módulo 2

fundamentos
de sistemas de Especialización
en Gestión de Sistemas

información de Información Gerencial

Introducción

Análisis de Sistemas
de Información Lectura de estudio IV

Autor: Olga Lucia Mogollón Carvajal¹

Dirección de Postgrados
Universidad de Cundinamarca

¹Ingeniera de Sistemas egresada de la Universidad Industrial

de Santander. Máster en Dirección Estratégica de
Tecnologías de la Información. Universidad de León -
España. Magíster en Educación de la Universidad Católica
del Norte. Actualmente es docente de tiempo completo de la
Dirección de Dirección de Postgrados de la Universidad de Cundinamarca.
Postgrados E-mail: olgaluciamogolloncarvajal@gmail.com -
olmogollon@hotmail.com
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

TABLA DE CONTENIDOS

Etapa de Análisis de sistemas...........................................................3

Recolección de datos ........................................................................5
Revisión de Documentos...................................................................6
Entrevista...........................................................................................7
Diagrama de Flujo de Datos –DFD- ...............................................10
Diseño de sistemas......................................................................... 17
Desarrollo de programas................................................................. 20
Prueba y puesta en marcha del nuevo sistema...............................21
Mantenimiento del sistema..............................................................21
Referencias .....................................................................................23

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 2
Teoría dede
Análisis Sistemas
Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

organización para comprender su operatividad y la

Introducción
Actualmente en la mayoría de
organizaciones los procesos que representan sus
actividades centrales se encuentran gestionados
por Sistemas de Información que permiten alcanzar
sus objetivos estratégicos a corto, mediano y largo
plazo. Es por ello que es necesario estar analizando
su efectividad en todas las áreas a través de
herramientas, con las que el analista pueda
determinar los requerimientos para mejorar el
funcionamiento del sistema existente o adecuar uno
nuevo.
El proceso constante de toma de decisiones
por parte de los gerentes, ha hecho del proceso de
análisis de requerimientos de información una fase
importante y exigible con la cual se pueden detectar
necesidades, disminuir costos, minimizar errores y
además visualizar el gran número de alternativas de
solución para resolver un problema.
Según Ledezma (2010), la fase de análisis
generalmente responde a la pregunta ¿Qué tiene
que hacer el sistema?, implica realizar diagramas de
flujo que representen los procesos involucrados y
hacer entrevistas a los usuarios potenciales para
captar la información que deberá ser considerada, lo
que permitirá poner los cimientos del diseño y
desarrollo de un sistema eficiente para la
organización.
manera como los sistemas de información pueden
mejorar el funcionamiento de cada área o
dependencia de la compañía. Cuando la
organización va a implantar un nuevo sistema, el
analista estará presente en todas las etapas del
proceso. en la etapa de análisis en la definición del
problema y determinación de requerimientos, en la
etapa de diseño debe estar disponible para que el
desarrollador aclare cualquier especificación en las
entradas/salidas, procesos y archivos o bases de
datos requeridas por los usuarios, en la fase
desarrollo y puesta en marcha supervisará que el
sistema lleve a cabo todo lo que se definió en las
etapa de análisis y diseño, realizando las pruebas
con los usuarios y con datos reales para verificar que
lo que se está obteniendo era lo que se esperaba del
sistema y en la fase de mantenimiento el analista
deberá estar atento a los nuevos requerimientos
para actualizar y mejorar el sistema que está
operando.
A continuación se exponen las etapas del proceso
de desarrollo de sistemas de información en el
Diagrama 1.
- Definición del
problema
- Diseño de salidas
- Diseño de entradas
- Diseño de procesos
- Determinación de
requerimientos
1.1 Análisis
- Elaboración de la
propuesta
1.1 Análisis
del sistema
del sistema 1.2 Diseño
1.2 Diseño
del sistema
del sistema

La etapa de análisis hace parte del proceso de - Detección de errores

- Depuración.
desarrollo de sistemas, donde el analista detecta los - Actualización del sistema
1.5
1.5 - Desarrollo del
mantenimiento programa fuente.
problemas de los sistemas existentes utilizando mantenimiento
del sistema
del sistema - Conversión del
programa fuente a
diferentes herramientas - se verán más adelante- - Capacitación de
un programa objeto.
-Conversión del
los usuarios. 1.3 Desarrollo
que lo conducirán a formular alternativas que se - Prueba con los
programadores.
1.3 Desarrollo
de programas
de programas
programa objeto a
un programa ejecutable.
- Documentación del
concretaran en un diseño adecuado para cumplir - Prueba con el
analista.
1.4 Prueba y
1.4 Prueba y
puesta en marcha
programa.
puesta en marcha
con los objetivos estratégicos de la compañía, - Prueba con los
usuarios.
del sistema
del sistema

desarrollar el sistema y ponerlo en marcha para su

evaluación y control.
Los procesos se realizan en cinco etapas que
Diagrama 1. Proceso de Desarrollo de un Sistema.
son: análisis de sistemas, diseño de sistemas, Basado en Laudon, K.C. Y Laudon, J.P (2012).
desarrollo de programas, prueba y puesta en
marcha del nuevo sistema y mantenimiento. El
analista está presente prácticamente en todas las Etapa de Análisis de sistemas
etapas puesto que desde su rol debe interactuar con
los usuarios en todos los procesos de la Según Laudon y Laudon (2012), el análisis consiste

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 3
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

en la identificación de un problema en la un sistema que opere óptimamente. Después de

organización, el cual pueda ser solucionado
mediante la aplicación de un sistema de
información. Puede ser que la empresa ya posea un
sistema o no, de una u otra forma se deben
determinar los requerimientos de información de los
miembros de la organización, para que el sistema
existente o el nuevo se pueda ajustar a las
necesidades de los usuarios y cumplir con los
objetivos estratégicos de la organización mediante
realizado el proceso de análisis el analista elaborará
y entregará la propuesta de solución a la gerencia
encargada de la toma de decisiones, para que ésta
determine si desde el punto de vista financiero y
organizacional, es viable la solución planteada es
decir si los recursos económicos están disponibles,
la tecnología, la capacitación y preparación de los
usuarios para introducir los cambios. Las fases de
análisis se describen a continuación en detalle:

A.Conocimiento
A. Conocimientode de
lalaOrganización,
Organización,
Identificaciónde
Identificación de
1.1.Definición
Definicióndel
del problemas
problemas
1.1.
problema
problema
B.Formulación
B. Formulaciónde
de
Objetivos
Objetivos

a.a.Revisión
Revisiónde
de
A.Recolección
Recolecciónde
de Documentos
Documentos
A.
datos
1.1.Etapas
Etapasde
de
1.2.Determinación
Determinación
datos
Análisis
Análisis 1.2.
delrequerimiento
del requerimiento
b.b.Entrevista
Entrevista

a.a.Tipos
Tiposde
de
Diagramas
Diagramas
1.3.Elaboración
1.3. Elaboraciónde
de B.Diagramas
B. Diagramasdede
lalapropuesta
propuesta Flujode
Flujo deDatos
Datos

a.a.Tipos
Tiposde
de
Relaciones
Relaciones

Diagrama 2. Fase de Análisis. Fuente propia.

