Documento Adicional

República de Colombia
Departamento De Boyacá
Alcaldía Municipal de Arcabuco
MUNICIPIO DE ARCABUCO
SECRETARIA DE PLANEACIÓN E INFRAESTRUCTURA
ESTUDIOS PREVIOS
15 DE MAYO DEL 2015
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL MUNICIPIO PRETENDE

SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
Con el ánimo de continuar con la ejecución del convenio CN-0152-2012, suscrito entre el ICA y
el Municipio de Arcabuco – se hace necesaria la adquisición de elementos requeridos para el
cumplimiento de los compromisos establecidos en el plan operativo anual dentro del
convenio de cooperación técnica para la expedición de guías sanitarias de movilización.
De acuerdo a lo anterior según acta de supervisión, el comité técnico administrativo en pleno

acordó autorizar compra de un computador portátil que cumpla con las especificaciones
técnicas para garantizar la operación del convenio conforme a los nuevos aplicativos
adoptados por el ICA para las expedición de guías sanitarias de movilización interna – GSMI.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR IDENTIFICADO CON EL

CUARTO NIVEL DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.
SUMINISTRO DE COMPUTADOR PORTATIL COMO APOYO A LA EJECUCION

DE ACTIVIDADES SEGÚN CONVENIO ICA No. 152 SUSCRITO ENTRE EL ICA
Y EL MUNICIPIO DE ARCABUCO – BOYACA
CLASIFICACIÓN UNSPSC DESCRIPCIÓN

43211500 Computadores
3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS.
El oferente interesado en participar en el presente proceso de selección debe

contar con las siguientes especificaciones técnicas y requerimientos;
DESCRIPCION GENERAL CANTIDAD V/ UNIT. V/TOTAL

Portatil (Negro Brillante)-Sistema
operativo:Windows 8,1 (64 bits)-
Intel® Core™ i3- 3110M(2,4
1 GHz),-3 MB de caché)2 núcleos)- 1 $ 1.600.000.00 $ 1.600.000.00
Pantalla 14,0" retroiluminación
LED de alta definición BrightView
(1366 x 768) -Memoria SDRAM
POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS
Palacio Municipal telefax (098) 7360012 – Cra 6No. 4-09 Código postal 154201
DDR3 4GB (1 DIMM)-Disco duro
de 750 GB (5400 RPM)-Gráficos
HD Intel 4000 -DVD SuperMulti -
Tarjeta de red LAN Ethernet
10/100BASE-T (conector RJ-45) -
Conectividad inalámbrica WLAN
802.11b/g/n 1x1 -Sonido Audio de
alta definición con altavoces
estéreo- Teclado tipo isla de
tamaño normal-TouchPad
compatible con multigestos y
botón activar/desactivar-
Adaptador de CA de 45 W
Batería de polímero de iones de
litio de 2,8 Ah, 31 Wh y 3 celdas-
Peso 1.950g -Cámara web frontal
de alta definición HP TrueVision
con micrófono digital integrado-
TOTAL: UN MILLON SEISCIENTOS MIL PESOS ($ 1.600.00.00) M/CC
4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.
Para el contrato a celebrarse el valor se estimó de acuerdo a la verificación de las

actuales condiciones del mercado según lo señalado en el artículo 94 de la Ley
1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013.
De acuerdo a lo anterior se estimó que el presupuesto para el contrato a celebrar

es UN MILLON SEISCIENTOS MIL PESOS ($ 1.600.00.00) M/CC, soportada en
la disponibilidad presupuestal No: 2015000266 del 15 de Mayo de 2015,
expedido por la Secretaria de Hacienda con cargo a las cuentas No. 2331301
Realización Actividades ICA
5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
El plazo de ejecución total del contrato resultante es de Tres (03) Días Calendario,
previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente evaluación.
6. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA

