EJECUCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

Docente: Samir Raduam Mendoza

Paula Andrea Galindo Mejía

Irma Jeanneth Piñeros Valero

Fundación Universitaria Área Andina

Tecnólogo en Gestión de Calidad
Septiembre del 2020.
 FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS.

 ÁREA: ASESORÍA DEL SERVICIO AL ASOCIADO Y AL CLIENTE.

 PROCESO POR AUDITAR: GESTIÓN DE EVENTOS.

 FECHA DE LA AUDITORIA: del 28 al 30 de septiembre de 2020.

 AUDITORES: Paula Andrea Galindo Mejía e Irma Jeanneth Piñeros.

Contenido
1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................... 4
2. OBJETIVO................................................................................................................... 5
3. ALCANCE DEL INFORME...........................................................................................6
4. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................... 7
5. ANTECEDENTES........................................................................................................9
6. HALLAZGO.................................................................................................................. 9
6.1 DESCRIPCIÓN - CANCELACIÓN DE EVENTOS:....................................................9
6.2 CAUSAS:................................................................................................................... 9
6.3 EFECTO DEL HALLAZGO....................................................................................9
7. ANÁLISIS:.................................................................................................................... 9
8. CONCLUSIONES......................................................................................................10
9. RECOMENDACIONES:.............................................................................................10
10. SEGUIMIENTO:.....................................................................................................10
1. INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa que llevamos a cabo frente al proceso de gestión de

eventos requiere de una investigación en las normas y metodologías que se utilizan frente
al mismo, identificando las oportunidades y los riesgos frente a diversas situaciones que
están sucediendo en la empresa.

La información será obtenida de primera mano de los funcionarios que se encuentran en

el área involucrada, para contar con datos confiables y oportunos así podremos verificar
cada detalle de la planeación y ejecución del proceso para mitigar riesgos, así profundizar
en los procedimientos, encontrando un nuevo enfoque y una planeación estratégica para
lograr los objetivos de la empresa y obtener mejores resultados.
2. OBJETIVO

Realizar auditoria al proceso de gestión de eventos, teniendo en cuenta los puntos de

control del mismo, con el fin de verificar que los eventos programados por la
Federación se ejecuten según lo descrito en el cronograma anual, previendo el uso de
los recursos disponibles.
3. ALCANCE DEL INFORME

Teniendo en cuenta que en la actualidad se debe contar con datos confiables y

oportunos que contribuyan a realizar un análisis de norma y metodologías utilizadas para
prevenir, detectar y evaluar las acciones relacionadas con el proceso para la gestión de
eventos, con el fin de identificar posibles riesgos y oportunidades, en los diferentes
escenarios positivos y/o negativos para el cumplimiento de los objetivos estratégicos
establecidos.

La planificación es un proceso relevante para cualquier tipo de actividad que se va a

desarrollar. Elaborar una planificación en la auditoría permite tener a la mano detalles sobre
los procedimientos, la forma de actuar y los resultados probables que se obtendrán con su
aplicación, además de poseer una descripción y análisis de los problemas o resistencias que
se encontrarán durante el proceso. Para la auditoría la planificación toma un papel relevante
puesto que con esta herramienta se puede profundizar y tecnificar los procedimientos,
identificar la disponibilidad y el alcance de cada una, la creación de un plan estratégico
permite identificar los riesgos de dicha auditoría, debido a su nuevo enfoque, aporta
significativamente a la labor.
4. JUSTIFICACIÓN

Se realiza la auditoria administrativa al proceso de gestión de eventos ya que se

refleja algunas falencias en cuanto la ausencia del personal, ausencia de control,
seguimiento y evaluación del proceso debido a la alta demanda de actividades del área,
relacionamiento complejo con el proveedor logístico debido al incumplimiento financiero
de la FCM y un cronograma anual demasiado extenso, se tuvo claro la documentación
reglamentaria, la misión, la visión, los objetivos y las metas en el ámbito de competencia y
en los de la entidad. Se investigó los aspectos generales y particulares de la FCM.

Estudiamos y evaluamos el control interno, para programar el trabajo de detalle

específicamente aplicable y así verificamos los puntos de control de los procesos y
procedimientos para la realización de los diferentes eventos y contar con las herramientas
necesarias para la efectiva labor y así poder obtener los resultados, a fin de que sirvan de
insumo para la toma de decisiones.

