GESTION DE

INVENTARIOS
ITA PROFESIONAL
TÉCNICO PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DOCENTE MG(E) SEBASTIAN CASTAÑO GUEVARA
 La administración de inventarios implica la
determinación de la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán
colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a
ordenar.

GESTION DE Este tema merece una particular importancia debido a

INVENTARIOS tres razones. La primera, el inventario comprende
generalmente un importante segmento de los activos
totales de la empresa. Segundo, siendo el inventario el
menos líquido de los activos corrientes, los errores en
su administración no se pueden solucionar con
rapidez. Tercero, los cambios en los niveles de
inventario tienen importantes efectos económicos.
 El objetivo del administrador financiero es
minimizar los costos asociados con la
administración de los inventarios. Por un lado, un
GESTION DE nivel de inventarios bajo reduce los costos de
financiamiento y de mantenimiento de inventario
INVENTARIOS y, por otra parte, un inventario demasiado exiguo
puede dar como resultado costo de escasez
(pérdida de ventas) y costos elevados de
ordenamiento del mismo.
 Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para
conocer lo que implica la administración de inventario:

1. Minimización de la inversión en inventarios: El inventario

mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre
GESTION DE pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas,
puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes

INVENTARIOS o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan

hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas
de producción.

La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento

es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica
que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como
pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores.
Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del inventario será
de $100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos
inherentes al almacenamiento del inventario.
 2. Afrontando la demanda: Si la finalidad de la
administración de inventario fuera solo minimizar las
ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la
empresa almacenaría cantidades excesivamente
grandes del producto y así no incluiría en los costos
asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un
cliente etc.
GESTION DE
INVENTARIOS Sin embargo resulta extremadamente costoso tener
inventarios estáticos paralizando un capital que se
podría emplear con provecho. La empresa debe
determinar el nivel apropiado de inventarios en
términos de la opción entre los beneficios que se
esperan no incurriendo en faltantes y el costo de
mantenimiento del inventario que se requiere.
 Importancia: La administración de inventario, en
general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuántas unidades deberían ordenarse o
producirse en un momento dado.

GESTION DE 2. En qué momento deberían ordenarse o

producirse el inventario.
INVENTARIOS 3. Que artículos del inventario merecen una
atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en
los costos de los artículos del inventario.
 SISTEMAS DE INVENTARIOS

Representan los métodos permitidos por la teoría

GESTION DE contable para controlar las existencias, reflejar el
valor de los inventarios y el costo de las unidades
INVENTARIOS vendidas en la información financiera.
Tradicionalmente se han definido dos métodos
para llevar a cabo esta labor.
 Inventario periódico.
Es el sistema en el cual se requiere, para efectos de valoración
del inventario y cálculo del costo de ventas, de un conteo
físico. El sistema periódico o juego de inventarios es un sistema
utilizado para determinar periódicamente (no en forma
regular) el costo de la mercancía vendida y el inventario.

GESTION DE Por la dependencia que tiene el método de los inventarios

físicos y la poca oportunidad de la información que genera, es
INVENTARIOS un método que solo debería ser utilizado por empresas
pequeñas que no cuentan con adecuados sistemas de
información, sin embargo, son muchas las empresas de
mediano tamaño que aún dependen de él para realizar los
cierres contables y preparar los estados financieros, debido a la
falta de sistemas de información en línea que suministren
información oportuna y confiable.
 GESTION DE INVENTARIOS
La Ley 174 de 1994 limitó el uso de este sistema, prohibiéndolo en aquellas empresas cuya
declaración de renta debiera ser firmada por contador público o revisor fiscal.
El juego de inventarios consiste en tomar el valor del inventario inicial y adicionarle las
compras realizadas durante el periodo y por último se le resta el valor del inventario final y
el monto resultante de ésta operación es lo correspondiente al costo de ventas del
periodo. Como lo ilustra la siguiente imagen:
 Este sistema de inventarios es frecuentemente
utilizado en empresas que mantienen mercancía
de costo unitario bajo y para sistemas de
administración que no requieren información
permanente sobre sus existencias, puesto que el
GESTION DE valor de la mercancía o la cuantía del costo solo
se conocen después de realizado el inventario
INVENTARIOS final, es importante precisar que la frecuencia con
la que se obtiene la información del costo y del
valor actual de las existencias disponibles para la
venta depende del rango establecido para los
periodos.
GESTION DE INVENTARIOS
Inventario permanente.

