Reevaluaciones del sistema

Curso: Operador Económico Autorizado

Unidad 3: Cómo acceder al programa OEA
 Índice
1. Reevaluación interna .............................................. 2
1.1. Qué, cuándo y para qué ....................................................... 2
1.2. Aplicar las mejoras necesarias ............................................. 2
1.3. Comunicación con la aduana ................................................ 2
1.4. Proponer la suspensión temporal de la certificación ............ 3
2. Reevaluación externa.............................................. 3
2.1. Resultado de la auditoría ..................................................... 4
2.2. Consecuencias ..................................................................... 4
2.3. Plazos de la suspensión y la revocación ............................... 5
2.4. Plazos de validez del certificado OEA ................................... 5

Las marcas, nombres y logos FINPYME y CII son propiedad intelectual de la CII.

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autorización.
1. Reevaluación interna
Además de realizar el mantenimiento del sistema de forma habitual con el fin de
mantenerlo permanentemente actualizado, en la rutina de la certificación debemos incluir
también la reevaluación interna.

1.1. Qué, cuándo y para qué

Se trata de realizar una auditoría interna completa que nos permita validar la totalidad de
los procedimientos y la integridad de la cadena logística.

Verificaremos si se han cubierto las necesidades de formación, si los planes de acogida se

han aplicado correctamente, si los criterios de análisis de riesgos con los socios comerciales
se han cumplido. También se comprobarán los controles de accesos, el cumplimiento de las
rondas de verificación, las zonas de embalaje, carga o recepción de mercancías... En
resumen, se re-evaluará la totalidad del sistema.

Este tipo de evaluación debe hacerse al menos una vez al año.

1.2. Aplicar las mejoras necesarias

Aquí también, al igual que ocurría en los procedimientos de mantenimiento, los resultados
y las conclusiones son muy valiosos, ya que nos darán un reflejo fiel de la situación de la
empresa, de sus fortalezas pero también de sus debilidades. Luego será imprescindible
analizar estas conclusiones y aplicar las mejoras necesarias.

1.3. Comunicación con la aduana

Muy importante: si detectamos algún error de seguridad que pueda comprometer (o haya
podido comprometer) la seguridad de la cadena logística debemos comunicárselo a la
autoridad aduanera de inmediato, indicando lo que hemos hecho para corregir la situación.
La aduana es nuestro socio y debemos actuar siempre con total transparencia.

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Es posible que, a raíz de esta evaluación, detectemos fallos de seguridad de la cadena de
suministro que comporten la necesidad de modificar una parte de nuestros procedimientos
o que nos indiquen que no ha quedado garantizada la integridad de la cadena.

Por ejemplo, se podría haber detectado que una parte del circuito cerrado de televisión la
imagen de la zona de carga no es lo suficientemente amplia como para observar con
claridad toda la operación. O bien, que una empresa que gestiona el transporte desde
nuestra fábrica al puerto durante un tiempo no puede garantizarnos la integridad de su
parte de la cadena. En estos casos, debemos evaluar la situación y entender que nuestra
certificación, en estas circunstancias, no cumple con los requisitos de seguridad.

1.4. Proponer la suspensión temporal de la certificación

Por ello, si constatamos un incumplimiento de seguridad en la cadena logística, deberemos

informar de manera inmediata a la aduana y proponerle la suspensión de nuestra
certificación durante el tiempo que sea necesario para solventar las anomalías detectadas.
Siempre es preferible proponer nosotros mismos la suspensión a que la sea la aduana sea
quien, en una comprobación, proceda a suspender nuestra certificación.

Una vez resueltos los fallos y testeado su correcto funcionamiento, procederemos a

comunicar a la aduana que nos encontramos de nuevo en condiciones de garantizar la
integridad de la cadena. Es posible que aduana quiera, en ese momento, comprobar el
cumplimiento de las condiciones y activar nuestra certificación OEA.

2. Reevaluación externa
La otra posibilidad es la reevaluación externa, la que nos hará la aduana en el momento
que considere para verificar nuestro grado de cumplimiento. En este caso, será la
administración de aduanas quien realice la auditoría y compruebe si todos los
procedimientos funcionan correctamente.

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2.1. Resultado de la auditoría

Sus conclusiones podrán comportar tres tipos de actuaciones:

1. Recomendaciones de mejora para subsanar errores o desviaciones leves, otorgando un

plazo determinado para llevarlo a cabo.
2. La suspensión de la certificación en el caso de que las deficiencias detectadas sean
graves e impidan garantizar la seguridad. La suspensión comportará de forma
automática la pérdida temporal de nuestra certificación. Una vez subsanada la
situación, la aduana podrá realizar otra auditoría de cumplimiento para verificar si la
empresa es segura de nuevo. Sin duda, esta situación significará que los controles
internos de nuestra empresa no han funcionado correctamente ya que nosotros
mismos, bien en el mantenimiento, bien en las reevaluaciones, deberíamos haber
detectado estos errores. Por ello, cuando esto suceda también deberemos realizar una
revisión interna del sistema para evitar situaciones similares en el futuro.
3. La cancelación y revocación de nuestra acreditación como empresa OEA, en el caso de
que la aduana haya detectado errores o desviaciones de tal gravedad que
imposibiliten mantener nuestra consideración de empresa segura. No se trata aquí
como en el supuesto anterior de una suspensión temporal; se trata de que nuestra
empresa ha incumplido de forma muy grave los criterios OEA haciendo dejación de la
responsabilidad que comporta la acreditación y conculcando la confianza que la
aduana ha depositado en nosotros.

2.2. Consecuencias

Tanto la suspensión a instancia de la aduana como la cancelación y revocación comportan

un perjuicio añadido a la propia pérdida de las ventajas o beneficios que nos otorga el
OEA. Quizás la suspensión en menor grado, pero ambas comportan una pérdida de
prestigio y credibilidad muy importantes, difícilmente cuantificables y quizás de
consecuencias irreparables.

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2.3. Plazos de la suspensión y la revocación

Los plazos podrán no ser los mismos en cada país de la región. Cada programa puede
establecer plazos determinados para la suspensión así como para la revocación.

a. En el caso de la suspensión, se pueden establecer plazos mínimos durante los

cuales la empresa quedará fuera de la certificación, por ejemplo 3 o 6 meses.
b. En los casos de cancelación o revocación, cada administración aduanera podrá
determinar los plazos de exclusión. Por ejemplo, que la empresa cuyo certificado
ha sido revocado no pueda solicitar de nuevo la acreditación durante un plazo de
3 años.

2.4. Plazos de validez del certificado OEA

También cada país tiene potestad para establecer los plazos de validez del certificado OEA.
Desde países donde se ha optado por una acreditación sin vencimiento y sujeta tanto a
reevaluaciones internas como a auditorías periódicas de la aduana, hasta países en los que
el plazo de validez puede ser determinado por un período de 2, 3 o 4 años, momento en
que se deberá realizar el proceso de solicitud en la manera que se establezca.

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