LA CONTRATACIÓN.
La presente contratación se respalda con el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal No. 2015000266 del 15 de Mayo de 2015, expedido por la Secretaria
de Hacienda con cargo a las cuentas No. 2331301 Realización Actividades ICA.
7. GARANTÍAS EXIGIBLES AL CONTRATISTA.
El municipio no exigirá las garantías como requisito para la legalización ejecución

del contrato, teniendo en cuenta el valor, forma de pago y objeto. Lo anterior de
acuerdo a lo señalado por el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 87 del
decreto 1510 de 2013.
8. FORMA DE PAGO.
El MUNICIPIO cancelara al contratista CONTRA ENTREGA, previo cumplimiento

en el suministro y presentación de factura y certificación de cumplimiento
expedida por el Supervisor del contrato.
9. ANÁLISIS DEL SECTOR
10. Análisis del Mercado.
El Municipio de Arcabuco Boyacá tiene la necesidad de contar con un contratista

que suministre elementos de papelería, cafetería y materiales impresos los cuales
deben dar funcionamiento a las diferentes dependencias, el mercado de estos
artículos es muy competitivo y se presentan elementos de calidad cuestionable
procedentes de contrabando o de producción económica que no cumplen con las
características requeridas por tal motivo nos vemos obligados a cerrar las
posibilidades de ofertar a productos de excelente calidad y de las mejores
condiciones .
A. Análisis de la Demanda.
El Municipio de Arcabuco Boyacá para el buen funcionamiento de las diferentes

dependencias requiere realizar un suministro de elementos y artículos tanto de
oficina como de cafetería y elementos impresos de promoción los cuales se
contratan usualmente con proveedores nacionales que cuentan con la capacidad
de brindar precios cómodos al municipio y con las características técnicas
requeridas.
B. Análisis de la Oferta.
En el Municipio de Arcabuco abre las posibilidades de generar un suministro a

personas naturales o jurídicas que cumplan con las condiciones establecidas en
el presente proceso que cuenten con la capacidad de realizar un suministro de
elementos de la mejor calidad posible y con soportes que garanticen la calidad en
todo sentido.
C. IDENTIFICACIÓN Y COBERTURA DEL RIESGO

PROBABILIDAD DEL RIESGO
IMPACTO DE RIESGO
VALORACIÓN DEL RIESGO

CATEGORÍA DEL RIESGO
SUMINISTRO DE COMPUTADOR PORTATIL COMO APOYO A LA EJECUCION DE ACTIVIDADES SEGÚN CONVENIO ICA No. 152 SUSCRITO ENTRE EL
ICA Y EL MUNICIPIO DE ARCABUCO – BOYACA
FECHA 15/05/2015 PLAZO 2 DIAS
Matriz de Riesgos
Tratamie
Tratamie
Tratamie
Tratamie
Impleme
Impleme
Probabili
en
Contrato
en que
Categorí
Complet
Descripc
nto/Con
Consecu
de
Respons
Ejecució
Impacto
por
Valoraci
Persona
Inicia
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Estimad
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Evento
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Fuente
Asigna
Riesgo
el
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Puede
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Como
Etapa
Fecha
Clase
Impacto del Monitoreo

n del
se le
Tipo
dad
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No.
nto
nto
nto
ser
Fecha
encia
antar
el
la
la
a
?
able
Tratamiento y Revisión
se

1
General
Interno
Planeación
Riesgos Operacionales
De modalidad
La no ser adecuada la modalidad
de contratación contratación
adecuada
es de para
podría incurrirse en una
el bien servicio celebración
u obra indebida de
necesitado.
contrato o no presentarse oferentes al proceso lo
cual terminaría por la nulidad del proceso.
Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
Supervisor
revisión por parte del área jurídica y comité

evaluador en general
1 Probabilidad
1 Impacto
2 Valoración del Riesgo


Raro (puede ocurrir excepcionalmente) Categoría
NO
SUPERVISOR
15 de mayo de 2015
20 de mayo de 2015
REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR ¿Cómo se Realiza el Monitoreo?
INICIO Y FINAL DEL PROCESO Periodicidad ¿Cuándo?

4
3
2
General General General
Interno Interno Interno

Los requisitos habilitantes son los apropiados
Planeación Planeación para el Proceso de Contratación y es posible
Planeación
encontrar proponentes que los cumplan
Riesgos Operacionales Riesgos Económicos los Riesgos
incluyendoRiesgos relacionados con la
Operacionales
habilidad para
determinar requisitos habilitantes consistentes con
el Proceso de Contratación y con el sector
La descripción del bien o servicio requerido es El valor del contrato corresponde a los precios del económico en el que actúan los posibles
la descripción del Objeto
Se puede entender malclaro Se causa una inestabilidad
mercado.en las condiciones oferentes.
Contractual provocando un conflicto de intereses económicas y no se cumple con el Objeto Se podría contratar a un oferente no adecuado
entre la entidad y el oferente contractual para la realización del Objeto contractual
3 1 1
5 2 2
8 3 3
Posible (puede ocurrir en cualquier momento) Raro (puede ocurrir excepcionalmente) Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
supervisor del proceso Supervisor del proceso Supervisor
realizar la consulta adecuada de bienes y revisión por parte del área jurídica y comité revisión por parte del área jurídica y comité
servicios en donde corresponda evaluador en general evaluador en general
1 1 1
1 1 1
2 2 2

