FUNDACION UNIVERSITARIA LOS LigeRrAVURLL BIBLIOTECA CENTRAL, ™ MERNANDO SANTOS CASTILLE COoNTABILIDAD UNIVERSITARIA Sexta edicion actualizada LUCY DEL CARMEN CORAL DELGADO. Licenciada en Educacién Especialidad en Comercio y Contadurfa’ Docente de Contabilidad y Legislacién Institucién Educativa INEM EMMA LUCIA GUDINO DAVILA > (a.e.p.d) Revisores técnicos ANA CRISTINA RIASCOS ESPANA Contadora Publica Universidad Mariana Especialista en Revisorfa Fiscal JAIME CASTRO CASTELLANOS Contador Publica Universidad Jorge Tadeo Lozano Especialista en pedagogia y docencia universitaria Universidad La Gran Colombia MARIA LUZ CARDENAS CHAVEZ Economista Especialista en Finanzas Asesora Financiera Par académico Conoces LIBRERIA is TECNICA Y DE ZAQ\ incenteria Bogoté * Buenos Aires * Caracas * Guatemala * Lisboa * Madrid * México New York * San Juan * Santiago Auckland * Londres ® Milén # Montreal # Nueva Delhi San Francisco ® Singapur * St. Louis ¢ Sidney® TorontoUNIDAD LIBROS DE CONTABILIDAD Conocimientos esenciales Aspectos opees Requisitos de caracter general Registro de los libros Gites dios Pronbicones ens Ha Coreen de eres on os Ios Hechos eglre on conan Fema de tover los tre do connie boners Ubros principales: essere Otoe tes Sintesis Actividades para el portafolio Actividades complementarias de aprendizaje Evidencias de aprendizaje148 | Contabi lad Elemento de competencia Registrar la informacién contable en los libros principales y auxiiares de contabilidad, Criterios de desempefio Reconace los pasos y normas legales para efectuar los registros en los libros de contabilidad, de acuerdo con la realidad de los hechos, + Aplica normas legales y procedimientos organizacionales para registrar | cidn contable en los libros. Registra el comprobante de contabilidad en los libros principales y auxiliares. Cortige de manera cuidadosa los registros en los libros sin enmendar, tachar 0 borrar.Libros de contabilidad | 149 ros de contabilidad Son los libros principales y auxiliares en los cuales el comerciante registra en orden cronolégico las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes. Aspectos legales Requisitos de caracter general Todo comerciante llevard su contabilidad, libros, registros contables, invent rios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del Cédigo de Comercio y demas normas sobre la materia. Estas normas pueden autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacién, faciliten guardar el archivo y la corespondencia. Asi mismo, se permite la utilizacién de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar las operaciones, siempre que facilite el conocimiento y la prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Los estadlos financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los que se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse de forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracién suce- siva y continua, Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros, Enlos libros se asentaran, en orden cronolégico, las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. Los libros podran ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacién del gobierno. . Los entes econémicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus opera- ciones. Los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 afios contados desde el cierre de aquéllos. Cuando se garantice su repro- duccién por cualquier otro medio, pueden destruirse transcurridos 10 afios. Los libros y papeles de comercio constituiran plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sj, judicial 0 extrajudicialmen- te. Estos sdlo tendran valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de Norma R480. C. Norma 'An. 125, Deo. 2649108 Norma Mt 580.6, Norma ‘ats. 56y 606. ©. Norma ‘AA. 680.6,150 | Contabilidad Losibrs de contabiad. ‘Son ls ibs principales Y auxiires on ls cuales se registra as operacio: Norma A. 490.6, manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable. Registro de los libros Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros, para ello deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos 1. Deben registrarse, previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades, competentes en el lugar de su domicilio principal. 2. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series conti- niuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas. 3. Ellibro es firmado por el secretario de la Camara de Comercio, como cons- tancia de su registro. 