PLAN DE TRABAJO
 PROCESO -
FECHA HORA ACTIVIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
EQUIPO AUDITOR - JEFE
ÁREA DE ASESORÍA DEL
PROCESO -
08:30 Apertura de la auditoría (Presentación de los objetivos, alcance, SERVICIO AL ASOCIADO Y
GESTIÓN DE
09:00 criterios, equipo auditor y compromisos) AL CLIENTE - JEFE DEL
EVENTOS
PROCESO DE GESTIÓN
DE EVENTOS

Revisión del cronograma anual: fechas, temas a tratar, responsables,

compromisos e informe final del evento realizado.
Lunes 28 de septiembre de 2020

Verificar que se facilite y promuevan la efectiva participación los

asociados y clientes en la planeación, gestión y evaluación, además
de verificar que se promueva la coordinación entre entidades para
mejorar su gestión y desempeño.

EVALUACIÓN DE RIESGOS: Verificar que la entidad especifica los

objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y
valoración de los riesgos; analizando cómo estos deben administrarse
para el logro de los objetivos y los cambios que pueden impactar
PROCESO
09:00 significativamente a los procedimientos. EQUIPO AUDITOR - JEFE
GESTIÓN DE
16:00 DE GESTIÓN DE EVENTOS
EVENTOS
ACTIVIDADES DE CONTROL: Verificar las estructuras, líneas de
reporte y las autoridades y responsabilidades apropiadas en la
búsqueda de objetivos; junto con el compromiso a atraer, desarrollar y
retener personas competentes con sus responsabilidades de control
interno en la búsqueda de objetivos.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: evaluar la calidad del desempeño

del sistema de control interno en el tiempo, mediante la selección,
realización y evaluaciones continua y/o separadas para comprobar
cuando los componentes están presentes y funcionando; de manera
adecuada a aquellos grupos responsables de tomar la acción
correctiva, incluyendo la Alta Dirección, según sea apropiado.

Revisión de los recursos con los que se cuenta para la realización de

cada evento: ingresos (fondos y donaciones), proyección de costos y
gastos de cada evento, balances.
Martes 29 de septiembre

Revisión de contratos, pagos, documentos reglamentarios de los

proveedores.

CONTROL: Establecer la existencia y funcionamiento de los

de 2020

EQUIPO AUDITOR - JEFE

PROCESO estándares, procesos y estructuras que provean la base para llevar a
08:00 DE GESTIÓN DE EVENTOS
GESTIÓN DE cabo los diferentes eventos en la organización; teniendo en cuenta el
16:00 - DEPARTAMENTO
EVENTOS compromiso por la integridad y valores éticos, además de la
FINANCIERO
supervisión, que se debe ejercer para el desarrollo y rendimiento.

EVALUACIÓN DE RIESGOS: Verificar que la entidad realiza la

distribución de los recursos para el logro de los objetivos, teniendo en
cuenta la posibilidad de fraude.

SEGUIMIENTO: evaluar la calidad del desempeño, mediante la

selección y evaluación continua.
Miércoles 30 de septiembre de

Verificación de Proveedores logísticos (requisitos).

PROCESO Informes finales.
08:00 EQUIPO AUDITOR - JEFE
GESTIÓN DE
14:00 DE GESTIÓN DE EVENTOS
EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS: Verificar si la entidad cuenta
con proveedores que cubran los eventos programados y que
cuenten con los requisitos exigidos.
2020

EQUIPO AUDITOR - JEFE

ÁREA DE ASESORÍA DEL
PROCESO
14:00 SERVICIO AL ASOCIADO Y
16:00
GESTIÓN DE Cierre de la Auditoria AL CLIENTE - JEFE DEL
EVENTOS
PROCESO DE GESTIÓN
DE EVENTOS

INFORME FINAL DE AUDITORIA

5. ANTECEDENTES:

La Federación Colombiana de Municipios, ha diseñado un espacio de interacción con el

fin de que los asociados y clientes enriquezcan y afirmen conocimientos de interés general,
coadyuvando de esta manera al logro de los objetivos de cada municipio de nuestro país. Es
por ello que realiza un cronograma anual de eventos a cargo de del Área de Asesoría del
Servicio al Asociado y al Cliente en el proceso de Gestión de eventos quien es el encargado
de planear y ejecutar las diferentes actividades enmarcadas en dicho cronograma.

