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Conceptos de auditoría
Índice de Contenidos
Conceptos de auditoría ............................................................................... 3

1 Los documentos de trabajo ................................................................... 3
1.1 La lista de comprobación ...................................................................................................... 4
1.1.1 Tipos de listas de comprobación ..................................................................................... 6
1.1.2 Beneficios del uso de listas de comprobación ................................................................... 8
1.2 Diagramas de flujo ................................................................................................................ 9
1.3 Las hojas de registro............................................................................................................ 11
1.4 El archivo ............................................................................................................................ 12
2 La comunicación ................................................................................. 14
2.1 El lenguaje oral ................................................................................................................... 16
2.2 El lenguaje gestual .............................................................................................................. 17
2.3 La imagen ............................................................................................................................ 20
2.4 Las preguntas ...................................................................................................................... 21
2.5 La solicitud de información documentada........................................................................... 27
2.6 Escuchar .............................................................................................................................. 27
2.7 El entorno ........................................................................................................................... 28
3 La entrevista ....................................................................................... 29
4 Evidencias documentadas ................................................................... 33
4.1 La evidencia objetiva ........................................................................................................... 35
4.2 Búsqueda de evidencias ...................................................................................................... 37
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1 Los documentos de trabajo
Los estándares, consecuencia de la necesidad de ser válidos para las diversas

empresas y situaciones, son modelos o patrones generalistas.
Cuando al auditor se le solicita la realización de una auditoría, lo primero que debe

conocer es el estándar utilizado en el diseño del sistema a auditar, en caso
contrario no podrá llevarla a cabo, pues no tendrá criterios. Haber leído una norma,
ley o reglamento no capacita a un técnico para llevar a cabo una auditoría, éste
debe dominar los distintos requisitos exigidos, los criterios, su interpretación y
aplicación, lo cual, no es fácil. Por esto, es conveniente que previamente a
dedicarse a realizar auditorías haya pasado por la fase de implantación de los
estándares y la legislación en las empresas.
Inclusive para el auditor más experto sería impensable realizar la auditoría

utilizando como documento de trabajo el propio estándar, ya que requeriría no solo
una gran memoria, sino una gran capacidad de organización mental que le
asegurara no olvidar ninguno de los requisitos. Pero, aun disponiendo de esa
capacidad, el esfuerzo mental sería muy elevado. En especial cuando la auditoría la
llevarán a cabo varios auditores y tuvieran que repartirse las distintas actividades a

verificar. El auditor, en consecuencia, necesita un documento de trabajo que le

permita realizar su actividad de forma sistemática, ordenada y consecuente.
Existen diversos tipos de documentos de trabajo que permiten realizar la auditoría

correctamente. El auditor seleccionara, en cada caso, el que considere más
adecuado.
1.1 La lista de comprobación
La lista de comprobación, también conocida como lista de chequeo, verificación o

check-list, es un relación de preguntas o cuestiones, que el auditor tiene que dar
respuesta durante el desarrollo de la auditoría. La lista es un documento de uso
interno para el auditor que abarca los aspectos sustanciales que el sistema debe
cumplir. No debiendo confundirse sus preguntas con las preguntas que el auditor
realiza al auditado durante la auditoría.
La lista de comprobación, como documento de trabajo del auditor, además de fijar

los requisitos del estándar debe haberse desarrollado de acuerdo al proceso lógico,
pero particular, que de la auditoría cada auditor o empresa auditora tiene. Cada
uno de éstos debe hacer su propia lista apoyándose en las normalizadas
existentes, teniendo una lista de comprobación para cada estándar, dentro de los
habituales, completándolas ad casum con los requisitos específicos de la
organización a auditar.
Las cuestiones incluidas en las listas de comprobación deben dar respuesta a los
diversos criterios de la norma, ley o reglamento, en función de los cuales se
confeccionan. En muchos casos, es el propio requisito transformado en pregunta.
Legislación Pregunta
Las medidas de vigilancia y control de la ¿Se respetan los derechos de intimidad,
salud de los trabajadores se llevarán a cabo dignidad de la persona del trabajador y la
respetando siempre el derecho de intimidad confidencialidad respecto a la vigilancia de la
y la dignidad de la persona del trabajador y salud
la confidencialidad de toda la información
relacionada con su estado de salud

Además, una lista de comprobación bien realizada, debe desarrollar preguntas que
especifican criterios no claramente establecidos en la norma pero que el auditor
debe tener en cuenta.
Muchas listas de comprobación son una relación de preguntas a las que el auditor
contestará positivamente o negativamente, o indicando si no aplica. Pudiendo
añadir en la propia lista algún tipo de observación. El formato de sus columnas
será:
Pregunta Si No No aplica Observaciones

¿Han sido designados los X
trabajadores?
¿Se controlan las compras de X
productos tóxicos?
¿Se forma a los trabajadores? X
El auditor debe elaborar las preguntas de forma que una respuesta “SI” implique
cumplimiento y una “NO” refleje un incumplimiento. De tal forma que una simple
revisión de la lista, localizando las preguntas marcadas con “NO” nos indica de
forma rápida los incumplimientos del sistema.
El cumplimiento o incumplimiento de un requisito por parte de un sistema o de una

empresa puede no ser total, existiendo una gradación en el mismo. Por ejemplo, no
es igual encontrar un trabajador sin formación entre cien, que no dar formación a
ningún trabajador. Si utilizamos listas como la anterior, el grado de cumplimiento
queda reflejado en el apartado observaciones o se pierde. Por lo que es apropiado
utilizar listas denominadas “cuestión y resultado”, cuyo formato sería:
Pregunta Resultado Observaciones

¿Han sido designados los Satisfactorio
trabajadores?
¿Se controlan las compras de Insatisfactorio
productos tóxicos?
¿Se forma a los trabajadores? Parcial

Indicándose en el apartado resultado “satisfactorio”, “insatisfactorio”, “parcial” o

“no aplica”. En el caso de la formación que hemos visto, en la primera lista a la
pregunta “¿Se da formación a los trabajadores?” con la primera lista tendríamos
que contestar “NO” en ambos casos. Con el segundo modelo de lista en el primer
caso contestaríamos “satisfactorio” y en el segundo “insatisfactorio”. Reflejando en
ambas las observaciones pertinentes. Posteriormente veremos que los resultados
pueden ser cuantificados con lo cual se puede reflejar en la lista el grado de
cumplimiento perfectamente.
Cuando el auditor prepara la lista de comprobación debe tener mucho cuidado en

no alterar o interpretar inadecuadamente los requisitos de la norma, ley o
reglamento. No debemos olvidar que se está auditando la empresa en cuanto su
cumplimiento de los requisitos del estándar, no de la lista de comprobación. A
veces, el auditor acaba creyendo que el estándar es su lista y no la norma, Ley o
Reglamento de referencia. Por muy buenas listas de las que disponga el auditor,
nunca debe dejar de manejar el estándar, fundamentalmente para auditores
nobeles, es bueno referenciar en las listas el apartado del estándar con el que se
relaciona cada pregunta.
1.1.1 Tipos de listas de comprobación
Una vez definido el tipo de lista de comprobación, el auditor procede a elaborar sus
preguntas, situándolas en la lista ordenadamente. El orden de colocación de las
preguntas estará de acuerdo a como prevea el auditor desarrollar la auditoría. De
forma que no tenga que desplazarse durante una entrevista, investigación, etc.,
desordenadamente a lo largo de la lista. Aunque el auditor puede establecer su
propio criterio de ordenación, existen dos sistemas habituales:
Listas de comprobación ordenadas por criterios
Estas listas ordenan las preguntas en grupos que responden a temas o criterios de
la norma o reglamento, por ejemplo:
 Organización,