Definición del Problema departamentos, que insatisfacciones los usuarios

Conocimiento de la Organización
Para definir el problema es necesario conocer muy
bien la organización, para lo cual el analista debe
revisar documentos que le permitan conocer la
misión, visión, objetivos estructura orgánica de la
empresa, las actividades y procesos que se realizan
en cada área. El analista también deberá entrevistar
al gerente, directores de área y operarios para saber
cómo funciona la organización en cada uno de los
internos y externos poseen en cuanto al desarrollo
del trabajo, como perciben la efectividad de los
sistemas y tiempos de respuesta. Todo lo anterior
deberá conducir al analista a comprender como
funciona la organización. A continuación hay una
serie de aspectos que según kendall (2011), le
ayudaran a identificar problemas al analista:

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 4
Análisis de Sistemas de Información - Introducción
Para identificar los problemas
Revisar la salida y compararla con
los criterios de rendimiento.
Observar el comportamiento de
los empleados.
Escuchar la retroalimentación externa de
Distribuidores
Clientes
Proveedores
Cuadro 1. Pautas para identificar problemas en una Organización. (Kendall & Kendall, 2011, p.57)
Formulación de Objetivos
Después de identificar el problema con la ayuda de
los usuarios, también éstos participaran en la
definición de los objetivos del sistema que se
propondrá como solución, para que se puedan
lograr las metas de la organización en el corto,
mediano y largo plazo, los cuales deben estar
articulados con los objetivos estratégicos que ha
definido la empresa para tener sostenibilidad en el
mercado.
Determinación de Requerimientos
Después de definir el problema y los objetivos que se
quieren alcanzar con un nuevo sistema, se deben
determinar los requerimientos del sistema, lo que
debe hacer, las entradas, las salidas y los procesos.
El sistema debe cumplir con las necesidades y
requerimientos de información que tienen los
usuarios de la organización. En primera instancia se
deben identificar las personas que tienen que ver
directa o indirectamente con los sistemas de
información, es decir los que generan la información
a través de los procesos – por ejemplo la
actualización de las bases de datos de la compañía-
Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados
Lectura de estudio
módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información
Busque estas señales específicas:
Demasiados errores
El trabajo se completa con lentitud
El trabajo se hace en forma incorrecta
No se hace ningún trabajo
Niveles altos de ausentismo
Mucha inconformidad en el trabajo
Mucha rotación de empleados
Quejas
Sugerencias para mejorar
Pérdida de ventas
Ventas más bajas
y los que hacen uso de ella y la aplican en el
mejoramiento de la rentabilidad y competitividad–
por ejemplo formulación de estrategias que mejoren
los volúmenes de ventas-.
El análisis de requerimientos necesita
entonces de una metodología que le provea al
analista un mapa de la organización y los sistemas
existentes con los procesos y la información que
fluye a través de ellos. Hay dos herramientas
básicas que se pueden utilizar como son: la
recolección de datos a través de la revisión de
documentos, aplicación de formatos y entrevistas a
los usuarios claves en los procesos y el diagrama de
flujo de datos que describe a través de un modelo la
relación del flujo de los datos, las entidades, los
almacenes y los procesos. A continuación se
describen:
Recolección de datos
La recolección de datos se puede hacer a través de
la revisión de documentos, aplicación de formatos y
entrevistas, esto facilita la labor de análisis. Para lo
anterior se debe proceder a la consulta con las
principales fuentes y actores que interactúan con los
4
5
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

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fundamentos
de sistemas de
información

procesos, con lo cual se obtendrá información de fundamentalmente en el proceso de elaboración del

primera mano que será útil para el analista y lo
ayudará a la comprensión y el funcionamiento que
deberá tener el nuevo sistema de información.
Algunas de las técnicas de recolección más
empleadas según Bermón (2014), son la revisión de
documentos y la entrevista.
Revisión de Documentos
Según Cerda (1991), esta modalidad de recolección
corresponde a fuentes secundarias de datos, es
decir aquella información obtenida indirectamente a
través de documentos que no son otra cosa que
escritos de sucesos pasados e históricos.
Trasladando esto a la organización, los documentos
lo constituyen las políticas, la misión, los objetivos
estratégicos, los estados financieros, los reportes,
los informes, las bases de datos y en fin todo aquello
que repose de manera escrita o digital y que dé
cuenta o evidencie una situación particular de la
compañía. De acuerdo a las apreciaciones de
Cerda la revisión documental se utiliza
marco teórico y conceptual, que para el caso
organizacional contextualiza al analista sobre todos
los aspectos de la organización, actividades y
procesos centrales, el mercado, sus ventajas,
debilidades y su ubicación competitiva en un sector
económico.
El analista puede utilizar instrumentos para
recolectar datos de fuentes secundarias internas,
que le permitan verificar información al interior de la
organización y también utilizar instrumentos para
recolectar datos de fuentes secundarias externas,
de tal forma que pueda indagar por su contexto. A
continuación se muestra un ejemplo de
instrumentos sencillos para uno u otro caso.
Si el analista de una empresa necesita verificar los
reportes que genera el sistema de información que
utilizan en las diferentes dependencias, podría
diseñar un instrumento como el siguiente:
Compañía Xxxxx Ltda
Instrumento para Análisis de Reportes
Objetivo: Indagar sobre los reportes que genera el
actual sistema de información por cada
dependencia.

Nombre del
Dependencia Código de reporte reporte Descripción

Genera un listado de
los empleados que
TH_001 Empleados Dpto. están en la nómina
Producción del departamento de
Producción

Talento Humano
Genera las novedades
de todos los empleados
TH_002 de la organización para
Novedades_ IPQ
el pago de nómina de
la primera quincena
del mes

Genera las materiales

requeridos para
Producción P_MLP01 Materiales LP01 cumplir con los pedidos
de la línea de
producción 01.

Cuadro 2. Instrumento de análisis de reportes de una compañía. Fuente propia

Especialización Dirección de
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de Información Gerencial Postgrados 4
6
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

El Cuadro 2 muestra un ejemplo de un instrumento De la misma forma se puede diseñar variados

documental de fuentes internas de la compañía que
permiten conocer y clasificar los reportes que
generan los sistemas de información que utilizan las
dependencias, que podrían determinar si la
compañía está obteniendo los reportes necesarios
para analizar diferentes aspectos como por ejemplo
los costos de operatividad de un periodo.
El diseño de estos instrumentos es variado y se
determina de acuerdo a las necesidades
particulares de análisis de cada compañía.
instrumentos que permitan consultar fuentes de
información externa a la compañía que permitan
analizar situaciones en los procesos o actividades
de la compañía, por ejemplo:
Compañía Xxxxx Ltda
Instrumento de Proveedores
Objetivo: Indagar sobre los proveedores de
cauchos que hay en el mercado para el análisis del
portafolio de productos y tiempos de entrega.

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Nombre Proveedor Beñezana de Plásticos Ltda. CPE Solplast Ltda.

