistema de informacion: Siguiendo la Ley 527 de 1999 como sistema de informacién, “Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.” (Ley 527, 1999, art. 2 lit. f). Equivalencia Funcional: Los mensajes de datos tendran la misma equivalencia funcional a los documentos escritos en papel siempre y cuando cumplan con los requisitos de fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, por lo que ademas se considerardn un medio de prueba. Neutralidad Tecnoldgica: En atencién a la renovacién tecnolégica, para el desarrollo de las audiencias de conciliacién virtuales, el Ministerio de Trabajo, utilizaré tecnologias confiables, que garanticen la integridad de los mensajes de datos. Identidad de las partes: Al inicio de la diligencia el conciliador solicitard a las partes exhibir su identificacién y/o los documentos que constaten que acttia en representacién de una persona juridica, de ser el caso. Confidencialidad: Al inicio de la diligencia el conciliador solicitaré a las partes impedir el acceso a personas no autorizadas a la audiencia de conciliacién, de la misma forma recordara que la informacion de la audiencia unicamente sera revisada por las partes que en ella intervinieron. Integridad: Las partes, el Conciliador, deberan garantizar que los documentos electronicos generados en la audiencia no sean alterados, modificados, falsificados 0 manipulados. No repudio: Las partes deberan manifestar al inicio de la audiencia su voluntad en el uso de los medios digitales como forma valida para intentar un acuerdo conciliatorio y no rechazaran el origen de los documentos aportados o la participacién en la audiencia, Medio de conexién: La conexién se realizaré a través de programas que garanticen comunicacién en tiempo real, Las partes invitadas a la audiencia deberan contar con los medios tecnolégicos para acceder a la reunién virtual, esto es, tableta, computador de escritorio, computador portatil o teléfono movil. Cémara web: medio electronico de captura de imagenes en tiempo real destinada para el | - uso en video conferencias. odos Sede Administrative [Atencién Presencial Linea nacional gratuita Direcelom: Carers 1¢ Ne, 99-33 Sede de Alencon a Cludedano vengo 112538 4 sos 6, 7, 10,11, 12 y 13 Bogots Carrera 7 No. 32-63 Celular ‘Feletonos POX Puntos de atencion (57-1) 3779999 ogoth (57-1) 3778999 Opciin 2aie eee Servicio de Internet: servicio electrénico provisto a través de proveedores de servicio de internet, que permite la transferencia de datos, video y voz entre equipos de computacién conectados légicamente, previamente identificados. Gestién de Documentos: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a planificar, controlar y organizar la documentacién producida o recibida en cala Inspecci6n de Trabajo, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacién y conservacion. jue los documentos han sido creados por quien dice generarlos. Recuperabilidad: Al momento en que los medios de informacién y los medios de almacenamiento cambien, la informacién deberé trasladarse a esos nuevos medios. Documento original: “es la fuente primaria de informacion con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad”, El documento sera auténtico “cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito 0 firmado” Sin embargo, para poder predicar la “originalidad” de un documento obtenido a través de instrumentos electrénicos como lo son los mensajes de datos, la misma Ley 527 de 1999 nos indica que estos deben ser integros. Asi pues, para determinar cuando se entiende que un mensaje de datos es integro, se consagré en el articulo 9 una definicién del concepto de integridad: “art. 9°. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del articulo anterior, se consideraré que la informacién consignada en un mensaje de datos es integra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicién de algun endoso o de algiin cambio que sea inherente al proceso de comunicacién, archivo 0 presentacién. El grado de confiabilidad requerido, sera determinado a la luz de los fines para los que se generé la informacién y de todas las circunstancias relevantes del caso.” Reconocimiento de los Mensajes de Datos por las Partes: Es importante resaltar lo expresado por el artculo 15 de la Ley 527 de 1999, respecto a la validez jurdica de la) declaracién de la voluntad expresada en forma de mensaje de datos: I onte el fut f WJ emiadsiocer odos Sede Administrative ‘Atencién Presencial Linea nacional gratuita Direcclon: Carrera 1 No. 99-33 ‘Sage ce Alencion al Cugadano 18000 112518. 