 Evaluación,
 Formación,
 Información,
 Etc.
De forma que el auditor, cada vez que quiere analizar un aspecto del estándar,
tiene todas las cuestiones agrupadas. Presentan problemas para evaluar temas que
son realizados por varias unidades organizativas de la empresa, ya que el auditor
no tendrá un criterio definido sobre el cumplimiento o no de un estándar hasta
haber realizado la auditoría de todos los departamentos, divisiones, etc., afectados.
Listas de comprobación departamentales
El auditor agrupa las preguntas en función de la organización de la empresa,

indicando para cada uno de las Divisiones, Departamentos, etc. Todos los aspectos
a analizar en materia de prevención, por ejemplo:
Servicio de Prevención Propio
 Cualificación de los técnicos

 Formación,
 Información,
 Maternidad,
 Menores,
 Etc.
Producción
 Formación,
 Información,
 Maternidad,
 Menores,
 Equipos de trabajo,
 Mediciones higiénicas,
 Etc.

Exigen, antes de su elaboración, un cierto conocimiento de la organización de la

empresa, las funciones y responsabilidades de cada unidad. Son muy adecuadas
para auditorías internas, en las que el auditor conoce perfectamente la organización
de la empresa.
1.1.2 Beneficios del uso de listas de comprobación
El uso de las listas de comprobación durante el desarrollo de la auditoría presenta

una serie de beneficios tanto para el auditor como para el auditado.
Beneficios para el auditor
Guía básica para la auditoría

La lista es una guía del recorrido que el auditado realiza a través del sistema de
gestión de la empresa, pero sin establecer rigideces que le ciñan en su realización
La lista es un documento interno del auditor, no le exige realizar las preguntas tal y
como se indican en la misma, dándole una libertad ordenada. Evitando que deje
algún tipo de criterio, actividad, etc., sin auditar.
Registro de la auditoría
Al igual que el auditor exige a presentación de registros que validen las evidencias,
la lista sirve de registro de los aspectos auditados, los resultados obtenidos y la
valoración de los mismos para el auditor que, en algún momento, tendrá que ser
evaluado o auditado por la administración, su empresa, etc.
Exige menos memoria al auditor.

El uso de la lista evita al auditor tener que mantener en su memoria todos los
criterios del estándar, lo que ha revisado o no, los criterios de interpretación, etc.,
lo que le exigiría un gran esfuerzo.

Sirve para posteriores auditorías.

Cuando un mismo auditor o miembro de la misma organización va a realizar una
auditoría, puede revisar las listas utilizadas anteriormente, estudiando los
comentarios incluidos por el auditor, los aspectos revisados, etc., que le
transmitirán más información que el informe, ya que aparecerán reflejadas
impresiones personales, hallazgos no reflejados por falta de evidencias objetivas,
etc.
Beneficios para el auditado
Garantía de objetividad
El uso de la lista de comprobación asegura al auditado que la auditoría ha sido
realizada de forma objetiva e independiente, sin la interpretación particular del
auditor en función del desarrollo de la auditoría.
Información sobre las líneas básicas de la auditoría.

La lista debe estar en disposición del auditado antes de la auditoría, si éste lo
desea, permitiéndole conocer los criterios y líneas básicas que el auditor seguirá en
el desarrollo de la auditoría.
Sirve al auditado para sus propias auditorías.

Muchas empresas, en la preparación de la auditoría, realizan auditorías internas
previas con la finalidad de evaluarse internamente e intuir los posibles resultados
de la auditoría externa. Las empresas suelen utilizar las listas de comprobación de
los auditores externos, pudiendo de esta forma, asegurarse el éxito. Los auditores
externos no deben entender esto como una trampa por parte de la empresa; si
durante la auditoría interna se corrigen errores del sistema, se ha conseguido el
objetivo buscado, la mejora de la prevención, y no el “pillar” a la empresa.
1.2 Diagramas de flujo
El uso del diagrama de flujo, flujograma o flow-chart no está muy extendido entre
los auditores. Para su elaboración, el auditor debe conocer el sistema de gestión de
la prevención implantado en la empresa profundamente, por lo que sólo su uso es

adecuado para las auditorías internas o muy repetitivas, que amorticen el tiempo
dedicado en su preparación.
El método consiste en presentar, mediante secuencia cronológica, las distintas

operaciones o actividades que se desarrollan para cada una de las actividades
preventivas. Para el conocimiento de las secuencias cronológicas, el auditor debe
analizar la documentación del sistema de gestión de la prevención. Una vez
elaborado el diagrama de flujo, se analiza si las actuaciones y su secuencia
cronológica dan cumplimiento a los requisitos del estándar, reflejando como
hallazgos, no conformidades u observaciones aquellos aspectos que queden sin
cubrir.
Analizado si el proceso cumple con los requisitos, se procede a analizar si la

implantación del sistema es conforme con el indicado en el diagrama de flujo.
Comprobación que se realiza a través de los registros, entrevistas, etc., de igual
forma a como se hubiera llevado a cabo usando una lista de comprobación.
El uso de diagramas de flujo presenta una serie de ventajas e inconvenientes que

analizamos a continuación:
Ventajas
 Son muy gráficos y descriptivos, por lo que su uso por varios auditores distintos
evita problemas de interpretación.
 Reflejan de forma rápida los incumplimientos del sistema.
 Obligan a una búsqueda de evidencias lógica y sistemática.
Inconvenientes
 Requieren un gran esfuerzo para su preparación.

 Registrar la información obtenida sobre el diagrama es dificultoso, si no se está
habituado.

1.3 Las hojas de registro
La información que maneja el auditor a lo largo de la auditoría no sólo comprende

la obtenida de los registros y documentos, las entrevistas, sino que incluye otros
aspectos, en muchos casos subjetivos, que, aun no dando lugar a evidencias
objetivas, sí deben ser tenidos en cuenta. Mantener en la memoria esta información
exige un elevado esfuerzo, que no asegura la perdida de información, en especial
cuando queremos utilizar la información en auditorías posteriores.

El uso de las listas de comprobación, los diagramas de flujo o matrices de

elementos por departamentos, no permite al auditor de registrar sus impresiones,
observaciones o notas, de forma que disponga de estos datos durante la
elaboración de la reunión final y el informe. Estas anotaciones deben ser realizadas
en algún tipo de documento o registro que posteriormente se guardará con el resto
de los documentos de la auditoría.
No existe ninguna regla o práctica para hacer estas anotaciones; cada auditor, de
forma libre, se acostumbra a un tipo de documento, en muchos casos consecuencia
de la formación que recibió. Hay auditores que utilizan la propia lista de
comprobación, sus márgenes o el reverso de las páginas que la conforman. Otros
anexan simples hojas en blanco al final de la lista, el flujograma o la matriz. En
ambos casos, el auditor hará libremente sus anotaciones, dibujos, gráficos, etc., sin
ningún tipo de cortapisa, regla, etc.; está utilizando un documento de trabajo, para
su uso particular.
1.4 El archivo
El auditor exige al auditado registros que justifiquen sus actuaciones y

cumplimiento de requisitos. Los documentos que el auditor genera durante la
auditoría son sus registros del trabajo realizado, por lo que deberá archivarlos
adecuadamente. En particular, para las auditorías realizadas de acuerdo con la Ley
de Prevención de Riesgos Laborales que conllevan responsabilidades legales, puede
requerirse por parte de la Autoridad Laboral la justificación de cómo fueron
realizadas, los criterios utilizados, etc., para lo cual el auditor recurrirá a sus
archivos.

