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EL ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA FINANCIERA Y

CONTABLE DE LAS EMPRESAS

SALLY JULIETH ORTEGA ACUÑA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERO

BOGOTÁ D.C

2020

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INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 ARCHIVO EN LAS EMPRESAS.................................................................................3

Ilustración 2 ARCHIVO FISICO.......................................................................................................5
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Para todas las personas (naturales y jurídicas) que ejercen algún tipo de actividad comercial, en la
que necesariamente deben llevar registros contables, es de vital importancia que esos registros
tengan una evidencia la cual pueda ser consultada en cualquier momento. Estas evidencias se
conocen como documentos y soportes contables.
Dada la importancia, no solo de la actividad contable, sino de toda la documentación que la soporta,
es que se han establecido pautas, normas y requisitos de obligatorio cumplimiento en cuanto a la
disposición, archivo y conservación de la misma.
Cumplir con los requerimientos establecidos permite tener un mejor control y mantener el registro
histórico y secuencial de todas las transacciones que han generado una contabilización.
A continuación, tocaremos de forma específica cada uno de los temas y los lineamientos
establecidos acerca de la conservación de nuestros documentos contables, permitiendo que nos
involucremos más en la importancia de la organización del archivo, de la conservación documental
y del manejo de la información contable, que son uno de los pilares para desarrollar con éxito
nuestra gestión.
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ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Definición:
El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se
conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus
actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el
local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes
definiciones:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen
en el ejercicio de sus funciones o actividades.
- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones
de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción
única.
- Conjunto de la información almacenada de forma digital. [ CITATION arc10 \l 9226 ]

SIF 1

1
Superintendencia financiera
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Ilustración 1 ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

CLASES Y CARACTERISTICAS
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Ilustración 2 ARCHIVO FISICO

SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Referencias
archivosadminter. (30 de mayo de 2010). blog archivos administrativos e intermedios. Obtenido de
blog archivos administrativos e intermedios: http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/