MANUAL USUARIO APP. SAP WEB 2.

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(TECNOLOGIA, INFORMACION Y COMUNICACIONES)

MANUAL USUARIO
APP. SAP WEB 2.0
(TECNOLOGIA, INFORMACION Y
COMUNICACIONES)

Versión 1.3 11-09-2013

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TABLA DE CONTENIDO

1. ACCESO A LA APLICACIÓN ....................................................................................................... 3

1.1 LA APLICACIÓN .......................................................................................................................... 4
2. MODULO PEDIDOS .................................................................................................................. 4
2.1 INGRESAR PEDIDO ............................................................................................................... 4
2.2 CONSULTAR DATOS ........................................................................................................... 14
3. MODULO SMC …………………………………………………………………………………………………………………18

3.1 INGRESAR LLAMADA ……………………………………………………………………………………………………….18

3.2 DATOS DE EVENTO …………….………………………………………………………………….……………………….20

3.3 EVENTO…………………………………………………………………….……….…………………………………………….21

3.4 INFORMACION DE EVENTO …………………………………………….……………………………………………….22

4. SALIDA SEGURA ................................................................................................................... 233

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A continuación se darán las instrucciones de uso de la aplicación SAP WEB desarrollada

para Lupatech, esperamos este instructivo sea de su utilidad y le aclare el funcionamiento
del aplicativo, sin embargo también contara con el respaldo del área de TI para cualquier
duda que presente al respecto.

1. ACCESO A LA APLICACIÓN

El uso de la aplicación Sap web se realizara mediante navegador web ya sea mozilla
firefox o google chrome, la dirección en la cual se encuentra alojada la aplicación es la
siguiente http://sap_web.lupatech.com.co/sap_web/index.php y nos aparecerá el siguiente
formulario de inicio de sesión.

Para la etapa de pruebas el usuario y la contraseña para acceder son los siguientes

Usuario: xxxx.xxxx

Contraseña: xxxxxxxx

Cabe aclarar la aplicación es sensible a mayúsculas y minúsculas para su acceso así que
se especifica el uso indicado de esto, también se requiere la imagen de seguridad para el
acceso, luego daremos clic en ingresar.

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1.1 LA APLICACIÓN

Después de haber iniciado sesión correctamente nos encontramos con el menú inicial del
aplicativo, nos dirigiremos a modulo pedidos, y haremos clic sobre esta opción nos
desplegara una lista con las opciones disponibles para usar, en este caso, INGRESAR
PEDIDO, CONSULTAR DATOS o CAMBIO DE CLAVE, este último no lo usaremos en la
etapa de prueba, hasta que no se entregue un usuario y contraseña a cada uno de los
usuarios finales.

Para comenzar explicaremos el uso del modulo Ingresar Pedido

2. MODULO PEDIDOS

2.1 INGRESAR PEDIDO

En este modulo encontraremos todos los campos requeridos para ingresar un pedido al
sistema, al momento de ingresar, encontraremos una lista despegable llamada Sociedad
y un botón para volver al menú de elección de modulo

La sociedad disponible para la etapa de pruebas es Hydrocarbon, la cual seleccionaremos

para ingresar al modulo de pedidos

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Una vez ingresamos a la sociedad, nos aparece un Formulario solicitándonos todos los
datos para la orden de venta, a continuación se explicara el uso de los campos, recuerde
que hay ciertos campos que son obligatorios para que la aplicación ingrese la orden de
venta al sistema, este es el formulario que encontraremos

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Los campos indicados con un (*) son de uso obligatorio, el formulario está compuesto de
listas desplegables, tanto de campos para ingreso de datos alfanuméricos, aquí un listado
de los datos solicitados para que el sistema nos habilite los campos necesarios para el
ingreso de pedido.

Cliente (campo obligatorio)

Esta lista nos muestra el listado de clientes, y su respectivo NIT, o Cedula de ciudadanía,
seleccionaremos el cliente al cual le generaremos la Orden de venta, en este ejemplo, lo
haremos con C899999068 - ECOPETROL S.A.

Nombre Cliente (campo obligatorio)

Esta lista nos muestra todos los nombres de los clientes, en todo caso al haberlo elegido
anteriormente, la aplicación selecciona el cliente por si sola, igual el usuario puede elegirlo
manualmente del listado, siguiendo con el ejemplo, la aplicación muestra en el campo
ECOPETROL S.A.

Numero de Referencia (campo obligatorio)

En este campo encontraremos el listado de contratos disponibles con la empresa

anteriormente seleccionada, elegiremos el contrato correspondiente a la orden de venta
que se va a generar, en este caso usaremos el Numero de Referencia N° 5208969

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Persona de Contacto (campo obligatorio)

En este campo encontraremos el listado de personas de contacto disponibles con el

cliente, en la cual elegiremos la persona con quien vamos a realizar la solicitud de Orden
de Venta, en este caso elegiremos al ING CARLOS MADRIGAL como persona de
contacto por parte de ECOPETROL S.A

Representante HSLOFS (campo obligatorio)

En este campo encontraremos el listado de empleados de HSLOFS, siendo usted como

usuario final, al momento de realizar la orden de venta quien debe aparecer como
representante, así que se buscara en el listado, en este caso para el ejemplo nuestro
representante será YEFERSON RONCANCIO GARZON

Numero Tiquete Físico

En este campo ingresaremos el numero del tiquete físico en el cual estamos registrando
los servicios que prestaremos a la empresa que se generara la orden de venta, en este
caso lo haremos con el numero de tiquete físico 18530

Unidad

Campo

En este campo se desplegara una lista con los campos en los cuales se presta servicio al
cliente seleccionado anteriormente, en este caso elegiremos el campo APIAY para
nuestro ejemplo.