El archivo también será muy útil al auditor cuando vaya a auditar a una empresa
con posterioridad. El uso de los informes, registros, etc., de la anterior auditoría le
va a permitir reducir el tiempo de preparación y refrescar la información que obtuvo
sobre la empresa en las anteriores auditorías.
El archivo contendrá todos los documentos suministrados por la empresa, salvo que
le solicite su devolución, las listas de comprobación, los flujogramas, cartas, hojas
de registro, informes, etc., que hayan sido utilizados o generados consecuencia de
la auditoría. Debiendo estar organizado de forma que le permita localizar de forma
rápida la documentación buscada.

2 La comunicación
Comunicar. (Del lat. Communicare.) tr. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene.
2 Descubrir, manifestar o hacer saber a uno alguna cosa. 3. Trasmitir señales
mediante un código común al emisor y al receptor.
Comunicativo, va. (Del lat. Communicativus.) Adj. Que tiene aptitud o inclinación
y propensión natural a comunicar a otro lo que posee.
Sobre la base de estas definiciones y todo lo dicho anteriormente, deducimos que el

auditor debe ser un buen comunicador. A través de la comunicación,
fundamentalmente oral, va a obtener la mayoría de la información, por lo que
deberá conocer las técnicas utilizadas para una adecuada comunicación. No sólo
desde el punto de vista oral, la comunicación gestual va a ser un importante
componente comunicativa, en muchos casos utilizado de forma inconsciente, y, por
lo tanto, erróneamente.
La comunicación implica una transmisión de información entre el comunicante y el

receptor de la información, los cuales van a funcionar en un círculo cerrado, a
veces, indefinido. La realimentación entre el emisor y el receptor se realiza de
forma gestual y por lo tanto inconsciente. El comunicador tiene que tener muy claro
que parte de la información que emite se va a perder, es decir, no alcanzará el
receptor.
Tal y como indica Jürg Studer1 el proceso de pérdida de información es el siguiente:
1
Oratoria, el arte de hablar, disertar y convencer, el Drac, 1996, pag.50

El comunicador debe analizar en todo momento cúal es la información que

realmente le está llegando a su interlocutor, en caso contrario creerá que su
repuesta corresponde a una información que no es realmente con la que cuenta.
Por lo que debe interpretar toda la información, oral o no, que le transmita,
prestando atención a la reacción que nuestra información despierta en nuestros
receptores, a través, en muchos casos en su forma de comportarse, gestos,
movimientos, etc., en definitiva, percibir el efecto de nuestro mensaje en el
receptor, o lo que es lo mismo: observar y escuchar. Un buen comunicador es una
persona que sabe escuchar “El ser humano tiene dos orejas y una sola lengua para
que pueda escuchar el doble de lo que habla”2
2
Epiteto (55-135 después de Cristo)

La entrevista, aspecto fundamental en el desarrollo de la auditoría, es un proceso

de comunicación entre el auditor (emisor) y el entrevistado (receptor). Un
adecuado desarrollo de ésta se deben tener en cuenta tres aspectos básicos:
 El lenguaje oral,
 El lenguaje gestual,
 La imagen y
 Las preguntas
2.1 El lenguaje oral
La voz es una característica de cada persona, con ella hemos nacido y por lo tanto
tendemos a pensar que no es educable. Sin embargo, ésta puede ser
perfectamente educada. El auditor no requiere, en general, educar su voz, pero sí
debe tener unas ciertas nociones sobre cómo utilizar y sacar el mejor provecho.
Todos, en algún momento, hemos comentado que voz más agradable o
desagradable tiene una persona. En muchos casos no es realmente un problema
físico de la persona que habla, es una mala utilización de sus facultades.
A través de la voz transmitimos no sólo las palabras que decimos, también

indicamos al oyente nuestro estado de ánimo. Muchas veces hemos escuchado “lo
dijo con un tono”. En la entrevista debemos cuidar nuestro tono de voz, ya que

puede generar una impresión que no es la deseada por parte del auditor.
Igualmente debemos regular nuestra intensidad. Saber controlarla es sumamente
importante una intensidad no adecuada puede generar cansancio en el receptor.
Una alta intensidad hará creer al entrevistado que estamos gritando por algo,
generalmente enojo. Una intensidad baja exigirá un gran esfuerzo a nuestro
interlocutor para escucharnos, y por lo tanto cansancio.
El auditor debe jugar con la intensidad y el tono de su voz, para dar mayor o menor
énfasis a las palabras que está utilizando, de acuerdo con la importancia de lo que
está diciendo, pero sin incurrir en el vicio de la exageración, que puede hacerle caer
en la ampulosidad y la grandilocuencia, desaprovechando su efecto. Con el énfasis
sólo buscamos la atención del entrevistado en determinados aspectos.
2.2 El lenguaje gestual
Al hablar no sólo es importante lo que decimos, sino la forma en que lo decimos. El

lenguaje corporal es fundamental dentro del desarrollo de la comunicación, ya que
en el proceso de comunicación participa la persona entera.
El lenguaje corporal es uno de los más importantes, y, sin embargo, el menos

considerado, ya que al actuar en la mayoría de los casos de forma subliminal, no
nos damos cuenta de los errores y aciertos del mismo. Esto hace que sea un
lenguaje difícil de aprender y dominar, aunque lo utilizamos desde nuestro
nacimiento, en muchos casos es tan desconocido como cualquier lengua extranjera.

El auditor, al conocer el lenguaje de los gestos, podrá no sólo utilizarlo, sino

también, interpretar qué es lo que le está transmitiendo el entrevistado.
El gesto puede en muchos casos suplir a las palabras. Somos capaces de entender
una película muda, si bien, el gesto adquiere fuerza cuando se utiliza
simultáneamente al leguaje oral. Los gestos pueden ser intencionados o no. Los
primeros los podemos utilizar en determinados momentos, aunque no debemos
planificarlos, no estamos interpretando el papel de una película, y por lo tanto,
resultarían forzados.
El gesto ha de ser espontáneo, no está dispuesto a normas ni se le puede

objetivar. Se genera como un impulso interior relacionado con el mensaje. El
auditor debe utilizar los gestos que le nazcan de la espontaneidad, pero teniendo en
cuenta las siguientes indicaciones:
1. La gesticulación natural se mueve entre la cintura y los hombros.