Raro (puede ocurrir excepcionalmente) Raro (puede ocurrir excepcionalmente) Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
SI NO NO
COMITÉ DE EVALUACIÓN MUNICIPAL SUPERVISOR SUPERVISOR
15 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015
REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR
INICIO Y FINAL DEL PROCESO INICIO Y FINAL DEL PROCESO INICIO Y FINAL DEL PROCESO
7
6
5
Interno Interno Interno
Planeación Planeación Planeación
Riesgos Operacionales Riesgos Económicos Riesgos Operacionales
El diseño del Proceso de Contratación permite El Proceso de Contratación cuenta con las
satisfacer las necesidades de la Entidad Estatal, El estudio de mercado permite identificar los condiciones que garanticen la transparencia,
Perdida de los
cumplir misión yinstitucionales
su valores desvió
si es coherentey con el de aspectos de oferta y demanda del mercado equidad
recursos a actividades
cumplimiento en el Plan No presentarse las condiciones
objetivos y metas.
suscontempladas
de no respectivo claras del mercado y competencia entre los proponentes.
de Gobierno afectando directamente las metas a en el municipio afectando la veracidad económica Se puede afectar la transparencia del proceso
alcanzar de las ofertas contractual e inducir al error a los oferentes.
1 3 1
1 1 2
2 4 3
Raro (puede ocurrir excepcionalmente) Posible (puede ocurrir en cualquier momento) Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
Supervisor del proceso Supervisor del proceso Supervisor del proceso
revisión por parte del área jurídica y comité Elaboración por parte de todas las áreas revisión por parte del área jurídica y comité
evaluador en general involucradas en el estudio de mercadeo evaluador en general
1 1 1
1 1 1
2 2 2

NO NO NO
SECRETARIA DE HACIENDA, SECRETARIA DE
GOBIERNO, SECRETARIA DE PLANEACIÓN,
SUPERVISOR COMITÉ DE EVALUACIÓN MUNICIPAL
ASESORES CONTABLES, FINANCIEROS Y
JURÍDICOS

REVISIÓN POR PARTE DE CADA UNO DE LOS REVISIÓN POR PARTE DE CADA UNO DE LOS
REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR Y
ACTORES INVOLUCRADOS EN CADA UNA DE LAS ACTORES INVOLUCRADOS EN CADA UNA DE LAS
VEEDURÍAS CIUDADANAS
ÁREAS ÁREAS
INICIO DEL PROCESO CONTRACTUAL INICIO DEL PROCESO CONTRACTUAL INICIO DEL PROCESO CONTRACTUAL
9
8
10
Externo Externo Interno
Selección Selección Selección
Riesgos Económicos Riesgos Operacionales Falta de capacidad la Entidad Estatal para

Operacionales
Riesgos de
promover y adelantar la selección del contratista,
incluyendo el riesgo de seleccionar aquellos que
no cumplan con la totalidad de los requisitos
Riesgo de colusión. (Pacto que acuerdan dos habilitantes que no
se encuentren
selección deooferentes cumplan
incursos las
alguna
encon
Riesgo de ofertas artificialmente bajas. personas con el fin de perjudicar a un tercero) condiciones requeridas
inhabilidad por la Administración del
o incompatibilidad.
Afectan la correcta ejecución del contrato Se direccionen los procesos hacia ciertos Municipio de Arcabuco Boyacá y por ende
afectando tanto al oferente como al Municipio oferentes celebración indebida de contratos.
4 3 1
4 1 1
8 4 2
Posible (puede ocurrir en cualquier momento

Probable (Probablemente va a Ocurrir) Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
Futuro)
Comité Evaluador Comité Evaluador Comité Evaluador
Elaboración del estudio del mercado e Control de requisitos habilitantes y asignación de Apoyo al Comité Evaluador en la Revisión del
implementación de pólizas y garantías sobre la puntajes en el momento de evaluar (Comité proceso por parte de los asesores financieros,
oferta en caso que lo amerite Evaluador) jurídicos y contables
1 1 1
1 1 1
2 2 2

