ESPECIFICACIONES SGC-PC-006 FECHA:05-12-13

PARA LA
IDENTIFICACION DE
DOCUMENTOS EN
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MEDIO MAGNETICO

ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS EN MEDIO MAGNETICO

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FECHA:04/12/2013 FECHA: Pendiente
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MEDIO MAGNETICO

Objetivo:

Estandarizar la identificación de los archivos en medio magnético que se manejan

en la cooperativa.

Alcance:

Aplican para todos los documentos archivos que se manejen en Medio Magnético
de acuerdo al área al que pertenecen y el tema asociado.

Cliente:

Interno: Todos los funcionarios de COOLAC LTDA.

Controles del proceso:

Auditoria Interna de Calidad

Origen de los cambios:

Creación.

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1. IDENTIFICACION EXTERNA DE DOCUMENTOS EN MEDIO MAGNETICO

El nombre de los documentos en medio magnéticos utilizados en COOLAC LTDA

debe llevar como mínimo la siguiente información:

Mes-Día-Año Area Tema

El formato que se utilizaría para cada ítem enunciado seria el siguiente:

 MES

MES ABREVIATURA
ENERO ENE
FEBRERO FEB
MARZO MAR
ABRIL ABR
MAYO MAY
JUNIO JUN
JULIO JUL
AGOSTO AGO
SEPTIEMBRE SEP
OCTUBRE OCT
NOVIEMBRE NOV
DICIEMBRE DIC

 DIA (Formato dd)

 AÑO (Formato aa)

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 AREA

CODIFICACION PROCESO
ADA Asamblea de asociados
ADM Administrativa
AHO Ahorro
AUD Auditoría Interna
CDA Consejo de Administracion
CRE Crédito
CTB Contable
DSA Direccion de Sucursal y Agencia
FIN Financiera
GRE Gerencia General
GSP Gerencia de Sucursal Principal
JDV Junta de Vigilancia
RFC Revisoria Fiscal
RIG Riesgos
SGC Calidad
SPL Riesgo de LA/FT
SRC Riesgo de Credito
SRL Riesgo de liquidez
SRO Riesgo Operativo
TAH Talento Humano
TEC Tecnológia

 Tema: Especifique de que documento se trata. A continuación presentamos un

listado:

 Informe de Gerencia, Contable, Consejo de Administración, etc.

 Especificaciones de ahorro, de crédito, etc.
 Consolidado Quejas y Reclamos, No conformidades, etc.
 Procedimiento para la administración del talento humano, selección de
personal, etc.
 Indicador solicitudes de crédito mensual, solicitudes de afiliación mensual,
etc.

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 Ejemplos:

 Mar-10-13 SAR Informe de comité de riesgo operativo.

 Abr-15-13 CTB Informe de análisis de cuentas de resultado.
 May-22-13 RFC Informe de Revisoría Fiscal.
 Jun-28-13 TEC Informe de análisis de la Intranet.
 Jul-01-13 GRE Informe de Gestión.

En caso de remitir documentación a externos a través del correo electrónico verifique que
vayan en formato pdf y cifrados.

IDENTIFICACION INTERNA DE DOCUMENTOS EN MEDIO MAGNETICO

Para la identificación de la documentación que se desarrolla en Microsoft Office (Word,

Excel, Power Point) lleve a cabo los siguientes pasos:

 Word:

 Guarde el archivo creado de acuerdo con lo establecido en el numeral

1. del presente documento.

 Ingrese a la opción Insertar y seleccione “Pie de página”

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 Escriba el nombre del archivo centrado en el pie de página.

 Excel:

 Guarde el archivo creado de acuerdo con lo establecido en el numeral

1. del presente documento.

 Ingrese a la opción Insertar y seleccione “Pie de página”

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MEDIO MAGNETICO

 Seleccione en la opción de pie de página el nombre que le dio al

archivo y de clic en aceptar.

 PowerPoint:

 Guarde el archivo creado de acuerdo con lo establecido en el numeral

1.del presente documento.

 Ingrese a la opción Insertar y seleccione “Encabezado y pie de

página”

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 Seleccione la opción pie de página, digite el nombre del documento

creado y finalmente seleccione aplicar a todos como se muestra en la
figura:

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