GC-I-2 v2 Instructivo para La Elaboración y Control de Documentos y Registros

Versión 2
GC- I- 2 Fecha de emisión Octubre de 2010
A. Administrativa
Elaborado Organización y
Instructivo para la Elaboración y Métodos
Control de Documentos y Revisado
Líder de Organización
y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
Este documento es propiedad intelectual de Sodexo S.A. Su contenido no podrá ser reproducido sin previa autorización de Sodexo
S.A. El uso adecuado de la información aquí contenida, es de carácter exclusivo y será responsabilidad de los funcionarios designados
por Sodexo S.A. Una vez impreso éste documentado se considera una copia No controlada.
1. Objetivo
Definir los controles para aprobar, revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario así como
los mecanismos que permitan mantener el control relacionado con elaboración, modificación,
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los documentos y
registros de Sodexo Colombia.
2. Alcance
Este instructivo aplica a todos los documentos de Sodexo Colombia como: Políticas, Manuales,
Programas, Planes, Procedimientos, Instructivos, Fichas Técnicas, Formatos (Registros), Documentos
Externos y todos los demás que se generen en los procesos.
3. Responsables
Es responsabilidad del SIG controlar los cambios en documentos y notificar las modificaciones de los
mismos.
El área de Organización y Métodos, se encargará de definir la herramienta que facilite la distribución de

documentos a usuarios fuera de la red Sodexo.
Cada uno de los responsables que elaboren documentos relacionados con sus procesos, deberán
asegurar la correcta aplicación y entendimiento de éste procedimiento.
4. Definiciones o Glosario
4.1 Definiciones generales
Documento
Conjunto de Datos que poseen significado y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. Existen
tres (3) clases de documentos, en Sodexo Colombia, así:
Documento Controlado
Es aquel documento que debe ser adecuadamente identificado y controlado en cuanto a su distribución,
para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes. Son los documentos que se registran en el
Listado Maestro de Documentos GC-F-2
Documento No Controlado
Documento distribuido con fines informativos, pero que no esta sujeto al control documental definido en
la Organización.
Documento Obsoleto
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y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones
mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SIG
4.2 Tipos de documento
Política:
Intenciones globales y orientación de una Organización relativas a la calidad, tal como se expresan
formalmente por la Alta Dirección.
Manual de Calidad:
Documento que proporciona la información de las actividades del sistema integrado de gestión (SIG).
Manual de Buenas Prácticas de Manufactura:

Documento que reúne los principios básicos y prácticas generales de higiene en la manipulación,
preparación, distribución almacenamiento y transporte de alimentos para consumo humano, con el objeto
de garantizar que los productos se preparen en condiciones sanitarias adecuadas y se minimicen los
riesgos inherentes durante las diferentes etapas de la cadena de producción.
Plan de calidad:
Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe
aplicarlos y cuando deben aplicarse a un o un grupo de contratos específicos.
Plan HACCP:
Conjunto de documentos que establecen prácticas específicas, recursos y una secuencia de actividades
con el objeto de garantizar la seguridad de los alimentos, desde un enfoque preventivo.
Programa prerrequisito:
Documento que recopila aquellas practicas y condiciones necesarias para la seguridad de los alimentos.
Procedimiento:
Documento que describe la forma para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Instructivo:
Documento que describe en forma detallada una actividad de un procedimiento, los recursos que
requiere y los resultados esperados.
Ficha Técnica:
Documento que establece características y requisitos de materia prima, insumo, producto, subproducto
servicio o actividad.
Formato:
Documento que se utiliza para el registro de actividades de control y verificación, una vez se ha
diligenciado el formato se convierte en registro. Cada formato debe estar asociado a algún manual,
procedimiento o instructivo.
Registro:
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A. Administrativa
y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas,