4. Los libros auxiliares no requieren ser registrados. Clases de libros “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderd por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxilia- res para el completo entendimiento de aquellos’, Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados: El libro de inventarios y balances + Ellibro diario + Ellibro mayor y balances + Ellibro de actas (para personas juric as) + Ellibro de acciones o de régistro de socios, La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar depende del tipo de empresa ¢ informacin que maneje; entre los mas utilizados estan: + Auxiliar de caja Auxiliar de bancos + Auxiliar de clientes + Auxiliar de proveedores Auxiliar de gastos + Auxiliar de ventas 0 comercio al por mayor y al por menorARIA LOS LIBERIABOKG: oncton UNVERSITARA | si BLIOTECA wemunno SANTO Libros de contabilidad | 151 + Auxiliar de mercanci + Auxiliar de inversiones + Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones + Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar + Auxiliar de IVA retenido + Auxiliar de retencién en la fuente + Auxiliar de propiedades, planta y equipo + Auxiliar de aportes sociales. Prohibiciones en los libros En los libros de comercio se prohibe: + Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstosse Norma refieren, ‘Nt 128, Dec. 2649/88 Mt 8766, + Dejar espacios que faciliten intercalaciones 0 adiciones en el texto de los asientos 0 a continuacién de los mismos. “En os libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electréni- cos no se consideran espacios en blanco los rengiones no utilizados, siempre que al terminar los listados sus totales de control permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble”. + “Hacer interlineaciones, raspaduras 0 correcciones en los asientos; cual Norma quier error u omision se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se aa. 182, Do, 269/80 advirtiere; Num. 8, Art. 87 C. C. + Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos, y + Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas 0 mutilar los libros”. Correcci6n de errores en los libros “Los simples errores de transcripcién se deben salvar mediante una anotacién al pie de la pagina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su correccién. La anulacién de folios se debe efectuar sefialando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulaci6n, suscrita por el responsable de la anotacién con indi- caci6n de su nombre completo”, *Cualquier error u omisién se salvaré con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.152 Contabilidad Hechos irregulares en la contabilidad Norma “Habra lugar a aplicar sancién por libros de contabilid a 654 ET casos’ lad, en los siguientes 1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligacién de llevarlos. 2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obli gacién de registrarlos. 3. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren, 4, Llevar doble contabilidad. 5. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar 0 de- terminar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacién de los impuestos o retenciones. 6. Cuando entre la fecha de las ultimas operaciones registradas en los libros, y el ditimo dia del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicién, existan més de cuatro (4) meses de atraso” Forma de llevar los libros de contabilidad Norma “Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, ade- ‘At. 128, Dec, 2649/08 més de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrénica, para los cuales se utilicen maquinas tabu- ladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. Elente econémico debe conservar los medios necesarios para consultar y re- producir los asientos contables. En los libros se deben anotar el ntimero y fecha de los comprobantes de con- tabilidad que los respaldan...”. Norma “Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberé sujetarse al At. 773 ET Titulo IV del Libro | del Codigo de Comercio: Its, 83 74C.6. + Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones, cortespondientes podran expresarse globalmente, siempre que se especi ‘quen de modo preciso de comprobantes externos que respaldan los valores anotados. + Cumplir los requisitos sefialados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las caracte- eeLibros de contabilidad risticas del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o més libros, la situacién econémica y financiera de la empresa’. Uamados también mayores y oficiales, son los libros que deben llevar obligato- riamente los comerciantes, y en los que registran de forma sintética las opera- iones mercantiles que realizan durante un lapso no superior a un mes. De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro de inventarios y balances “Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una ver al alo, todo co- merciante elaborara