5 isos 6, 7,10, 11, 12y 13 Bogeté Carrera 7 No. 32-65 TTeléronos Pax Puntos de atencion (57-1) 3779999 Bogotd (57-1) 3779998 Opcién 2 WwMmintrabaje.gov.coEl empleo BoA “En las relaciones entre el iniciador y el destinatario de un mensaje de datos, no se negaran efectos juridicos, validez 0 fuerza obligatoria a una manifestacién de voluntad u otra declaracién por la sola razén de haberse hecho en forma de mensaje de datos” (Art. 15 Ley 527 de 1999). Firma Manuscrita 0 Autografa: £1 Diccionario de la Lengua espafiola (Real Academia Espafiola), define a la firma como “Nombre y apellido, o titulo, de una persona, que esta pone con riibrica al pie de un documento escrito de mano propia o ajena, para darle autenticidad, para expresar que se aprueba su contenido, o para obligarse a lo que en él se dice” Se deriva de esta definicidn, el uso de grafias y trazos realizados de pufio y letra por una persona o sujeto natural, que la hacen un signo personal identificable e intransferible. Tradicionalmente a este tipo de firma la ley colombiana le ha otorgado toda la validez como fuente creadora de obligaciones, asi como de reconocimiento de derechos. SICAAC: Sistema de Informacién de la Coneiliacidn, el Arbitraje y la Amigable Composicién, Herramienta tecnologia administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los Centros y las Entidades Avaladas, los servidores piblicos habilitados por ley para conciliar y los notarios deberan registrar la informacion relacionada con el desarrollo de sus actividades en virtud del Decreto 1829 de 2013 y 1069 de 2015. 4 GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento para las audiencias de conciliacién virtual estaré conformado por las siguientes etapas: i. Presentacién de la solicitud Designacién del conciliador Evaluacion de la solicitud de conciliacién por parte del Conciliador iv. Citacién a la audiencia de conciliacién virtual v. — Constancia de no comparecencia y/o inasistencia vi. Celebracién de la Audiencia de Conciliacion vii. Registro en SICAAC will, Remisién del acta de conciliacién o constancia de no acuerdo | - I a © f y 2 el futuro es de todos ‘Sede Administrativa [Atencién Presencial Lines nacional gratuita Direceion: Carrera 1 No. 99-33 Sede desttencin sl Cudadno 18000 1125) 6 isos 6, 7, 10, 11,12 ¥ 13 Bogets Carrera 7 No. 32-63 Celular Telétonos PBX de atencion i (Sr) 3779999, 115779909 Open 2 Mwwamintrabaje.gov.coue SCO 4.1 Presentacion de la Solicitud. El servicio de audiencia de conciliacién virtual se inicia con la presentacién de la solicitud de audiencia, la cual sera radicada a través del portal de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias ubicado, en la pagina www.mintrabajo.gov.co. Para la solicitud, ademas de los campos requeridos en el formulario disefiado para tal fin, deberan adjuntar los siguientes documentos: Solicitud de audiencia de conciliacién virtual (Ver anexo 02). Formato de Aceptacién de términos y condiciones (Ver anexo 02). Poder especial amplio y suficiente (en caso que el solicitante actue mediante apoderado). Los dos primeros documentos podran ser remitidos al Ministerio del Trabajo sin la firma manuscrita o digitalizada, La solicitudes verbales deberan ser presentadas presencialmente en las sedes del Ministerio del Trabajo de conformidad con la Ley 1437 de 2011 Art 15, yesta solicitud debera expresar claramente la modalidad del servicio de la audiencia de conciliacién a requerir. Tengase en ‘cuenta que las modalidades previstas son: presencial o virtual Las peticiones por escrito mediante medios fisicos deberan presentarse en alguna de las ventanillas tnicas de correspondencia de las diferentes sedes del Ministerio del Trabajo, indicando claramente la modalidad del servicio de la audiencia de conciliacién a requerir. Ante la ausencia de la indicacién de la modalidad