MAPA DE PROCESOS Mapa conceptual Introduccién- 1. Organizacién Funcional Versus Organizacién por Procesos: 2. Mapa de Procesos--- 3. Técnicas para Identificar Procesos 3.1 Diagrama de Bloque 3.2 Modelo Integrado: 3.3 Cadena de Valo’ 3.4 Modelo Aleman (Icontec)-~ 4, Técnicas para caracterizar procesos- 4.1 Ficha de Proceso: 4.2 Flujograma Integrado- 4.3 Modelo de Proceso: 4.4 Modelo de Crosby: 4.5 Modelo Aleman (Icontec)-- 4.6 Modelo a seguir para la caracterizacién del proyecto de Formacién-11 5. Elaboracién del MapadeProceso- Glosario: Bibliografia CréditosMAPA DE PROCESOS. Mapa Conceptual Pr Cea Kars rd Cp] © oraIntroduccién El diagnéstico (del griego diagnostikés, a su vez del prefijo dia-, “a través", y gnosis, “conocimiento” 0 “apto para conocer”) hace referencia al anélisis que se aplica para determinar cualquier situacién, su estado actual y cudles son las tendencias o posibles soluciones si se requieren Determinar el estado actual de la gestién de la informacién en una organizacién o en un punto especifico de esta, requiere conocer previamente la forma en que esta organizacién estd estructurada y la forma como funciona, esto con el fin de tener una visidn sistémica y juzgar mejor lo que esta sucediendo. Para lo anterior dos son los enfoques organizacionales que se pueden considerar: enfoque de estructura funcional y enfoque por procesos. Tomando el enfoque por procesos se debe modelar la organizacién mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y asi determinar su situacién actual MAPA DE PROCESOS.MAPA DE PROCESOS. 1. Orga n Funcional Versus Organizacién por Procesos Dentro de las estructuras organizacionales dos de los enfoques organizacionales que se pueden considerar son: El enfoque de estructura Funcional y el Enfoque por Procesos. Centrado en la estructura * Los empleados son el problema + Empleados * Hacer mi trabajo *Comprender mi trabajo * Evaluar los individuos * Cambiar a la persona * Siempre se puede encontrar un mejor empleado * Motivar a las personas *Controlar a los empleados * No confiar en nadie * éQuién cometié el error? * Corregir errores Organizactén Funcional Werticay COO Oe Centrado en el proceso * Los empleados son el problema + Empleados * Hacer mi trabajo * Comprender mi trabajo * Evaluar los individuos * Cambiar a la persona * Siempre se puede encontrar un mejor empleado * Motivar a las personas * Controlar a los empleados —— . * No confiar en nadie Organizacién por Procesos (Horizontal), ¢Quién cometié el error? * Corregir errores * Orientado al servicioMAPA DE PROCESOS. éPor qué hacer uso del enfoque por procesos para levantar requerimientos en una in Empresa Ceti setae Ratre UCC er ec Re cee PCN Ccue cu cen a recccun ncn ee CM ncctel eRe nn ete geet tee eee cn teria DO eure eee ee oa eer See ae C recent cil CO eee CR Eom iret ue eats ee MOR US eR om eer TC PCRS MRM orm cece Dec RR IR enue a Mus ec eRe erties oe un sistema de informacién como solucién a una necesidad. 2. Mapa de Procesos Tomando el enfoque por procesos se debe entonces modelar la organizacién mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y asi determinar su situacién actual. La construccién del Mapa de Procesos se encuentra dentro de la Gestién por procesos. La Gestion de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas: Sin embargo, como notamos en la grafica anterior, previo a la realizacién del Mapa de Procesos, estos se deben haber identificado y caracterizado, para lo cual existen diferentes técnicas. e sENA Sr ere esMAPA DE PROCESOS. 3. Técnicas para Identificar Procesos. Determinar cuales son los procesos en una organizacién, e identificarlos, permite dar gestién, administracién y control, eficaz y eficiente, sobre la informacién que fluye a través de ellos, de tal forma que la toma de decisiones tenga un soporte sélido. La Gestién de Procesos se construye sobre 5 etapas consecu' 3.1 Diagrama de Bloques Cada proceso identificado debe tener una linea completa de bloques. Un diagrama de bloques es una representacién grfica y abreviada de la relacién de causa y efecto entre la entrada y la salida de un sistema. Proporciona un método util y conveniente para caracterizar las relaciones funcionales entre diversos componentes de un sistema. El interior del rectangulo, que representa el bloque, usualmente contiene la descripcién o el nombre del elemento. 