un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situaci6n de su patrimonio”. Estos deben regis- trarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales. Registros en el libro de inventarios y balances Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertu- 1a, se traslada esta informacién al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas: Cantidad: en ella se registra la cantidad de articulos inventariados (gene- ralmente se utiliza para mercancias y pata propiedades, planta y equipo). b. Cuentas y detalle: en esa columna se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los articulos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacién muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta Gnicamente el ntimero del anexo que amplia la informacién; éste es el caso de mercancias, en las que hay grupos y subgrupos de articulos para detallar. c Valor unitario: en ella se registra el valor que corresponde al precio de cada articulo relacionado en la columna Cantidad. 4. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspon- diente a las subcuentas; en el caso de mercancias, corresponde al resulta- do de multiplicar la cantidad por el valor unitario. Norma a. 826.6, Norma 153 ‘Ais, 125 y 126, Dec. 2649193154 | Contabilidad La efermacion cones onde al conterido et comprobante de apertura presertado en eure. e. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas, se suma; por ejem- plo, grupo de activo, grupo de pasivo, En este libro se refleja la ecuacién patrimonial; por ello, las cuentas se presen- tan por grupos, asf: primero las cuentas de activo, luego las cuentas de pasivo y, por diltimo, las cuentas de patrimonio. Se debe recordar que si se desconoce el patrimonio, este valor se obtiene al aplicar la ecuaci6n patrimonial. Patrim Activo ~ Pasivo Hoja de libro de inventarios y balances En este libro se registra, en primer lugar, el inventario inicial o final y luego se procede a registrar el balance general correspondiente. ‘SURTIMODAS LTDA. NIT: 890.614.07-5 Libro de inventarios y balances Jventario general nicial e 1 de julio de 20_ 1 2 3 @ 3 valor | vALoR | vALoR ccaNTIDAD ‘CUENTAS Y DETALLE inorder ative caja 4.500.000, Coa general sido segunarqueo 4,500,000, Mercancia no fabricades porla empresa 1.20000 ‘Anexo 1 Terenos 2.500.000, Late No, 05-98-10 Esertura No, 40 Nota Equipo de ofcina 1,800,000 2 ‘rchivadores Ata 2o0,000 | $80,000 1 Juego de sala ara recapcion 1,000.00 | 1.000.000 2 Eseritorios de madera LM. ‘00,000 | 200,000 2 Silas de madera MN, 10000 | __ 20,000 ‘ota activo $340.000,000 Pasivo > Patrimonio ‘pores sociales Cuotas 0 partes Ge interés social +10.000,000 Sco Jorge Davia 2.500.000, ‘Socio Javier Zara +4300,000, ‘Socio vin Rosoro 3.200.000 ‘otal pasivo y patrimonio $10,000,000Libros de contabilidad | 155 El balance general es el resumen del inventario, en el que aparecen tinicamen- | Verlos concapios ones te las cuentas principales y se aplica la ecuaci6n fundamental o patrimo dts nantes, tema 10, Activo = Pasivo + Patrimonio ‘SURTIMODAS LTDA. NIT 890.614.307-5, Libro deinventarios y balances Balance general el 1 de julio de 20 vaon | valor | VALOR covieos ‘CUENTAS. iietiein el GARERE 1 Active 1105 Caja +4500,000 1495 Mercanciss no fabricadas por la empresa 1.200,000, 1504 Terenos 2,500,000 1524 Equipo de ofina 41,800,000 | Total activo {$10,000,000 2 Pasivo a a Patrimonio 35 Aportes sociales 10,000,000 | 10,000,000 Total pasivoy patimonio $10,000,000, ibro diario Fs un libro principal en el que se registra en orden cronolégico cada compro- bante de contabilidad elaborado por la empresa ducante un mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, informacién necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Registros en el libro diario columnario Una vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se pro- cede a registrar, teniendo en cuenta las siguientes columnas: a. Fecha: aqui se escribe el afio, el mes y el dia del comprobante que se est registrando.156 Las empresas quo ut zan un sistema de infor macién computerize, regisan todas las cue 1s por separado. Contabilidad b. Detalle o descripe del comprobante. : en esta columna se escribe el nombre y el ntimero Una serie de columnas con debe y haber: cada columna doble corres- ponde a una cuenta y su cédigo, para las més utiizadas. Las dos tiltimas columnas son para cuentas varias, para registrar el movimiento de cuentas de poco uso: la primera sirve para el nombre de la cuenta y su cédigo y la segunda para los movimientos débitos y crécitos. Procedimiento a. Seinicia el diario columnario con el registro del comprobante de apertura, 60 sea, el que corresponde al inventario general inicial, se cierra