del servicio, se entendera predeterminadamente que esta sera presencial. Las solicitudes de audiencia de conciliacion no estén sujetas a formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma, se sefiala que la solicitud de conciliacion extrajudicial en lo laboral podré formularse de manera verbal o escrita. La solicitud debera sefialar: i. La individualizacion de las partes y de sus representantes si fuere el caso, ii, La indicacién del lugar en que deban surtirse las nottficaciones a las partes. J - i. La sintesis de los hechgs. ity de todos f ‘ JF errrcarsjoco1 Sede Administrative [Atencién Presencial Linea nacional gratuita Direcclon: Carrera to. 99-33 ‘Sede de Atereinal Cucadanc frsoo0 112518, 7 isos 6,7, 10, 14, 12y 13 Bogotd Carrera 7 No, 32-63 Celular ‘Teléfonos POX Puntos de atencién 1 (57-1) 3779858 Bogotd (57-1) 3779999 Opciin 2 ywwwamintrabaje.gov.coB Elempleo. Pacer iv. Las peticiones. v. _ Relacién de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar. En caso de existir apoderados los mismos estaran sujetos a las coni especificas descritas en el Articulo 5 Decreto 806 de 2020. Para esta actividad se dispondra de un video tutorial que indicara los pasos técnicos a realizar 4.2. Asignacién del Conciliador Para la realizacién de la audiencia de conciliacién virtual, luego de recibida la solicitud, a través del aplicativo PORSD, el Coordinador del grupo competente de la respectiva Direccién Territorial, debe designar al conciliador que atenderd la solicitud radicada. Tal designacién se efectuara de acuerdo con el sistema establecido para la rotacién de los Inspectores de Trabajo del grupo, la cual no podré ser mayor de 05 dias habiles, y comunicada a través del sistema de PRSD, dispuesto por el Ministerio del Trabajo, el cual es gestionado y/o administrado por el Grupo de soporte informatico, Oficina de Tecnologia de la informacién y las comunicaciones y Grupo de atencién al ciudadano de la Subdireccién administrativa y financiera, Para la anterior actividad se dispondra de un video tutorial que indicara los pasos a realizar para el proceso de comunicacién de la designacion. En la solicitud de audiencia de conciliacion, el solicitante habra especificado su domicilio y en especial municipio y departamento, para lo cual, la direccién territorial asignaré la solicitud conforme las jurisdicciones definidas en el Anexo 03 denominado Jurisdicciones Mintrabajo Conciliaciones. Si el domicilio del solicitante no corresponde a la jurisdiccién definida para la direccidn territorial, esta deberd ser traslada a la sede capital de la DT competente. La metodologia de este aspecto sera expuesto mediante video tutorial, ‘Si mediante el reparto aplicado a través del sistema de PORSD, y con base en el domicilio del ciudadano solicitante, no corresponde a la jurisdiccion, el interlocutor del grupo debera realizar el traslado correspondiente, para lo cual se le debera informar al solicitante mediante oficio y comunicado a través del medio mas expedito. y 1 er fut Je todos f WF evinvadsjoc ‘Sede Administrative [Atenclén Prasoncial Linea nacional gratuita Direceion: Carrer {4 No. 99-33 Sede de-Atencion al Cludadano (or8000 1125: fi Pros 6, 7, 10,11, 12 7 13 ogots Carrera? No. 32-03 Celular ‘Teléfonos PBX Puntos de atencion 20 (Sry 3779999, Bogota (57-1) 3779999 Opcén 2 wwrwamintrabajo.gov.coElempleo PocAiccts 4.3 Evaluacién de la solicitud de conciliacion Una vez designado el Conciliador, el funcionario administrative o en su defecto el coordinador o director competente segiin el caso, le hace entrega de la solicitud con sus respectivos anexos, con el fin de que éste realice un estudio sobre su competencia, la Viabilidad de la conciliacién y las medidas a tomarse para el desarrollo de la audiencia, asi como la citacién a quienes en su criterio deban asistir 2 la misma. Con fundamento en el analisis realizado, si el conciliador determina que el asunto por el cual se solicité la conciliacién, por su naturaleza juridica, no es susceptible de ser conciliado, en este evento expedird una constancia de conformidad con el Articulo 2 de la ley 640 de 2001, la misma deberé tramitarse dentro de los 10 dias calendario siguientes a la