2. No utilice gestos cuando esté tenso, la tensión de los músculos hará que éstos
parezcan torpes y como a trompicones.
3. El gesto enérgico y preciso refleja convicción.
4. Existen gestos grotescos (mover un lápiz entre las manos, morderlo,
tamborilear con los dedos, etc.) que trasmiten nerviosismo.
5. Tener las manos en los bolsillos, trasmiten desinterés y descortesía.
6. Rascarse cualquier parte del cuerpo refleja mala educación y trasmite señal de
desaseo.
7. Alzar o encoger los hombros, alargando o abreviando el cuello, transmite
extrañeza, interrogación o desaliento.
8. Echar la cabeza hacia atrás, refleja incredulidad y rechazo.
9. Adelantar el cuerpo, refleja interés en intervenir.
10.Retrasar el cuerpo, trasmite desinterés y rechazo.
11.Cruzar los brazos, indica resignación.
12.Puños cerrados, reflejan ira, ataque o acusación.
13.Manos en la cadera, reflejan desafío e indignación.
14.Frotarse las manos, trasmite complacencia.
Dentro de los gestos podemos destacar los faciales o mímicos. La expresión refleja
de nuestro estado de ánimo, transmitiendo a nuestro entrevistado cómo estamos

interpretando su información, pudiendo ir modificando su discurso sobre la base de

nuestra expresión. Igualmente la expresión del entrevistado nos denotará su
preocupación, firmeza de lo que nos dice, etc.
La mímica es uno de gestos más controlables, si bien es preciso darse cuenta que
los estamos utilizando para reprimirlos. Al contrario que un actor de teatro, los
cuales refuerzan su interpretación a través de los gestos, el auditor debe esconder
sus gestos, ocultando la interpretación que está dando a lo que percibe, pero
aprovechar las señales que le envía su interlocutor, ya que, intuitivamente, se
suelen interpretar de forma correcta.
Entre los gestos mímicos más importantes podemos destacar:
 Mirar a los ojos al interlocutor, denota interés.

 Una sonrisa, o dejar caer la cabeza un poco hacia un lado, crea un ambiente de
confianza.
 Una cara de pocos amigos, genera miradas hurañas y respuestas esquivas.
 La risa resulta contagiosa.
 Mirar continuamente a los altos cargos de la empresa en las reuniones, refuerza
jerarquías y esto molesta a los inferiores.
 Mirar continuamente a los papeles denota inseguridad.
 Arrugar la frente, indica indignación.
 Alzar las cejas, trasmite incredulidad y arrogancia.
 Mover las pestañas, es consecuencia de nerviosismo.
 Abrir la boca, indica asombro.
 Apretar los labios, es consecuencia de ira contenida.
Por último, cuando un gesto se convierte en habitual y descontrolado, nos

encontramos ante un “tic” que debe ser evitado, aunque esto suele resultar difícil,
el auditor debe intentar controlarlos lo más posible.

2.3 La imagen
Cuando llegamos a una empresa, lo primero que se observa es nuestra imagen, de

ahí la necesidad de cuidarla adecuadamente. No queriendo decir con ello que
debemos estereotiparla con la idea del traje o vestimenta excesivamente formal y
conservadora. Nos referimos a una imagen adecuada, aseada, pulcra, cuidada, etc.
La imagen del auditor no sólo está relacionada con su vestimenta. La forma de

llegar a la empresa, de transportar sus papeles es importante, el presentarse con
los papeles revueltos debajo del brazo va a transmitir una cierta idea de desorden
que pondrá en entre dicho la profesionalidad del auditor. Igualmente, si la
documentación de la empresa aparece desordenada, arrugada y maltratada,
daremos una sensación de despreocupación ante documentos que para la empresa
son muy importantes.
Un auditor de prevención no puede solicitar unas gafas o unos zapatos de seguridad

para sus desplazamientos por la fábrica, debe contar con un mínimo de equipos de
protección individual. Solamente tendrán que suministrarle, por parte de la
empresa, aquellos equipos específicos relacionados con la actividad de la misma.

2.4 Las preguntas
Un buen auditor debe ser capaz de descubrir los hechos rápidamente, pues si el
auditado detecta que para localizar la información el auditor divaga, pensará que
está perdiendo su tiempo. En el desarrollo de su trabajo el auditor realiza
numerosas preguntas para obtener información, pero no basta con hacer
preguntas sobre aquello que el auditor desea examinar, es necesario formularlas de
forma adecuada para obtener respuestas satisfactorias.
Existe una serie de técnicas, basadas en distintos tipos de preguntas, que permiten
realizar este proceso de forma más fácil, cómoda y rápida.
Preguntas abiertas
Una pregunta abierta es aquella que permite un amplio abanico de respuestas, en

general busca una explicación sobre cómo se desarrolla algún tipo de acción.
¿Cuál es la política de prevención de la empresa?

¿Cómo se coordina la prevención con los contratistas?

¿Cómo se lleva a cabo la vigilancia de la salud?
Son utilizadas para obtener una información global sobre un tema, pues permiten al
entrevistado desarrollar su respuesta, pudiendo el auditor, en función de la misma,
detectar posibles interpretaciones y desviaciones del sistema, dirigiendo las
posteriores preguntas.
Preguntas cerradas
Ante estas preguntas el auditado tiene un número limitado de opciones para

responder, no permitiéndole ningún tipo de explicación, en muchos casos sólo
podrá afirmar o negar. Son un ejemplo:
¿Han realizado la evaluación de riesgos? (la respuesta es sí o no)

¿Qué método han utilizado para la evaluación de riesgos? (la respuesta es el
método)
¿Realizan reconocimientos específicos para los trabajadores expuestos a plomo
metálico? (la respuesta es sí o no)
En general, son utilizadas para obtener una información concreta, ante una
suposición del auditor. No deben ser utilizadas con exceso pues transmite una
sensación inquisitorial ya que suelen poner al auditado entre la espada y la pared.
Es importante destacar que, cuando el entrevistado responde con una explicación a
una pregunta cerrada, es porque piensa que la respuesta cerrada no va a ser
correcta.
Preguntas de precisión
Son aquellas preguntas que permitiendo una cierta amplitud de respuestas, su

abanico es mucho más cerrado que en las preguntas abiertas. El auditor las utiliza
para ir centrando el tema sobre el que está investigando, por lo que forman el
grupo más importante del razonamiento del auditor.
¿Una vez hecho el reconocimiento, quiénes lo analizan? (la respuesta es el flujo de

revisión)

¿Qué se hace con los informes de revisión de los equipos? (la respuesta es lo que
se hace)
¿Los registros de formación, cómo se archivan? (la respuesta es la sistemática de
archivo)
Estas preguntas se utilizan de forman sistemática, encadenándolas unas con otras.

En muchos casos se pueden limitar a: ¿Qué ocurre después?, ¿Y luego qué se hace?
Preguntas silenciosas
Durante una entrevista el silencio es un arma poderosa. Cuando el auditor, ante

una respuesta, permanece callado, el auditado entiende que se espera una mejor
explicación o respuesta que la dada, procediendo a dar una mayor información sin
que el auditor se lo solicite.
Un entrevistado no es capaz de aguantar más de 12 segundos sin que le realicen

una nueva pregunta. Los silencios generalmente generan una información
complementaria que podía no haber aparecido. Usarlos no es fácil, manejados de
forma poco espontánea pueden dar la sensación de que el auditor está perdido, por
lo que no se debe abusar de ellos.
Preguntas de opinión
Son aquellas que solicitan un punto de vista, generalmente una opinión personal.
No condicionando la repuesta del auditado. Por ejemplo:
¿Qué le parece el método elegido por la empresa para la evaluación de riesgos?