NO NO NO
COMITÉ DE EVALUACIÓN MUNICIPAL COMITÉ DE EVALUACIÓN MUNICIPAL ASESORES EXTERNOS Y COMITÉ EVALUADOR

REVISIÓN DE PRECIOS DEL MERCADO VS PRECIOS REVISIÓN AL PROCESO CONTRACTUAL Y REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR Y
DE LAS OFERTAS PRESENTADAS ESTRICTO EL DÍA DEL CIERRE DEL PROCESO VEEDURÍAS CIUDADANAS
EVALUACIÓN DEL PROCESO DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL
13
12
11
Interno Externo Externo
Contratación Contratación Contratación
Riesgos Operacionales Riesgos Operacionales Riesgos Operacionales
Riesgos asociados al incumplimiento de la Riesgo de que no se presenten las garantías

publicación o el registro presupuestal del requeridas en los Documentos del Proceso de Se afectaría el desarrollo de las actividades
Se afectaría el desarrollo del contrato al no contar Se
contrato. afectaría el oinicio
Contratación proceso ejecutorio
delpresentación
que su del
sea tardía necesarias la Administración
de que
Riesgopara Municipal u
no se firme el contrato.
con los documentos suficientes para soportar la contrato es decir no tendría posibilidades de Objeto contractual produciendo retrasos e
cuantía del mismo desarrollar el objeto contractual incrementos en costos
1 2 1
1 5 1
2 7 2
Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
Supervisor del proceso Supervisor del proceso Supervisor del proceso

Obtener el certificado de disponibilidad
presupuestal y realizar el proceso contractual No se permite el inicio de ejecución del objeto Control por medio de área de contratación e
antes de su vencimiento requiriendo en la fecha contractual y se buscan mecanismos ante el implementación de pólizas de seriedad de la
adecuada el registro de compromiso contratista y aseguradoras o entidades bancarias oferta y documentos legales.
presupuestal
1 1 1
1 1 1
2 2 2

SI SI SI
SUPERVISOR SUPERVISOR SUPERVISOR

CONTROL POR PARTE DE LA SUPERVISIÓN DEL
CONTROL POR PARTE DEL SUPERVISOR Y ASESOR CONTROL POR PARTE DEL SUPERVISOR Y ASESOR
CONTRATO Y EL ÁREA DE HACIENDA Y
ÁREA JURÍDICA ÁREA JURÍDICA
FINANCIERO
INICIO Y FINALIZACIÓN DEL PROCESO
INICIO ETAPA CONTRACTUAL INICIO ETAPA CONTRACTUAL
CONTRACTUAL
16
15
14
Específico Específico General
Externo Externo Externo
Ejecución Ejecución Contratación
Riesgos Económicos Riesgos Económicos Riesgos Sociales o Políticos
Riesgos asociados a los reclamos de terceros

Riesgo Financiero o por consecución de los Riesgo de cantidades inexactas o revisión de Se demora
sobre el proceso
un poco del
la selección hasta
que retrasen
oferentecontractual el
recursos para la ejecución del contrato términos establecidos en la Invitación tanto no se e inconformismos
aclaren las dudasdel
perfeccionamiento contrato. de
No se desarrolle el Objeto contractual a causa de Se detenga el proceso contractual con argumentos los oferentes que se vean afectados de alguna
insuficiencia de recursos por parte del contratista de parte del oferente manera con las decisiones del comité evaluador.
2 2 5
1 3 1
3 5 6
Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) Casi cierto (Ocurre la mayoría de las veces)
Supervisor del proceso Supervisor del proceso Comité Evaluador
se establece un plazo prudencial para realizar las

se establecen clausulas dentro del proceso que
Acudir a clausulas establecidas en el proceso aclaraciones necesarias a los oferentes que se
aseguran el correcto manejo de los pliegos de
contractual, pólizas y demás garantías. sientan en desequilibrio con respecto a las
condiciones
decisiones del comité evaluador
1 1 1
1 1 1
2 2 2

NO SI NO
SUPERVISOR Y ÁREA DE JURÍDICA SUPERVISOR Y ÁREA DE JURÍDICA COMITÉ DE EVALUACIÓN MUNICIPAL
31 de diciembre de 2015 31 de diciembre de 2015 23 de mayo de 2015