presentacién de la solicitud y contendré la siguiente informacion: i. Lugar y fecha de presentacién de la solicitud de conciliacién. ji, Fecha en que es expedida la constancia. iii, Objeto de conciliacién, parte(s), pretensiones iv. Razones de derecho que sustentan que el conflicto no es conciliable. v. Firma del conciliador. Si la solicitud fue realizada a través del aplicativo PORSD, la constancia de asunto no conciliable sera comunicada a través del aplicativo PQRSD, finalizando de esta forma este registro. La constancia se entregard al solicitante con todos los documentos aportados por los interesados en la solicitud. Debe guardarse copia de la solicitud y anexos en el archivo del funcionario conciliador, archivo digital definido por el Grupo de gestién documental del inisterio del Trabajo y registrarse en SICAAC. Sien la solicitud de conciliacién se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador debe expedir constancia al interesado de los asuntos que no son conciliables, tal y como lo establece la ley; para los asuntos susceptibles de conciliar, debe citar a las partes para realizar la audiencia de conciliacién. Para el caso del anterior parrafo, sila solicitud fue realizada a través del aplicativo PORSD, la constancia de asunto no conciliable y/o las pretensiones conciliables sera comunicada a través del aplieativo PQRSD, nalzando.de sta frraiesis registro / f tno Inistrativa Atencin Presenc Linea nacional gratuite ‘Carrer 14 No, 99-33 Sede ge Atencin si Cludadano ie000 112518 9 10,11, 12713 Bogotd Carrera 7 No. 32-63 Celular ono POX Puntos de atencion 0 (57-1) 3779999 [ogots (57-1) 3179999 Opcibn 2 wwamintrabajo.gov.coPeed Bree 8 La citacién correspondiente sobre las peticiones que puedan ser objeto de conciliacién se expedira, programara y enviara a través del software Microsoft Outlook el cual quedara agenda en el software Microsoft Teams, y esta deberd sefialar la fecha y hora para el dia del desarrollo de la audiencia, la cual ser comunicada a través de los correos electrénicos dispuestos para tal fin Durante esta etapa, el funcionario conciliador debers recaudar los correos electrénicos, nlimeros de teléfono y demas medios de comunicacién no presencial de las diferentes partes involucradas y quedar formalmente consignados en trdmite conciliatorio. Si la solicitud, después de cumplir con el parrafo anterior, no tiene la datos minimos necesarios para la continuacién del proceso se deberd dar una constancia en donde se indique que la solicitud se encuentra incompleta. En esta constancia deberd relacionase las solicitudes hechas y los datos ausentes que no permitieron la cantinuacién del proceso. Para esta actividad se dispondra de un video tutorial que indicara los pasos a realizar para la comunicacién a través del aplicative PORSD. 44 cién a la audiencia de conciliacién virtual En atencién a lo definido en concepto 12781 de fecha 14 de junio de 2006 del Ministerio del Interior y de Justicia, actualmente Ministerio de Justicia y del Derecho, la citacién a audiencia de conciliacién debera contener, como minimo: i. Lugar y fecha en la que es elaborada la citacion. ii, Identificacién del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s) iii, Objeto de la conciliacion (hechos, pretensiones conciliables). iv. Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliacion. v. Lugar, fecha y hora de realizacién de la audiencia de conciliacién. vi. Firma del conciliador. El agendamiento sera desarrollado por el inspector de trabajo y/o funcionario asignado, comunicado al Coordinador del grupo y aplicando el respectivo control de oportunidad. je todos f WF ewinteensjoce Sede Administrativa ‘Atencién Presencial Linea nacional gratuite Direcclon: Carrera I No. 99-22 “Sede de Atencion af Cudadano ipnon 112518 10 Pisos 6, 7, 10,14, 12 y 13 Bogota Carrera 7 No. 32-63 Celular ‘Telétonos POX Puntos de atencion 120 (57-1) 3773999 Bogots (57-1) 3778899 Opcibn 2 wwemintrabajo.gov.co,Eee eer Como es conciliacién virtual debe describir genéricamente el software a ser utilizado y la URL mediante la cual las partes podran conectarse a la audiencia. Igualmente, los nimeros teléfonos y correos electronicos aportados por