UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

ACTIVIDAD FINAL
DIPLOMADO EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
TEMA: HABILIDADES DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS (tomado de ICONTEC)

PRIMERA PARTE DE LA ACTIVIDAD (VALOR 50 PUNTOS)

METODOLOGÍA:

1. Analizar la información presentada:

 Objetivos de las auditorías
 Listas de preguntas

2. Clasificar las preguntas entregadas de acuerdo con los objetivos establecidos para las tres auditorías del año (se encuentran en la siguiente página), definidas en el
programa de auditorías.

3. De acuerdo ESTRICTAMENTE con la Norma ISO 9001:2015, debe identificar el proceso (o los procesos) y el requisito (o los requisitos) para el cual aplica dicha pregunta
(indicar el ítem de la norma ISO 9001:2015 al cual debo remitirme para realizar la revisión de su decisión) y el posible auditado (miembro de la división organizacional).
Todos estos datos deben estar presentes en la tabla que debe ser diligenciada COMPLETA y PROFESIONALMENTE. Debe realizar una revisión previa de los tipos
GENERALES de procesos y debe también realizar una revisión previa de los POSIBLES AUDITADOS.

4. Presentar esta información de manera individual como parte de la actividad final del diplomado en SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, realizando adicionalmente
para cada preguntauna justificación profunda y adecuada (basado en los principios de la Gestión de Calidad) del por qué es necesario (si usted fuese un auditor)
involucrar esta inquietud durante el trabajo del auditor. Debe diligenciarse POR COMPLETOel cuadro adjunto y remitirlo apropiadamente. En las casillas de Auditoría No.
1, Auditoría No. 2 y Auditoría No. 3, usted debe escoger CON CRITERIO PROFESIONAL, en cuál (o cuáles) de las tres auditorías anuales realizaría dicha pregunta (si
usted fuese el auditor), basado en los siguientes objetivos planteados para cada una de las tres auditorías:
OBJETIVOS DE LAS AUDITORÍAS

Auditoría 1: Evaluar el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001

Auditoría 2: Evaluar madurez y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad

Auditoría 3: Evaluar la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad

PREGUNTA REALIZADA EN UN ESCENARIO NORMAL DE Proceso /Requisito Auditado (miembro 1a. Auditoría 2a. 3a.
AUDITORÍA (basado en la ISO de la organización) Auditoría Auditoría
9001:2015)
1. Cómo surgió la necesidad de implementar un SISTEMA 0.1 Dirección general x
DE GESTIÓN DE CALIDAD
2. Cuáles son las principales fuentes de información que 4.4.1 Gerente General - x
utiliza para mejorar en su proceso? Líder de proceso
3. Qué objetivos de calidad tiene para este proceso? 6.2.1 Gerente General - x
Líder de proceso
4. Qué evolución ha tenido este proceso de acuerdo con los 6.3 Gerente General - x
datos generados? Líder de proceso
5. Qué indicadores se llevan para este proceso y qué 7.1.5; 9.1 Gerente General - x
seguimiento les hacen? Líder de proceso

6. Cómo se han optimizado los indicadores? 7.1.5.2; 8.5.2 Gerente General - x

Líder de proceso
7. Cómo se evalúa la necesidad de tomar acciones 10.2 Gerente General - x
correctivas en este proceso? Líder de proceso
8. Qué cambios se han detectado en el entorno que 10.3 Gerente General - x
obliguen a replantear la estructura del SISTEMA DE Líder de proceso
GESTIÓN DE LA CALIDAD
9. Qué acciones de mejora han surgido del seguimiento al 10.3 Gerente General - x
desempeño de los proveedores? Líder de proceso
10. Cómo se comunica la política de calidad a la 7.4 Gerente General- x
organización? Líder de proceso
11. Qué mediciones se hacen para saber si la implementación 5.2.2; 8.5.2 Gerente General - x
de las polític<as ha tenido éxito? Líder de proceso
12. Cómo se recogen los resultados de la medición del 4.4.1; 8.5.2 Gerente General - x
desempeño de su SISTEMA DE GESTIÓN DE LA Líder de proceso
CALIDAD a nivel de toda la organización?
13. Cuál es el criterio para saber si el SISTEMA DE GESTIÓN 4.4.1; 8.5.2 Gerente General - x
DE LA CALIDAD es eficiente? Líder de proceso
14. Cómo se relacionan los objetivos de su proceso con las 6.2.1 Gerente General - x
estrategias de la organización? Líder de proceso
15. Cuáles son los recursos indispensables para realizar su 7.1 Gerente General - x
proceso? Líder de proceso
16. Cómo sabe usted que las actividades de su proceso se 6, 8.5.2 Gerente General - x
están llevando a cabo tal como se planificaron? Líder de proceso
17. Cómo se evalúan las acciones tomadas para garantizar 7.2 Gerente General- x
que las personas de la organización tienen las Líder de proceso
competencias necesarias?
18. Qué pruebas realiza para verificar que su método de 8.1 Gerente General - x
control es el más apropiado? Líder de proceso
19. De las no conformidades encontradas en la auditoría 10, 10.2 Gerente General- x
anterior, qué acciones se tomaron? Líder de proceso
20. Qué información solicita usted para la revisión pro la 7.1.5.2 Gerente General - x
dirección? Líder de proceso
21. Cómo han contribuido las auditorías a la evolución del 9.2 Gerente General - x
sistema? Líder de proceso
22. Qué herramientas han empleado para efectuar la 9.1.2 Gerente General - x
medición de la satisfacción del cliente? Líder de proceso
23. Cuáles son las acciones preventivas que se han tomado 10.1 Gerente General - x
para este proceso? Líder de proceso
24. Qué aporte han tenido las acciones correctivas y 10.2 Gerente General - x
preventivas en la mejora de la organización? Líder de proceso
25. Cómo se definió el representante de la Dirección? No aplica la norma No aplica la norma x
26. Cuáles son las estrategias implementadas para el manejo 6.1 Gerente General - x
y control del riesgo? Líder de proceso
SEGUNDA PARTE DE LA ACTIVIDAD (VALOR 50 PUNTOS)

