5 S EN LA OFICINA

¿Qué son las 5S?

La metodología de las 5S se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie de
actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de trabajo que
permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia. Dichas
condiciones se crean a través de reforzar los buenos hábitos de comportamiento e
interacción social, creando un entorno de trabajo eficiente y productivo.

La metodología de las 5S es de origen japonés, y se denomina de tal manera ya que la

primera letra del nombre de cada una de sus etapas es la letra ese (s).

Objetivos específicos de la metodología 5S

 Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar

de trabajo.
 A través de un entorno de trabajo ordenado y limpio, se crean condiciones de
seguridad, de motivación y de eficiencia.
 Eliminar los despilfarros o desperdicios de la organización.
 Mejorar la calidad de la organización.

Mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado incrementa la eficiencia y la

motivación de los empleados.
 
Las 5S son un método bastante simple de aplicar en cualquier entorno de trabajo: una
fábrica, una granja, un hospital, una escuela, una oficina y hasta en la propia casa. En
esta ocasión nos ocuparemos de su aplicación en las oficinas, pero lo importante es
 que estas "s" se conviertan en un hábito hasta posicionarlo como un estándar de
mejora continua para lograr:

1. Un lugar de trabajo seguro y limpio

2. Un lugar de trabajo sin fallas
3. Un lugar de trabajo sin despilfarros
4. Un lugar de trabajo más óptimo y de mayor rendimiento
5. Un lugar de fácil acceso a los implementos
6. Un lugar de trabajo sin cosas inútiles o innecesarias

Implementarlas en oficinas tiene beneficios concretos:

 Crea lugares de trabajo organizados.

 Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.
 Crea sensación de pertenencia.
 Mejora la productividad y la eficiencia.
 Reduce los tiempos de respuesta a los clientes
 Ayuda a identificar y eliminar las pérdidas.

Si bien algunas personas tienden a pensar que un escritorio lleno de elementos se

relaciona con las mentes creativas, en realidad los empresarios coinciden en que sólo
es desorden que debe ser eliminado u organizado, ya que el orden y la limpieza
conlleva a una mayor productividad y rendimiento laboral debido a que se genera un
ambiente laboral más armonioso. Para ayudar a aplicar las 5S en las oficinas hemos
desarrollado una breve guía de acciones a seguir:

Algunas pistas básicas

1ªS SEIRI (Clasificar): Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos,

ficheros, planos, informes, elementos de oficina, etc.)
Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado ese
documento durante el mes pasado?
Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios
(todos aquellos requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo,
en las cantidades adecuadas) y elementos deseados (por ejemplo 20 lapiceras en un
portalápices, muchas de las cuales ya no funcionan, otras 20 en el cajón del escritorio,
viejos documentos guardados con la idea de que algún día volveremos a usarlos)
Las estadísticas muestran que la cantidad de documentación descartada se
corresponde aproximadamente con la mitad de la generada!!
Las campañas deben orientarse a minimizar la cantidad de documentos y materiales
que se mantienen a mano.

2ªS SEITON (Ordenar): Un lugar para cada cosa/dato y cada cosa/dato en su lugar

5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

 Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos de

oficina (lápiceras, abrochadoras, etc)
 Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano
 Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual
 Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente
 Evitar las “colecciones” particulares.

Es el momento también para reorganizar el layout de la oficina y fijar criterios

desafiantes. Por ejemplo: si tardamos más de 30 segundos en encontrar un
documento, entonces hay que seguir mejorando!!

3ªS SEISO: Limpieza es inspección

 Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Por ejemplo:
pasar el antivirus a la computadora, revisar y separar los documentos incompletos, a
punto de expirar, vencidos, etc.

4ªS SEIKETSU: Limpieza estandarizada

Llegó el momento de fijar:

 Políticas para la retención de documentos, manejo del inventario, descarte

 Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado
 Reglas como por ejemplo: apagar su computadora antes de irse, dedicar 5
minutos diarios a organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.

5ªSSHITSUKE: Disciplina

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de
trabajo. Para eso: entrene a todos en la metodología (asegúrese que las personas
nuevas son inducidas de inmediato!!); verifique que las mejores prácticas se
comparten; realice auditorías; comunique de manera repetida los objetivos y los
beneficios. 