¿Cree que tienen un índice alto de siniestralidad?
No aportan ningún tipo de información, pudiendo generar opiniones personales de

crítica a la propia actuación de la empresa, lo cual, no proporciona valor a la
auditoría, pues aun siendo correcta la opinión no es una evidencia objetiva.

Preguntas engañosas
Pretenden sonsacar al entrevistado información que normalmente no aportaría. Por

ejemplo:
¿Cuándo el director pasea por la planta, seguramente no lleva zapatos de

seguridad? (implica que el director no los lleva)
¿Qué hacen con los trabajadores que no utilizan la protección auditiva? (implica que
no la utilizan)
¿Los accidentes sin importancia no los registrarán? (implica que no se registran).
No deben ser utilizadas ya que transmiten una opinión del auditado que, de forma
capciosa, pretende sonsacar información que el auditor intuye, pero no es capaz de
localizar.
Preguntas hipotéticas
En algunos casos el auditor no encuentra evidencias de una actuación ya que

nunca se ha dado, tendiendo a hacer preguntas hipotéticas. Por ejemplo:
¿Qué ocurriría en caso de incendio, si no hay agua?

¿Si un trabajador presenta niveles altos de hemoglobina, cómo actuarían?
El uso de estas preguntas es difícil. En muchos casos el auditor pregunta sobre

situaciones excesivamente hipotéticas. En otros, el auditado le podría responder
“eso nunca sucederá” y el auditor tendrá que asumirlo. Sin embargo, en
determinados momentos, adecuadamente formuladas pueden ser muy útiles; su
respuesta indica al auditor si determinados casos, aun no habiendo ocurrido, han
sido previstos en el diseño del sistema. El auditor debe conocer los riesgos que
asume cuando las utiliza, no debiendo abusar de ellas.
No-preguntas
Muchos auditores caen en el error de plantear preguntas que se contestan ellos

mismos; la respuesta es una opinión del auditor, sesgando la información que

estaría incluida en la respuesta del auditado. El auditado le podrá responder: “Yo no

he dicho eso”, “Usted lo dice, nosotros no lo hacemos”.
El auditor no debe confundir estas preguntas con preguntas de replanteamiento,

tales como “¿He entendido que ustedes archivan sólo los registros de los últimos
tres años, es correcto?”, que si son de gran utilidad.
Vistas las preguntas que el auditor puede utilizar, es preciso analizar el proceso
mediante el cual, a través de las preguntas, el auditor llega a una conclusión. La
técnica utilizada es el uso de preguntas en embudo, cuya misión es ir centrando el
tema hasta alcanzar conclusiones suficientes. Los pasos a dar son:
1. Antes de iniciar las preguntas, el auditor debe centrar al entrevistado, con el fin
de que entienda el porqué de las mismas:
Necesito conocer cómo se lleva a cabo la formación de los trabajadores, por lo
que voy a realizarle una serie de preguntas relacionadas con la formación.
Para conocer cómo llevan a cabo en la empresa la vigilancia de la salud tengo
que analizar una serie de cuestiones. Le voy a realizar una serie de preguntas al
respecto.
2. Se comienza con preguntas abiertas que nos permitan obtener una información
generalizada de la sistemática de actuación.
¿Cómo se desarrollan las actividades formativas?
¿Cómo llevan a cabo la vigilancia de la salud?
3. Se va concretando la información a través de preguntas sistemáticas que nos
permitan alcanzar el objetivo perseguido, utilizando preguntas abiertas de
precisión.
¿Cómo se detectan las necesidades de formación de un trabajador específico?
¿Qué formación se da a los trabajadores de nuevo ingreso?
¿Cómo se define el reconocimiento médico de cada trabajador?
¿Cuáles son los criterios utilizados para la certificación de la aptitud de un
trabajador?
4. Una vez centrado el tema se procede a realizar preguntas cerradas que fijen
definitivamente la información.
¿Existe un procedimiento para fijar las necesidades de formación de cada
puesto de trabajo?
¿Existen protocolos para la realización de los reconocimientos médicos?

5. Se termina con una pregunta cerrada de opinión que confirme la información

que ha obtenido el auditor. Permitiendo que el auditado aclare alguna cuestión
que considere no ha interpretado bien el auditor.
¿Estoy en lo cierto al afirmar que los reconocimientos médicos son realizados
sin protocolos definidos y adecuadamente documentados?
Este proceso lógico utiliza una vía deductiva que va de lo genérico a lo concreto, si
bien en algunos momentos el auditor tendrá que utilizar el proceso contrario,
inductivo o ascendente, que va de lo concreto a lo genérico. Esto ocurrirá cuando el
auditor, generalmente consecuencia de la revisión de un registro, detecte algún tipo
de discrepancia que le haga intuir un fallo del sistema, por lo que tendrá que
analizar todo el proceso del que genera dicho registro.
Tanto el proceso deductivo como el inductivo tienen su sistemática de realización,

pero el auditor no debe ser rígido e inflexible en su uso. Se deben aceptar
desviaciones temporales, bien para relajar la tensión de la entrevista o cuando el
entrevistado se ha perdido y es preciso replantear el aspecto analizado. Igualmente
es conveniente establecer una pequeña pausa entre cada tema, lo cual nos permite
relajarnos, aliviar tensiones y comenzar más tranquilamente las cuestiones del
siguiente punto a analizar.

Vemos que existen diversas tipos de preguntas, cada una de ellas más o menos
adecuada en cada caso. El auditor debe aprender a utilizarlas adecuadamente. Sin
olvidar que hasta los mejores, de vez en cuando se equivocan.
2.5 La solicitud de información documentada
En muchos casos la información no procede de una respuesta, sino de una prueba

objetiva: documentos y registros, su solicitud debe ser llevada a cabo de una forma
correcta, y no como una exigencia.
Me gustaría ver los certificados de formación de los trabajadores designados

Necesitaría examinar los partes de accidente de trabajo de los últimos cinco años.
Necesitaría revisar los certificados de inspección periódica de los equipos sometidos
a reglamentación de seguridad industrial.
Debiendo ser especialmente cuidadoso cuando se requiere la elección de los

registros, no transmitiendo una sensación de desconfianza. El auditado debe
entender que el muestreo es algo lógico y normal dentro del proceso de auditoría.
2.6 Escuchar
Hemos visto al principio que la comunicación se genera en un bucle cerrado entre el

entrevistador y el entrevistado, quedando la comunicación rota si no se cierra. El
auditor debe (prestar atención a lo que se oye) y no simplemente limitarse a “oir”.
Hemos visto la forma de hacer las preguntas, pero es importante tener en cuenta la
actuación, aparentemente pasiva, que las acompaña: escuchar la respuesta; algo
poco habitual en muchos auditores.
El proceso de escuchar incluye el análisis de las respuestas y su correspondiente

procesamiento. Si no procesamos bien una respuesta, generalmente, la siguiente
pregunta será errónea, pues será consecuencia de un razonamiento incorrecto.

En general el auditor debe tener en cuenta que:
1. No atosigar al auditado con una batería de preguntas.