con doble raya y se traslada esta informacién al libro mayor y balances. b. Se registra en orden cronolégico cada uno de los comprobantes de con- tabilidad correspondientes a un mes, Cada vez que se finalice el registro de las operaciones de un mes se tota- liza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir los compro- LIBRO DIARIO © 1 2 a ‘ 5 Feo 115 iio 15 28 28 Coja Bancos. Clientes: ‘Nacionales: impuesto sobre vera pope Tay | Far | Gee | Habe | Ome | Har | Oe | Hab | Oe | Hab [ade | 1] commnecremnsa [estan 2 Conpoutedeense a compa segs ‘ centage . ¢| aie [15] Onecare cece [resin] laren [erence | | wom am || vaon || som | ato || conpesreseaxoes | saan | saan] | saan | somo | oxo | | smo | | amon | | anon | | sas | | cn a sn rosin fr ia | ac | san | [asm || stam [| ac | [anc [hes] | Gopeiemcedainoe frase | fiowsen | oso | [eso | [mon |] nam | zeam | [amon |) rm | | soem 18 too | 0 | corte asnts | ous || sqm || eco || ssa || nan | | rao | [ama | | sma || ss | | cham 7 fessn| ison | [ean | isan [| mmo [| znmn [[oam [eon | [sem | [em a Nota: loro dari en contablidadessstomatizads presenta slo dos coluras,Libros de contabilidad bantes de apertura y de meses anteriores. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances. A finalizar el periodo contable, se registran como un movimiento men- sual, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta informa- jn se traslada al libro mayor y balances. Libro mayor y balances Es un libro principal en el que los comerciantes deben registrar el movimiento, mensual de las cuentas de forma sintética; la informacion se toma del libro diario columnario y se detalla analiticamente en los libros auxiliares. Registros en el libro mayor y balances Una vez registrados los comprobantes en el libro diario columnario, se proce: de a trasladarlos al libro mayor y balances. Se inicia con los saldos de apertura y Se contintia con los movimientos mensuales registrados en las siguientes columna ODIARIO COLUMNARIO- ‘ 7 a ‘ @ " 495, 0s 505 5 conecio gee | Demaancas | catosdepenom! | Obese comnts a ytpor mene bate | rater | ose | ta | ose | ttm | ce | ater | Gms | Ose ate Noro 165] | ine 1 wens 191] fan 2 seine || na 3 Apones sociales 3115 jracooaa) | 4 g ‘Sumas. jr0c00¢00} |rocoo.aa) | 5 om | [a ae 7 en | sms som 1 fan | fxn 0 ‘ faman | | mae ei ‘st 7 som || soa su ss 8 fea | ea 0 na w @ 157158 | Contabilidad a. Cuentas: en ella se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglén. b. Cédigo: se escribe el nimero que le corresponde a cada cuenta, segtin el catélogo de cuentas de la empresa, tomado del plan tinico de cuentas para comerciantes. ¢. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito 0 crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior. d. Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito mensual de cada cuenta. La informacién se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario. Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas Saldos anteriores y Movimiento, asf: + Cuenta de saldo débito: Saldo anterior + movimiento débito ~ movimiento crédito = saldo si guiente Cuenta de saldo crédito: Saldo anterior ~ movimiento débito + movimiento crédito = saldo si guiente Ejemplo Cuadro de movimiento con saldos LIBRO MAYOR Y BALANCES: PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SALDOS esr ees i plete cine sno fui amma lf ace eam || beer [osama sno aie = wou00 ie ee ae ena er Rea ence S090 eS eee ea ragn0 son nn = esi Los saldos de las cuentas de activo, generalmente, son débitos, aunque puede darse el caso, como en bancos, que resulte saldo crédito cuando esté en so- bregiro, en este caso se reclasifica como obligaciones financieras. Las cuentas de costos y gastos tienen saldo débito, y las cuentas de pasivo, patrimonio e ingreso tienen saldo créLibros de contabilidad | 159 Procedimiento 4. Se registra el comprobante de apertura en la columna denominada saldos anteriores. b. Se registran las operaciones mensuales de las cuentas en las columnas co- rrespondientes al movimiento. ¢. Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, éstos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente. Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que ser vird de base para la elaboracién de los estados financieros. e. Alfinalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para can- celar en el libro mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al balance general Libros auxiliares Son los libros de contabilidad en los que se registran, de forma detallada, los valores e informacién registrados en los libros principales; no requieren regis- tro en la Camara de Comercio. Cada empresa determina el numero de libros auxiliares que necesita, de acuer- do con su tamaiio y con el catélogo de cuentas que maneje. Registro en los libros auxiliares Se traslada a los libros auxiliares la informacién presentada en las columnas parciales del comprobante de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar: a. Fecha: cronolégicamente se registra el afio, el mes y el dia del comproban- te de diario correspondiente. », Detalle: se describe la transaccién y se indica el soporte que la respalda c Numero del comprobante de contabilidad: se registran en orden conse- cutivo, d. Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento débito 0 crédito de cada subcuenta, tomado de la columna parciales del comprobante de contabilidad,Contabilidad 160 ee “oveyp ogy Ue opeyuesaid oraIlo Jap SOpEUNCY UO} SBIR 807 SEION | onevavs] [orev] [oustoss] [onrwns] [over] [oops] [ooerew] [oevees] Toorowoy|[owenon seacars [iz | @ fe @ iz 7 % @ @ z z i t @ w & a a i a sh a cries core comer creo ema [eh cise ‘orb come coon, Poser [aL ore iz ‘0 [HF corte Co moO? ome ‘maroterateu nde oaeun) [oy cv coven omar sopeentaney | core cones | [mos | Jone cover_| oovoz ‘aie esa, [8 coTbe concer | fowur | [oor covos_| fanz ‘anion [7 fo coro oan wapepomres [3 cose cova corns ‘ova [5 cone ones ont eau niteepsjouseeN |p eo | [mea Foren vere _| Joos | fais san | overs | [vier | coves ears {Joos | Joasson ih woe [2 jase | | west | fossa oon | fonsesa conor [sr [i ‘mosey | oma | 96H | een | pmcy | moma | ama | wa | ceo | am soows ‘opaInvon comms (3) | ouramuon(s) | sinwaunsocns | 00 manos 30348h0 w 30019007300 TaN SNOMED sa onnr 3 Sana SSIOONHEEO > e e ‘SHONVIVE A WOAVN OWEN AN “Twio0s NOZVE _Libros de contabilidad | 461 @. Saldos: aquf se escribe el valor que resulte después del movimiento débito 0 crédito, de acuerdo con las siguientes reglas: + En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo débito, la co- lumna Saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber. En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe. Hoja de libro auxiliar con saldo débito EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA. ‘NIT; 860.830.415-2 Libro auxiliar clientes: Cliente: Sonia Lopez NIT.: 90.708.111-2 Cédigo: 19050525 G) . 3 ed fac Dae Go. Deve [Hater | Salo tow | | Sao ter 20000 70000 fam | 05 | ria ct, acta No. 1616 6 | ion 0000 foo | 10 | Aono dbo No.5 % ‘aon | mo Br | 20 | era ct, acta. 179 7 | asc asiomn feo | 2 | Ato adie No 00 x ‘sao | 100 En | 2 | ia oi tas. 1810 2% | eon 500 Be | 29 | Reger nda reno | ‘83000 ew | 80 | Aero concn: ea ct, tcturaN.te10| 25 | 16500 asnoi0 (Sado débito) Hoja de libro auxiliar con saldo crédito Fe eee [EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA. “NIT: 860.830.415-2 Libro auxiliar Proveedores Nacionales Lida, Proveedor: Distribuidores Indumoda Ltda. Cédigo: 220515 (NIT: 890.403.001-0 . Fea Diao co] pee | tater | Sato Bre | 8 | Stoner cxagno soon feo | 06 | Crear, rN. 25 % ‘some | soot es | 0 | soon ceca encore pmo 6) 08 | 2000 00 Enero | 22 | Compra a crédito, factura No. 9001 8 389,000 689,000 fon | a0 | somone encores pao No 73] 24 | 1800 m9 fee | at | Conpa srt No.0 5 comm | Tom Be | 1 | eps err vate ‘con nono fren | 31 | Alec. Conpacri, cta No.9) son | wo00 alo cet]162 Contabilidad Correcci6n de errores Pueden presentarse varios casos: + Omisién de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se advirtieren, sin alterar el orden cronolégico, y se escribe la fecha de la omisién en el detalle. Error en el registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrige con un nuevo asiento. Para anular el asiento errado, se debe contabilizar la misma cantidad en la columna contraria y registrar luego el asiento correcto (ver Auxiliares de dlentes y proveedores). + Registro en otra cuenta: en este caso, se anula el registro en la cuenta equi vocada, por medio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda. + Error en la fecha: en este caso, como no puede alterarse el orden cronolé- gico, se anula el asiento con la explicacién correspondiente y se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta. Algunos tipos de auxiliares Cuenta control Las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y juridicas, necesitan detallar y ampliar la informacin de una cuenta en varias subcuentas; para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento débito 0 cré- dito de cada cuenta principal, tomados de las columnas de totales débitos y créditos del comprobante diario de contabilidad. EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA, NIT; 960,690.415-2 ‘Cuenta control Cédigor 1110 Fecha Detalle cp.