3.2 Modelo Integrado El modelo Integrado busca lograr una representacién grafica de la forma como se agrupan y se relacionan las funciones en las diferentes secciones del sistema (areas, departamentos, etc.), segtin su naturaleza. EeMAPA DE PROCESOS. 3.3 Cadena de Valor “Cpocencia | Cestigneiin= Extension! formar en programas de pregrado y de posgrado Propiciar el cambio: vt Dia Formador en el area de la salud ala comunidad (@ Macroproceso Misional ce Macroproceso Apoyo Se descompone en partes constitutivas como forma de anilisis. La cadena de valor es una herramienta de andlisis, que facilita la comprensién de algo tan dinamico e interactive como es la estrategia de una empresa. Es esencialmente una forma de anilisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor. 3.4 Modelo Aleman (Icontec) fat) feemeen SH wcsoracesooenenuznaon AE => ftet ty otetol<.. Entre otros rasgos este modelo presenta una descomposicién de una empresa en sus partes (procesos) constitutivas, agrupandolas en macro procesos denominados Estratégicos, Misionales o de realizacién y de Apoyo. e sENA Sr eerMAPA DE PROCESOS. 4. Técnicas para caracterizar procesos Qué es caracterizar un Proceso? Caracterizar un proceso es identificar.. 1. Nombre del proceso 2, Responsable y objetivo (alcance) —— v 6. Salidas 4. Proveedores 7. Salidas Tides RATT ET EST) © 5. Recursos 4 9. Controles El siguiente cuadro resume parte de la Informacién que se debe suministrar en la caracterizacién de un proceso: str un corjunio de actvades asgnandole wn nombre qua oa nehyenay permitaicetfiar ldva del wroveso Lines del proceso on trminos 9 aided, Emp: comprand dt, asl, aerials actividades que cantibuye aa arsformacién Roveaimanianin “acter Organizacin o orsora que suriisa un producto ion 0 src Maries, documents, datos, fomulatos Giiganciados, iforacnnacasatos para jesular carta aciongs o para ser rnsfommidos y generar as sales. Prodicos, series, dooumenios, dls, bees, informes ganerados como consecuenca das acions eeutaas one desarroln cal races Orgaizacin o ersora que reibe un proto: bev o seve [Ebmertos con Equpts, sonics, personas, nardwara, softwar, bases do datas au nirvienan ena prodoso sn sor ransformatos Montoro de parémetos,audtoras, varieacionas, parison, say, eraceimiats, documents y noosa para conontr el esado de entradas slides o para comprabr le ejcucdn de actividades EeMAPA DE PROCESOS. Una vez identificados los procesos debemos caracterizarlos, es decir pasamos a describir sus rasgos 0 caracteristicas, esto se logra a través de alguna o varias de diferentes técnicas. 4.1 Ficha de Procesos Modelos normalizados de fichas, que incluyen informacién relativa a los procesos. De este modo se intenta dar una homogeneidad a los documentos de toda la organizacién 4.2 Flujograma Integrado Este tipo de flujograma presenta de forma grdfica el modelo del procedimiento, adicionando, a cada paso de la secuencia, informacién relevante como el responsable, la descripcién, etc. e sENA osMAPA DE PROCESOS. 4.3 Ficha de Procesos | insumos | Proveedor | Actividad | Salida_} Cliente_| El modelo de procesos en su representacién sencilla muestra una descripcién de los elementos basicos de un proceso como son: insumo (entrada), Proveedor, Actividad (procedimiento), salida, Cliente 4.4 Modelo de Crosby [ombre del Proceso doje ‘Actividad de Sequimento Yontrot Praveedores! ieador RequistosD EI modelo Crosby agrega informacién adicional sobre la gestién y control del proceso. osMAPA DE PROCESOS. 4.5 Modelo Aleman (Icontec) 1. Contenido, 2. Flujograma, 3. Control de Registros, 4. Criterios, 5. Definiciones, 6. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, 7. Anexo ee objeto ‘Actividad de Seguimiento Yyeontro! ndicador EI modelo Aleman, al igual que el modelo Crosby, contiene informacién que permite medir indicadores de gestion del proceso. 