Fecha de Contabilización, Fecha de Entrega, y Fecha de Documento (campos

obligatorios)

Como en el SAP estos campos son requeridos a la hora de elaboración del documento
para el registro de la orden de venta, para nuestro ejemplo, usaremos la fecha del 2012-
11-22 como Contabilización y Fecha de Documento, y como Fecha de entrega el 2012-
11-30

Pozo (campo requerido)

Aquí encontraremos el listado de pozos disponibles, y seleccionaremos el pozo en el cual

se generara la orden venta y al cual se le hará la entrega, para nuestro ejemplo ya que
seleccionamos el campo APIAY, elegiremos el pozo APIAY-11

Representante del cliente (campo requerido)

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Esta campo lo llenaremos manualmente, aquí ingresaremos el nombre de la persona que

en el momento de realizar la orden de venta este como representante del cliente, aquí
ingresaremos como Representante del cliente a Leonardo Hernández

Quien llama

Operación

En este campo encontraremos la lista desplegable, con el tipo de operaciones que

podremos seleccionar como destinarias de esta orden de venta, en este caso
seleccionaremos la operación Slick Line – Well Testing

Hasta el momento, nuestro formulario se ha llenado con esta información, y el sistema

nos habilita las líneas para realizar el pedido de artículos o servicios.

Este es el formulario donde ingresaremos el pedido y nos desplazaremos de manera

horizontal con ayuda de la barra señalada para llenar los campos requeridos

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Y con el botón +1 añadiremos las líneas que sean necesarias para llenar nuestra orden
de venta por cada artículo o servicio a ingresar.

A continuación listo los campos que se solicitan para ingresar un articulo o servicio a la
orden de venta, alguno de estos campos son obligatorios para que el sistema permita
hacer el cargue de información

Número Artículo (campo obligatorio) Total ML (campo obligatorio)

Descripción de Artículo (campo Proyecto (campo obligatorio)

obligatorio)
Nombre Proyecto
Fecha Inicial (campo obligatorio)
Conteo Operaciones (campo obligatorio)
Fecha Final (campo obligatorio)
Tipo de Operación (campo obligatorio)
Cantidad (campo obligatorio)
Pozo Línea (campo obligatorio)
Precio unitario (campo obligatorio)
Indicador de Impuestos
Moneda

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No Orden Trabajo % Empleado 7

Texto Libre (campo obligatorio) Alimentación Emp7

Empleado 1 Empleado 8

% Empleado 1 % Empleado 8

Alimentación Alimentación Emp8

Empleado 2 Empleado 9

% Empleado 2 % Empleado 9

Alimentación Emp2 Alimentación Emp9

Empleado 3 Empleado 10

% Empleado 3 % Empleado 10

Alimentación Emp3 Alimentación Emp10

Empleado 4 % Descuento

% Empleado 4 Detalle Servicio (campo obligatorio)

Alimentación Emp4 Detalles de Artículo

Empleado 5 No de Línea

% Empleado 5 No Tiquete

Alimentación Emp5 Documento base

Empleado 67 Calificación 1

% Empleado 6 Calificación 2

Alimentación Emp6 Adjuntos

Empleado 7

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Para el ejemplo, hare el cargue de dos artículos en este formulario, a continuación una
captura de cómo va nuestra orden de venta

Finalmente agregaremos algún comentario si es pertinente en la orden de venta, y el

sistema nos mostrara el total del documento en moneda local, y en dólares si se realiza el
pedido con esta moneda, revisamos que todos los datos ingresados sean correctos, y
hacemos clic en el botón crear

El sistema nos preguntara si estamos seguros de continuar, Si está seguro de que la

información ingresada es la CORRECTA presione OK de lo contrario, presione cancelar.

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Después de esto el sistema nos generara una vista preliminar de la orden de venta, y nos
habilitara la opción de exportar esta orden a un archivo Excel

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Aquí el informe en Excel ya generado

En la parte inferior del documento, aparecerá una lupa pequeña, la cual nos generara un
preview del layout a imprimir o enviar

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Si hacemos clic en la lupa, nos generara algo como esto

Y así finalizamos la explicación del modulo Ingresar Pedido – Orden de venta

2.2 CONSULTAR DATOS

Otro de los módulos que encontramos en la aplicación web de sap, es consultar datos,
para llegar a este modulo, presionaremos el botón azul para volver al menú

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Ya estando en el menú de selección, elegimos la opción, CONSULTAR DATOS

Una vez adentro de esta opción encontraremos el siguiente formulario

A continuación vamos a consultar el pedido que realizamos en el ejemplo anterior, en este

formulario encontramos los campos de SOCIEDAD en el cual como dijimos anteriormente
elegiremos Hydrocarbon, al momento de elegirlo nos habilitara mas listas despegables

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Aquí elegiremos el cliente a consultar, para el ejemplo elegiremos el ya mencionado

C899999068 - ECOPETROL S.A.