puede ser un formato diligenciado, un video, una foto, etc.
Mapa de procesos:
Es la ruta de navegación del Sistema Integrado de gestión, en la que se reflejan los procesos estratégicos,
operacionales y de apoyo. Este mapa se codificara únicamente con su nombre y la versión correspondiente (el
mapa de procesos se encuentra en el manual de calidad)
Caracterización de procesos:
Es una herramienta que permite identificar la interrelación entre los procesos y en el cual se describe el objetivo
y alcance del proceso, quienes son los clientes y proveedores, los indicadores con los que se demuestra la
eficacia del proceso que son los clientes y proveedores, los indicadores con los que demuestra la eficacia del
proceso y demás elementos que permitan entender y mejorar el mismo.
Este tipo de documento hará parte del manual de calidad y se identificara por el código CR.
Documentos Externos:
Se refieren a los documentos no generados por Sodexo S.A. Pero que son necesarios para el sistema
integrado de gestión. Como normas, Reglamentación nacional o internacional, Seminarios, Libros, Manuales
de equipos entregados por el fabricante, etc.
Nivel de jerarquía de Documentos:
POLITICA
MANUAL
MAPA DE
PROCESOS
PLAN DE CALIDAD
CARACTERIZACIÓN
PROGRAMA
PLAN HACCP
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
FICHA TECNICA
FORMATO - REGISTRO
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A. Administrativa
y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
5. Desarrollo
Las actividades para elaboración y control de documentos al interior de la empresa, se ilustra a
continuación en el diagrama de flujo del proceso. Allí se especifican los responsables de cada etapa, el
documento asociado y el registro generado (si aplica).
5.1 Diagrama de Flujo
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A. Administrativa
y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
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y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
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y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
5.2. Contenido de los Documentos
El contenido se define según el tipo de documento a elaborar, y está determinado por la siguiente Tabla.
Tabla 1. Contenido de los Documentos.

Caracterización.
Plan de Plan Ficha
ÍTEM Política Manuales Mapa de Programa Procedimiento Instructivo Formato
calidad HACCP Técnica
Procesos
Control de
R R O R R O R R R R
edición
Encabezado O O R R R R R R R O
Pie de Página R O R R R R R R R R
Objetivo O R R R R N.A. R R N.A. N.A.
Alcance R R R R R N.A. R R O N.A.
Responsable O R R R R N.A. R O N.A. N.A.
Definiciones
O O N.A. R O N.A. R R N.A. N.A.
ó Glosario
Desarrollo R R R R R R R R R R
Diagrama
O O N.A. O O O O O O N.A.
de Flujo
Documentos
O O N.A. O R N.A. O O O N.A.
Asociados
Documentos
O O N.A. O R N.A. O O O N.A.
de Referencia
Anexos O O N.A. O R N.A. O O O N.A.
R: Requerido O: Opcional N.A.: No aplica
5.2.1 Encabezado
Versión (D)
(B ) (C) Fecha de
(E)
emisión
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A. Administrativa
y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
Elaborado (F)
(A) Revisado (G)
Aprobado (H)
(I)
Con el propósito de dar mayor claridad al contenido de los documentos, a continuación se describen los
aspectos más relevantes de cada ítem:
5.2.1.1 Nombre del procedimiento (A)
Especifica el tipo y el título de documento Ej.: Procedimiento de Auditorías Internas.
5.2.1.2 Logotipo (B)

Logotipo oficial de Sodexo.
5.2.1.3 Código (C)

Según la estructura de codificación para la documentación interna, descrita más adelante.
5.2.1.1 Versión (D)
Indica el número de veces que el documento ha sido editado ya sea por generación (Versión 1) o
modificaciones posteriores.
5.2.1.2 Fecha de Emisión (E)
Indica la fecha en la cual se elaboro o modifico el documento.
5.2.1.3 Elaboró (F)
Cargo de la persona que elaboró el documento.
5.2.1.4 Revisión (G)

Cargo del responsable con autoridad para revisar el documento, con la fecha de revisión.
Aprobó (H )
Cargo del responsable con autoridad para aprobar el documento.
5.2.1.6 Derechos de Autor (I)
Se DEBE utilizar el siguiente texto:
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Registros
Aprobado
y Métodos
Este procedimiento es propiedad intelectual de Sodexo S.A. Su contenido no podrá ser reproducido sin
previa autorización de Sodexo S.A. El uso adecuado de la información aquí contenida, es de carácter
exclusivo y será responsabilidad de los funcionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso éste
documento se considera una copia No controlada.
Al construir un instructivo o formato, se debe asociar en el encabezado el procedimiento de origen.
5.2.2 Pié de Página
(J)
5.2.2.1 Paginación (J)