| Debo | Haber | saido Enero | 08 | Comprobente de apertra ‘or | 2500000 25000000 Enero | 06 | Comprobart de diario 3 | S000 3.000.000 Enero | 05 | Comprobante de dari 8 4.10000 | 1.900000, Enero | 10 | Comprobante de dio 7 | 1200000 100,000 Enero | 10 | Comprobante de diario ou nooo | 2200000Libros de contabilidad | 163 Subcuentas En|os libros diario y mayor se registran los valores correspondientes a las cuen- tas principales. En los libros auxiliares se registran los valores correspondientes alas subcuentas. La informacién se toma del comprobante de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta mayor 0 de control. EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA. NIT: 880.890415-2 ‘Auniiar de Bancos Bancomercio NIT: 880.002.964-4 Cédigo: 11100601 Fecha Detale co] bebe | Haber | Sado fn | 08 | Conprcbanie de aera a1 | i000 1500000 fa | 05 | Consiga resbo No. 567 3 | 3000 1950000 fa | 05 | Cheque na 47a pond Spe comp pag No. 06] 03 Too00 | 180000 awe | 10 | Consiacin spin ecto No 123878 | 750000 +0000 eo | 10 | Cheque No. 48 aproveed, Bens S.A. a 0000 | 00000 Comprbant ego No. 066 EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA. NIT: 860:890.415-2 ‘Auiiar de Bancos Banco Industrial Cédigo: 11100502 NIT: 690:90.998-8 Fea Detale cp] bebe | Haber | salto eo | 03 | Comprobente de apertura 1 | 1.000000 “000000 eo | 06 | Consgnacn ribo No, 7342615 | 150000 1.150000 eo | 06 | Cheque No. 845 apres Aa comp.pago Ne. 061] 08 ono | 750000 eo | 10 | Consignacn segin recto No, 743020, o | son 1200000 xe | 10 | Cheque 86a dt. rasan core pagoNo 05 | 07 so0 | Too.c00 Auxiliar de compras y ventas Las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente la informacién solicitada por la DIAN para efectos del IVA. Otros libros Libro de actas y registro de socios “La sociedad llevard un libro, debidamente registrado, en el que se anotarén, en orden cronol6gico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la juntaContabilidad 164 | corois | ores oruzs oon su, corse, | coves iro) oroon weuagsanw | — | 00 | 0 | 9 dora | ager core 0 Siig) cwauues supUY ole) s ore | oortes. corte ols ye torres | nore ore olay se nes os tov ase wo} a] 2 owes | ort coves ofols uae severe | sepeanb | severe | sopned cosenduy | couse | seunq | sewn | sone | sen on| a | ‘pes | ones oy p80 peeg pd ‘vdON3IN HOd ‘os ose | omit | wos [os | orig | opeara [= [a] eye oorsec = | corfoers core toatvee coer oh | ceouee BU | tee LeBe) ar vquag someon | — | 0 | aw) S oss | carter (ove toes | ord | | toed | oon Jozieersn wnamens |-| 0 | 2] + ownce | cats, ours coves | come | a | css | us foci mnewmngs |-| | | ¢ ozs | oon ocr tocar | cae ok | on0tOr ges | 0100728 Mmpsaumay | — | 0 | | 2 ‘00's orene | core | cores «| Onna i | oovmoe | sior |otisueriee) —woKemongsamprausn | — | 0 | a | L ‘exdwoo ‘suoro | sepenedé | sewera | sopeneé | opemoe; | on | % | Ya cygonduy | exdwoo | sexduog | sextuog | sexdwog | sexdwog | —jeyOL YN vusioe, | 8 Aun | ppoosupzey cmuon | ouy|soyt| ex | P| on ae up) opequ0g empey Bped rg ,SYJONYOUANN 30 S¥HdWNOO 30 ETIIKNYLibros de contabi al 165 de socios. Estas serdn firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios. ‘Asimismo, las sociedades por acciones tendran un libro debidamente registrado Norma para inscribir las acciones; en él se anotarén también los ttulos expedidos, con At. 1956.6. indicacién de su ntimero y fecha de inscripcién; la enajenaci6n o traspaso de ac- ciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con elas, las prendas. y demas gravamenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas”. Libro de registro de socios Fecha: oni Esertura numero: 1744 Notarla10'. de Medlin Numero de aciones: 50 Valor nominal $7,000 Valor del aporte: $350,000, Nombre del socio: Jos6 Artemio Mendoza Carvajal Ientiicacion: GC. No, 6.340.950 de Tunja Nacionalidad: Colombiana Domici: Bogota Direceién: Avenida los Héroes No, 34-50 Firma de socio: eee Libro fiscal de registro de operaciones diarias Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados y pertenezcan al Norma régimen simplificado, deberdn llevar el libro fiscal de registro de operaciones rt. 2,06. 