·         Portada de presentación (1 hoja)

·         Introducción (1 hoja)

·         Desarrollo de la actividad (3 hojas máximo)

·         Conclusiones

·         Referenciación bibliográfico (En caso de querer consultar otro tipo de fuentes)

Tipo de texto:

Arial 12

Interlineado 1.5

Justificado

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento

archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional
de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de
vida de los documentos en una organización
RESOLUCIÓN 469 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2016
"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental -
TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado"

Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las

estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos
tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y
de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo,
el control de la producción de información y la categorización y optimización de los
procesos.

Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor
utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de
Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta
que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva
tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como
su disposición final.

Es decir, por medio del control y el reconocimiento de la información y de la

estructura organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes
documentos a fin de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los
procesos a seguir cuando su ciclo de vida haya terminado.
La producción documental, pese a ser una actividad normalizada en las empresas,
requiere de ciertos protocolos para que no ralentice los procesos y para que a la
larga no termine convirtiéndose en una carga fuera de control. Por falta de lo
anterior, es que, en algunas ocasiones, sin importar los formatos de los
documentos, éstos terminan ensanchando las listas y los espacios de
almacenamiento.

Pongámoslo de esta manera: te has preguntado por cuánto tiempo se debería

mantener un documento en archivo, y lo más importante, ¿qué hacer con él
cuando su ciclo de vida haya terminado?

Es en estas cuestiones que radica la importancia de las Tablas de Retención

Documental, ya que una adecuada administración de las mismas, puede ayudarte
a definir y gestionar la información, manteniendo un control y una categorización
eficiente.

mportancia de las Tablas de Retención

La Tabla de Retención Documental es un listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los Documentos.
Beneficios:
1. Facilita la recuperación de la Información.
2. Racionaliza la producción Documental.
3. Facilita el control y acceso de los Documentos.
4. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
Documentación relevante.
Recordar:
Es Importante reiterar que la tabla de retención (TDR) es una Herramienta Archivística
Dinámica, por lo cual requiere permanentemente el seguimiento y apoyo de quienes son los
productores (dependencias) garantizando así la plena identificación y control de la
Documentación relevante para la administración.
En conclusión, para la actualización de las Tablas de Retención Documental, y denominación de
series y subseries se recomienda aplicar los pasos metodológicos para la elaboración y aplicación
de las Tablas de Retención Documental tomado del Mini/Manual No.4. Sobre la codificación
consiste en asignar un número único e irrepetible a cada dependencia según su estructura
orgánico-funcional para la adecuada elaboración de los instrumentos archivísticos como los
cuadros de clasificación documental y las Tablas de Retención Documental para su
correspondiente organización documental. Además que sea una codificación sencilla, lógica y
coherente según la Jerarquía institucional, para la posterior organización de las documentación
aplicando las TRD.

juschubut.gov.ar/index.php/56-inicio-web/702-importancia-de-las-tablas-de-retencion#:~:text=La
%20Tabla%20de%20Retención%20Documental,Beneficios%3A&text=Facilita%20el%20control
%20y%20acceso%20de%20los%20Documentos.