Documento Informativo DI-02-02

Versión 1.0
16 de noviembre de 2007
Página 1 de 3

INDICACIONES PARA CUMPLIMENTAR

LAS FICHAS DE PROCESOS

El CPMCS pide, para la obtención del segundo nivel, que las Unidades Funcionales
“documenten los procesos clave y realicen el seguimiento de los mismos con los
correspondientes indicadores de cumplimiento y/o satisfacción ”.

Las ventajas de documentar procesos son, entre otras:

• El disponer de una fuente importante de información sobre los trabajos de las

unidad funcional.

• Esta documentación pueden servir como instrumento de consulta y orientación

para el personal que desempaña los trabajos.

• Permite ver con mayor claridad las relaciones existentes con otros procesos de la
Unidad Funcional y/o con otras Unidades Funcionales.

• Facilita el establecimiento de los puntos críticos dentro del proceso, permitiendo

establecer los indicadores mas adecuados para el seguimiento de los mismos.

• Facilita la mejora continua de los procesos.

Para documentar los procesos en las distintas Unidades Funcionales vamos a utilizar
Fichas de Procesos.

Fichas de Proceso.

Las fichas de proceso elaboradas contienen los siguientes campos, que se rellenarán
como se explica a continuación:

• Código:

Se codificará la ficha de procesos por orden numérico: 1, 2, 3...etc.

• Nombre del proceso:

Se pondrá el nombre del proceso.

• Subprocesos:

Se nombrarán los distintos subprocesos que conforman el proceso, si corresponde.

• Objetivo /Misión:

Se describirá de manera breve cuál es el objetivo del proceso. Para determinarlo, nos
centraremos en “para qué” sirve el proceso o “por qué“ hacemos las distintas
actividades que lo componen.

Universidad de Granada.- Gabinete de Recursos Humanos y Organización,

Complejo Administrativo Triunfo, Cuesta del Hospicio s/n 18071- Granada
Tfnos.: (958) 243059- 244342 y 244293- Fax (958) 244303
 Documento Informativo DI-02-02
Versión 1.0
16 de noviembre de 2007
Página 2 de 3

• Propietario:

El propietario del proceso es la persona que se responsabiliza de principio a fin de la

gestión del proceso, dentro de la unidad funcional, y de la mejora continua del mismo.
Debe ser una persona que conozca en profundidad el proceso.

El propietario del proceso deberá asegurar que éste se desarrolla según está
diseñado, buscar la participación de las personas que intervienen en el desarrollo del
mismo y adaptarlo a las necesidades cambiantes de los usuarios.

• Ámbito:

Se trata de determinar los límites del proceso. Para ello , analizaremos cuáles son la
primera y la última actividad que se realiza para desarrollarlo.

El principio del proceso lo indicaremos en el campo “Desde” de la ficha de procesos, y

el final en el campo “Hasta”.

• Destinatarios:

En este apartado pondremos para quién hacemos el proceso, qué personas o

servicios de la UGR utilizan los productos o servicios que realizamos en el proceso.

Por ejemplo, los alumnos, otro servicio de la UGR, otra persona de nuestro mismo
servicio que necesita nuestro trabajo para empezar el suyo, etc.

• Entradas – Salidas:

En el apartado de entradas indicaremos qué productos, información o documentos son

requeridos para iniciar o realizar las actividades del proceso.

Las salidas son el producto o servicio creado por el proceso.

Por ejemplo: en un proceso de información al usuario, la entrada será la solicitud de

información del usuario, en cualquier formato (papel, teléfono, etc.), y la salida será la
información que le damos, que también puede ser verbal, por escrito, etc.

• Indicadores:

Se nombrarán los diferentes indicadores asociados al proceso para realizar el

seguimiento del mismo. (Ver Guía para la definición e implantación de un sistema de
indicadores).

• Documentos asociados:

En este apartado se nombrarán aquellos documentos que están asociados al proceso

(si los hay): manuales, procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, etc.

• Normativa aplicable:

Si procede, se pondrá una relación de la normativa aplicable al proceso.

Universidad de Granada.- Gabinete de Recursos Humanos y Organización,

Complejo Administrativo Triunfo, Cuesta del Hospicio s/n 18071- Granada
Tfnos.: (958) 243059- 244342 y 244293- Fax (958) 244303
 Documento Informativo DI-02-02
Versión 1.0
16 de noviembre de 2007
Página 3 de 3

• Diagrama de flujo:

En este apartado se trata de representar gráficamente las actividades secuenciales de

un proceso, de manera sencilla.

Con la representación gráfica se pretende visualizar el proceso, de manera que se

identifiquen rápidamente los servicios implicados, detectar actividades duplicadas, etc.

Para representar gráficamente los procesos se utilizan una serie de símbolos

estándar, los mas comunes se describen a continuación:

Operación general

Decisión: En el interior se escribe la pregunta y de este

símbolo salen dos opciones alternativas. (p.e. SI /NO)

Inspección: en su interior se escribe brevemente la actividad

de inspección que corresponda.

Inicio/Fin: indica el principio del proceso y el final

Documento: en el interior se escribe el nombre del documento

al que hace referencia

Conector: Indica la conexión de varias líneas del proceso.

Dirección del flujo.

• Descripción del diagrama :

Se explicará de manera concisa cada uno de los pasos reflejados en el diagrama de

flujo.

Universidad de Granada.- Gabinete de Recursos Humanos y Organización,

Complejo Administrativo Triunfo, Cuesta del Hospicio s/n 18071- Granada
Tfnos.: (958) 243059- 244342 y 244293- Fax (958) 244303