40601 arias del establecimiento, en el que se identifique el contribuyente, esté del damente foliado y se anoten a diario, de forma global o discriminada, las ope- raciones realizadas. Al finalizar cada mes deberan, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisicién de bienes y servicios, asf como los ingresos obtenidos en el desarrollo de su actividad. ‘Ademés, deben conservar las facturas de compras de bienes y servicios. N LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS Gee (Contbiled simpticada) Contibuyente: STEFANIA ARTEAGA GUDINO NIT 0 .C.43.750217-8 Nombre orazén social INGRESOS DARIOS EORESOS DARIO Mes_| ents yl peti de sein | Canpr dees yopresacindeserie|_ SAS Ero ‘1e0750 90 $6360 no simn60 sigai0 sest0 fre sne0 Si56000 srg Ene $10 sara) $0020 Eo ss |166 Contabilidad Libro fiscal de registro de facturaci6n A partir del 1 de marzo de 1991, los contribuyentes que en un mismo estable- Cimiento utilicen varios sistemas de facturacién deben llevar, por cada uno, el libro fiscal de registro, en el que previamente a su utilizacin deben registrarse con la fecha. Este libro no requiere registro alguno. Los talonarios se identifica- +4n con los niimeros inicial y final de sus facturas; las cintas, con su respectivo nidimero, el cual aparecerd en un lugar visible de la copia del establecimiento {Articulo 4, Decreto 422 del 13 de febrero de 1991). LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE FACTURACION (Contabiided simpliticada) ‘Contribuyente: ARTURO ANGEL & CIA, LTDA. NIT; 891.720.500-7 ‘Nombre orazén social ‘MECANISMO UTILZADO TALONARIO = PARA FACTURAR NUMERO ica Dia | Mes | x Factura 1 Del No, 0001 al No. 100 Cinta registradora Computador Oto x. Factura 2 Del No. 0101 al No, 0210 Registro consolidado de facturaci6n Los contribuyentes que posean varios establecimientos llevardn un registro consolidado en el que identifiquen a través de cudles de ellos realizan sus operaciones, especifiquen el mecanismo utilizado para facturar y describan el sistema de facturacién consecutiva utilizado. (Articulo 4, Decreto 422 del 13 de febrero de 1991). Registro consolidado de faturacién (Contabilidad simplificada) ‘Contrbuyente: AGENCIA TEXTIL DEL NORTE LTDA. NIT: 691.590.200-3 ‘Nombre o razén social Domicio principal: Bogota 2. —_|MecantsmouTiLzADo| —NUMERACION | LIBROFISCAL | NOMBRE DEL PARA FACTURAR NUMERO | ESTABLECIMIENTO Dia | wes | Citaregjsradra | Det No. oootalno,o100| 3 ‘Agencia Kennedy ‘computador Factura OreLibros de contabilidad | 167 S{NTESIS 1. Todo comerciante debe conformar su contabi- lidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del Cédigo de Comercio. La contabilidad slo podrs Hevarse en idioma espafiol, por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a levar libros de contabilidad deben registrar los libros princi- pales en la Cémara de Comercio. 4. Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 afios, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del tltimo asiento 0 com- probante, cuando se garantice su reproduccion 3. por cualquier medio; en caso contrario, sélo podrin destruirse después de 20 aftos. 5. En los libros de contabilidad se probibe: alte- rar el orden cronolégico en los registros, dejar espacios en blanco; hacer interlineaciones, ras- paduras 0 correcciones; borrar o tachar en todo ©-en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas. 6, Los libros de contabilidad se clasfican en prin- cipales y auxiliares. 7. Se consideran libros principales u obligatorios, el libro de inventarios y balances, el libro dia- rio, el libro mayor y el libro de actas 8. Enel libro de inventarios y balances se registra el inventario y balance correspondiente a cada ejercicio contable 9. En el libro diario se registra, en orden crono- logico, cada uno de los comprobantes diatios de contabilidad. Al finalizar el mes, se suman Jos valores para pasar al libro mayor los totales débito y crédito de cada cuenta 10. En el libro mayor y balances se registran el comprobante de apertura, los-movimientos mensuales, el comprobante de ajustes y el com- probante de cierre, tomados del libro diario. 11. Los saldos de las cuentas se determinan as 2 B. 14. 15. 16. © Cuenta de saldo débito: Saldo anterior + movimiento débito—movi- miento crédito = saldo siguiente © Cuenta de saldo crédito: Saldo anterior — movimiento débito + movi- miento crédito = saldo siguiente Cuando se cometen errores en los libros de contabilidad, si son simples errores de trans- cripeién se deben salvar mediante una anota- i6n al pie de la pagina respectiva, o anulando el folio, sefialando sobre los mismos la fecha y la ccausa de la correccién o anulacién, suscrita por el responsable de la anotacién con indicacién de su nombre completo. Cualquier otro error u ‘omisidn se salvaré con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere. En [os libros auxiliares se registran, de forma analitica y detallada, los valores y Ia informa- cin que se consigné en forma resumida en los libros principales; su ntimero depende de las ne~ cesidades de cada empresa. A este libro se trasla- dan los valores registrados en la columna de par- ciales del comprobante diario de contabilidad. Para determinar el saldo de las cuentas, se debe tener presente que: las de activo, costos y gastos. aumentan el saldo con los débitos y lo dismi- nnuyen con los créditos; generalmente, su