GESTION Y PLANIFICACION DE UN PROYECTO EDUCATIVO

ESTUDIANTE – APRENDIENTE

PROFESOR – CONSULTOR

UNIVERSIDAD DE SANTANDER U.D.E.S.

FACULTAD DE EDUCACION

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

MONTERIA, CORDOBA

2016
 GESTION Y PLANIFICACION DE UN PROYECTO EDUCATIVO

La Gerencia de Proyectos, entendida como la disciplina de administrar y organizar

los recursos y aspectos generales, está determinada a su vez por la validación de
unos elementos fundamentales al momento de poner en ejecución las propuestas.

Actualmente, al hablar de Gestión de Proyectos se hace referencia a las funciones

gerenciales o administrativas relacionadas con la etapa "ejecución y puesta en marcha"
del ciclo del proyecto. Sin embargo, si partimos del rol de la administración en los
proyectos, no deberíamos excluir las demás etapas que hacen parte del ciclo del proyecto
y que podrían, en determinado caso, comprometer el éxito de los mismos.

Es importante una buena Gestión de proyectos debido a que son una parte del quehacer
de las corporaciones hoy en día, y en realidad no son otra cosa que una forma
estructurada de planificar el quehacer diario, en función de objetivos ya sean estos
estratégicos, de corto, mediano o largo plazo (o todos los anteriores) que tienen como
característica tener metas, plazos y presupuestos, que si están correctamente formulados
deberán ser coherentes entre sí. Hoy más que nunca, que el medio cambia con
vertiginosa rapidez. La economía, la tecnología, las leyes, la ecología y la cultura que
prevalecen en cada país y que están en constante evolución, debido tanto a la
investigación y desarrollo de productos y servicios, como al intercambio comercial y
cultural que se da hoy en día entre todos los países del mundo.

En el campo de la educación, la Gestión implementa proyectos, a nivel nacional,

regional, local e institucional, para responder a las necesidades de desarrollo de
los sistemas o centros escolares; por ello, un Proyecto Educativo es un instrumen-
to que permite a la comunidad plantear soluciones a los problemas educativos y
atender las necesidades tanto de índole pedagógica curricular como de infraes -
tructura y mobiliario escolar, entre otros.

 Los proyectos educativos no son ajenos a estas condiciones y por tanto, dentro
de la planeación se deben considerar detalladamente los elementos
correspondientes a la integración, alcance, tiempos y costos del proyecto
mediante la adecuada gestión de cada uno de ellos para obtener excelentes
resultados. Pero, ¿cómo se realiza la gestión de cada uno de estos elementos y
cuál es su importancia en la realización de proyectos educativos? En el presente
ensayo se describen estas áreas dando respuesta al interrogante planteado. Cabe
destacar que la gestión corresponde a las acciones de planear, coordinar, dirigir,
Supervisar y controlar cada una de las actividades involucradas en las fases del
proyecto educativo desde su iniciación hasta su finalización.

La planeación corresponde a la fase inicial en la cual se recoge y construye la

información de las diferentes áreas en donde el proyecto a realizar tenga
influencia, las cuales se deben estudiar cuidadosamente para que en su
implementación se logren los resultados esperados. Es prever lo que se debe
realizar, analizando diferentes variables que impactan la puesta en marcha del
proyecto.

La gestión de la integración es el área en la cual se consideran todos los

procesos necesarios para unificar, consolidar y articular las diferentes actividades
que son fundamentales para la correcta realización del proyecto. Es precisamente,
esta la razón de ser de su importancia, pues de obviar el análisis de estos
procesos hay mayores posibilidades de encontrar barreras en su implementación
que no puedan ser sorteadas adecuadamente y por tanto se desista de su
ejecución. La gestión de la integración contempla: a). El Acta de Constitución del
proyecto que es el documento mediante el cual se autoriza de manera formal su
ejecución; b). El enunciado del alcance del proyecto, es decir tener absoluta
claridad de los objetivos, requisitos y características, criterios, límites y productos
entregables del proyecto; c). La supervisión y control del trabajo de tal manera que
se garantice el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen acciones
preventivas y, dado el caso, se apliquen acciones correctivas oportunas; d). El
cierre del proyecto que principalmente está relacionado con demostrar la
funcionalidad de los procesos y productos realizados logrando formalmente la
aceptación por parte del cliente.