Tip:
Las 5S con todos sus pasos de aplicación en las oficinas, también puede ser aplicado a
los escritorios virtuales de nuestros computadores, a través de las siguientes acciones:
1. Seleccionar: eliminar los archivos, documentos y carpetas innecesarios.
2. Ordenar: organizarlos en carpetas con fechas y con nombres claves de fácil
ubicación.
3. Limpiar: evitar la acumulación de archivos en el escritorio y limpiar los
temporales con frecuencia.
4. Estandarizar: mantener un esquema de almacenamiento de archivos, el mismo
para todos los empleados.
5. Disciplina: generar hábito para mantener los logros alcanzados.

Si bien algunas personas tienden a pensar que un escritorio lleno de elementos se

relaciona con las mentes creativas, en realidad los empresarios coinciden en que sólo
es desorden que debe ser eliminado u organizado, ya que el orden y la limpieza
conlleva a una mayor productividad y rendimiento laboral debido a que se genera un
ambiente laboral más armonioso. Para ayudar a aplicar las 5S en las oficinas hemos
desarrollado una breve guía de acciones a seguir:
 
Paso 1. Clasificar (Seiri)
Observe detenidamente cada elemento que se encuentra en tu escritorio, estanterías,
cajones y archivadores y pregúntate sobre la necesidad, cantidad requerida  y
frecuencia de uso de cada uno. A veces tendemos a acumular de manera innecesaria
lapiceros, cuadernos, agendas, papeles, portalápices, adornos y decoraciones
pensando en que algún día lo vamos a necesitar, pero lo único que ocasionan es
saturar el entorno visual de la oficina y entorpecer el fluido desempeño en el puesto de
trabajo. Piensa en ¿cuántos cuadernos necesitas?¿cuántos lapiceros usas realmente?
¿le estorban tantas porcelanas sobre el escritorio? ¿Necesitas las facturas del año
anterior?. Estas preguntas le guiarán en de cuáles elementos puede prescindir.

Todo aquello que no se necesite, que no sea importante o que sea de uso poco
frecuente debe eliminarse y más aun si esta en mal estado o dañado, una buena
manera de determinar qué debe ser desechado o qué debe ser almacenado o
archivado es pensar en su frecuencia de uso y en su estado de calidad y separar los
elementos teniendo en cuenta la siguiente fórmula:
1. Objetos necesarios: los que necesitamos para nuestra funciones como el
computador, teléfono, agenda, lapicero, calendario, libros, papelería importante y
demás. Sepáralos para posteriormente ordenarlos.
2. Objetos dañados: pensar en si son útiles para que amerite su reparación como
una silla o un escritorio, de lo contrario descartarlo. Cabe anotar que el reparar los
elementos en mal estado ayuda a prevenir accidentes como el lastimarse en el borde
despicado de una mesa o caerse en una silla que tenía una pata o el espaldar malo.
3. Objetos extras: son elementos de decoración o aquellos que se mantienen
guardados sin darles algún uso, se debe pensar entonces en si son útiles o
necesarios para alguien más para donárselos, transferírselos o vendérselos, de lo
contrario se deben desechar.
Los objetos personales como sacos, abrigos, paraguas, bolsos y demás, deben
ubicarse en lugares establecidos para ello y no se deben dejar al terminar la jornada.
En cuanto a los adornos, no debe permitirse más de un cuadro, planta, florero o adorno
por área.
Recuerda:
1. Las cosas que no se usan o que no sirven se descartan.
2. Si tiene duda de qué hacer con un elemento, elimínelo.
3. Las que se usan con poca frecuencia pero son útiles, se almacenan en un lugar
cercano o se archivan.
4. En el escritorio se dejan solamente los elementos de uso muy frecuente.
5. El escritorio debe quedar lo mas despejado posible.
6. Establezca un estándar de tiempo de archivo para la papelería, fijando una fecha
limite desde donde deben ser conservados y desechando frecuentemente los que
excedan esa fecha.
Tips:
 Pensar en los cajones como una jerarquía es una buena clave, esto significa que
entre más cercano esté mayor importancia tiene y por lo tanto es ahí donde debe
guardar los elementos más necesarios y de uso más frecuente, la clasificación debe
hacerse de manera muy selectiva porque "si todo es importante, entonces realmente
nada lo es".
 Otro buen truco es poner todos los artículos de la oficina que están en su
escritorio o cercano a él en una caja y durante una semana, monitorear los objetos
 que saca de ella y con qué frecuencia lo hace. Este método le dará una idea de cuáles
son verdaderamente los artículos más indispensables.
Paso 2. Ordenar (Seiton)
Partiendo de la premisa de que ya esta todo lo innecesario eliminado, llega el momento
de ordenar lo útil que es lo poco que hemos conservado porque es indispensable para
desarrollar las labores diarias. A este punto, lo máximo que debe haber sobre el
escritorio es el computador, el teléfono y un portalápices pequeño. Los demás
elementos de papelería como tijeras, grapadora, clips, libros, agenda y calendario debe
estar guardado en un cajón cercano.
Este paso se trata entonces de ordenar todos los elementos de manera que sean de
fácil ubicación y alcance cuando se necesiten y que no se pierdan o extravíen. Es útil
además marcar lo que está en cada sitio, cajón o estantería.
Es importante tener un sitio para cada cosa, esto facilitará su ubicación porque ya
sabemos dónde lo ponemos siempre. Para ello es importante preguntarse ¿qué cosas
necesito tener a la mano? ¿cuál es el mejor lugar para cada elemento? Una clave útil
es aplicar a cada cosa la siguiente fórmula:
 Uso en todo momento: guardarlos en un lugar muy cercano al lugar de trabajo o
sobre el escritorio.
 Uso diario: guardarlos en los cajones del escritorio, archivadores o armarios
cercanos.
 Uso semanal o mensual: guardarlos en el archivo o estanterías del área u
oficina.
 Uso esporádico: guardarlo en el archivo, bodega o almacén general de la
empresa.
 Sin uso o posible uso futuro: debió haber sido eliminado en el paso anterior.
Con los archivadores debe hacerse lo mismo, debe ordenarse en carpetas de fácil
identificación para todos, de manera selectiva y manteniendo el estándar de las fecha
máxima que se deben conservar.