Indica el número de página del documento del total de páginas. No aplica necesariamente para Formatos
que tienen una sola página.
5.2.3 Objetivo
Describe el propósito para la creación del documento, de forma precisa, sin ambigüedades.
5.2.4 Alcance
Define la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento; para la redacción se pueden utilizar las
siguientes expresiones:
“Este documento es de aplicación en los procesos de...”, “Este documento se aplica...”.
5.2.5 Responsables
Relaciona el(los) cargo(s) y responsabilidades concretas que tiene(n) las personas en la ejecución del
documento.
5.2.6 Definiciones o Glosario
Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del documento. En este se
aclaran los términos desconocidos o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto
en que se encuentren.
Este puede ir antes del contenido o al final del documento, de acuerdo a la necesidad
5.2.7 Desarrollo
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Registros
Aprobado
y Métodos
Describe en orden secuencial las actividades necesarias para la ejecución del proceso o subprocesos,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Claridad y precisión en la redacción, con frases preferiblemente cortas.

Un procedimiento, para facilidad en su comprensión, puede presentarse en forma de diagrama de flujo
(ejemplo anexo 1), de una tabla (ejemplo anexo 2) o texto corrido, con las notas aclaratorias que se
consideren necesarias.
5.2.8 Documentos Asociados
Relación de documentos internos (propios o de otro proceso) o externos, que se requieren como
complemento del documento.
No se incluyen los formatos.
5.2.9 Documentos de Referencia
Relación de documentos externos que fueron consultados para la elaboración del texto. Pueden incluir
normas, decretos, etc.
5.2.10 Anexos
Son los documentos que se originan en el propio proceso y que sirven para dejar evidencia, como es el
caso de los formatos-registros, del proceso que se está documentando.
Si se requiere aclarar la información relativa al tema que se está documentando, se recurre a la

utilización de anexos tales como, gráficos, tablas, etc.
5.3. Control de los Documentos

5.3.1. Codificación de los Documentos
El código está compuesto por tres posiciones.
Las posiciones debe ir separadas por un guión “-“; Ej.: GC - P - 1, corresponde al procedimiento “P”
número “1” emitido por Gestión de Calidad “GC”.
Posición 1 Posición 2 Posición 3

GC P 1
5.3.1.1. Posición 1
IDENTIFIC. PROCESO SUBPROCESO

CP Compras CP (F) Compras Food
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Registros
Aprobado
y Métodos
CP (FM) Compras Facilities Management

OP (F) Operaciones Food
OP Operaciones OP (FM) Operaciones Facilities Management
RH (C) Recursos Humanos Compensación.
RH (FE) Rec. Humanos formación y

entrenamiento.
RH Recursos Humanos
RH (S) Recursos Humanos Selección
RH (RL) Recursos Humanos Relaciones

Laborales
GA (GF) GAF Gestión financiera
GA (C) GAF Contabilidad
GA Gestión administrativa y financiera
GA (T) GAF Tesorería
GA (S) GAF Sistemas
MC Marketing y Comunicaciones (antes). Mercadeo
CA Aseguramiento de Calidad (antes). Calidad.
SO Seguridad y Salud Ocupacional
CO Comercial. (Antes). Ventas.
GC Gestión de Calidad
PA PRE – apertura de contratos
CFL Fidelización de Clientes
AI Auditorías Internas
Frente a la nomenclatura de la posición 1, ver procedimiento para la Gestión del Cambio GC-P-7,
impacto frente a Infraestructura, homologación.
IDENTIFICACION TIPO DE DOCUMENTO

M Manual
CR Caracterización
P Procedimiento
PI Procedimiento interno
PR Programa
PH Plan HACCP
PC Plan de Calidad
FT Ficha Técnica
I Instructivo
F Formato
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y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
Número consecutivo del tipo de documento. Inicia en 1 para cada proceso y subproceso.
5.3.2. Distribución de documentos en las Regionales
Los usuarios que estén fuera del servidor, podrán consultar la documentación requerida por medio de la
página de internet (Sharepoint). Los usuarios serán los encargados de activar sus alertas, estas
permitirán estar enterados de las últimas modificaciones.
La distribución de la documentación para usuarios en red será responsabilidad del SIG, en formato pdf,
los formatos si mantendrán su formato de creación. Los documentos pueden ser consultados en forma
digital.
La divulgación de la actualización de la documentación será responsabilidad del dueño de proceso quien

lo comunicara vía correo electrónico o físico.
Se define como tiempo de transición el tiempo necesario para que el documento entre en vigencia, el
cual oscila de 1 a 2 semanas.
Carpetas en el servidor:
Los accesos serán definidos así:
CARPETA OPERACIONES SIG: tendrán acceso TODOS los usuarios de red.