Contacto Diana López Alberto Molina Jorge Lozano

Inyectoras Etilenos
Elastómeros
Molinos Biocidas
Polietilenos
Portafolio Polietilenos Inyectoras
Poliéster
Polipropilenos Polimeros
Etilenos
Polietilenos

Teléfono 34987643776 61398536879 71345678900

Correo info@dbplast.com info@cpe.com info@solplast.com.co

Tiempo de entrega 8 días 10 días 4 días

Cuadro 3. Instrumento para análisis de proveedores de una compañía. Fuente propia

En el Cuadro 3 se relacionan fuentes de datos eficazmente con el cliente. Estos aspectos

externas a la compañía que pueden utilizarse en
un análisis de entregas a los clientes. Por ejemplo
si el proveedor se demora en la entrega, el
departamento de producción debe correr sus
tiempos y el producto terminado tardará mucho
más, por lo que sería difícil para la compañía
competir con rapidez de despacho, así tenga un
sistema de información eficiente en todas las
áreas, o si el portafolio de productos no posee
todos los materiales necesarios así tenga optimo
tiempo de entrega, es necesario buscar otra
opción que sea más integral y permita cumplir
aunque no corresponden al sistema, pueden ser
detectados para establecer los tiempos en los
flujos de datos que lo alimentan, puesto que la
gerencia puede llevarse una mala impresión de su
funcionamiento sino conoce estos detalles de
fondo.
Entrevista
Según Kendall & Kendall (2011) una entrevista para
recopilar información es una conversación dirigida
con un propósito específico en el cual se usa un

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 4
7
Análisis de Sistemas de Información - Introducción
formato de preguntas y respuestas. En la entrevista
se debe obtener la información de lo que piensa el
entrevistado sobre el funcionamiento del sistema
actual (Kendall), las potencialidades y debilidades
del mismo, así como las dificultades que se le
presentan en la forma de interactuar con éste.
Para Kendall hay cinco pasos en la preparación de
una entrevista:
• Antecedentes: el analista debe
contextualizarse de la organización y conocer todo
lo que pueda sobre el entrevistado, para diseñar
preguntas de tal forma que no se pierda tiempo
indagando sobre la organización y más bien
profundizar con el entrevistado de manera clara y
precisa sobre aspectos que atañen al sistema
analizado.
• Establecer los objetivos de la entrevista: El
objetivo de la entrevista determina el tipo de
preguntas para el entrevistado, y es donde se puede
obtener la información necesaria para conocer el
funcionamiento del sistema en las áreas de la
organización.
• Decidir a quién entrevistar: Se deben incluir
las personas claves que se vean afectadas en cierta
forma por el sistema (Kendall).
• Preparar al entrevistado: Se debe avisar con
anticipación al entrevistado y de ser posible enviar el
cuestionario con anticipación para que conozca los
aspectos a tratar y pueda prepararse con las
respuestas concretas y precisas disminuyendo así
el tiempo de la entrevista, ya que ésta se realiza en
horas que debe dedicar a su trabajo.
• Decidir sobre los tipos de preguntas y su
estructura: Hay dos formas de preguntas; abiertas y
cerradas, la utilización de una u otra depende de lo
que el entrevistador defina como más conveniente
de acuerdo al estudio de los antecedentes y a los
objetivos que persiga con la aplicación de dicha
técnica.
Preguntas Abiertas
Ofrecen opciones abiertas para responder y tienen
como ventaja que el entrevistado sea más
espontáneo, mostrando su educación, creencias,
valores y posturas, utilizando su propio lenguaje,
proporcionando detalles que dan cabida a preguntas
impensadas anteriormente y que pueden ser muy
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en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados
Lectura de estudio
módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información
valiosas a la hora del análisis (Kendall).
Ejemplo:
¿Cómo beneficia la compañía la implementación de
la estrategia de negocio en línea?
¿Cómo ha sido su experiencia con el manejo del
negocio en línea?
¿Qué opina de la implementación de un nuevo
sistema de información en el departamento de
producción?
¿Cuáles son sus expectativas respecto al nuevo
sistema?
Las respuestas que pueden dar los usuarios en las
anteriores preguntas pueden ser muy variadas y
difíciles de predecir, el entrevistado puede invertir
mucho tiempo al extender sus opiniones, pero a la
vez le puede aportar mucha amplitud y profundidad
al tema, exigiendo esto mayores habilidades por
parte del entrevistador, para no perder el hilo
conductor de la entrevista.
Preguntas Cerradas
Este tipo de preguntas limitan al entrevistado a una
respuesta disponible, tiene como beneficio que el
entrevistador mantiene el control sobre la entrevista,
hay ahorro de tiempo, la obtención de los datos es
más confiabilidad y preciso, además el análisis se
hace más sencillo que en el caso de preguntas
abiertas (Kendall).
Hay preguntas cerradas de tipo bipolar, es decir
limita al entrevistado a responder eligiendo uno de
dos polos; SI o NO.
Ejemplo:
1. ¿Fue fácil para usted entender el funcionamiento
del nuevo sistema?
SI_ NO_
2. ¿La existencia de una página de preguntas
frecuentes en un sitio web, genera inseguridad para
los usuarios?
SI_ NO_
Las preguntas cerradas generan respuestas
precisas;
Ejemplo:
¿Cuántos clientes posee la compañía?
¿Cómo se llama el reporte que genera las
4
8
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

novedades del sistema? el Departamento de producción y la pregunta final de

¿Cuáles son los proveedores de la compañía? tipo general aborda el conocimiento no solo de los
¿Cuáles procesos de la compañía requieren de un alcances del sistema que allí se aplica, sino de los
nuevo sistema de información? sistemas de la compañía en general.
a)Estructura de Embudo
Hay preguntas cerradas que proporcionan varias Es una forma de organización de las preguntas de
opciones de respuesta, para que el entrevistado manera deductiva, es decir primero se realizan las
seleccione una. preguntas más generales y luego se llevan a cabo
Ejemplo: las más específicas.
¿Con que frecuencia realiza compras de su canasta
familiar? Ejemplo:
• Una vez al mes En el Diagrama 4 se observa la estructura de
• Cada 15 días embudo, en la cual las preguntas iniciales son
• Una vez por semana generales y pretenden sensibilizar al entrevistado
• Varias veces por semana
• Todos los días Pregunta ¿Qué es lo que más desean alcanzar las
compañías con la implementación de nuevas
General estrategias?

Estructura de una Entrevista ¿Porqué implemento la compañía con una

Según Kendall (2011), en una entrevista la forma de nueva estrategia?

organizar las preguntas, determina su estructura. ¿Cómo recibieron los clientes

la nueva estrategia implementada
por la compañía?
Hay tres tipos de estructuras; estructura de ¿Cuáles productos
ganaron
pirámide, de embudo y de diamante. posicionamiento
con la nueva
Pregunta
Específica
estrategia?

Estructura de Pirámide
Es una forma de organización de las preguntas de Diagrama 4. Entrevista con Estructura de Embudo.
manera inductiva, es decir primero se realizan las Fuente propia.
preguntas más específicas y luego se llevan a cabo
las más generales.
Ejemplo: hacia la nueva estrategia de la compañía, para
concretar en la última pregunta, un aspecto
especifico logrado con su implementación.
¿El sistema
Pregunta de producción
Específica reporta las unidades
defectuosas del pedido?

¿El sistema de retroalimenta

otros sistemas de la compañía?

¿El sistema de información existentes

facilitan la planificación de
recursos de la compañía?

¿Cómo pueden los Sistemas de información

Pregunta
contribuir al alcance de los objetivos estratégicos
de la compañía? General

Estructura de Diamante
Diagrama 3. Entrevista con Estructura de Pirámide. Esta forma de organización de las preguntas
Fuente propia. combina las estructuras de pirámide y de embudo,
En el Diagrama 3 se observa la estructura piramidal es decir primero se realizan las preguntas
en la cual la pregunta inicial, aborda un aspecto específicas, que se generalizan en el tiempo
específico del Sistema de Información que opera en intermedio de la entrevista, para concluir con
preguntas específicas.