Es un sistema de inventario ágil y oportuno, permite conocer en cualquier momento el valor de los inventarios y del costo de ventas.
Es un método obligado para todas las sociedades que deban presentar las declaraciones tributarias firmadas por contador público o
revisor fiscal.

Este método plantea que las cuentas de inventario y de costo de ventas en la contabilidad reflejan en todo momento el costo real, sin
embargo, en la práctica lograr esto es muy complejo, por un lado es casi imposible, en empresas con procesos productivos complejos,
conocer los costos reales en cualquier momento, por lo que la mayoría de ellas recurre a costos predeterminados, y por otro, es
probable que muchas de ellas solo al cierre del mes puedan tener el dato cierto; razón por la cual las normas tributarias han permitido
la utilización de costos predeterminados durante el ciclo de costos y realizar ajustes al cierre de mes para ajustarlo al real.
 Aquellas empresas obligadas a manejar inventario
permanente pero que no realicen cierres de
costos mensuales o que dependan de inventarios
físicos para valorar existencias y calcular costo de
ventas estarían incumpliendo esta obligación.

GESTION DE En el sistema de inventarios permanente no se

INVENTARIOS requiere un conteo físico de la mercancía, pues
las tarjetas kardex permiten conocer cuanta
mercancía ha ingresado y salido de la compañía;
con dichos datos se determina el valor actual del
inventario en el momento en el que sea
requerido.
 Dos de las ventajas más importantes del sistema
de inventarios permanente son:
1. Acceso al saldo actualizado del inventario en
cualquier momento.
2. Establecer el costo de la mercancía en el mismo
GESTION DE momento en el que se produce la venta.

INVENTARIOS El sistema de inventarios permanente es

usualmente utilizado por las empresas que
mantienen inventarios de costo unitario alto y es
de vital importancia mantener el control de
dichas existencias.
 CLASES DE INVENTARIOS
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco
tipos de inventarios.
Inventarios de Materias Primas:
Son aquellos bienes adquiridos para una transformación obteniendo
así un bien terminado. Ejemplo: en las panaderías la harina, azúcar y
GESTION DE huevos hacen parte de las materias primas mientras que los panes y
postres son los productos terminados.

INVENTARIOS Inventarios de Productos en Proceso:

Son aquellos bienes que no están listos para ser vendidos pero que ya
tuvieron una transformación y no se clasifican en materias primas.
Ejemplo: Una carpintería compra madera, pintura, y demás materiales
para hacer muebles y venderlos, cuando tiene el producto sin
terminar hace parte de los inventarios en proceso como lo es una
cama que falta ser pintada para poder ser vendida.
 Inventarios de Productos Terminados:
Son aquellos productos que ya cumplieron completamente
con su proceso de transformación es decir la cama de la
carpintería del ejemplo anterior pero ya pintada y lista para
la venta. Esto son los productos terminados.

GESTION DE Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa:

INVENTARIOS Son aquellos bienes que están terminados pero no son
producidos por la misma empresa como ejemplo tenemos
las comercializadoras que compran y vender la cama que
para la carpintería es un producto terminado pues fue allí
donde se fabricó, es una mercancía no fabricada por la
empresa para la comercializadora que la vende.
Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios:

Son aquellos bienes que como su nombre lo indica, no son para ser vendidos ni trasformados sino que ayudan al cumplir con
la razón social de la empresa, las llantas para las flotas de transporte hacen parte de sus inventarios de materiales, repuestos
y accesorios pues su finalidad es transportar personas pero para ello necesitan los buses y estos a su vez las llantas.

Inventarios de Envases y Empaques:

Son aquellos bienes que sirven de empaque y/o envase; como lo son las botellas para las empresas de bebidas, jugos y
refrescos.

GESTION DE INVENTARIOS
 Inventarios en Transito:
Son aquellos productos que no se encuentran en la bodega de la
compañía pero son de ella, este tipo de inventario se usa para la
compra de productos importados que al entrar a las bodegas de la
empresa pasan a ser otro tipo de inventario.
Inventarios en consignación
Los inventarios en consignación se refieren a los productos que aún

GESTION DE siendo propiedad de la empresa son mantenidos en las instalaciones

de los clientes. Esto se hace para asegurarle al cliente un alto nivel de
servicio, ya que el tiempo de aprovisionamiento de éste es inmediato,
INVENTARIOS en cuanto a que puede disponer en cualquier momento de los
materiales puestos en sus instalaciones. Los inventarios en
consignación son entonces cantidades de productos que se mantienen
en las instalaciones de los clientes pero que todavía son propiedad de
la empresa, inclusive, la responsabilidad sobre deterioro y el manejo
recae en la empresa proveedora. Los inventarios en consignación
deben administrarse eficientemente, ya que estos hacen parte de los
activos de la empresa, y un manejo deficiente de estos genera
impactos negativos en la economía de la empresa.
 SISTEMAS DE VALORACION DE INVENTARIOS

Identificación específica.