SE DA LA OPORTUNIDAD DE REALIZAR
OBSERVACIONES Y ALLEGAR O SUBSANAR
SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
DOCUMENTACIÓN DENTRO DEL PROCESO ANTES
FINALIZACIÓN DEL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL FINALIZACIÓN DEL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL DE ADJUDICAR
DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL
CONTRATO RECIBO A SATISFACCIÓN CONTRATO RECIBO A SATISFACCIÓN
17
Específico
Externo
Ejecución
Riesgos Económicos
Sobrecostos en la ejecución del contrato,

distancias de transporte
Riesgo deno asumidas e ignorancia
transporte
en la ubicación del Municipio de Arcabuco
Boyacá dentro del país
Improbable (puede ocurrir ocasionalmente)
Supervisor del proceso
establecer condiciones claras en los términos

contractuales y de ser posible facilitar que el
contratista conozca la topografía y las distancias
para cumplir con el objeto contractual
SECRETARIO DE PLANEACIÓN
2
IVAN JAVIER VELANDIA BRICEÑO


Raro (puede ocurrir excepcionalmente)
NO
SUPERVISOR
20 de mayo de 2015
31 de diciembre de 2015
SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
FINALIZACIÓN DEL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL

CONTRATO RECIBO A SATISFACCIÓN

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República de Colombia

15 DE MAYO DEL 2015

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL MUNICIPIO PRETENDE

De acuerdo a lo anterior según acta de supervisión, el comité técnico administrativo en pleno

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR IDENTIFICADO CON EL

SUMINISTRO DE COMPUTADOR PORTATIL COMO APOYO A LA EJECUCION

CLASIFICACIÓN UNSPSC DESCRIPCIÓN

3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS.

El oferente interesado en participar en el presente proceso de selección debe

DESCRIPCION GENERAL CANTIDAD V/ UNIT. V/TOTAL

TOTAL: UN MILLON SEISCIENTOS MIL PESOS ($ 1.600.00.00) M/CC

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.

Para el contrato a celebrarse el valor se estimó de acuerdo a la verificación de las

De acuerdo a lo anterior se estimó que el presupuesto para el contrato a celebrar

5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

6. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA

La presente contratación se respalda con el Certificado de Disponibilidad

7. GARANTÍAS EXIGIBLES AL CONTRATISTA.

El municipio no exigirá las garantías como requisito para la legalización ejecución

El MUNICIPIO cancelara al contratista CONTRA ENTREGA, previo cumplimiento

9. ANÁLISIS DEL SECTOR

10. Análisis del Mercado.

El Municipio de Arcabuco Boyacá tiene la necesidad de contar con un contratista

El Municipio de Arcabuco Boyacá para el buen funcionamiento de las diferentes

En el Municipio de Arcabuco abre las posibilidades de generar un suministro a

C. IDENTIFICACIÓN Y COBERTURA DEL RIESGO

PROBABILIDAD DEL RIESGO

VALORACIÓN DEL RIESGO

POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS

CATEGORÍA DEL RIESGO

Impacto del Monitoreo

POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS

Raro (puede ocurrir excepcionalmente)

revisión por parte del área jurídica y comité

2 Valoración del Riesgo

POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS

REVISIÓN POR PARTE DEL COMITÉ EVALUADOR ¿Cómo se Realiza el Monitoreo?

INICIO Y FINAL DEL PROCESO Periodicidad ¿Cuándo?

Interno Interno Interno

supervisor del proceso Supervisor del proceso Supervisor

POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS

COMITÉ DE EVALUACIÓN MUNICIPAL SUPERVISOR SUPERVISOR

15 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015

20 de mayo de 2015 20 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015

Interno Interno Interno

Planeación Planeación Planeación

Riesgos Operacionales Riesgos Económicos Riesgos Operacionales

Supervisor del proceso Supervisor del proceso Supervisor del proceso

POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS

23 de mayo de 2015 23 de mayo de 2015 23 de mayo de 2015

Externo Externo Interno

Selección Selección Selección

Riesgos Económicos Riesgos Operacionales Falta de capacidad la Entidad Estatal para

Posible (puede ocurrir en cualquier momento

Comité Evaluador Comité Evaluador Comité Evaluador

POR UN ARCABUCO SIN DIFERENCIAS

19 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015 15 de mayo de 2015

19 de mayo de 2015 20 de mayo de 2015 20 de mayo de 2015

Interno Externo Externo

Contratación Contratación Contratación

Riesgos Operacionales Riesgos Operacionales Riesgos Operacionales

Riesgos asociados al incumplimiento de la Riesgo de que no se presenten las garantías

Supervisor del proceso Supervisor del proceso Supervisor del proceso