4.6 Modelo a seguir para la caracterizaci6n del proyecto de Formaci6n. sacrapgaese oo E| modelo a seguir para la caracterizacién del proyecto de formacién es el presentado en la anterior grafica cuya plantilla encontrar disponible en los materiales bajo el nombre de “plantilla_caracterizacion_de_procesos.xis”. sENA osMAPA DE PROCESOS. 5, Elaboracién del Mapa de Proceso La Gestién de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas: Identificacion Inventario Clasificacién Mapa Selecci6n de procesos. de procesos deprocesos de procesos de procesos Antes de iniciar con la elaboracién de un Mapa de Procesos es necesario tener presente la diferencia entre la finalidad de un Proceso y un Procedimiento: Un Proceso responde a la pregunta “QUE?” mientras que un procedimiento responde a la pregunta “COMO?”, de ahi que sea en los procedimientos donde, entre otras cosas, se solicite un Diagrama de flujo o mapa de proceso cruzado que representa el paso a paso 0 eventos concatenados que se realizan al interior de! proceso Para la elaboracién del Mapa de Procesos Organizacionales se debe: a. Identificar procesos. Se debe asignar un nombre identificativo a las principales actividades que realiza la organizacién b. Inventario de Procesos. Una vez identificados los procesos se debe lograr la lista completa de estos estableciendo, si es el caso, cuales estén contenidos dentro de otros o tienen dependencia directa entre si, esta lista sera el insumo para el siguiente paso. Clasificacién de Procesos. Una vez logrado el inventario de los procesos podemos clasificarlos en los siguientes Macroprocesos Organizacionales teniendo presente a que corresponde cada uno: Macro - Procesos Estratégicos: Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organizacién, para emitir las guias adecuadas al resto de procesos de la organizacién y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas.. Macro - Procesos Misionales, Clave o de Realizacién: Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibird y valorard la calidad de la organizacién.MAPA DE PROCESOS. Macro - Procesos de Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacién de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor afiadido deseado por el cliente. d. Mapa de Procesos. Ya identificados, inventariados (jerarquizados) y clasificados los procesos se puede dar inicio a la construccién del mapa de procesos de forma que se pueda tener una imagen global de las interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de los grupos de procesos. Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma: Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma: sunwP. ESTRATEGICOS SCS (PLANIFICACION) =| — A continuacién se presenta un ejemplo sencillo, a partir de un enunciado para dar inicio a la elaboracién de un mapa de proceso: 2O~ IMs cem Sr eerMAPA DE PROCESOS. Caso de Estudio: La univer: jad XYZ La universidad XYZ, a través de su drea de planeacién institucional y la de gestién de control, ha identificado que en su entorno, existe la necesidad de formacién, investigacién y generacién de conocimiento, extensién y proyeccién social, desarrollo humano para el progreso de la comunidad. Por tal razén a decidido suplir estos servicios a la comunidad mediante su organizacién, comprendiendo que para ello debe soportarse en la gestion financiera, en una gestién de recursos tecnolégicos y de recursos humanos entre otros. A partir del anterior enunciado podemos identificar varias actividades que estan implicadas dentro de la misién de la universidad, estas son: Etapa 1: Identifica La universidad XYZ * Gestion financiera * Formacion * Investigacién y Generacién de conocimiento * Gestion de control. * Desarrollo humano. * Gestion de recursos tecnolégicos * Planeacién institucional. * Recursos humanos * Extensién y proyeccién social. in de Procesos de Al realizar el inventario se les puede dar el siguiente orden segtn el grado de importancia con relacién a la misién de la Universidad XYZ Etapa 2: Invental La universidad XYZ . Extensién y proyeccién social. . Investigacion y Generacién de conocimiento. . Formacion . Planeacién institucional. . Gestion de control. . Gestion financiera . Desarrollo humano. . Gestion de