Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1. El artículo 189 del Código de Comercio prescribe que “ Las decisiones de la junta de
socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las
personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y
el secretario de la misma...”
2. Por su parte, el artículo 195 ibidem establece la obligación para la sociedad de llevar
un libro de actas, debidamente registrado “ en el que se anotarán por orden cronológico
las actas de las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios” .
3. El artículo 431 ídem, ordena que lo ocurrido en tales reuniones se hará constar en el
libro mencionado. Así mismo las actas deben contener por lo menos el lugar, fecha y
hora de la reunión; número de acciones suscritas; la forma y antelación de la
convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o
ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de
votos emitidos a favor; en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por
los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su
clausura.
4. A su vez el artículo 445 del citado código, establece que al fin de cada ejercicio y por lo
menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán
cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios.
5. Así mismo el artículo 446 ídem, expresa que la junta directiva y el representante legal
presentarán a la asamblea para su aprobación o improbación, el balance de cada
ejercicio. (subrayo). Que según el artículo 447 ibidem el Balance General y sus anexos,
junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a
disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince
días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.
6. De otra parte, el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, mediante el cual se expidieron
las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia,
estableció los estados financieros básicos: Balance General, Estado de Resultados,
Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera y
Estado de flujos de efectivo. Estados que son los que debe preparar la administración
del ente económico, para ser sometidos a la aprobación del Máximo Órgano Social.
En este orden de ideas, si de lo ocurrido en la reunión del Máximo Órgano Social, se precisa
reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte
integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado a derecho siempre y
cuando se exprese en forma clara las decisiones tomadas en relación con tales escritos.