Posteriormente elegiremos el rango de consulta de fecha inicial a fecha final, para esta
consulta haremos una consulta desde el 1-01-2012- hasta el 31-12-2012, para visualizar
todas las ordenes de ventas generadas durante el año, finalmente el formulario nos
quedaría así para realizar la búsqueda

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Presionamos el botón buscar, y nos aparecerá el siguiente listado

Como podemos ver nos muestra el listado de Órdenes de venta generadas durante el
rengo de tiempo especificado para el cliente seleccionado, y efectivamente aparece la
orden que creamos en el ejemplo anterior.

Presionamos en la lupa que aparece frente a la orden creada, y nos mostrara la orden de
venta con las mismas opciones que aparecían al finalizar la creación de dicha orden,
como exportar a Excel y visualizar el layout

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3. MODULO SMC

3.1 INGRESAR LLAMADA

En este módulo encontraremos todos los campos requeridos para ingresar una llamada
de servicio al sistema, al momento de ingresar, encontraremos una lista despegable
llamada Sociedad y un botón para volver al menú de elección de modulo

La sociedad disponible para la etapa de pruebas es LUPATECH OF SAS, la cual

seleccionaremos para ingresar al módulo de pedidos.

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Una vez ingresamos a la sociedad, nos aparece un Formulario solicitándonos todos los
datos para la llamada de servicio, a continuación se explicara el uso de los campos,
recuerde que hay ciertos campos que son obligatorios para que la aplicación ingrese la
llamada de servicio al sistema, este es el formulario que encontraremos:

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3.2 Datos del Evento:

Estado del Evento:

Esta lista nos muestra el estado en que se va a crear la llamada de servicio (Abierto,
Cerrado).

Prioridad:

Esta lista nos muestra las prioridades que puede tener una llamada de servicio (Baja, Alta
Media) seleccione la opción de acuerdo a la prioridad de la llamada de servicio.

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Dueño del Proceso:

En este campo encontraremos el listado de gerentes encargados del proceso al cual se le

está generando la llamada de servicio

Nombre del Evento:

En este campo debe ir el nombre del evento con buena ortografía y redacción.

3.3 Evento:

Jefe-Coord:

Esta lista nos muestra las personas encargada de liderar el área a la cual se está
haciendo el reporte (jefes de línea, coordinadores, etc.).

Actividad/Entrada:

Esta lista nos muestra el medio por el cual se realizó la llamada de servicio, este puede
ser acción de mejora, acción preventiva, auditoría externa, auditoría interna, casi-
incidente, control interno, correo electrónico, evaluación del cliente, incidente, incidente
ambiental, incidente incapacitante, no conformidad, producto no conforme, queja
responsabilidad social, RACI, recomendación ARL, reporte de falla, revisión gerencial,
simulacro y sugerencia entre otros.

Ubicación:

En esta lista seleccione el lugar donde ocurrió el evento.

Proceso:

Esta lista nos muestra los procesos que tiene Lupatech.

Reportado Por:

En esta lista seleccione el trabajador que reporto el evento mediante las diferentes
entradas que se tienen.

Responsable del evento:

En esta lista seleccione la persona encargada de realizar las actividades necesarias para
dar cierre al evento registrado

Descripción del Evento y detalles de la Investigación:

En este campo debe ir la descripción completa del evento con buena ortografía y
redacción.

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3.4 Información del evento

Fecha de evento:

Esta fecha será el día en que se realiza la llamada de servicio y no puede ser editada.

Origen del evento:

Este puede ser de tipo Interno, Cliente, Contratista o ARP.

Área:

Corresponde al área a la que está asociada el evento estas pueden ser Calidad,
Seguridad, Ambiental, Responsabilidad Social y Salud.

Tipo de acción:

Puede ser correctiva, preventiva o de mejora.

Probabilidad:

En esta lista seleccione la frecuencia en la cual ocurre el evento registrado.

Severidad:

Esta puede ser clasificada de acuerdo al gráfico 1.

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Causa inmediata 1:

Este campo se llena de acuerdo a la imagen anexada new root cause map.

Para crear la llamada de servicio damos click en Crear y la llamada de servicio estará
creada.

4. SALIDA SEGURA
Para salir de manera segura y cerrando sesión en la aplicación Sap Web, nos situamos
en la pantalla inicio de la aplicación, presionamos Salida Segura, y así cerraremos sesión

Así damos por finalizada la explicación del uso de esta aplicación desarrollada para
Lupatech OFS, como se dijo al comienzo, es una guía completa para su uso correcto, sin
embargo, ante cualquier duda al respecto de su uso, el area de TI estará para apoyarlos

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