recursos tecnolégicos Una vez logrado el inventario podemos clasificar dichos procesos segtin los macroprocesos a los que correspondan de Procesos de OPNAMAWNEMAPA DE PROCESOS. Etapa 3: Clasificacién de Procesos de La universidad XYZ - Planeacién institucional. . Gestién de control. Procesos Estratégicos Ne . Extensién y proyeccién social. . Investigacion y Generacién de conocimiento. . Formacién Procesos Misionales . Gestién financiera . Desarrollo humano. Gestién de recursos tecnolégico Procesos de Apoyo WNE WNE Pasando al primer Mapa de Procesos del caso “La universidad XYZ”. Etapa 4: Mapa de Procesos de “La universidad XYZ” UNIVERSIDAD XYZ N PROcESOS ESTRATEGICOS Ss E + JD: i§ iF LS “Yreaummnh EG N NC Hl aed ahd s2 B rocesosoe aro t s 0 5s BEDWD : “El conocimiento de la técnica de diagramacién y mapeo de procesos constituyen elementos decisivos para lograr una adecuada coordinacién y el flujo eficiente de informacién en una entidad.” Eee mtMAPA DE PROCESOS. En este ejercicio se realiza la caracterizacién del proceso de Apoyo denominado “Gestién Financiera”: Proceso seleccionado para diagnosticar Situaci6n Actual: “Gestion Financiera”. PROCESOS Seleccionado el proceso se pasa a su respectiva caracteriza Etapa 5: Caracterizacion del Procesos “Gestién Financiera” de “La universidad XYZ”. MACRO - PROCESO DE APOYO UNVERSIDAD XYZ, PROCESO: GESTION FINANCIERA Coen Tl lamar Pamctorem en nami aivenei tex Sn a ERE SS) SRE | fsssonabe ese cen or essretie ev Freie. Proveedores| Entradas: Procedinientos ‘Sates crac Psiuet [Obani de Vor er’ PRESUPLESTALES Fscewr nonnuestter Recursos Documentos Regios Regulates Madicion, Tnaieador Formula Frecuencia Wee Fecha: Medicion point pdcén | Sumas face extn nat 10%te com ox | ‘Conn ‘oa stogOOP ORT ‘oni 2s osMAPA DE PROCESOS. La caracterizacién puede incluir una referencia a una representacién grafica (diagrama de flujo de procedimiento), asi puede apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, la representacién grafica logra evidenciar los problemas con mayor claridad dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora y el planteamiento de soluciones. Etapa 5a: Diagrama de Flujo de una de las actividades del Proceso “Gestion ra” de “La universidad XYZ” secneta cesnin Tooas as = a L— Ly om | OU Li) Con Io logrado hasta este momento se tienen insumos que permitiran, frente a la situacién actual, identificar los inconvenientes u oportunidades con relacién a la gestién de la informacién, de tal forma que se pueda plantear alternativas de solucién coherentes. e SENNA Sr eerMAPA DE PROCESOS. Glosario Proceso: Conjunto de actividades 0 eventos (coordinados u organizados) que se realizan 0 suceden (alternativa o simultaneamente) bajo ciertas circunstancias en un determinado lapso de tiempo. Procesos Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacién de todos los recursos necesarios Procesos Estratégico: Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organizacién Proceso Misional: Procesos que tienen contacto directo con el clienteMAPA DE PROCESOS. Recursos Bibliograficos Cuéllar M, Guillermo A.(s.f.). Universidad del Cauca Modelado de procesos diagrama de flujo de datos especificacién de procesos. Consultado el 27 de Diciembre de 2013 y disponible en: http://fecea.unicauca.edu.co/old/ modelos.htm Carestia, Nirva Ana. Garcia, Maria Amalia.Universidad Nacional de San Juan. (s.f.). Sistemas de Informacién y Gestién por Procesos factores clave en la Responsabilidad Social Universitaria. Consultado el 27 de Diciembre de 2013 y disponible en: http://conaiisi.frc.utn.edu.ar/PDFsParaPublicar/1/ schedConfs/7/99-468-1-DR.pdfMAPA DE PROCESOS. Control de documento Construccién Objeto de Aprendizaje Fundamentos de Inteligencia de Negocios Desarrollador de contenido Experto tematico Henry Alfonso Garzén Sanchez Asesor pedagégico RAFAEL NEFTALI LIZCANO REYES Produccién Multimedia MAURICIO SANTAELLA OCHOA Programador VICTOR HUGO TABARES CARRENO Lider expertos tematicos ANA YAQUELINE CHAVARRO PARRA Lider linea de produccién SANTIAGO LOZADA GARCES CTC distribuido, copiado y exhibido POR SCuy COTS ORNS MC URN cu ree mesic Ba = PSS Sey Scere