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 4
9
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

sirven para identificar entradas, salidas, procesos y

Pregunta
¿La implementación del negocio en
linea aumento las ventas de algún relaciones con el exterior a nivel general y a nivel
Específica producto de la compañía?
detallado (Bermón, s.f.), con lo cual se puede
¿Puede detectar las preferencias
de sus clientes con la estrategia de
obtener una representación completa de la manera
negocio en línea?
cómo opera la compañía, con los sistemas y flujos
¿Cómo cree que la implementación de un
negocio en línea puede cambiar una compañía?
de información que posee. Entonces lo que se
Pregunta
General
persigue con la elaboración de un DFD es:
¿Cuáles cree que son las principales barreras que
enfrentan las compañías al implementar un negocio
• Describir el contexto externo e interno del sistema,
en línea? determinando lo que ocurre en cada área de la
¿Cuáles ventajas y desventajas cree que
ha servido para su compañía la empresa que participa en el sistema.
implementación la estrategia de negocio
en línea? • Detallar los procesos a ser realizados.
¿Cuáles productos registran
el mayor número de visitas al • Identificar los datos necesarios en cada proceso y
Pregunta mes?
Específica que deben fluir a través del sistema.
• Definir las rutas optimas que van a definir el
sistema.
Diagrama 5. Entrevista con Estructura de Diamante.
Fuente propia. Para poder interpretar los DFD, es necesario
comprender los símbolos que utiliza para
representar la relación de los datos, su flujo y
El Diagrama 5 ilustra la forma en que el entrevistador
transformación a través de los procesos:
puede trazar el hilo conductor de la entrevista
En el Diagrama 6 se observa una simbología que se
iniciando con una pregunta específica, e ir
utiliza en los Diagramas de Flujo de Datos y la cual
distencionando al entrevistado con preguntas más
tiene la siguiente interpretación:
generales hacia la mitad de la entrevista, para volver
a retomar el tema al final, con lo cual puede concluir Descripción, según Kybele (2013) y Ejemplo basado
Símbolo Nombre
obteniendo datos concretos y precisos. Kendall (2011): en Kendall

Diagrama de Flujo de Datos –DFD- Representan la fuente y/o el destino de

la información del sistema, por
ejemplo: departamentos, personas,
Los Diagramas de Flujo de Datos –DFD- son otra ENTIDAD
organizaciones, otros sistemas. Está
fuera o en los extremos del diagrama EST
EXTERNA
herramienta de análisis para la determinación de de flujo e interactúa con él. Se le
coloca un nombre, que es un
requerimientos de un sistema, proporcionan al sustantivo, por ejemplo ESTUDIANTE

analista a través de modelos gráficos, una visión

general de las funciones y transformaciones de
datos en toda la organización. Dichos diagramas
ENTIDAD
EXTERNA
FLUJO DE DATOS
Diagrama 6. Símbolos de los DFD.
Basada en Leonardo Bermón Angarita (2014)
Puede representarse por medio de un
circulo o un rectangulo ovalado en los
bordes con una línea en la parte de
arriba, donde se coloca el nivel o
jerarquia del proceso.
P1 Los procesos representan una función 2.1
PROCESO que transforma los flujos de datos de CR
entrada en uno o varios flujos de datos
de salida. En el ejemplo adjunto 2.1 EAR
CREAR REGISTRO DE
PROCESO ESTUDIANTE, Iindic que cuando se
capturan la información de un
ALMACÉN estudiante, el proceso se encarga de 2
DE DATOS crear un registro de datos, con lo cual
el sistema lo va a identificar en CR
cualquier transacción que se realice EAR
entro REGISTRO
del sistema. Este proceso es un
subsistema de otro de mayor nivel (2),
que podría ser el proceso de
MATRICULA DE UN ESTUDIANTE.

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 10
4
Análisis de Sistemas de Información - Introducción
Descripción, según Kybele (2013) y
Símbolo Nombre Kendall (2011):
Representan los datos que fluyen entre
los componentes del DFD, es su medio
FLUJOS
de conexión. Los datos viajan de una
parte del sistema a otra. Por ejemplo:
DE DATOS los datos del estudiante fluyen hacia el
sistema. El nombre dado al flujo es un
sustantivo, ya que registra el flujo de
datos de personas, lugares o cosas.
Representan datos almacenados en
forma de archivos o bases de datos.
Por ejemplo: un archivo maestro de
ALMACÉN
estudiantes. El nombre dado a los
almacenes es un sustantivo, ya que
DE DATOS almacena información de personas,
lugares o cosas y poseen un código o
número de referencia único. Por
ejemplo A1 ARCHIVO MAESTRO DE
ESTUDIANTES
Cuadro 4. Descripción de los Símbolos de un Diagrama
de Flujo de Datos –DFD- Adaptado de
Kybele (2013) y kendall (2011).
Normas de Elaboración de un DFD
Las nomas o reglas para la elaboración de un DFD
son necesarias para la utilización correcta de los
símbolos, puesto que estos describen las
operaciones y secuencias requeridas para
solucionar un problema en la organización:
•Se deben utilizar los componentes del DFD que
describieron en el apartado anterior, es decir
Entidades externas, Procesos, Flujos de datos,
Almacenes.
•Cada símbolo o elemento debe tener asociado un
nombre o etiqueta.
•Las entidades externas están en los extremos del
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de Información Gerencial Postgrados
Lectura de estudio
módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información
diagrama.
•Cuando una entidad externa provee datos al
sistema, debe existir un flujo de datos saliendo de la
entidad y cuando una entidad externa recibe datos
del sistema, debe existir un flujo de datos que
Ejemplo basado
proviene del sistema y termina en la entidad externa.
en Kendall •Las entidades externas no deben conectarse entre
sí, aunque se comuniquen de manera
independiente.
•Los procesos y los almacenes de datos no pueden
INFORMACIÓN/ poseer solo flujos de entrada o de salida, sino los
NUEVO
dos.
•El proceso principal debe llevar el nombre del
sistema de información por ejemplo SISTEMA DE
MATRICULA DE ESTUDIANTES, si hay un
proceso que actúe como subsistema del principal,
se puede llamar como por ejemplo SUBSISTEMA
DE REGISTRO. Al existir subsistemas más
detallados pueden nombrarse con una combinación
ARCHIVO de verbo-sustantivo-adjetivo; donde el verbo
MAESTRO DE
ESTUDIANTES describe el tipo de actividad, el sustantivo indica el
resultado del proceso y el adjetivo la salida
especifica que se produce, por ejemplo:
C A L C U L A R - D E S C U E N T O – PA G O
ESTUDIANTE, ACTIVAR –FECHA – CIERRE
MATRICULA, REGITRAR – ESTUDIANTE –
MATRICULADO.
•Los procesos deben estar identificados con un
número que indique su nivel o jerarquía dentro del
sistema, por ejemplo el proceso principal es el 1.
SISTEMA DE MATRICULA DE ESTUDIANTES.
El subsistema sería 1.1 R E G I S T R O D E
ESTUDIANTES.
•Se debe Iniciar la construcción del DFD por las
entidades externas de origen y terminar con las
entidades externas de Destino (de salida).
•Iniciar la construcción del DFD y los flujos de datos,
desde el lado izquierdo del sistema, hacia el lado
derecho para hacer más fácil la lectura del sistema.
•Un almacén de datos debe estar conectado con por
lo menos un proceso y debe poderse identificar con
un número de referencia, por ejemplo: A1, A2, A3.
Los modelos de DFD, se pueden elaborar con
diferentes niveles de profundidad, es decir, a medida
que se desglosen, se detallen más los procesos:
11
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

Tipos de Diagramas Siguiente Nivel del Diagrama 0

Permite visualizar más de un proceso, es el nivel 0
Diagrama de Contexto o de nivel 0 expandido, lo recomendable según Kendall (2011),
El cual permite visualizar el sistema principal y su es que se incluyan hasta nueve procesos en un
contexto. Es el diagrama de flujo de datos general diagrama, de lo contrario se vuelve compleja su
formado por un solo proceso. Las entidades lectura y comprensión.
externas al sistema, compuestas por las fuentes
(entradas) y los destinos (salidas), se
1 2
interrelacionan con el proceso, delimitan el sistema y Flujo de
Entrada A datos B Salida C
su entorno. Entidad
1 Proceso
Flujo de
Proceso
Entidad
3
general general
AAA datos C BBB

Ejemplo:
Registro A Registro E

D1 Almacén de datos 1 D2 Almacén de datos 2

Entidad
1 Entrada A 0

Salida C Entidad Registro A Registro E

Nombre del 3
Entrada B sistema
Entidad 3 4
2 Flujo de
Entidad Entrada B datos D
2 Proceso Proceso
general general
CCC DDD

Diagrama 7. DFD de Nivel 0.

Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)
El Diagrama 7 representa un modelo o diagrama de
Flujo de Datos de nivel 0 o de contexto en el cual las
entidades externas se visualizan como Entidad 1,
Entidad 2 o datos de entrada y como Entidad 3 o
datos que emergen producto del proceso que
ejecuta el sistema, los flujos de datos Entrada A,
Entrada B, Salida C. El proceso con el número 0,
representa a todo el sistema.
Diagrama 8. DFD siguiente del Nivel 0.
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)
En el Diagrama 8 se observa un DFD en el cual el
En el Diagrama
proceso 8 se observa todo
0, que representaba un DFD en el cual
el sistema en el
Diagrama 9, se ha expandido en cuatro procesos
que muestran más en detalle el funcionamiento del
sistema anterior: 1-Proceso general AAA, 2-
Proceso general BBB, 3-Proceso general CCC, 4-
Proceso general DDD. Las entidades externas son
las mismas, se observan los flujos de datos al
interior del sistema; Flujo de datos B, Flujo de datos
C, Flujo de datos D, Registro A, Registro E. Se
observan dos almacenes de datos: D1–Almacén de
datos 1, D2–Almacén de datos 2.

Diagrama Hijo
Cuando un proceso se expande en otros que
dependen de él se le llama diagrama hijo. Lo que
debe cumplir este diagrama es que un proceso hijo
no puede recibir entradas y producir salidas que el
proceso padre no haya recibido o producido antes,
es decir los datos que entren o salgan del proceso
padre deben reflejarse como entrantes o salientes

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 12
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

en el diagrama hijo. El diagrama hijo recibe el •Relación Uno – Uno (1:1) :

mismo número que el proceso padre, pero como
dependiente de él, por ejemplo el proceso padre es
se asigna a
3. , entonces en el diagrama hijo los subprocesos Empleado Oficina
es ocupada por
serán 3.1, 3.2, 3.3.
3 4
Flujo de
Entidad Entrada B datos D
2 Proceso Proceso Diagrama 10. Relación (1-1).
general general
CCC DDD Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Flujo de datos
del proceso padre
D1 Almacén de datos 1 La relación Empleado-Oficina es de tipo uno-uno
al diagrama hijo
debe coincidir. (1:1), es decir un empleado se asigna a una oficina y
transacciones 1

Registro A
una oficina es ocupada por un empleado.
transacciones

Registro de
Registro de

3.1 3.1

Entrada B Almacén de
• Relación Uno – Muchos (1:M):
Proceso D5 Proceso
transacciones 1
detallado detallado
XXX YYY

servirá a
Aeronave Centro de
de carga distribución
Diagrama 9. DFD hijo. es servido por

Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011).

En el Diagrama 9. Se observa la regla explicada Diagrama 11. Relación (1: M).

anteriormente, el proceso padre es: 3-Proceso Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)
general CCC, cuya entrada de datos es Entrada B,
los procesos hijos 3.1-Proceso detallado XXX, 3.2- La relación Aeronave de carga – Centro de
Proceso detallado YYY, cuya entrada de los datos Distribución es de tipo uno – muchos (1: M), es decir
es Entrada B. una Aeronave de carga servirá a uno o varios
Centros de distribución y uno o varios Centros de
Tipos de Relaciones distribución son servidos por una Aeronave de
carga.
Diagrama de Entidad Relación (E-R) • Relación Uno - Cero – Muchos (1:0:M):
El analista también puede determinar el alcance de
un sistema y definir sus límites mediante un
Diagrama de Entidad-Relación (E-R). Como se vio Analista de es asignado a
Proyecto
sistemas
antes las entidades pueden ser departamentos, será desarrollado por

áreas organizacionales, personas, lugares o cosas

que finalmente se traducen en el sistema como
archivos y una relación es la manera como Diagrama 12. Relación (1:0: M).
interaccionan las entidades (kendall, 2011). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)
El diagrama E-R, es la estructura sobre la cual se
define como se relacionan y almacenan todos los
datos en el sistema. A continuación se describen las La relación Analista de Sistemas – Proyecto, es de
diferentes relaciones, en el cual la forma de la línea tipo uno – cero – muchos (1:0: M), lo cual significa
que las une, indica el tipo de relación: que un Analista de Sistemas se puede asignar a cero
0 o varios proyectos y varios o ningún proyecto se
pueden asignar a un analista.

Especialización Dirección de
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de Información Gerencial Postgrados 13
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

• Relación Uno – Cero – Uno (1:0:1): Oficina principal.

• Relación Muchos – Muchos (M:M):

esta bajo
Máquina Mantenimiento
se está realizando programado

tiene
Oficina principal Empleado
Diagrama 13. Relación (1:0:1). se asigna a
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

La relación Maquina-Mantenimiento programado es Diagrama 16. Relación (M: M).

una relación de tipo (1:0:1), es decir una Maquina
puede o no tener un mantenimiento programado, o
un mantenimiento o ninguno se pueden programar a
una máquina.
• Relación Uno – Muchos – Uno – Muchos (1:M:1:M):
es asignado a
Vendedor
es llamado por
Diagrama 14. Relación (1: M: 1: M).
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)
La relación Vendedor – Cliente, es de tipo muchos a
muchos (1: M: 1: M), es decir que uno o varios
Vendedores se asignan a uno o varios Clientes, o
varios Clientes o uno son llamados por varios
Vendedores o un vendedor.
• Relación Uno – Cero – Muchos (1:0:1:M):
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)
La relación Pasajeros – Destinos, es de tipo muchos
a muchos (M: M), es decir varios Pasajeros van a
volar a varios destinos, o varios Destinos serán
visitados por varios Pasajeros.
Lo anterior no necesariamente lo maneja el analista,
se presenta a manera de información para
comprender mejor la labor del diseñador cuando lee
Cliente los diagramas de flujo de datos para desarrollar las
bases de datos del sistema de información, puesto
que una relación se traduce en términos de archivos
que contienen campos o elementos de las
entidades. Por ejemplo en la relación Estudiante
graduado – Tesis, de tipo uno-uno (1:1): puede
expresarse en términos de tablas de una base de
datos de estudiante, que el diseñador tendrá en
cuenta para programar, de la siguiente manera:
Estudiante
graduado
Tesis

Diagrama 17. Diagramas de E-R (1:1)

tiene
Oficina pricipal Empleado Elaboración propia.
se asigna a

Estudiante graduado Tesis

- numeroEstudiante - numeroEstudiante
- creditosCompletados - creditosCompletados
Diagrama 15. Relación (1:0:1: M). - calificacionPromedio 1 1 - calificacionPromedio
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011) - departamento
tiene
- departamento
- especialidad - especialidad
-numeroTesis -numeroTesis
-consejero -consejero
La relación Oficina principal – Empleado, es de tipo
uno-cero-muchos (1:0:1: M), es decir una Oficina
principal o ninguna tiene uno o varios Empleados, o Diagrama18. Diagramas de E-R, Estudiante graduado-
varios Empleados o uno se asignan a una o ninguna esis, expresado en tablas.
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

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de Información Gerencial Postgrados 14
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

En el Diagrama 18, se observa los archivos con También el analista deberá poder interpretar un
los campos que requiere el programador para Diagrama de flujo de Datos que en el proceso de
establecer las relaciones en el sistema de levantar la información, haya encontrado ya sea
información, cada campo identifica a la entidad realizado por un analista o en otro momento y el
completamente y la relaciona con la otra; por cual sirva como referente para un nuevo sistema.
ejemplo el número Estudiante tiene un numero A continuación se presenta un ejemplo:
Tesis.

