Objetivos y planificación

Una vez aclarada la situación en que nos encontramos, una forma de planificar cómo
mejorar nuestras infraestructuras es diseñando una matriz que cubra cada objetivo y
asignando recursos, tiempo y personal para realizarlos.

De esta manera se puede crear una plantilla semejante a la que ofrecemos a continuación
para cada uno de los objetivos:

Paso Acciones Responsable Fecha de Fecha de Presupuesto Notas

inicio entrega asignado

Seguidamente detallamos un Ejemplo de posibles objetivos y planificación de un proyecto

de digitalización:

Antecedentes y significado:

En esta parte deben ser descritas las necesidades que son propuestas en el proyecto, si son
apropiadas, además de evaluarlas y priorizar su urgencia:

· Perfil de Usuarios:
- ¿A quién le será útil su creación?
- ¿qué podrán hacer las personas que lo utilicen cuando esté desarrollado y qué ventajas le
aportará de las que carecen actualmente?

Hay que ser muy específicos detallando:

· Estado actual que lleva a proponer el proyecto.
· Si el proyecto es de nueva creación o una continuación de alguno existente
· Si es una ampliación o continuación de uno existente, se debe detallar cómo se realizará la
continuación y qué lo va a diferenciar del proyecto ya creado.
· Cómo se evaluarán y recogerán los errores del servicio o la tecnología.
· Se deben establecer estándares de formato para los campos que actualmente se están
desarrollando en formatos heterogéneos. Si el proyecto está en esta situación, hay que
describir cuál es la situación actual y por qué son propuestos estos estándares, además se
debe describir el concepto y cómo el proyecto piloto puede ser extendido si resulta un éxito.
El proyecto puede servir como caso (test) para nuevos conceptos.
· Describir cuáles pueden ser las consecuencias pedagógicas, de servicio, tecnológicas e
institucionales de los requerimientos para una implantación a gran escala.

Esfuerzos iniciales:

Describir cómo y quién está evaluando y realizando la fase inicial del proyecto.
· Quién ha sido el que ha dirigido el proyecto piloto o test de implementación.
· Qué actividades del proyecto van a ser realizadas por la persona que presenta la propuesta.
· Si se han realizado planes de colaboración con individuos o instituciones.
· Si es así, cuál es su forma de participación.
· Detallar cuales han sido los planes o estudios de evaluación que se han discutido en las
fases iniciales del proyecto, analizando los esfuerzos similares que se hayan podido realizar
en otras instituciones.

Planificación del proyecto:

Hay que detallar diferentes aspectos:

· descripción de aquello que se pretende hacer, diferenciando los módulos, fases y tareas a
realizar según áreas y en cuánto tiempo se realizarán. Se recomienda utilizar Diagramas de
Pert o de Gantt para la mayor adecuación a la realidad de la realización del proyecto.
· s es necesaria la instalación de hardware o software de nueva adquisición no existente en
el centro así como el periodo de instalación, que retrasará la iniciación o desarrollo de los
módulos a los que hace referencia.
· si se ha de producir una reorganización o cambios en la forma de prestar los servicios.
· Qué personas y servicios van a ser los afectados
· Cuál será la manera en que se coordinarán las partes diversas partes integrantes.
· Describir qué aspectos del proyecto pueden producir los resultados esperados, y si hay
aspectos de éstos que conlleven riesgos elevados o desconocidos.
· Cómo los resultados del proyecto pueden ser útiles a la Universidad.
· Cómo puede servir el proyecto como una experiencia de aprendizaje para unidades
(departamentos) no relacionados directamente con el proyecto.
· Si el proyecto puede servir de guía para otras actividades, y cómo pueden ser financiadas
después de la fase de creación.

Presupuesto:

Al iniciar un proyecto de digitalización es importante contar con los recursos suficientes

para poderlo abordar. Ello obliga a considerar la búsqueda de sponsors o socios que aporten
capital y resulten beneficiados por la iniciativa en la que vamos a embarcarnos.

En muchos casos los promotores, o subvencionadores del proyecto, no están totalmente

concretados desde el primer momento, pero es importante que cada ítem de gasto sea
claramente descrito y justificado. De la claridad en el presupuesto y la forma de presentar
dicho balance, bien justificado y organizado, puede depender la consecución de
financiación para nuestro proyecto.

Evaluación:

A la hora de presentar el proyecto, tanto internamente como para la búsqueda de recursos

económicos, se debe describir qué medidas son las que indicarán que el proyecto se va a
realizar de manera satisfactoria y cómo se van a obtener los datos para poder realizarla.
Detallaremos:
· Quién realizará la evaluación preliminar.
· Qué método utilizará.
· Por qué vías realizará los testeos.
· Cómo se compartirá la evaluación.

Ya cubiertos todos los apartados de la redacción del proyecto, es asimismo interesante la

información que debe ir en la portada:

Título del proyecto.

· Descripción (75 palabras o menos) con el nombre del director de proyecto, departamento,
universidad, teléfono, fax, móvil, email.
· Contacto administrativo (si hay personal administrativo que va a colaborar en la gestión):
nombre, departamento, campus, teléfono, fax, email.
· Colaboradores docentes/bibliotecarios: nombre, departamento o biblioteca, campus,
teléfono, fax, email.
· Periodo del proyecto.
· Cantidad solicitada: lista individual de varios presupuestos anuales.
· Categorización de los gastos: digitalización, formación, comunicaciones escolares.
· Necesidades a cubrir o problema a resolver en un máximo de 25 palabras.
· Actividades que pueden ser ampliadas con posterioridad.
· Otras fuentes de apoyo al proyecto, si existen.