2. Darle un cierto tiempo para responder, en muchos casos tendrá que procesar la
pregunta.
3. No anticipar la respuesta.
4. Replantear las preguntas cuando el auditado no las comprenda.
2.7 El entorno
Para que se establezca el adecuado proceso de comunicación, tanto el auditor como

el auditado necesitan entenderse adecuadamente, prestarse la debida atención y no
sentirse apremiados por circunstancias externas a la entrevista, por lo que el
auditor deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. No realizar la entrevista en ambientes ruidosos en los que sea difícil oírse Las
entrevista suelen realizarse en la propia fábrica, exigiendo elevar el tono de voz,
lo que hace muy incómodo la comunicación, por lo que tiende a hacerse rápida
y desordenada, en consecuencia, mal.
2. No se entrevistará a trabajadores, operarios, responsables, etc., que estén

pendientes del proceso de trabajo que controlan, no pudiendo dedicar la debida
atención a la entrevista.
Cuando se entrevista a una operario durante su trabajo, es conveniente que
dejen de realizar las operaciones que realiza. Igualmente con los directivos o
mando de la empresa, es importante realizar la entrevista fuera de su
despacho; desarrollar una entrevista continuamente interrumpida por el
teléfono, subordinados, etc., genera una gran incomodidad para el entrevistado
y mucho mayor para el auditor.
3. Las respuestas de los subordinados cuando sus superiores están presentes,

introduce una serie de sesgos que enmascaran ciertas situaciones. Evitar la
presencia de los superiores suele ser difícil, en estos casos, el auditor debe
analizar el porqué de algunas respuestas, intentando deducir el sesgo
introducido.

3 La entrevista
El auditor va a recibir una gran cantidad de información mediante las entrevistas

que va a mantener con el personal de la empresa. Muchos autores consideran que
es la forma más importante de obtención de información, no olvidemos, que tal y
como indicamos en el primer Módulo, el vocablo auditoría viene de “oír”.
Cuando en auditoría nos referimos a la entrevista, no le estamos dando un

concepto formal, similar a una entrevista periodística, nos estamos refiriendo
realmente a una comunicación oral, no estructurada, entre el auditor y personas de
la empresa auditada, que en muchos casos se podría considerar una mera
conversación. La mayoría de los hechos plasmados por el auditado deben
posteriormente ser validados a través de evidencias que refuten las informaciones
obtenidas verbalmente. Por muy obvias que parezcan algunas explicaciones, se
debe verificar cada una de ellas, pero sin transmitir al entrevistado una impresión
de falta de desconfianza ante su palabra.
Las distintas formas que tiene el auditor para validar la información obtenida a
través de las entrevistas son:
1. Que varios entrevistados digan lo mismo, especialmente cuando pertenecen a

otro departamento, área, etc., ya que personas al mismo nivel y el mismo
departamento pueden tener opiniones sesgadas, aunque de forma no voluntaria
o coordinada. El auditor debe confirmar qué información y de quién es la
verdadera. La confirmación puede ser realizada por un mismo auditor o a través
de las entrevistas mantenidas por varios miembros del equipo y contrastadas en
sus reuniones.

2. Existencia de documentos o registros que avalen las informaciones recibidas, lo

que debe ser realizado de forma inmediata a la recepción de la información. El
auditor podrá utilizar frases como: “Creo que he captado lo que ha indicado.
Ahora, si es tan amable, enséñemelo” Estando atento y, si es preciso,
intervenir en la elección de los documentos que van a servir de confirmación.
Este aspecto será especialmente tenido en consideración cuando el documento
sea un registro, ya que el auditado tenderá a mostrarnos, de entre todos ellos,
aquellos que refuten su información. Debiendo ser el auditor el que elija el
registro por muestreo.
Realizar entrevistas que permitan obtener información de forma adecuada es una

técnica difícil, que el auditor irá aprendiendo a lo largo del desempeño de su
profesión. Como toda técnica de comunicación, se va a ver influida por la capacidad
de los auditores, muchos no van a conseguir desarrollarla con soltura, mientras que
otros la desarrollarán perfectamente. Conocer las técnicas conducentes a un buen
desarrollo de la comunicación es necesaria para el auditor, debiendo practicarlas sin
sentirse agobiado por ellas. Muchos auditores que han querido aplicar las técnicas
de forma estricta han perdido frescura y espontaneidad, llegando a ocasionar
situaciones ridículas.
El auditor debe desarrollar la entrevista de forma adecuada, por lo que debe

preparársela. Una actuación desordenada, sin un objetivo claro, etc., transmite
cierta desconfianza al entrevistado, lo que le impedirá darnos la información

adecuada, pues tenderá a no informarnos de aquello que, a priori, piense que le

puede plantear ciertos problemas.
Durante la entrevista el auditor deberá:
1. Hacer que el auditado se sienta cómodo. El entrevistado ve al auditor como un

examinador que evalúa su trabajo, muchas veces en presencia de un superior
jerárquico, por lo que, en muchos casos, puede sentir su puesto de trabajo en
peligro. El auditor debe transmitirle confianza, presentarse adecuadamente,
mostrar una actitud correcta, no ser inquisitorial, etc., obteniendo de esta forma
un mejor resultado. Un entrevistado receloso es una mala fuente de
información, mientras que si se encuentra a gusto puede suministrarnos
información que en un principio no pensaba dar.
2. Es fundamental que el auditor transmita al entrevistado que no ha sido elegido

al azar, transmitiéndole las causas de selección, en particular cuando existen
más personas que desarrollan puestos de trabajos iguales o similares al suyo.
En estos casos es adecuado dar a entender al entrevistado que ha sido elegido
por su mayor conocimiento, experiencia, etc. esto le hará sentirse importante.
3. Antes realizar las preguntas, el auditor debe indicar al entrevistado el objetivo

de la entrevista. El auditor lo conoce por lo puede dar por hecho que el
entrevistado igual, detectando posteriormente que no es así y teniendo, en
medio de la entrevista, que proceder a explicarlos los objetivos, rompiéndose la
secuencia lógica de realización.

4. Realizar aquellas preguntas que le permitan obtener la información buscada.

Todas ellas deberán dar respuesta alguna de las siguientes cuestiones:
No debiendo ser transposición de las escritas en la lista de comprobación, éstas

están dirigidas al auditor y no al entrevistado.
5. Tomar, durante las respuestas, aquellas notas que considere necesarias, pero
demostrando que está atento a lo dicho por el entrevistado. No debe demostrar
desinterés por la respuesta, ésta es consecuencia a una pregunta que él realizó.
Cuando la respuesta se salga del contexto o no tenga nada que ver con la
pregunta realizada, el auditor debe interrumpir, educadamente, al entrevistado,
replanteando la pregunta. La falta de respuestas concretas, en muchos casos,
es consecuencia de preguntas mal planteadas y no en divagaciones
intencionadas del entrevistado.
6. Una vez terminada la entrevista despedirse del entrevistado agradeciéndole su

colaboración y ayuda.
Durante la entrevista pueden generarse situaciones incomodas que el auditor debe

evitar en todo momento, para lo cual:
 Nunca debe entrar en discusiones interpretativas con el entrevistado,

 No transmitirá sensación de enojo ante respuestas evasivas,
 No resolverá discrepancias entrando en un juego de “yo gano/tu pierdes” ,
 Comunicar al entrevistado los fundamentos de su opinión y
 No radiar sensación de alegría ante los hallazgos