GESTION DE
Es el método recomendado cuando existen productos que tienen la característica de
INVENTARIOS que se producen a bajo volumen y su costo es alto, y que los sistemas de información
de los que se disponen permiten la asociación perfecta entre la unidad física, dentro
del inventario y al momento de su salida. No intercambiables entre sí, se refiere a
que no existe otro producto exactamente igual, cada uno tiene unas características
que lo hacen diferente y por ende no intercambiable.

Este tipo de productos permiten su identificación hasta que está en manos del cliente
final. Los prestadores de servicios acumulan, generalmente, sus costos en relación
con cada servicio para el que se espera cargar un precio separado al cliente.
 PEPS (primeras en entrar, primeras en salir).

Este método supone que las primeras mercancías

compradas o producidas son las primeras en ser
vendidas, por lo tanto, el inventario final estará
valorado a los últimos precios, de esta manera los
GESTION DE costos de las primeras unidades compradas se llevan
al estado de resultados como costo de la mercancía
INVENTARIOS vendida, mientras que los últimos costos aparecen en
el balance general en forma de inventario.
El método sigue la tendencia del mercado, es decir, si
los precios descienden, se valoran al precio más bajo,
pero si por el contrario los precios aumentan, los
inventarios se valoran al precio más alto.
 Promedio ponderado.

Es tal vez el método más utilizado por las empresas porque

facilita el registro y la valoración de los inventarios, al
generar informes de salida de los productos con un único
costo unitario para cada referencia individualizable o
GESTION DE intercambiable entre sí. Su aplicación se basa en la división
costo total sobre el total de unidades, para tener un costo
INVENTARIOS promedio unitario que se actualiza cada que ingresa un
nuevo lote de productos. Si los costos de producción
permanecen estables de un período al siguiente, es
recomendable usar el método de valoración promedio
ponderado, el cual no rastrea la producción y los costos del
período anterior separados de la producción y los costos del
período actual.
 UEPS (últimas en entrar, primeras en salir)

Este es un método de valoración de discutida aplicación en lo

que tiene que ver con el cálculo de las utilidades y el valor de
los inventarios, inclusive con el movimiento físico, pues es un
método que va en contra del flujo normal de unidades al
asignar al costo las últimas unidades que hayan ingresado al
GESTION DE inventario (las más costosas por lo general) y mantener en él
las más antiguas (las menos costosas), lo que genera unos
INVENTARIOS costos más altos, una utilidad más baja y un menor valor de
los impuestos pagados. El método UEPS tiene una limitación
significativa, la valuación del activo inventario se basa en los
costos de adquisición más antiguos. Cuando la compañía ha
estado operando durante muchos años, estos costos más
antiguos pueden subestimar en gran medida el costo de
reposición actual del inventario. En las Normas
Internacionales de Información Financiera se prohíbe el uso
del UEPS como fórmula para el cálculo de costos.
 CONTROL DE INVENTARIOS

El objetivo es utilizar definiciones, clasificaciones y políticas de

inventarios, cálculo de tiempo de reposición y número de pedidos.

Clasificación de políticas de Inventarios

GESTION DE
INVENTARIOS El inventario de una empresa o también llamado, Stocks, es el
conjunto de materiales y artículos dentro del almacén en espera de
utilización ya sea en producción o en la venta del mismo o traslado Los
objetivos principales que se buscan con el control de inventarios son:

Almacenar la menor cantidad posible, para disminuir costos entre

ellos el de Capital, representado en el valor de stock.
GESTION DE INVENTARIOS

Evitar al máximo las rupturas del
inventario, tener el producto cuando el
cliente lo solicita es importante en la
competitividad mundial.
Estos dos objetivos son contradictorios, la
misión del control de inventarios es
encontrar un equilibrio entre la menor
cantidad almacenada y la menor
posibilidad de ruptura, la perdida de una
oportunidad de vender o fabricar por falta
de existencias. Para este objetivo se
determinan variables como:

Nivel del inventario de cada artículo.