cada participante. La citacién, cuyo origen se haya dado a través del aplicativo PORSD del Ministerio del Trabajo, deberd ser dirigida a los correos electrénicos comunicados por las partes y el origen deberd ser el correo electrénico institucional dispuesto por el Ministerio del Trabajo. En caso de recibir una solicitud de conciliacién de varios convecantes contra uno o varios convocados, debera emitirse una citacién por cada convocante, para ello se asignaré una URL independiente en cada caso, en horas diferentes, Para esta actividad se dispondra de unos videos tutoriales que indicard los pasos a realizar para el proceso ofimatico de creacién de la citacidn. Estos videos tutoriales explicaran: = Formato de contenido de citacién a ser creada en Microsoft Teams. Este aspecto hace referencia al contenido del correo-citacién electronica. ~ Los anexos que deberan anexarse a la citacidn electrénica. - Video tutorial para que el ciudadano se conecte a la audiencia de conciliacién. = Video tutorial para la firma de los ciudadanos a través del portal https://smalipdf.com/es 4.5 Constancia de no comparecencia y/o inasistencia Si las partes o una de ellas no asiste a la audiencia de conciliacién, el conciliador deberd expedir una constancia de no asistencia y/o inasistencia, que debe contener como minimo los siguientes datos: Lugar y fecha de presentacién de la solicitud de conciliacién. Lugar y fecha en que debi6 celebrarse la audiencia. Fecha en la que es expedida la constancia. Partes solicitantes(s} y citada(s) con indicacién de las que asistieron 0 no asistieron. Objeto de conciliacién (pretensions, peticiones). Indicacién literal de las excusas presentadas por la inasistencia si las hubierey, Firma del conciliador. f VF eminteadsjo Sede Administrativa Atencién Presencial Linea nacional gratuita Direccion: Carrera 14 Ho. 99-32 “Sede de Atenciin ol Cudadane 18000 112518 u Pisos 6, 7,10, 11, 127 13 Bogota Carrera 7 No. 32-63 Celular ‘Teléfonos POX Puntos de atencion a0 (57-1) 3779999 Bogota (57-1) 3778999 Opcibn 2 wwwmintrabaje.gov.co_El empleo. racrcy Las partes tienen un plazo de tres (3) dias habiles para presentar justificacién por su inasistencia, de tal manera que la constancia de inasistencia debe expedirse al cuarto dia habil al de la fecha en que debio realizarse la audiencia. Si la parte que presenta una justificacin a su inasistencia, solicita que se programe una nueva fecha para la realizacién de la audiencia, corresponde a la parte que asistié decidir si ésta se lleva 0 no a cabo. Si ninguna de las partes citadas asistié y alguna de ellas presenta justificacién y solicita se programe una nueva fecha, se programard de conformidad a los términos de la solicitud inicial. para la realizacién de la audiencia de conciliacién. La constancia de no asistencia y/o inasistencia, cuyo origen se haya dado a través del aplicativo PORSD del Ministerio de! Trabajo, debera ser dirigida a los correos electrénicos ‘comunicados por las partes y el origen deberd ser el correo electrénico institucional dispuesto por el Ministerio del Trabajo. 4.6 Celebracion de la Audiencia de Conciliacién virtual. La celebracién de una reunién 0 audiencia en la que asisten o participan las partes que desean solucionar por si mismas sus diferencias y el conciliador o tercero neutral que les ayudara a dirimir el conflicto, debera ser grabada de principio a fin, a través dela opcién de grabacién de la video conferencia que aporta Microsoft Teams. Esta grabacién deberé ser descargada al equipo local una vez se encuentre disponible y grabada en CD 0 DVD, medio. digital que hard parte del trémite conciliatorio. Para esta actividad se dispondra de un video tutorial que indicaré el paso a paso del proceso de grabacién y descarga. Al respecto, el Pardgrafo 1° del articulo 12 de la Ley 640 de 2001, dispuso lo siguiente: “Las partes deberan asistir a la audiencia de conciliacién y podran hacerlo junto con su apoderado. Con todo, en aquellos eventos en los que el domicilio de alguna de las partes no esté en el Circuito Judicial del lugar donde se vaya a celebrar la audiencia 0 alguna de ellas se encuentre fuera del territorio nacional, la audiencia de conciliacién