Se deben establecer criterios de ordenamiento claros: por orden numérico, alfabético o

alfanumérico; por frecuencia de uso: diario, quincenal, mensual, bimestral, semestral,
 anual; por localización inmediata por cualquiera, de fácil extracción y devolución o por
el riesgo de seguridad económica, de accidente o daño a la salud.
 
Si es preciso coloque los letreros que sean necesarios, de manera visibles y
entendibles con información de: indicadores de ubicación, de cantidad, el nombre de
las áreas de trabajo, el lugar de almacenamiento y demás.

Pero no basta con establecer un lugar para cada cosa, sino que se debe ubicar
siempre en ese lugar una vez se haya dejado de usar. Todo esto hará de la oficina un
espacio más cómodo y amable para trabajar y propiciará la productividad, además de
que ayudará a prevenir accidentes porque convierte los espacios en zonas más
seguras.
Tips:
 A la hora de archivar los papeles existen dos formas de hacerlo mediante la
diferenciación de dos tipos de documentos: los archivos y los actuales. Los
documentos archivo contienen los papeles legales y de impuestos, éstos deben
almacenarse separadamente. Los actuales, incluyen artículos como recibos,
garantías, manuales, materiales de referencia e información de los clientes; debes
deshacerte de todo aquello que no has necesitado en el último año.
 Usar pistas de colores para ordenar es una buena estrategia en una oficina,
porque elimina cualquier tipo de confusión cuando los objetos o los papeles se
mezclen, asigna entonces colores de folders o carpetas para cada asunto, así no
tendrás que revisar o leer un documento para saber de qué se trata. 
Paso 3. Limpiar (Seiso)
 
No basta con tener todo ordenado si el lugar es poco higiénico para trabajar, cada
cajón, estantería, mesa, piso, paredes, debe someterse a una limpieza profunda, así
como cada elemento requiere un método específico de limpieza, no es lo mismo limpiar
las teclas del teclado del computador que limpiar la superficie de la mesa, no es lo
mismo limpiar la parte baja de la estantería que limpiar la parte alta.