Se comentan en la siguiente tabla una serie de hallazgos obtenidos en un escenario real de una auditoría. Estos hallazgos son propios de diversas organizaciones. Identifique
(ESTRICTAMENTE) a que requisito (o requisitos) de la norma NTC ISO 9001:2015 están asociados los siguientes hallazgos y diligencie TOTAL, DETALLADA y
PROFESIONALMENTE la siguiente tabla:

HALLAZGO REQUISITOS ISO 9001:2015 AL QUE JUSTIFICACIÓN DE LA ESCOGENCIA EN SU LABOR DE AUDITOR

No se evidencia el registro de acciones  
correctivas derivadas de las auditorías internas
incluyendo la evaluación de cumplimiento legal,
ni el cierre de los hallazgos.
SE ASOCIA EL HALLAZGO
(ENUNCIAR TANTO EL NÚMERO DEL
ÍTEM COMO SU TÍTULO ASOCIADO)
10.2 No conformidad y acción correctiva.
DE DICHO (O DICHOS) ÍTEM (S) INTERNO…QUÉ PODRÍA COMENTAR
O RECOMENDAR A LA
ORGANIZACIÓN A PARTIR DEL
HALLAZGO?
No es evidente la toma de acciones. Se obliga a tomar acciones que corrijan
el hallazgo.

La Dirección Comercial y de Proyectos, 9.1.2 Satisfacción del Cliente. No hay seguimiento de las percepciones del Se debe determinar los métodos para
identifica las necesidades de los clientes y las cliente pueden incluir las encuestas al obtener, realizar el seguimiento y revisar
comunica al interior para la determinación de cliente esta información.
requisitos y de la capacidad de su
cumplimiento; también adelanta el proyecto y
determina las especificaciones para la
realización del producto, sin embargo en el
mapa de procesos, no se identifica un proceso
del sistema de gestión que interactúe con el
cliente en el ámbito de los proyectos.
No se cuenta con el plan de acción correctiva  10.2 No conformidad y acción correctiva. No hay revisión eficaz de la toma Se deben tomar acciones que mejoren el
para las NC’s #1, 7 y 9 de la última auditoría, acciones. hallazgo.
cuando se identificaron 12 NC’s. No se
evidencia el seguimiento a la eficacia de los
planes de acción a pesar que se han cumplido
los plazos de su implementación. En general,
los planes de acción para las NC´s de la
auditoría interna, se orientan a eliminar el
problema pero no sus causas. (NC = No
Conformidades)
No se dispone de los resultados de los  7.1.5 Recursos de seguimiento y No es evidente la disposición de La trazabilidad de las mediciones es
indicadores establecidos para el proceso de medición. recursos para establecer mecanismos esencial y debe generar confianza.
Compras (de fecha 17-08-2015), asociados a idóneos de medición.
“aprobación de compras” y “comportamiento de 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones.
proveedores”. Ninguno de estos indicadores
demuestra el logro del objetivo del proceso:
“cumplir con las necesidades de materiales y
servicios solicitados por cada área en tiempos
óptimos”.
Los manuales de funciones establecidos para el  7.2 competencia Especificar la competencia necesaria Es primordial tener la información
Director de Planeación y Programación (de de la persona(s) que hacen el trabajo documentada apropiada como evidencia
fecha enero de 2008), RG Calidad (de fecha bajo su control y que afecta al resultado de la competencia de cada cargo.
enero de 2006), Director Calidad (de fecha de la calidad del producto y/o servicio
enero de 2006) y Metrólogo (de fecha
Noviembre de 2008), no reflejan sus actuales
responsabilidades, ni definen la autoridad de
cada cargo asumidas después de la
reestructuración de la empresa.
No se dispone de los resultados de las pruebas  8.1 Planificación y Control operacional. No hay coherencia en los procesos de Deben establecer, implementar y
de Laboratorio de los Andes, aplicables al 8.2 Requisitos para los productos y control. mantener un proceso para determinar los
material utilizado en el contrato CO-327 con servicios. requisitos para los productos y servicios
ECOPETROL, con especificaciones que se ofrecerán a los clientes
establecidas en los anexos A36 y B12. Los 8.2.1 Comunicación con el cliente. potenciales para su satisfacción.
resultados de las pruebas de Laboratorio, no
son completos, y no son evaluados para
asegurar que se cumplen las especificaciones
requeridas (Anexos A36 y B12), sino que se
archivan en al área de Compras. No se cuenta
con la autorización del cliente para contratar
pruebas a un Laboratorio diferente del indicado
en el Contrato (CIDET).
No se dispone de planes de acción ante el  8.3.4 Controles del diseño y desarrollo. No es claro los mecanismos de Es indispensable las revisiones, la
incumplimiento de la meta de eficiencia (% de identificación de los productos no verificación y la validación del diseño y
rechazos en la primera corrida ≤ 0,5%), para el 8.5.2 Identificación y trazabilidad. conformes. desarrollo tienen propósitos distintos. Deben
mes de marzo de 2016, cuando se presentó un realizarse de forma separada o en cualquier
valor de 14%. combinación, según sea idóneo para los
productos y servicios de la organización. La
organización debe controlar la
identificación única de las salidas cuando
la trazabilidad sea un requisito, y debe
conservar la información documentada
necesaria para permitir la trazabilidad.