podra celebrarse por intermedio de apoderado debidamente facultado para conciliar, atin sin la asistencia sey, su representado” I turo es de todos f emote WF erintradsioc ‘Sede Administrative [Atencién Presencial Direceion: Carrera 14 No. 99-33 Seda de-atencion al ludadano 2 sos 6, 7, 10, 1,127 13 ogoth Carrere 7 No, 32-63 Celular ‘Teletonos PBX Puntos de atencion 20 (S74) 3779999 spots (S7-1) 3779998 Oocin 2 wurwmintrabajo.gov.coElemplea es de todos Para el desarrollo unificado y correcto de la celebracién de la audiencia de conciliacién virtual, deberan tener en cuenta el Anexo 04 denominado paso a paso audiencia de conciliacién virtual. 4.6.1 Expedicion de la Constancia de no Acuerdo. Si no se logra un acuerdo entre las partes, el conciliador expedira una constancia al interesado en tal sentido, que debe contener los requisitos exigidos por el Art. 2 Ley 640 de 2001. El acta deberd ser construida a través de la aplicacién Microsoft Office 365, aplicacién dispuesta por el Ministerio del Trabajo, y en todo momento compartiendo en la video conferencia la ventana para que los participantes puedan leer el documento, aportar y/o solicitar los ajustes que estimen conveniente 4.6.2 Elaboracién y Suscripcién del Acta de Conciliacion. Enel evento de lograrse un acuerdo entre las partes, la elaboraci6n por parte del conciliador de un documento en el que se plasma dicho acuerdo y que se denomina “Acta de Conciliacién” que debe contener los requisitos dispuestos por el Art. 1 de Ley 640 de 2001, y que se indican a continuacién: i. Lugar, fecha hora de audiencia de conciliacién. ii, _ Identificacién del Conciliador. ili, Identificacién de las personas citadas con sefialamiento expreso de las que asisten ala audiencia. iv. Relacién sucinta de los hechos y las pretensiones motivo de la conciliacién. El acuerdo logrado por las partes con indicacién de la cuantia, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas (acuerdo claro, expreso y exigible).. vi. Autorizacién de notificacién electronica. El acta debera ser construida a través de la aplicacién Microsoft Office 365, aplicacién dispuesta por el Ministerio del Trabajo, y en todo momento compartiendo en la video conferencia la ventana para que los participantes puedan leer el documento, aportar y/o\ , solicitar los ajustes que estimen conveniente. f Sede Administrative [Atoncin Prozend Linea nacional gratuite Direccion: carrera 14 to. 99-23 "Sede de Atencion al Cudadano oxe000 132538 B Pasos 6, 7,30, 11, 12y 13 Bogoca Carrara 7 Ho. 32-63 ‘Feléfonos POX Puntos de atencién (57-1) 3779898 Bogatd (57-1) 3779999 Opcién 2 wamintrabaiuc ESC icr ts Recordemos que, por su parte, la Ley 527 de 1999 que definid, reglamenté y dio efectos juridicos a la informacion generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrénicos, épticos o similares, establecié la validez de los documentos producidos virtualmente, con sujecién a los siguientes parametros: i. No se negara validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razén de haberse utilizado en su formacién uno o mas mensajes de datos” (Art. 14 Ley 527 de 1999). ii. Cuando cualquier norma requiera que la informacién conste por escrito, ese requisito quedard satisfecho con un mensaje de datos (informacién generada, enviada, recibida almacenada 0 comunicada por medios electrénicos, dpticos 0 similares), si la informacién que éste contiene es accesible para su posterior consulta, Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de esta, en relacién con un mensaje de datos, se entendera satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobacién; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propésito por el cual el mensaje fue generado 0 comunicado. Asi las cosas, tenemos que, la expedicion, suscripcién y transmisién de un “Acta de Conciliacién” y/o bien de la “Constancia de no lograrse un acuerdo conciliatorio”, a través de un medio virtual, es plenamente valida y produce plenos efectos juridicos, siempre y cuando dichos documentos se sujeten a los parémetros establecidos por la legislacién colombiana para su eficacia y validez. 