PROCEDIMIENTO ACCIONES

PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
Versión 001
Fecha de aprobación 25 /05/ 2010

OBJETIVOS

Puntualizar los métodos a seguir para Construir y llevar a cabo acciones correctivas y
preventivas de las no conformidades encontradas en las auditorias e inspecciones
realizadas por la gerencia, salud ocupacional, copaso o un auditor externo.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los centros de trabajo o frentes donde se presten los
servicios de TOPOCAD LTDA.

RESPONSABLE

 Gerente
 Administrador
 Coordinador S&SO

DEFINICIONES

 Acción correctiva: Acción encaminada a eliminar la causa de una no conformidad

real, para prevenir que esta pueda repetirse.

 Acción preventiva: Acción encaminada a eliminar las causas potenciales de no

conformidades, para prevenir la aparición de estas.

 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

 Registro: Documento que establece resultados alcanzados o proporciona

evidencia de actividades efectuadas.

 Documento: Información y su medio de soporte

 Auditoria: Poceso sistematico, independiente y documentado para optener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extension
en que se cumplen eel conjunto de politicas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.

 No conformidad: Incumplimiento con los requisitos especificados.

 Criterios de auditoria: Conjunto de politicas, procedimientos o requisitos

utlizados como referencia.
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Fecha de aprobación 25 /05/ 2010

 Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra

informacion que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son
verificables; ( la evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa. )

 Solicitud de accion correctiva o preventiva : Formato donde se registra el

producto no conforme, las no conformidades o potenciales no conformidades, las
acciones correctivas o preventivas a tomar y la verificacion de la acciones a
tomadas.

 Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacion de la evidencia de las

auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria; ( Los hallasgos de la
auditoria puenden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoria )

 Inspecciones de seguridad, los riesgos presentes no siempre se materializan en

accidentes, si antes tomamos las medidas oportunas. Estas medidas se consiguen
en las llamadas inspecciones de seguridad y es una tecnica importante para
detectar condiciones y comportamientos inseguros.

 Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación

y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la
ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su
repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.

CONDICIONES GENERALES

METODOLOGIA

1. REGISTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

El Administrador S&SOMA junto al Gerente según informe presentado por el Auditor
Interno o externo, revisaran la información de las no conformidades detectadas y se
consignaran en el formato de no conformidades de la auditoria interna.
Las no conformidades encontradas en las diferentes inspecciones realizadas en la parte
de salud ocupacional y/o ambiental sea por la Gerencia, por el Coordinador S&SOMA,
COPASO o el Asesor S&SO también se registraran en el formato de acciones preventivas
y correctivas.

Las acciones generadas de las investigaciones de accidentes e incidentes, también

deberán consignarse en la matriz de acciones preventivas y correctivas.
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Fecha de aprobación 25 /05/ 2010

2. NECESIDAD E IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES

Una vez definidas las no conformidades, los responsables estudian con detenimiento las
propuestas de solución para eliminarlas, teniendo en cuenta las repercusiones internas o
externas y las modificaciones a realizar.

3. REGISTRO DE LAS ACCIONES

Una vez que se determina la acción correctiva, esta se debe implementar por quien sea el
responsable del área donde se generó. Esta acción debe ser registrada en el formato de
acciones preventivas y correctivas. Donde debe quedar claramente detallada la no
conformidad u observación, las causas, acciones a tomar, los plazos y el responsable de
ejecución.

4. SEGUIMIENTO Y CIERRE
El Coordinador S&SOMA y la gerencia realizara la verificación de la eficacia de las
acciones tomadas. En el caso de que él sea el afectado directo, la verificación la realizara
un auditor externo.
Esta revisión se registrara en el acciones preventivas y correctivas al igual que su cierre
donde queda detallada la fecha de los seguimientos y si se esta dando cumplimiento o
no. En el caso de no cumplir los plazos, establecidos reiteradas veces, esta situación
puede generar un nuevo parte de no conformidad y un nuevo análisis.
Para la verificación del cumplimiento en la revisión y cierre de las no conformidades se
realizara un seguimiento
El Coordinador S&SOMA será el encargado de revisar y dar seguimiento al cierre a las
no conformidades halladas por parte de los auditores, de archivar y controlar la
información.

5. APROBACION DE LA GERENCIA
En el caso de que una propuesta de solución involucre un costo se debe solicitar
autorización al Gerente General.

6. ACCIONES PREVENTIVAS

Las acciones preventivas se establecen ante problemas potenciales y como

consecuencia del estudio de los procedimientos y programas, de los resultados de
las auditorias, cuando se define la aplicación de acciones tendientes a eliminar las
causas potenciales de no conformidad se utiliza la misma sistemática definida
para el tratamiento de las acciones correctivas
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