Empleado

1
Número de Tasas de
dependencia retención
Archivo maestro D4 Tablas de retención
D1 de empleados
Crear registro
de tiempo de
empleado
Registro
de empleado
Registro de tiempo
de empleados
Registro 2 3
de tiempo
de empleados Sueldo bruto Reconciliación
D2 Archivo tiempo de D3
empleado de cheques
Calcular Calcular
sueldo monto de
bruto retención

Registro de tiempo Registro de

de empleados Monto de reconciliación
retención de cheques

Monto de
retención
4 6

Sueldo bruto
Crear
Calcular archivo de
sueldo reconciliación
neto de cheques

Sueldo
neto

Información de
Sueldo bruto cheque de pago
5
Registro Cheque de pago
Archivo maestro de empleado de empleado
D1 de empleados Imprimir
cheque de Empleado
empleado

Diagrama 19. DFD de un Sistema de Información de Nómina. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

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de Información Gerencial Postgrados 15
Análisis de Sistemas de Información - Introducción
El Diagrama 19, muestra un Sistema de Información
de Nómina, que para su comprensión e
interpretación debe leerse de izquierda a derecha y
de arriba abajo. Por la entidad externa o empleado
entran los datos de las horas trabajas por el
empleado en el periodo a liquidar, este flujo de datos,
ingresa al proceso 1-Crear registro de tiempo del
empleado, cuya función es generar información que
permite asociar la actividad del empleado dentro del
sistema para ser almacenada de manera temporal
en el archivo D2-Archivo de tiempo de empleados,
información que ingresará al proceso 2-calcular
sueldo bruto, el cual es realimentado por D1-
Archivo maestro de empleados, que es donde se
encuentra toda la información concerniente al
empleado y del cual extrae la información de
Número de dependientes , o descuentos por salud,
pensión u otros descuentos por créditos de libranza.
La información anterior ingresa al proceso 3-
Calcular monto de retención, proceso que
consulta al almacén de D4-Tablas de retención, las
tasas correspondiente al descuento que debe
aplicarse en este proceso. Después de obtener la
anterior información se procede, los datos Sueldo
bruto y Monto de retención, ingresan al proceso 4-
Calcular sueldo neto, el cual realizará las
deducciones a cada empleado sobre el sueldo bruto
calculado anteriormente, para obtener el sueldo
neto del empleado. Posteriormente el sistema
mediante el proceso 5-Imprimir cheque del
empleado, hará la impresión del cheque con el
monto a pagar al empleado junto con la información
del sueldo bruto, y los descuentos aplicados, para
ellos deberá consultar al archivo D1-Archivo
Maestro de empleados, todos los personales del
empleado para asociarlos con el pago del cheque
que se imprimirá. El cheque de pago de
empleado, es emitido y entregado el EMPLEADO.
La Información de pago del empleado ingresa al
proceso 6-Crear archivo de reconciliación de
cheques, el cual conciliará la chequera
actualizando los saldos y generará el Registro de
reconciliación de cheques, con el nuevo saldo que
se almacenará en el almacén D3-Reconciliación
de Cheques.
En síntesis los D F D, permiten al analista
Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados
Lectura de estudio
módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información
comprender mejor como fluyen los datos en la
organización, los sistemas y los subsistemas y la
manera como se interrelacionan. El analista extrae
de los usuarios toda la información necesaria para
modelar el sistema de información a través de
entrevistas, documentos y formatos que él mismo
diseña para poder comprender e interpretar el
funcionamiento de los procesos y poder proponer el
nuevo sistema. Es necesario primero hacer un
diagrama de contexto que muestre el panorama
general del sistema de Información y después
desglosarlo en los diferentes procesos que
mostraran con más detalle la forma en que operará
el sistema en las diferentes áreas de la
organización.
Elaboración de la Propuesta
El analista deberá presentar un informe a la gerencia
en el que demuestre el estudio realizado, la
viabilidad del proyecto y la o las alternativa de
solución, con los costos, en los que puede incurrir la
compañía para llevar a cabo el proyecto. Un
ejemplo de lo que se puede incluir es el siguiente:
a. Carta de presentación de la propuesta a los
gerentes
b. Portada donde se incluye el nombre del
proyecto, el autor y los participantes
c. Índice o tabla de contenido
d. Descripción del estudio realizado, incluyendo
el cronograma de actividades y tiempos invertidos,
fuentes consultadas; documentos, participantes
internos y externos.
e. Alternativa de solución con el diagrama del
flujo de datos
f. Estimación de costos de TI, personal,
paquetes de software, alternativa de outsourcing.
g. Cronogramas de diseño, pruebas, puesta en
marcha y mantenimiento del sistema.
h. Conclusiones y recomendaciones
i. Anexos: Si fueron utilizados, documentos
que soportan el estudio.
La anterior es tan solo una forma de presentación
del estudio, el analista podrá incluir los aspectos que
considere necesarios y que le dan soporte a su
propuesta y utilizar el formato más conveniente para
16
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

transmitir de manera clara lo que mejor le convenga
a la compañía. Los encargados de tomar las
decisiones son los que recibirán esta información y
con los cuales se entenderá en analista, para
cualquier tipo de aclaración o ampliación de manera
presencial de lo consignado en la propuesta.
En cuanto a las alternativas de paquetes de software
el analista debe tener claro cuales existen en el
mercado o los lenguajes de programación que se
pueden utilizar para el desarrollo si el área de
sistemas de la organización se va a encargar de
llevar a cabo el proyecto. Igualmente tendrá que
hacer un sondeo de las compañías que ofrecen los
servicios de aplicaciones a la medida, es decir el
desarrollo de programas de acuerdo a las
necesidades de la compañía, es decir la modalidad
outsourcing.
Diseño de sistemas
Según Laudon & Laudon (2012) el analista de
sistemas describe lo que debería hacer un sistema
para cumplir para cumplir con el objetivo. El
diseñador detalla las especificaciones que ha de
tener el nuevo sistema: en general el diseño se inicia
por definir las salidas es decir hacia donde
queremos llegar con el sistema, definiendo los
medios que se han de utilizar para ello como por
ejemplo impresoras, pantallas, audios,
posteriormente se desarrollaran las entradas
requeridas para alcanzar las salidas propuestas y
que permitirán la captura de los datos que van a
ingresar al sistema como por ejemplo formularios de
registro y pantallas de captura y que tendrán. Con
base al DFD entregado por el analista, el diseñador
elaborará los diccionarios de datos que
determinaran la lógica de los procesos a desarrollar
en un lenguaje de programación y organizar los
archivos y almacenes de datos definidos en el
análisis.
Observe el diagrama:

INFORME DE ANÁLISIS DE VENTAS

INFORME DE ANÁLISIS DE VENTAS
DESCRIPCIÓN VENTAS
DEL ARTÍCULO TOTALES
VENTAS
DESCRIPCIÓN
2.1. Diseño de DEL ARTÍCULO
XXXXXXXXXXXXXXXX
TOTALES
zz.zzz
2.1. Diseño
Salidasde
zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
zz.zzz
Salidas XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX
zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX
zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX zz.zzz
AGREGAR CLIENTE
AGREGAR
NÚMERO CLIENTE
XXXXXXX

2.2. Diseño de NÚMERO

NOMBRE XXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX

2. Diseño de 2.2. Entradas

Diseño de CALLE
NOMBRE
CIUDAD
CALLE
XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXX
2. Diseño de
Sistemas Entradas ESTADO
CIUDAD
OP
ESTADO
XX
XXXXXXXXXX
XXXXXXX XXXXXXX
Sistemas OP XXXXX XXXXXXX

DICCIONARIO DE DATOS
DICCIONARIO DE DATOS
Artículo + Número+
Descripción+
Artículo + Número+
Costo +
Descripción+
Precio
Costo + +
Cantidad
Precio + en existencia+
Cantidad
Cantidad enen pedido+
existencia+
Cantidadpara
Punto reabastecer+
en pedido+
Ventas mensuales+
Punto para reabastecer+
2.3. Diseño de Ventas del año
Ventas mensuales+ a la fecha

2.3.
losDiseño de
procesos
Ventas del año a la fecha

los procesos
Organización de Archivos
Organización de Archivos
DATOS_CLIENTE
DATOS_CLIENTE
N. CLIENTE
NOMBRE_CLIENTE
N. CLIENTE
DIRECCIÓN_CLIENTE
NOMBRE_CLIENTE
CORREO_CLIENTE
DIRECCIÓN_CLIENTE
PEDIDO_CLIENTE
CORREO_CLIENTE
PEDIDO_CLIENTE

Diagrama 20. Diseño de Sistemas Ejemplos basados Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 17
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

Diseño de las Salidas de ordenadores privados que utilizan como

Con base en los requerimientos determinados por
el analista, el diseñador procederá a especificar
las salidas del sistema de tal manera que
proporcionen a los usuarios la información que
están buscando. El contenido de la salida está
relacionada con el medio utilizado para ella, por
ejemplo si la información obtenida es para uso de
la organización, se considera que es una salida
interna y el medio para obtenerla puede ser la
intranet. Recordemos que una intranet es una red
tecnología la internet para compartir dentro de una
organización, parte de sus sistemas de
información y sus sistemas operacionales (U.G.C
2014). Si la salida tiene que ver con los clientes,
proveedores y distribuidores, se dice que es una
salida de tipo externa, y lo más conveniente es
utilizar la impresora, ya que los documentos que
se generan pueden ser facturas, cheques,
informes e infinidad de comunicaciones. A
continuación se describen los medios utilizados:

Medio de salida Descripción

Dispositivo para generar pequeños y grandes volúmenes de información, utilizada para

Impresora imprimir reportes, informes, facturas, cheques y comunicaciones de todo tipo en la
organización.

La información generada en los procesos puede visualizarse en la pantalla del PC, de

Pantalla tal forma que si nos es la adecuada se pueda reprocesar y volver a generar, esto ahorra
recursos de papel en la organización.

Se requiere de audífonos, para no interferir con otras actividades en el caso de áreas de

la organización. Se utiliza mucho en programas de capacitación, monitoreo de procesos
Audio que requieren de alertas de advertencia, o en otras actividades muy específicas de la
organización.

Memorias CD - ROM, La salida puede ser un medio de almacenamiento extraíble que sea de portabilidad para
USB el usuario.

Este tipo de salida es conveniente en muchos casos, puesto que el usuario puede
visualizar en línea la información que le interesa y concierne a la compañía. Los e-mails
comunican de manera inmediata cualquier aspecto interno y externo a la organización.
Los sitios web proporcionan interactividad con el usuario, puesto que puede recorrer la
información, picando en las opciones de menú que le ofrece la página. Los blogs son
E-mail, sitio web, medios divulgativos en los cuales el usuario puede leer, observar y comentar lo que está
blog o fuentes RSS consignado allí, luego también poseen interactividad. Las fuentes RSS son canales de
información en línea que sirven para mantener informado al usuario de temas varios,
que le competen a la compañía como el comportamiento de los mercados, las divisas y
las tasas; aspectos que influyen en la economía de la organización.

Cuadro 5. Medios de salida de un sistema. Elaboración propia

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 18
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

Diseño de las Entradas datos que ingresan al sistema en información útil

La calidad de la salida del sistema, depende de una
buena entrada al mismo, por eso los instrumentos
que se diseñen son de vital importancia para lograr
los objetivos del sistema. Las entradas se diseñan a
través de formularios que capturan y registran los
datos de los usuarios internos y externos a la
compañía. Pueden diligenciarse de manera
impresa o digital colocados en un sitio web, luego en
este caso la pantalla es un medio para realizar la
entrada. Los formularios sirven para capturar y
registrar la información que va a ser procesada,
almacenada y recuperada posteriormente por la
organización,
Diseño de los procesos
Los procesos son los encargados de transformar los
para la compañía, el diseñador elabora un
diccionario de datos como complemento del
Diagrama de Flujo de Datos elaborado en la fase de
análisis, el cual le permitirá el desarrollo de los
procesos, las entradas, las salidas y la organización
de los archivos y las bases de datos, de manera más
eficiente al facilitar la comprensión del
funcionamiento del sistema.
Diccionario de Datos
El diccionario de datos es un método utilizado para
especificar el flujo de los datos dentro del sistema,
de las entradas, las salidas y los procesos. Esta
herramienta ayuda a comprender como fluyen los
datos a través del sistema. Observe el diagrama:

Flujo de datos Estructura de datos

Archivo de tiempo Registro de Número de empleado +

D2 de empleados empleado Información personal +
Información de salario +
Información de sueldo actual +
Registro de archivo Información del año a la fecha
de tiempo
Registro de Número de empleado +
de empleado

archivo de Nombre de empleado +

tiempo Horas trabajadas
Registro

5 Cheque de
nómina Cheque de Número de empleado +
de empleado
Archivo maestro Producir nómina Nombre de empleado +
D1 de empleados de empleado Dirección +
cheque de Empleado Montos de pago actuales +
nómina de Otras de año pasado
empleado

Diagrama 21. Diccionario de datos. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011).

En el Diagrama 21 se observa un fragmento de un Registro de empleado está compuesto por:

DFD del pago de nómina a un empleado, al lado Número de empleado, Información personal,
derecho del diagrama se encuentra el contenido Información de salario, información de sueldo
del diccionario para cada flujo de datos. El actual, Información del año a la fecha. El flujo de
diccionario muestra de manera estructurada los datos se representa mediante una expresión
datos que fluyen en el sistema representados en el algebraica:
diagrama en las flechas; por ejemplo: Registro de empleado = Número de empleado +

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 19
Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