4.6.3 Firma del acta de conciliacién o de la constancia de no acuerdo Las modalidades de firma del acta de conciliacién o de la constancia de no acuerdo son las siguientes: Todos los intervinientes (convocante, convocado y/o apoderados, inspector de trabajo) firman: por decisidn de los intervinientes y el inspector de trabajo, podrén firmar digitalmente a través del portal https://smallpdf.com/es para esto las partes portarin 0 dispondran de las firmas escaneadas. Y todos fe WV emia Sede Administrativa [Atencin Presenciol Linea nacional gratuita Direcclon: carrera 14 No.99-3 Sede de Atencion al Cudadano tse 14 P05 6,7, 10, 11, 12y 13 Bogots Carrera 7 No. 32-63 x Puntos de atencién (57-1) 3779999 Bogotd (57-1) 3778899 Opciin 2 wwwmintrabaje.gov.coErr En caso de la imposibilidad de la firma por todos o alguno de los intervinientes, asf lo harén saber al inspector de trabajo, el cual dejara constancia expresa del consentimiento de las partes, en consecuencia, se procedera de conformidad con el contenido del Art 7 de la Ley 527 de 1999 (Firma del inspector tinicamente) Para la actividad técnica del firmado digital debera seguir el lineamiento planteado en el video tutorial que se destina para este fin 4.7 Registro en SICAAC Una vez se hayan completado todas las etapas propias del servicio de audiencia de conciliacién, el funcionario conciliador deberd registrar en el Sistema de Informacion de la Conciliacién, el Arbitraje y ta Amigable Composicién —SICAAC del Ministerio de Justicia y del Derecho, la informacién requerida por cada uno de los formularios. Del registro de la informacién en SICAAC, deberd quedar constancia digital que hard parte integral del expediente electranico y fisico. Los conciliadores deberén poser credenciales de acceso a SICAAC. En el anexo 05 denominado instructive para la solicitud de credenciales SICAAC, se encuentra la explicacién para este tema 4.8 Remisi6n del acta de conciliacién o constancia de no acuerdo La constancia de no acuerdo sera enviads inicialmente en formato PDF, a través del chat de la audiencia de conciliacién y dirigida a los correos electrénicos comunicados por las partes y el origen deberd ser el correo electrénico institucional dispuesto por el Ministerio del Trabajo. El acta de conciliacién sera enviada inicialmente en formato PDF, a través del chat de la audiencia de conciliacion y dirigida a los correos electrénicos comunicados por las partes y el origen deberd ser el correo electrénico institucional dispuesto por el Ministerio del Trabajo. De los anteriores parrafos se dejara constancia en la video llamada, sin el perjuicio que los documentos mencionados sean enviados a través de los medios de ey) tradicionales. foci WW emiirajco Sede Administrative [Atencin Presencial Linea nacional gratuita Direcclon: Carrera 14 No.99-23 Sede de Atencion al Cudadano range 112538 15 sos 6, 7,10, 1 lays Bogotd Carrera 7 No, 32-63 Celular ‘Teléfonos POX Puntos de atencion 120 (7-1) 3773999 Bogotd (57-1) 3778899 Opciin 2 Awwemintrabaje.gov.coPew es de todos 5 EFECTOS DEL ACUERDO CONCILIATORIO. Los efectos del acta de conciliacién, debidamente registrada en el centro de conciliacién son los siguientes: 5.1 Cosa juzgada. El acuerdo conciliatorio hace transito a cosa juzgada. Ello implica que todo asunto objeto de conciliacién y que ha culminado con un acuerdo, no puede someterse de nuevo al conocimiento de otro conciliador o de un Juez de la Republica. Sélo podran someterse a conciliacién por las mismas partes, hechos 0 circunstancias ajenas al asunto ya conciliado. 5.2 Mérito ejecutivo. El acta de conciliacién presta mérito ejecutivo respecto de los derechos y obligaciones que se conciliaron, lo cual significa que en el evento en que las obligaciones o prestaciones de dar, hacer 0 no hacer acordadas por las partes en el acuerdo conciliatorio no sean cumplidas © realizadas por algunas de elas, la otra parte puede iniciar un proceso ejecutivo para su cumplimiento, siempre y cuando sean claras, expresas y exigiles.\// e todos WV eviotedsj Sede Administrative Direccién: Carrera 14 No, 99-23, soe 6, 7, 10, 11,12 713 Atenclén Presencial Sede de Atenein sl Cudadane Sogata Carters 7 No. 32-63, Linea nacional gratuita 16 ‘Teléfonos POX (57-3) 3779989 tenclén, 433779999 Opcén 2