saldo es débito. Las cuentas de pasivo, patrimonio ingresos aumentan el saldo con los eréditos y disminuyen con los débitos; generalmente su saldo es erédito. Para corregir errores en los libros auxiliares, cuando hay omisién en asientos, éstos se regis- tran en la fecha en que se advirtieren, Cuando hay error en cantidades, se corrigen por medio de un contraasiento, Los contribuyentes inscritos en el régimen sim- plificado deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.168 1. Contabilidad ACTIVI DES para el PORTAFOLIO Enuncie tres normas legales que debe cumplir el comerciante con respecto a los libros de contabilidad. . Investigue el porqué de cada una de las prohibiciones legales en fos libros de contabilidad, - Con los siguientes datos, elabore y registre un inventario general inicial correspondiente a Libre- fa del Comercio Ltda., con fecha 2 de julio de 20_: Efectivo 1,000,000 ‘Cuenta corriente Bancomercio 8,500,000 ‘Cuenta corriente BI 7.350,000 Terrenos 9,400,000 ‘Mercancfas no fabric. empresa 8.750,000 Camioneta Mazda 50,000,000 ‘Costos y gastos por pagar 4,500,000 Deudores, socio 1 3.200,000 Deudores, socio 2 1.450,000 Cliente 1 5,600,000 Cliente 2 1,800,000 Proveedor 1 22,800,000 Proveedor 2 2,300,000 Aportes sociales x Acreedor 1 3,500,000 Acreedor 2 4.250000 . Con la siguiente informacién realice: a, Comprobante de apertura, b. Comprobante diario de contabilidad, quincenal. cc. Registros en libro diario columnario y mayor. d. Traslado a libros auxiliares. e. El 1 de julio de 20__: el Almacén Blanco & Negro Asociados, constituido mediante escritura pidblica No. 27 de la Notaria 5*. de Santa Marta, inicia operaciones con los siguientes aportes: el socio Alvaro Medina aporta $3.000,000 en efectivo, recibo 001; el socio Wilton Lloreda aporta $2.000,000 en muebles, factura No. 705, y Graciela Nieves aporta $2.500,000, con ‘cheque, recibo No. 002. f. Con el comprobante de apertura, abra libros principales y auxiliares. g- El2 de julio de 20__ consigna en el Bancomercio $5.500,000. hh, E13 de julio de 20__ compra mercanefas al contado a Districol S. A., segtin factura No. 4879, por $1.285,000 e IVA de 16%, comprobante de pago No. 120, cheque No. 1234980 del Ban- comercio.Libros de contabilidad | 169 i, E18 de julio de 20__ vende mercanefas al contado a Fabritex Ltda., segiin factura No. 138, por $994.500 y con IVA de 16%. j. E112 de julio de 20__ consigna en el Bancomercio el valor recibido por venta, segéin factura No. 090. k. EL 17 de julio de 20__ compra mercancfas a crédito al proveedor 1, Indupas & Cia., segtin factura No. 5340, por $1.375,000 e IVA de 16%. L. E117 de julio de 20__ vende mercancfas a crédito al cliente 1, Claudia Eraso, segtin factura No. 139, por $ 1.242,000 IVA de 16%. 1m. E117 de julio de 20__ compra a Distriequipos Lida, una maquina de escéner y una caleulado- +a para uso de la empresa, segtin factura No, 4510, por $884,500 e IVA de 16%, pagada con cheque No. 1234981 del Bancomercio y comprobante de pago No. 121 rn, E130 de julio de 20__paga arrendamiento del local por el mes de julio con cheque No. 1234982 del Bancomercio y comprobante de pago No. 122 por $800,000 a Inmobiliaria S. A. 0. E130 de julio de 20__ paga servicios piblicos por $357,800, con cheque No. 1234983 del Bancomercio y comprohante de pago No. 123. 1. E16 de agosto de 20__ vende mercancfas al contado a varios clientes, personas naturales, segiin facturas Nos. 140 al 145, por $1.842,500 e IVA de 16%, incluido en el precio de venta al publico. Nota CConsigne en el Bancomercio el valor existent en cx. '* Liquide la retencién en la fuente, IVA, reteica y GMF de acuerdo con la legislacién vigente. ‘© Al finalizar el ejercicio, revise los asientos en los libros de contabilidad; en caso de haber cometido errores, debe corregirlos de acuerdo con las recomendaciones para cada caso. Actividades complementarias de aprendizaje Con fichas movibles, arme el esquema del proceso de registro de operaciones comerciales en los libros de contabilidad.170 | Contabilidad EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE De conocimiento * Responde cuestionarios sobre aspectos legales relacionados con el manejo de libros de conta- bilidad; y clases de libros, descripcién y proceso para el diligenciamiento manual de libros de contabilidad. De desempefio '* Muestra resultados en los talleres en los que se diligencien los libros de contabilidad, nas Consuite y analice las clases de libros de contabilidad en internet, www.aulafacil.com CON EL SOFTWARE CONTABILIDAD VISUAL ientes reportes oficiales: diario; mayor y balance; inventarios y balances, y los libros auxiliares correspon- dientes a la empresa Ferreteria Hércules.