Información personal + Información de salario + En el Diagrama 22, se observa la base de Datos de

información de sueldo actual + (Información del Médicos; donde se visualizan los campos: Nombre-
año a la fecha) médico, Dirección-médico, Teléfono-médico,
Los símbolos tienen significado: Especialidad y respectivamente los datos para la
= “está compuesto de” base de Datos Paciente. Las anteriores se llaman
+ “y” bases de datos relacionales, dada primero por su
( ) “dato opcional”. relación (1: M); un médico atiende varios pacientes
y segundo porque no hay duplicidad de información,
Los diccionarios describen entonces, la es decir en cada una hay datos únicos.
información que fluye por el sistema, dejándole
claro al diseñador los datos que necesita el Desarrollo de programas
sistema de información.
Las especificaciones que se prepararon durante el
Organización de los archivos diseño, se traducen en programas desarrollados en
Es el diseño de las bases de datos, los datos un lenguaje de código o software el cual ejecuta las
deben estar disponibles cuando el usuario desee entradas, procesos, almacenes de datos y salidas.
utilizarlos, por eso el diseño de las bases de datos En la actualidad muchas organizaciones
es importante porque asegura la eficiencia en el subcontratan firmas que desarrollan software de
almacenamiento, la actualización y la recuperación acuerdo a los requerimientos y necesidades de
de los mismos. información para cada compañía. Esta fase la
Las bases de datos obedecen a la relación de los puede desarrollar un analista que tenga las bases y
datos vista anteriormente en los diagramas de conocimientos para el desarrollo de programas,
Entidad – Relación (E-R): generalmente cuando son ingenieros de sistemas,
pero nuestro propósito no es abarcar esta rama del
saber, sino solamente echar un vistazo de las
(Nombre-médico,
actividades que se realizan en esta etapa.
Dirección-médico, Médico
El desarrollador debe documentar el nuevo sistema
Teléfono-médico, con manuales de procedimientos -si es una página
Especialidad)
Web, una ayuda en línea y preguntas frecuentes
(FAQ)-. que le indiquen al usuario como utilizar el
software y que debe hacer en caso de que ocurran
problemas. Los desarrolladores deben diseñan,
codificar y eliminar los errores.
es atendido por atiende El desarrollador traduce el diagrama de flujo
suministrado y la información de los diccionarios de
datos para escribir el programa en un el lenguaje de
programación; al programa terminado se le llama
programa fuente. El programa fuente debe
(Nombre-paciente,
depurarse para dejarlo libre de errores de escritura o
Dirección-paciente, Paciente en sus términos; libre de errores de sintaxis, el
Teléfono-paciente, siguiente paso es introducir el programa fuente en la
Fecha-primera-visita)
memoria de la computadora para que esta a través
del proceso de compilación, convierta el programa
fuente en un programa que la maquina interprete,
llamado programa objeto. El programa objeto pasa
Diagrama 22. Diseño de Bases de Datos.
Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011) por un proceso de conversión a un programa

Especialización Dirección de
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de Información Gerencial Postgrados 20
Análisis de Sistemas de Información - Introducción
ejecutable para que realice los procesos y obtener
resultados. Observe el diagrama:
3.1. Desarrollo del
programa fuente
3.2. Compilar el
programa fuente Elaboración de la
3. Desarrollo de
programas para los usuarios
3.3. Programa
compilado o
Programa Objetivo
3.4. Conversión
del programa objeto
a un programa
ejecutable
Diagrama 23. Desarrollo de programas.
Fuente propia
En el Diagrama 23, se observan las actividades de
escritura del programa para obtener el programa
fuente, la conversión del programa a un lenguaje
que entienda la computadora o programa fuente y la
conversión de éste a un programa que ejecute las
funciones para el cual fue desarrollado.
Prueba y puesta en marcha del nuevo
sistema
Antes de utilizar el sistema se debe poner a prueba
su funcionamiento para detectar si cumple con lo
que se esperaba de él, de acuerdo a lo que se
planteó como propuesta de solución. Las pruebas
las realizan primero los programadores solos,
después los analistas y por último los usuarios que
van a operar el sistema con datos reales. El tiempo
determinado para esto se debe haber planificado en
la propuesta del analista y aprobado por la gerencia
junto con la firma o el área de sistemas. Antes de la
puesta en marcha los usuarios deben ser
capacitados y entrenados para operar el nuevo
sistema, actividad que también deberá ser
planificada en la propuesta que entrega el analista.
En esta fase, el sistema estará en evaluación
permanente por parte del analista, los usuarios, los
diseñadores y desarrolladores los cuales podrán
Especialización Dirección de
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de Información Gerencial Postgrados
Lectura de estudio
módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información
verificar y comparar que lo planeado está
cumpliendo con lo ejecutado. Los reportes que
arroje el nuevo sistema mostraran si los objetivos
iniciales se están llevando a cabo, si no es así se
realizarán los ajustes y modificaciones con el
desarrollador del sistema para dejarlo a punto.
Observe el diagrama:
Documentación
4.1. Capacitación
del sistema de los usuarios
4.2. Pruebas con
los
4. Prueba y puesta programadores
Evaluación
en marcha del del sistema
nuevo sistema
4.3. Pruebas con
el analista
4.4. Prueba con
los usuarios
Diagrama 24. Desarrollo de programas.
Fuente propia
En el Diagrama 24, se observa que la evaluación del
sistema está presente en todo el proceso, inclusive
en la capacitación que se le brinda al usuario, ya que
dependiendo de una buena inducción se le dará un
buen uso al sistema, permitiendo esto que los
usuarios sean los mejores evaluadores del buen
funcionamiento del mismo.
Mantenimiento del sistema
Después de que el sistema ha alcanzado estabilidad
y se ha acoplado a las necesidades de los usuarios,
es necesario optimizarlo en tiempos de respuesta,
procesos y nuevos requerimientos de acuerdo al
crecimiento de la compañía. Esta fase
generalmente implica nuevos programas que los
desarrolladores deben incorporar para el
mejoramiento del sistema que está operando. Esta
etapa dura todo el ciclo de vida del sistema de
información y se convierte en una labor de rutina del
desarrollador quien deberá estar haciendo
actualizaciones constantemente para que el
sistema no caiga en desuso. Los continuos cambios
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Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

en la organización y en la tecnología obligan a las
compañías a tener un mantenimiento casi
permanente para satisfacer las necesidades de los
usuarios internos y externos.
De lo anterior se desprende que existen varios tipos
de mantenimiento:
•Mantenimiento Correctivo: corrige los problemas
del sistema, detectados en su funcionamiento.
•Mantenimiento específico: adapta características
nuevas al sistema dependiendo de los cambios en
los procedimientos de la organización; por ejemplo
cuando se crean nuevos productos y se necesita
otra codificación.
En el Diagrama 25, se observa que en esta etapa se
detectan y depuran los errores que se han detectado
en el funcionamiento del sistema, generalmente se
visualizan en la salida de información, cuando se
analizan los resultados de la operación y se
compara con lo que debería arrojar el sistema. Una
vez corregidos los errores, se analizan las mejoras y
actualizaciones que se deben implementar para que
el sistema no caiga en desuso y permanezca vigente
en el tiempo hasta que se decida implementar uno
nuevo de acuerdo a las necesidades de la
organización.

•Mantenimiento para mejoras: mejora el

desempeño del sistema, creando nuevas
características o mejorando las ya existentes.

•Mantenimiento Preventivo: Es la realización de

mejoras al sistema sin esperar que se necesite
cambiar las características del mismo. Por ejemplo
cuando se avecinan nuevas reformas tributarias,
hacer los cambios en el sistema que permitan
prevenir errores posteriores.

5.1. Se detectan
errores en el
sistema

5.2. El sistema se
depura mediante
la corrección de
5. Mantenimiento errores.
del sistema
5.3. Se verifica la
depuración de
errores en el
sistema

5.4. Se realizan
mejoras y
actualizaciones en el
sistema mediante
solicitud.

5.5. Implementan
las mejoras y
actualizaciones.

Diagrama 25. Mantenimiento del Sistema.

Fuente propia

Especialización Dirección de
en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 22
Teoría de Sistemas Lectura de estudio

módulo 2
fundamentos
de sistemas de
información

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en Gestión de Sistemas
de Información Gerencial Postgrados 23