4 Evidencias documentadas
Durante la ejecución de la auditoría, el auditor busca elementos de juicio que

sustenten su opinión del estado de la gestión de la emrpesa, para ello, el equipo
auditor analiza las diversas actividades realizadas en materia de prevención por
parte de la empresa, comparando si el sistema implantado cumple los requisitos
establecidos en los reglamentos, normas o documentos según los cuales se diseñó.
Cuando en una determinada actuación existe una discrepancia entre los requisitos y
la forma de llevarse a cabo por parte de la empresa, se ha realizado un hallazgo,
pero éste no implica la existencia de una desviación, ya que una empresa no tiene
porqué cumplir todos los requisitos de una norma o reglamento, pueden existir
aspectos que no requieren ser aplicados dada su forma de trabajo, proceso
productivo, etc.
Los hallazgos se pueden dividir en:
Conformidades
Son aquellas discrepancias con los requisitos establecidos en las normas y

reglamentos consecuencia de la ausencia de aplicabilidad de alguno de ellos a la
empresa. Por ejemplo, una empresa en la que realizan reconocimientos médicos
como consecuencia del uso de pantallas de visualización con una periodicidad
mayor que la requerida.
Observaciones
Las observaciones son discrepancias con los requerimientos que no demuestran un

fallo en el cumplimiento de los mismos, sino que debilita o puede debilitar la
eficacia del mismo. En general, las observaciones no corregidas acabarán
convirtiéndose en no conformidades.

No conformidades
Las no conformidades demuestran fallos en el cumplimiento del sistema de acuerdo

con los requerimientos estándar. En el caso de una auditoría reglamentaria, todas
las observaciones deben representar incumplimientos sobre la reglamentación.
En muchos casos el auditor dudará si definir un determinado hallazgo como

observación o no conformidad, lo cual, es una discusión inútil, ya que
independientemente de cómo lo clasifiquemos, las dos deben ser subsanadas. La
diferencia está en cómo va a actuar posteriormente la empresa. Muchas tenderán a
corregir solamente las no conformidades, por lo que si el auditor detecta que ésta
será la posible actuación de la empresa, es preferible que califique los hallazgos
como no conformidades en vez de cómo observaciones.
Cuando hablamos de auditoría reglamentaria, existen una serie de circunstancias a

tener en cuenta a la hora de hablar de NO CONFORMIDADES:
 Algunas auditoras han optado por denominar las no conformidades como

Inadecuaciones o incumplimientos. En este sentido la forma de denominarlas es
indiferente, realmente queda al libre albedrío de la auditora, lo importante es
que quede claro a qué nos referimos en cada caso.
 En determinados casos, las auditoras clasifican las no conformidades,

incumplimientos o inadecuaciones en leves y graves. Esta situación hace pensar
que nos encontramos ante una correlación entre observaciones y el concepto de
leve y entre no-conformidades o inadecuaciones y el concepto de grave. En este
caso es muy importante aclarar este aspecto por parte de la auditora, la
observación como hemos visto pone en peligro el cumplimiento, pero no es un

incumplimiento en sí, en consecuencia podríamos no actuar sobre ella en

previsión de que no se transforme en una no-conformidad. Sin embargo, los
incumplimientos legales, leves o graves deben ser siempre corregidos.
 En algunos casos se utiliza por parte de las auditoras el concepto de leve para
aparentar una menor dureza del informe ante el cliente, este aspecto es
peligroso ya que bajo un aparente no encubrimiento de los incumplimientos
reglamentarios existe una reducción aparente de la situación de la empresa. El
auditor debe asumir su responsabilidad y dar a cada cosa el valor que tiene.
Los hallazgos se refieren a hechos y condiciones, en general, fáciles de identificar,

pero deben ser claramente demostrados como discrepancias con los estándares
establecidos. Para probarlos están las evidencias objetivas.
4.1 La evidencia objetiva
La evidencia consiste en una disposición mental del auditor por la cual queda libre
de cualquier duda significativa respecto a la opinión que tiene que emitir en su
informe. Debiendo esta disposición mental estar acompañada de pruebas
documentales o físicas, de realidades que son indubitables independientemente de
las personas que las perciban.
El proceso de recolección de evidencias no es fácil, pudiendo dar en muchos casos a

procesos complejos, dependiendo fundamentalmente de la evidencia que quiera
obtenerse, de la cantidad de los datos y de la calidad de los mismos. No debiendo
el auditor, en ningún caso, abandonar la búsqueda por muy compleja que ésta
pueda ser.

Basándonos en las Statement on Auditing Standars podemos definir dos tipos de

evidencias: la evidencia inmediata y la evidencia corroborativa. La evidencia
inmediata se obtiene de los documentos y registros del sistema. La evidencia
corroborativa comprende toda la información que el auditor obtiene para
asegurarse de la veracidad y exactitud de la anterior evidencia. Se consigue
mediante la verificación, inspección, análisis, confirmaciones, entrevistas, etc.,
realmente es la verdadera evidencia objetiva.
Uno de los problemas con los que se encuentra el auditor es definir hasta dónde
llegar en la obtención de las evidencias. No podemos establecer criterios
específicos, si bien el auditor tendrá en todo momento presente que la evidencia
debe ser suficiente y adecuada, no debiendo perseguir la mejor evidencia posible,
sino la más adecuada.
Una evidencia será suficiente cuando el auditor puede llegar a conclusiones

razonables de que los hechos o criterios que está juzgando han quedado
satisfactoriamente justificados. Es imposible llegar a la certeza absoluta, por lo que
el auditor debe llegar a un punto en el que el grado de confianza sea suficiente, es
decir, tiene que tener una convicción moral de que no está haciendo una afirmación
audaz y arriesgada, basada fundamentalmente en su profesionalidad.
Una evidencia adecuada es aquélla que se ajusta a los hechos, circunstancias o

criterios que realmente tienen importancia en relación con el hecho examinado. No
se deben fundamentar los hallazgos en evidencias colaterales o de importancia
parcial para el hecho juzgado. La adecuación es un concepto cualitativo de la
evidencia, mientras que la suficiencia es un concepto cuantitativo.
Además de los conceptos anteriores, en su búsqueda de evidencias, el auditor

deberá llegar a un equilibrio entre los costes de su localización, la importancia del
hecho examinado y el riesgo probable de error en la toma de decisiones. Así deberá
tener en cuenta los trabajadores afectados, los riesgos posibles, las consecuencias
para la seguridad y salud de los trabajadores, las connotaciones legales, etc., de
forma que obtenga un equilibrio adecuado. El auditor podrá no aplicar
estrictamente algún aspecto reglamentario o normativo, siempre y cuando, la
importancia relativa que tal hecho produzca sobre la acción preventiva, sea

escasamente significativo y, en consecuencia, no altere el objetivo final del sistema

de prevención de riesgos laborales. Si bien, debe tenerse mucho cuidado al
evaluarla importancia relativa del hecho, ya que una mala evaluación puede dar
lugar a errores importantes.
4.2 Búsqueda de evidencias
Durante la realización de la auditoría, el equipo auditor analiza los distintos

aspectos del sistema, realizando los hallazgos. Para sustentarlos necesita de
evidencias objetivas, para localizarlas se utiliza una serie de técnicas, que se
describen a continuación.
La observación
La observación o percepción a través de los sentidos, si bien, en muchos casos no

es válida como evidencia objetiva, sí permite al auditor percibir por dónde tiene que
encaminar la investigación para conseguir la evidencia. Durante la auditoría, el
auditor debe estar atento de cómo son realizadas las diversas operaciones, los
comentarios entre el personal de la empresa, etc., que le permitan intuir la forma
de trabajo de la empresa. Descubriendo los puntos fuertes y débiles de la acción
preventiva, que posteriormente fundamentará a través de evidencias.
Cuando un auditor observa una actuación, en un paseo por la empresa, de ahí la

importancia de la visita inicial por la misma, difícilmente podrá el auditado discutir
que dicha actuación se ha dado. A partir de ese momento, el auditor puede
fundamentar sin discusión todas las evidencias que se relacionen con dicho hecho.
Es difícil ensañar o transmitir a un auditor cómo percibir las actuaciones que se

están dando a su alrededor, la percepción es una facultad que el auditor
desarrollará con su experiencia.