6. HALLAZGO:

6.1 DESCRIPCIÓN - CANCELACIÓN DE EVENTOS: Teniendo en cuenta que debe

fortalecer el proceso de Gestión de Eventos, para el cumplimiento de las metas trazadas
(ejecutar el cronograma establecido en las fechas programadas).

6.2 CAUSAS:

 Falta de proveedores para la realización de los eventos del Cronograma anual:

Incumplimiento de los requisitos técnicos y legales en el trámite de contratación.

 Poca asistencia de los asociados y clientes a algunos de ellos.

6.3 EFECTO DEL HALLAZGO: desgaste administrativo.

7. ANÁLISIS:

La Federación Colombiana de Municipios desarrolla diferentes actividades en pro del

beneficio de los asociados y clientes a nivel naciones, es por ello que debe realizar acciones
encaminadas a mejorar la planeación mediante un mecanismo efectivo con el cual se logre
articular de manera eficiente el factor que tiene falencia.

El Proceso de Gestión de Eventos facilita encuentros de los asociados y clientes a nivel

país, lo cual es de vital importancia para el desarrollo y crecimiento en cuanto a
conocimiento, integración social y comunicación asertiva entre los mismos.
8. CONCLUSIONES

 La Federación Colombiana de Municipios en el Área de Asesoría del Servicio al

Asociado y al Cliente debe efectuar acciones que contribuyan a la realización de lo
establecido en el cronograma anual de eventos.
 Realizar los planes de mejoramiento a que haya lugar.
 Desarrollar estrategias para el logro de los objetivos de la Entidad.
 Mantener atención a la contratación de proveedores.

9. RECOMENDACIONES:

En atención a todos los factores revisados en la presente auditoría se realizan las

siguientes recomendaciones, con el fin de que la entidad culmine satisfactoriamente los
logros y metas trazadas en la vigencia, así:

 Generar confianza y transparencia a los asociados, clientes y proveedores.

 Tratar temas que tenga un impacto económico y social.
 Implementar mecanismos con el fin de incrementar la asistencia de los asociados a los
eventos.
 Actualización de la base de datos de los asociados.
 Fidelización de los asociados.
 Contar con proveedores fijos idóneos y calificados.
 Aumentar el posicionamiento y reconocimiento de la entidad.
 Tomar opinión de los asociados y clientes para realizar mejoras en el servicio y de esta
manera incrementar la asistencia de los mismos a los diferentes eventos.

10. SEGUIMIENTO:

 El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al área para implementar

las mejoras. De igual forma a entregar los informes que se consideren convenientes
de las actividades y evaluaciones realizadas.
 Los resultados obtenidos en el plan de mejoramiento serán evaluados al término de
dos meses.

PAULA ANDREA GALINDO MEJÍA IRMA JEANNETH PIÑEROS VALERO

Auditor Auditor
Anexo: Lista de chequeo
ANEXO: AUDITORÍA AL PROCESO DE GESTIÓN DE EVENTOS.
 Verificación. Confirmación, mediante el aporte de evidencia objetiva, que se han cumplido los
requisitos específicos en la realización del evento desarrollado el día 07 de agosto de 2020.

LISTA DE CHEQUEO
Proceso de Gestión de eventos.
Bogotá D.C.
Área al que Asesoría del Servicio al Asociado y al Ciudad:
Del 28 al 30 de septiembre de
pertenece: Cliente. fecha:
2020 
No CUMPLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OBSERVACIONES
. SI NO
 
1 ¿Se realiza planeación de los eventos? X
 
¿Las características e instrucciones
2 específicas para la realización de los eventos X
fueron comunicadas oportunamente?
¿El mecanismo instalado permitió atender  
3 efectivamente los requerimientos de los X  
asociados y clientes?  
 
¿El proveedor realizó lo pertinente para el
4 X  
óptimo desarrollo del evento?
 
¿Se asignaron los medios de técnicos y
tecnológicos y de comunicación (radio,
5 avantel y celular, entre otros) necesarios para X
atender de forma óptima las exigencias del
evento?
¿Se asignaron vehículos (automóvil,
6 camioneta, microbús, bus, motocicleta, entre X
otros) para el evento y fueron los apropiados?
¿El lugar donde se realizó el evento, contó
7 con las condiciones necesarias para el X
desarrollo del mismo?
¿Se completó el quorum proyectado de
8 X
asistencia al evento

9 ¿Se cumplió con la meta establecida? X

PAULA ANDREA GALINDO MEJÍA IRMA JEANNETH PIÑEROS VALERO

Auditor Auditor