• Momento de hacer los pedidos, en el tiempo, por las
existencias.
• Cantidad de pedidos en el año o período de tiempo.
• Cantidad a pedir en cada pedido.
 Sistema Continuo o permanente: el inventario se actualiza
inmediatamente, después de cada transacción aumenta o disminuye
de acuerdo a la naturaleza de la transacción, para este se utilizan las
tecnologías del Código de Barras y sus lectores, que actualizan
inmediatamente las bases de datos, siendo, por este motivo, de gran
uso en la actualidad.

Sistemas de gestión de periódica: El saldo del inventario no se

actualiza inmediatamente cuando se realiza una transacción, sino que
GESTION DE éste se actualiza cuando se realiza el inventario físico, programado
periódicamente cuando la empresa realiza el cierre contable, para

INVENTARIOS poder conocer sus utilidades o pérdidas.

El conteo físico de las mercancías o de los bienes almacenados se

recomienda se realice independiente del sistema que se utilice, si se
utiliza el permanente se hace para verificar los datos de las bases de
datos, encontrar inconsistencias por errores, robos, daños, mal
registros, y obviamente si es periódico el sistema utilizado es para
hallar el saldo, independiente de encontrar errores, daños, robos.
 Clasificación de los inventarios:

1. Según su función:
a. Inventario normal o de ciclo: Es el stock necesario para
atender la demanda normal de consumo en la producción,
GESTION DE en la administración y para las ventas.
b. Inventario de seguridad: son las existencias por encima
INVENTARIOS de inventario normal, para evitar rupturas o disminuir la
posibilidad de éstas, cuando aumente la demanda,
mientras espera la llegada del pedido.
c. Inventario de especulación: Es el almacenamiento que se
hace para aprovechar los precios bajos, productos
estacionales, para aprovechar las economías de escala.
GESTION DE INVENTARIOS

Inventario según su
naturaleza Física:

Bienes perecederos: Bienes no

Artículos con fecha de
Son aquellos que perecederos: su vida
caducidad, la variable
tienen poca duración, útil es larga, factor
tiempo es
vida útil, como los tiempo no es una
fundamental.
alimentos, periódicos. variable fundamental.
 Según la Inventarios de Mercancías: Son los bienes comprados con el
fin de venderlos y obtener así una utilidad.
actividad
de la Inventarios de artículos complementarios, no son mercancía
empresa. pero si son necesarios para la función o gestión de la
empresa, como empaques, envases entre otros.
Inventario de bienes dañados u obsoletos, en espera de su
reproceso o salidas de almacén.

GESTION DE Inventario de materia primas: Son los stocks de todos los

insumos necesarios para la producción.

INVENTARIOS Inventario de productos en proceso: son aquellos que le

faltan incorporar algún elemento del costo.

Inventario de productos terminados: son los productos en

espera de ser vendidos o trasladados al sitio de exhibición

Inventario de repuestos: son la existencia de piezas

necesarias para la reparación de los equipos de producción.
 Clasificación de los inventarios según su importancia: de todos los
bienes en el almacén no todos tienen la misma importancia, esta
difiere en cuanto al motivo, la más usada es cuanto al costo del
mismo, otros por su rotación, su peso, su fragilidad, la utilidad que
representa, el gancho para atraer el cliente y realice otras compras de
mayor utilidad.

GESTION DE Se pueden clasificar los bienes en bienes tipo A, B C.

a. Bienes grupo A, son los de mayor importancia, y requieren mayor
INVENTARIOS control administrativo, representan entre el 10% y el 20% del total de
artículos del inventario.
b. Bienes del grupo B, son de regular importancia representan más o
menos el 30% del total de productos en el almacén.
c. Bienes del grupo C, son las más numerosos entre el 50% y el 60%, y
solo representan entre el 5% y el 10% de la inversión, por lo que
requieren menos atención de la administración, sin descuidarlos.
GESTION DE INVENTARIOS
Políticas de inventarios

Las políticas del inventario tienen que ver con:

• El cálculo del lote óptimo a pedir.
• El inventario de seguridad.
• Los tiempos de pedidos.
• El número de pedidos.
• Sobre el inventario de producto peligrosos.
• Sobre la cualidad de encargados del control de los inventarios.
• Sobre el flujo del inventario, en PEPS, primeras en entrar primeras en salir. UEPS, últimas en
entrar primeras en salir.
• Sobre el tipo de almacenaje a utilizar, inventario Push en donde se almacena para vender, se debe
tener una fuerza de ventas para sacar el inventario en bodegas y el inventario Pull, en donde se
espera en mayor medida los pedidos de los clientes.
GRACIAS