El acceso al resto de carpetas será asignado según indicaciones del líder de proceso.
5.3.4. Listado Maestro de Documentos
El Listado Maestro de Documentos se controla desde el SIG en medio digital, se actualizará en la

medida que se elaboren, modifiquen o eliminen documentos.
En él se señalaran con colores los documentos que están en proceso de modificación.
5.3.5. Control de Documentos Externos
Las normas y demás documentos externos utilizados por el personal de las diferentes áreas, serán
listados en los documentos de referencia de cada proceso según aplique.
Igualmente, en la parte inferior del Listado Maestro de Documentos, está la lista de los documentos
externos referenciados por cada área.
Cada dueño de proceso es responsable de:
Actualizar los documentos externos propios de su proceso
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Registros
Aprobado
y Métodos
5.3.6. Disposición final de Documentos y manejo de documentos obsoletos
La compañía ha definido una divulgación de documentos vigentes por medio electrónico (ya sea ubicado
en el servidor o en la página de internet asignada al SIG [Sharepoint]). Una vez que sea impreso el
documento se considera una copia No controlada y por tanto obsoleta. Las copias físicas de los
documentos que no se encuentran en vigencia, deben ser destruidas por el dueño de proceso o la
persona responsable asignada por éste.
5.4. Control de Registros

5.4.1. Desarrollo
El control de registros debe generar un Listado Maestro de Registros GC-F-5, donde se controla:
La identificación
El almacenamiento
La recuperación
La clasificación (físico o digital o ambos según necesidad del área)
El tiempo de retención
La disposición de los registros
Este listado Maestro será administrado por el dueño de proceso o la persona responsable asignada por
éste, en cada uno de los procesos y en cada uno de los sitios de uso. Se manejará como archivo digital o
físico. Cada que se genere un nuevo formato, una nueva versión o eliminación del mismo el listado debe
ser actualizado.
La divulgación de la actualización de los formatos será responsabilidad del dueño de proceso quien lo
comunicara vía correo electrónico o físico a quien le interese.
Legibilidad
Es necesario asegurar que los registros son claros, completos y entendibles para la lectura.
De ser necesario hacer alguna corrección en un registro, se debe eliminar la fila que se desea corregir,
trazando una línea sobre dicha fila y escribir la información correcta en la fila siguiente.
No se debe utilizar corrector, ni hacer enmendaduras sobre los registros
Las filas que queden sin diligenciar (en blanco) se les deben cruzar una línea de tal forma que queden
anuladas
Almacenamiento
Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra el registro.
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Registros
Aprobado
y Métodos
El dueño de proceso podrá implementar el Punto especial de consulta y archivo (PECOA), basado en el
ciclo PHVA. De tal manera que todos los registros generados por el Sistema Integrado de Gestión se
puedan mantener en buen estado y conservación ofreciendo una vía sencilla, clara y detallada para el
acceso a todos y cada uno de los registros allí archivados.
Protección
Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.
Es el responsable de archivo de los registros generados por el Sistema Integrado de Gestión en cada
uno de los procesos, quien asegura el buen estado de los mismos, por lo que designa el lugar adecuado
para la ubicación de los registros, evitando el daño o deterioro por condiciones del medio en el sitio del
archivo.
Recuperación
Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su