Revisión de documentos y registros
Los documentos del sistema van a indicar cómo ha sido diseñado el mismo,
especificando la forma de llevar a cabo las distintas acciones. La revisión de los
documentos tiene como objetivo evaluar si el sistema está diseñado de acuerdo a
los estándares que le son de aplicación, ya que, de no ser así, las acciones
posteriormente realizadas tampoco estarán de acuerdo con los requisitos. La
revisión de los registros, sin embargo, tendrá por objetivo analizar si las
actuaciones que deben haber sido realizadas por la empresa lo han sido y
justificado.

La revisión de la documentación, es uno de los aspectos más fáciles de la auditoría,

comprobar que lo indicado en un documento cumple o no con los requisitos es
fácilmente contrastable. En algunos casos se plantea cierta discusión, entre
auditores y auditados, sobre la interpretación de los requisitos. Apareciendo los
típicos comentarios: ¿Dónde dice que tenemos que hacer eso?, ¿Tenemos que
hacerlo?, Nuestra interpretación es distinta, etc.; ante los cuales el auditor debe
fundamentar claramente su interpretación, lo que requiere un conocimiento
exhaustivo del estándar aplicable. En caso contrario, el auditado puede poner en
apuros al auditor, poniéndose en cuestión la posible observación o no conformidad.
Incluso imposibilitando su inclusión en las conclusiones.
Durante la revisión de los documentos debemos analizar si:
 Son coherentes con el estándar.

 Cubren todos los requisitos del estándar.
 Definen claramente cómo, cuándo, dónde y quién realiza las distintas
actividades.
 Están aprobados y claramente identificados.
El registro es la descripción escrita de una acción realizada, es decir, son las

pruebas documentales de conformidad con los requerimientos especificados por el
sistema. Con la revisión de los mismos estamos buscando pruebas objetivas de la
realización de las actividades especificadas en los documentos internos y externos.
Durante la comprobación de los registros investigaremos sí:
 Están de acuerdo con los requeridos en la documentación del sistema.

 Han sido correctamente utilizados.
 La información es completa.
 Está identificado quién los realizó.
El auditor no debe caer en la tentación de basar la auditoría en la búsqueda de

evidencias formales, es decir, la existencia de firmas, mejor o menor calidad del
formato del registro, indicación de fechas, etc., que si bien son importantes,
pueden enmascarar la mejor o peor calidad de las actuaciones en prevención, que

es el objetivo de la auditoría. Este error, habitual en auditores poco expertos, hace

perder valor a la auditoría ante el auditado.
Un problema que se presenta a la hora de hacer la auditoría es la definición de

cuáles son los registros de los que debe disponer la empresa. En este sentido
debemos tener en cuenta que, desde un punto de vista estrictamente legal, sólo
podremos exigir a la empresa que disponga de los documentos y registros
establecidos en la legislación. Por ejemplo, no existe en la Ley de Prevención de
Riesgos Laborales base para solicitar a la empresa que cada trabajador al recibir un
EPI firme un registro de recepción del EPI’s, por lo tanto, el auditor no podrá exigir
su existencia. Queda claro, que de no existir este tipo de registros, será difícil para
le empresa justificar que entrega los EPI´s a los trabajadores y también será difícil
para el auditor establecer si la empresa entrega de forma habitual los EPI´s, en
consecuencia, la existencia de éstos facilita el trabajo, pero su inexistencia no
implica de por sí ningún incumplimiento. Lo que sí debe quedar claro, es que en
ningún momento, el auditor podría abrir una no-conformidad indicando que la
empresa no entrega los EPI´s por no tener los registros de entrega.

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Conceptos de auditoría ............................................................................... 3

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1 Los documentos de trabajo

Los estándares, consecuencia de la necesidad de ser válidos para las diversas

Cuando al auditor se le solicita la realización de una auditoría, lo primero que debe

Inclusive para el auditor más experto sería impensable realizar la auditoría

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verificar. El auditor, en consecuencia, necesita un documento de trabajo que le

Existen diversos tipos de documentos de trabajo que permiten realizar la auditoría

1.1 La lista de comprobación

La lista de comprobación, también conocida como lista de chequeo, verificación o

La lista de comprobación, como documento de trabajo del auditor, además de fijar

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Pregunta Si No No aplica Observaciones

El cumplimiento o incumplimiento de un requisito por parte de un sistema o de una

Pregunta Resultado Observaciones

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Indicándose en el apartado resultado “satisfactorio”, “insatisfactorio”, “parcial” o

Cuando el auditor prepara la lista de comprobación debe tener mucho cuidado en

1.1.1 Tipos de listas de comprobación

Listas de comprobación ordenadas por criterios

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Listas de comprobación departamentales

El auditor agrupa las preguntas en función de la organización de la empresa,

Servicio de Prevención Propio

 Cualificación de los técnicos

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Exigen, antes de su elaboración, un cierto conocimiento de la organización de la

1.1.2 Beneficios del uso de listas de comprobación

El uso de las listas de comprobación durante el desarrollo de la auditoría presenta

Beneficios para el auditor

Guía básica para la auditoría

Exige menos memoria al auditor.

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Sirve para posteriores auditorías.

Beneficios para el auditado

Información sobre las líneas básicas de la auditoría.

Sirve al auditado para sus propias auditorías.

1.2 Diagramas de flujo

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El método consiste en presentar, mediante secuencia cronológica, las distintas

Analizado si el proceso cumple con los requisitos, se procede a analizar si la

El uso de diagramas de flujo presenta una serie de ventajas e inconvenientes que

 Requieren un gran esfuerzo para su preparación.

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1.3 Las hojas de registro

La información que maneja el auditor a lo largo de la auditoría no sólo comprende

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El uso de las listas de comprobación, los diagramas de flujo o matrices de

El auditor exige al auditado registros que justifiquen sus actuaciones y

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Sobre la base de estas definiciones y todo lo dicho anteriormente, deducimos que el

La comunicación implica una transmisión de información entre el comunicante y el

Tal y como indica Jürg Studer1 el proceso de pérdida de información es el siguiente:

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El comunicador debe analizar en todo momento cúal es la información que

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La entrevista, aspecto fundamental en el desarrollo de la auditoría, es un proceso

2.1 El lenguaje oral

A través de la voz transmitimos no sólo las palabras que decimos, también

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