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“Documentación Norma NTC ISO 9001" Semana 2: Creación Y Actualización De Información

Documentada Actividad De Aprendizaje OA 2 Tutor GLORIA PEREZ DIAZ Aprendiz ROLANDO
DUARTE Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ABRIL 2019

2. 1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada o montar los procedimientos operativos? Primeramente se debe tener
en cuenta la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la
constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos
específicos, y por ende su control también es posterior a dichos procedimientos. Después de
analizar la norma, se puede recomendar realizar la actividad al mismo tiempo, porque el diseño
permite realizar él debe de la documentación, orden, formato, codificación, clasificación,
nomenclatura es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es de saberse que al no tener
redactados todos los procedimientos, no se puede sabe exactamente qué información
documentada se genere y por lo tanto, no se puede completar los registros de control de
documentos. Por todo esto, es recomendable realizarlo al mismo tiempo, e ir corrigiendo a
medida que se va redactando todos los procedimientos 2. Defina a qué proceso correspondería el
Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su respuesta. Proceso de
Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo Esta etapa es muy importante, porque
es donde se detalla de manera minuciosa y documentada cómo realizar los diferentes procesos y
procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada
una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de
documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos,
Instrucciones de trabajo. Registros 3 Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la
información documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la
Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción
de las siguientes actividades:

3. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer los parámetros generales

para la elaboración y el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización ALCANCE: Aplica para la
elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la empresa Confecciones S.A. DEFINICIONES: Aprobación: Actividad emprendida para
determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente Caracterización
de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos
diferenciadores del mismo Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el
documento. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A. Documento:
Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o
electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. Documento Controlado: Se considera un
documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le
registrado en este procedimiento y su anexo. Documento obsoleto: Es aquel documento que
derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia Formato: Documento empleado
para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad. Gestión
documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa Confecciones
S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en
temas determinados y que apoyan la gestión delos procesos o la documentación de los mismos o
documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos. Instructivo: Los instructivos de trabajo
describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento.
Los instructivos,.. Se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A. Manual de Calidad: Documento
que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A. Proceso: Conjunto de
actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados Procedimiento: Describe de forma clara e
inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades
secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un
servicio. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que
establece requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades
específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO
se describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos
de S&SO. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de
disposiciones de carácter referencial Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. Sistema de gestión: Sistema para
establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos. Revisión: Actividad emprendida
para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar
el objetivo establecido. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los registros. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que
se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento DOCUMENTOS
DE REFERENCIA:

4. 1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 2. ISO 9001:2008 Sistemas
de Gestión de Calidad CONDICIONES GENERALES: CREACION: Para la anulación y creación de
documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos : • Proceso: deberá ser
adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación. Previo
a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación. •Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser
aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se
relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos
estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de
Oficina).La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a
cargo de la Oficina Asesora de Planeación. DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los
servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el
aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de algunos de
estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de
Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01). IDENTIFICACION: Los
documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en el
presente procedimiento. La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará
jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS La estructura general de un documento del Sistema

Integrado de Gestión, está compuesta:

6. Encabezado: El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su

identificación, y deberá ir en todas las páginas, EJEMPLO

7. El encabezado se aplicará a los siguientes documentos: Manual de Calidad Caracterización de

Proceso Otros manuales Normograma Procedimiento Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes
en Gestión Ambiental yS&SO y ProgramaGestión Ambiental y S&SO Formato. Logo símbolo: El logo
símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, es el definido
para aplicación lateral nivel 1,por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se
muestra a continuación: Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando. Nombre del Documento: En este
campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad, Caracterización de
Proceso, Procedimiento,Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo
y el título del documento que se va a referenciar. Código: La codificación de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de manera alfanumérica: Codificación de
los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A