localización y su clasificación.
Todos los registros generados por el Sistema Integrado de Gestión son clasificados según su
identificación y codificación, y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el
desarrollo de su trabajo permitiendo su fácil y oportuna recuperación.
Tiempo de Retención
Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo.
El dueño de cada proceso analizará cada tipo de registro y determinará el periodo por el que se guardará
en cada una de los sitios definidos para su almacenamiento, considerando lo estipulado en la ley y las
necesidades propias de Sodexo S.A.
Disposición final
El responsable de cada proceso es el encargado de dar los lineamientos para disponer de los registros
que han cumplido su tiempo de retención, según las disposiciones del Listado maestro de registros del
área.
Como disposición final de registros se puede contemplar la destrucción del registro, el envió a un archivo
muerto, entre otros, según lo definido por el dueño de proceso.
Revisión de registros
Los responsables de proceso definen la frecuencia de eliminación depuran al menos una vez al año sus
archivos de registros para dar disposición final a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retención.
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A. Administrativa
y Métodos
Registros
Aprobado
y Métodos
Organización de registros
Para el manejo y archivo de los registros generados en los contratos, se ha definido la estructura
denominada “Punto especial de consulta y archivo - PECOA” el cual consistirá una serie de carpetas que
permitirán el archivo en tránsito de los registros.
6. Documentos de Referencia
NTC-ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario
NTC- ISO 9001 Norma técnica colombiana.
7. Documentos Asociados
No Aplica
8. Anexos
Solicitud de Elaboración ó Modificación de Documentos GC-F-1
Listado Maestro de Documentos GC-F-2
Solicitud de Eliminación de Documentos GC-F-3
Listado de Distribución de Documentos GC-F-4
Listado Maestro de Registros GC-F-5
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El área de Organización y Métodos, se encargará de definir la herramienta que facilite la distribución de

4.2 Tipos de documento

Manual de Buenas Prácticas de Manufactura:

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas,

Nivel de jerarquía de Documentos:

5.1 Diagrama de Flujo

5.2. Contenido de los Documentos

Tabla 1. Contenido de los Documentos.

Objetivo O R R R R N.A. R R N.A. N.A.

Alcance R R R R R N.A. R R O N.A.

Responsable O R R R R N.A. R O N.A. N.A.

Anexos O O N.A. O R N.A. O O O N.A.

R: Requerido O: Opcional N.A.: No aplica

(A) Revisado (G)

5.2.1.1 Nombre del procedimiento (A)

Especifica el tipo y el título de documento Ej.: Procedimiento de Auditorías Internas.

5.2.1.2 Logotipo (B)

5.2.1.3 Código (C)

5.2.1.1 Versión (D)

5.2.1.2 Fecha de Emisión (E)

Indica la fecha en la cual se elaboro o modifico el documento.

5.2.1.3 Elaboró (F)

Cargo de la persona que elaboró el documento.

5.2.1.4 Revisión (G)

5.2.1.6 Derechos de Autor (I)

Se DEBE utilizar el siguiente texto:

Al construir un instructivo o formato, se debe asociar en el encabezado el procedimiento de origen.

5.2.2 Pié de Página

5.2.2.1 Paginación (J)

“Este documento es de aplicación en los procesos de...”, “Este documento se aplica...”.

5.2.6 Definiciones o Glosario

Claridad y precisión en la redacción, con frases preferiblemente cortas.

5.2.8 Documentos Asociados

5.2.9 Documentos de Referencia

Si se requiere aclarar la información relativa al tema que se está documentando, se recurre a la

5.3. Control de los Documentos

El código está compuesto por tres posiciones.

Posición 1 Posición 2 Posición 3

IDENTIFIC. PROCESO SUBPROCESO

CP (FM) Compras Facilities Management

RH (C) Recursos Humanos Compensación.

RH (FE) Rec. Humanos formación y

RH (RL) Recursos Humanos Relaciones

IDENTIFICACION TIPO DE DOCUMENTO

5.3.2. Distribución de documentos en las Regionales

La divulgación de la actualización de la documentación será responsabilidad del dueño de proceso quien

CARPETA OPERACIONES SIG: tendrán acceso TODOS los usuarios de red.

5.3.4. Listado Maestro de Documentos

El Listado Maestro de Documentos se controla desde el SIG en medio digital, se actualizará en la

En él se señalaran con colores los documentos que están en proceso de modificación.

5.3.5. Control de Documentos Externos

Cada dueño de proceso es responsable de:

Actualizar los documentos externos propios de su proceso

5.3.6. Disposición final de Documentos y manejo de documentos obsoletos

5.4. Control de Registros

No se debe utilizar corrector, ni hacer enmendaduras sobre los registros

Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra el registro.

Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su

Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo.

Listado Maestro de Documentos GC-F-2