http://repositorio.utc.edu.ec/bitstream/27000/4531/1/PI-000644.

pdf

8.1.2 Ventajas del manejo de documentos

 El arreglo organizado y lógico de documentos.

 La búsqueda de un documento es fácil y rápida.

 Se utilizan procedimientos.

 Se reducen los costos relacionados con el manejo de documentos por tiempo, mano de obra y
espacio.

 Se protegen los documentos importantes.

 Se destruyen los documentos inútiles y duplicados.

 Se facilitad el entrenamiento del personal nuevo.

http://www.ccinfo.com.ar/v2/wp-content/uploads/2016/01/DT_020.pdf

Ventajas

Simplicidad: en una forma sencilla y rápida las personas involucradas pueden acceder a toda la
documentación de la empresa.

Seguridad: la información está más segura contra pérdidas, y accesos no autorizados.

Ahorro: reducción del espacio de almacenamiento, y del tiempo empleado en realizar las
búsquedas y almacenamiento.

Accesibilidad: La documentación es accesible por todos, pues se transforma en un recurso

compartido con ciertas tipos y características comunes, Esto evita duplicaciones, gastos en copias,
etc.

Eficiencia de la organización: la eficiencia mejora al tener un acceso más rápido a la información.,

permitiendo además una mejora en la toma de decisiones.

Desventajas

Costo-beneficio: Implantar un sistema tiene un alto costo económico. Es necesario evaluar si sus
beneficios son mayores a sus costos.

Tiempo: si el volumen de datos a introducir la primera vez es muy grande, esto generaría un
mayor cantidad de tiempo y recursos, pero habría que sopesarlos con una visión a futuro de sus
ventajas.

http://sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓNDE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la

productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que
reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las
organizaciones y que no son importantes para la misma. Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de
estas ventajas de la siguiente forma

“- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

- Reducción de los costes de archivado

- Reducción de la recuperación de un documento.

- Acceso concurrente a un documento.

- Mejora de atención a los clientes.

- Reducción de costes legales.

- Reducción de costes de acceso a la documentación.

- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”

Procesos documentarios:

La expresión procesos documentales o procesos de gestión documental, es el conjunto de

operaciones a los que son sometidos los documentos en una unidad de información, para que a
través de estas operaciones la información que contiene el documento pueda llegar al usuario que
lo necesite. La orientación de la gestión de documentos con una visión de procesos documentales
se asentó como base de un consenso internacional con la publicación por primera vez de la norma
ISO 15489 en el año 2001.

http://repositorio.unap.edu.pe/bitstream/handle/UNAP/3020/Mamani_Tito_Guino_Wellington.p
df?sequence=1&isAllowed=y

Tramites documentarios.

Este proceso va ligado estrictamente a la normativa y reglamentación de la institución para que se

desarrollen los trámites, marca el camino de inicio y fin que deberá seguir el documento,
recepción, registro, análisis, respuesta al tramitarte, suelen ser sus pasos más comunes siempre y
cuando no existe observaciones en el documento. Este es un punto clave puesto que el cliente
interactúa directamente con la institución (ya sea mediante un sistema o un trabajador facilitador)
para iniciar un proceso del cual espera una respuesta, la misma que debería ser rápida y fácil de
entender para cliente.

http://repositorio.ucv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.12692/30882/escobedo_gr.pdf?
sequence=1&isAllowed=y

Influencia de la gestión sistémica en procesos documentarios para la presentación de propuesta

en procesos de selección para la empresa A&C ING S.A.C.
Diseño del modelo de gestión documental para el proceso de matriculación de los estudiantes de
la facultad de ciencias administrativas en la universidad técnica de Cotopaxi