Otra área fundamental implica gestionar la planeación del alcance del proyecto
para lo cual se parte de la información presentada en el acta de constitución. La
importancia de esta fase es que permite tener claridad frente a qué es lo que se va
a hacer (descripción de los objetivos), los requisitos, las limitaciones, los productos
a entregar, los criterios de aceptación y las restricciones del proyecto. A partir de
la definición del alcance, conviene construir una estructura de desglose de trabajo
desagregando los procesos en acciones o tareas que sean fáciles de identificar,
costear, supervisar y controlar.
 Igualmente importante es la gestión del tiempo de los diferentes procesos,
actividades o tareas que se desarrollan en un proyecto. Su importancia radica en
que permite identificar el periodo de realización del proyecto y por tanto garantizar
que pueda ser entregado a tiempo, tal como se haya convenido. Para esto
conviene revisar factores internos que generalmente son controlables por quienes
están ejecutando el proyecto, pero también es fundamental analizar factores
externos que, aunque no son controlables, al ser identificados, se pueden estimar
los tiempos que puedan retrasar el desarrollo del proyecto y por tanto su
finalización, además de considerar acciones de contingencia para sortear en caso
de que se llegaren a presentar. Puede afirmarse que la gestión del tiempo de un
proyecto implica el desarrollo de las siguientes acciones: a). Definir cada una de
las actividades a realizar en el proyecto; b). Ordenar las actividades de manera
secuencial identificando aquellas que son necesarias finalizar para empezar las
otras, aquellas que se pueden realizar al mismo tiempo, aquellas que requieren
cierto avance de las otras; c). Calcular la duración de las actividades e ir
construyendo el diagrama correspondiente; d) Estimar los recursos (materiales,
equipos, personas, suministros…) que son necesarios para el desarrollo de cada
actividad; e). Construir el cronograma de actividades con la información anterior;
f). Publicar el cronograma de tal manera que sea conocido por todos los actores
involucrados en el proyecto; g). Monitorear el cronograma para verificar que se
cumplan los tiempos y recursos estimados para cada actividad según lo planeado;
h). Actualizar el cronograma según los ajustes a que haya lugar al comparar lo
planeado con lo que se está ejecutando. Instrumentos como el Diagrama de Red,
de Ruta Crítica y Gantt facilitan la construcción y publicación del cronograma de
actividades. Uno de los más utilizados es el diagrama de Gantt que integra
actividades y tiempos, siendo fácil su visualización y comprensión.

Y finalmente, pero no menos importante, ni queriendo significar que sea la última

a revisar en la planeación, pues todas se revisan de manera integral, es la gestión
de costos para el proyecto, que consiste en estimar el capital necesario para la
ejecución del proyecto. Su importancia es tal que este es un factor determinante
para aceptar o rechazar un proyecto, al presentar la inversión requerida y por
consiguiente establecer si es viable o no su implementación. Se parte de la
estimación de los costos que requerirán cada una de las actividades y para esa
estimación se puede acudir a diferentes técnicas o herramientas, dentro de las
cuales está el juicio de expertos. Una vez se han estimado los costos, se procede
a la construcción del presupuesto que no es más que la sumatoria de los costos
de las actividades, permitiendo identificar una línea base de costo sobre la cual se
consideran las reservas adicionales para imprevistos y se obtiene el valor
esperado de flujo de caja que garantice la disponibilidad de recursos necesarios
en las diferentes fases de desarrollo del proyecto. La gestión de costos se traduce
en control sobre los mimos, cuando en la ejecución del proyecto se monitorean las
variaciones que presente lo presupuestado con lo que se está realizando
conduciendo a la toma de decisiones clave frente a adiciones presupuestales,
reajustes al flujo de caja, acciones correctivas y preventivas.

Por lo tanto, la planeación es la base fundamental en el desarrollo de un proyecto

educativo, la cual se desglosa en el plan de gestión de la integración, plan de
gestión del alcance, plan de gestión del tiempo y el plan de gestión de costos.
REFERENCIAS

Recuperado 2016,01 de noviembre Libro Electrónico Multimedial Gerencia de

proyectos de tecnología educativa capítulos completos 1 y 2.

Recuperado 2016,03 de noviembre Referencias Navas, T. I. (s.f.). Fases iníciales

de un proyecto.