MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Inventarios
Mercaderista 1. Realizar la solicitud de adquisición de inventarios de cada uno de los
productos que de los cuales no haya disponibilidad.
Gerente 2. Recibir y analizar la solicitud según la necesidad de adquisición de
inventarios.
3. Aprobar la solicitud adquisición de inventarios y realizar la orden de
pedido inicial.
Proveedor 4. Envió de la mercancía solicitada por la entidad en los días posteriores
de acuerdo al proveedor.
5. Impresión de la Factura de Venta correspondiente de la mercancía.
Jefe de 6. Recepcionar los inventarios de mercancía de cada uno de los
bodega proveedores.
7. Verificar que los inventarios de mercancías concuerden con la orden
de pedido inicial
8. Si el inventario de mercancía entregado no concuerda con la orden de
pedido, se debe especificar si no llego la totalidad o esta averiada con
una anotación en la Factura de Venta
9. Si existe relación, se firma el recibido de satisfacción.
10. Ingresar los inventarios de mercancías en el Dolphin y a la respectivas
Bodegas.
11. Enviar la Factura de Venta al área de liquidación.
Liquidación 12. Hallar el Costo de cada Producto.
13. Revisar y actualizar la tarjeta Kardex de cada uno de los productos
adquiridos.
14. Hallar el costo a cada uno de los productos adquiridos incrementado o
disminuyendo según sea el caso y dependiendo del mismo hallar su
margen de utilidad.
Auxiliar de 15. Ingresar la información al sistema Helisa Niif.
Compras 16. Efectuar la contabilización en el sistema Helisa Niif de la compra de
mercancía.
17. Se discrimina las bases y el respectivo IVA, y se realizan las
retenciones correspondientes.
Tesorería 18. Realizar el pago correspondiente. Pago de factura de compra.
 Ventas a Crédito
Vendedores 1. Realizar distintas rutas para ofrecer los productos.
2. Generar órdenes de pedidos.
3. Verificar que las ordenes de los pedidos estén
correctas
4. Generar facturas de venta.
5. Realizar por cada orden de pedido una factura de
venta
Jefe De 6. Recepcionar ordenes de pedido
Bodega 7. Realizar los cargues de la mercancía ordenada
Distribuidore 8. Recepcionar los Cuadres de Caja.
sO 9. Verificar que lleguen completos los Cuadres de las diferentes
cajas. Revisar los consecutivos de los cuadres de cada caja.
Conductores 10. Registrar en el sistema cada uno de los cuadres de caja.
11. Realizar el correspondiente registro contable en el sistema Helisa
Niif.
12. Elaborar el recibo de caja correspondiente al pago de cada factura
registrada en el sistema contable.
13. El recibo de caja debe elaborarse con un número consecutivo,
especificando los valores consignados según soporte (Factura).
14. Archivar los cuadres de cada caja en las carpetas
correspondientes.
Auxiliar Contable 15. Verificar que la información esté libre de errores.
16. Revisar que todas las facturas se estén registrando correctamente
17. Verificar que la información que se encuentra registrada en el
sistema sea correcta.
Tesorería 18. Recaudar el dinero de todas las cajas
19. Verificar que el dinero este completo. Guardar el dinero en la caja
fuerte
Cajera 1. Registrar por medio de la maquina cada uno de los productos que se
están entregando.
2. Verificar que todos los productos sean registrados correctamente y
con los valores correspondientes
3. Entregarle la correspondiente factura de venta al cliente.
4. Recibir los dineros de los clientes por concepto de venta de los
productos.
5. Realizar un conteo de todo el efectivo recaudado por Concepto de las
ventas en el almacén.
6. Verificar que el valor total del efectivo recaudado coincida con el valor
total del cuadre de caja que aparece en la máquina registradora o si
existe un faltante o sobrante de caja.
7. Imprimir el correspondiente cuadre de caja
Auxiliar de 8. Recepcionar los Cuadres de Caja.
Ventas 9. Verificar que lleguen completos los Cuadres de las diferentes cajas.
Revisar los consecutivos de los cuadres de cada caja.
10. Registrar en el sistema cada uno de los cuadres de caja.
11. Realizar el correspondiente registro contable en el sistema Helisa Niif.
12. Elaborar el recibo de caja correspondiente al pago de cada factura
registrada en el sistema contable.
13. El recibo de caja debe elaborarse con un número consecutivo,
especificando los valores consignados según soporte (Factura).
14. Archivar los cuadres de cada caja en las carpetas correspondientes.
Auxiliar 15. Verificar que la información esté libre de errores.
Contable 16. Revisar que todas las facturas se estén registrando correctamente
17. Verificar que la información que se encuentra registrada en el sistema
sea correcta.
Tesorería 18. Recaudar el dinero de todas las cajas
19. Verificar que el dinero este completo. Guardar el dinero en la caja
fuerte
 Activos Fijos
Gerente 1. Determinar si es necesaria la adquisición de activos fijos.
2. Examinar la necesidad de adquisición de activos fijos.
3. Realizar las Cotizaciones correspondientes.
4. Seleccionar al Proveedor eligiendo la opción más factible y que sea
acorde la necesidad de adquisición de los activos fijos.
5. Realizar la orden de Pedido diligenciando adecuadamente el
documento.
Tesorero 6. Efectuar la compra por medio de la factura de venta.
7. Efectuar el pago correspondiente
Jefe de 8. Revisión de los activos fijos
Bodega 9. Recepcionar el activo fijo adquirido.
10. Verificar que la orden de pedido concuerde con el bien recibido.
11. Si el activo entregado no concuerda con la orden de pedido, se realiza
la devolución del bien.
12. Si concuerda se Firma lo recibido.
13. Se ingresa el respectivo activo a la Entidad, para satisfacer las
necesidades requeridas.
Auxiliar 14. Efectuar la contabilización en el sistema Helisa Niifde la compra del
Contable activo
15. Ingresar en el Sistema Helisa Niif el activo para el correspondiente
control de activos.
16. Elaborar el código de Barras para su identificación.
Tesorería 17. Efectuar la contabilización de la depreciación
18. Realizar depreciación mensual utilizando el método de línea recta.
19. Efectuar la contabilización en el sistema Helisa Niif de la depreciación.
Proveedores