FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

La teoría clásica de la administración, nació de la necesidad de encontrar

lineamientos para administrar organizaciones complejas, y así abrió el camino a una
escuela sobre la naturaleza de la alta generación. Fayol fue el primero en
sistematizar el comportamiento gerencial y vislumbro que todas las tareas deben de
estar planificadas, organizadas, dirigidas y controladas desde los altos cargos
administrativos.

La administración de una empresa requiere el ejercicio de ciertas responsabilidades

como lo son: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar, estas constituyen la parte
central de la administración, concretamente las funciones administrativas se
distinguen como un proceso correcto de la administración.

Que busca aumentar la eficiencia de la empresa a través de la disposición de los

departamentos de la empresa y de sus interrelaciones. De allí la importancia de la
estructura y el funcionamiento de la misma. Enfoque de arriba hacia abajo, es decir
del componente directivo hacia el componente ejecutor, es decir hacia los diferentes
departamentos. La empresa y el proceso administrativo se encuentran divididos bajo
la centralización de un jefe principal.

ROLES GERENCIALES

Roles interpersonal: Son aquellos que suponen relaciones entre personas. En sus
roles emblemáticos, de líder y de enlace los administradores se relacionan
directamente con otras personas.

Rol Emblemático: El administrador representa a la organización en celebraciones de

tipo ceremonial y simbólico. Aunque aparentemente los deberes emblemáticos
podrían carece de importancia, se espera de los administradores que los asuman,
por que simbolizan el interés de la dirección en los empleados, los clientes y la
comunidad.

Rol de Líder: Implica la responsabilidad e dirigir y coordinar las actividades de los

subordinados a fin de que se cumplan las metas organizacionales. Algunos
aspectos del papel del liderazgo tienen que ver con la integración del personal:
contratación, ascenso y despido. Otros suponen incentivar a los subordinados para
que satisfagan las necesidades de la organización. Otros más se relacionan con la
proyección de una visión con la que los empleados puedan identificarse.

Rol de Enlace: Se refiere al trato de los administradores con personas fuera de la

organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden influir en el
éxito de la organización.

A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudio sobre
las labores cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió
varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un
administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de vista predominantes en
aquel tiempo de que los administradores eran pensadores reflexivos que de manera
cuidadosa y sistemática procesaban la información antes de tomar decisiones,
Mintzberg encontró que los administradores que estudió se ocupaban de gran
número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta duración.
Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque los administradores
sufrían constantes interrupciones. La mitad de las actividades de estos
administradores duraban menos de nueve minutos. Pero, además de estos
hallazgos, Mintzberg proporcionó un esquema de categorización para definir lo que
hacen los administradores con bases en verdaderos administradores en sus
trabajos.

Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez

diferentes roles que están muy relacionados entre sí. El término roles
administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento
administrativo.

Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores desempeñen

funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Cuando el rector de una
universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor de fabricación
acompaña en una visita a la planta a un grupo de estudiantes de preparatoria,
actúan en un papel de representación y figura decorativa. Todos los administradores
tienen un rol de líder. Este rol incluye la contratación, capacitación, motivación, y
disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el
de enlace. Mintzberg describió esta actividad como el contacto de fuentes externas
que proporcionan información al administrador. Estas fuentes son individuos o
grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de
la organización. El gerente de ventas que obtiene información del gerente de
personal en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace. Cuando ese
gerente de ventas tiene contacto con otros ejecutivos de ventas a través de una
asociación comercial de mercadotecnia, tiene una relación externa de enlace.

Roles De Información: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben

y captan información de organizaciones fuera de la suya. Por lo común, estos se
hacen por medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personas para saber
los cambios en los gustos del público, lo que puede estar planear lo competidores y
cosas semejantes. A esto Mintzberg lo llamó el rol de seguimiento o vigilancia. Los
administradores también actúan como conducto para transmitir información a los
integrantes de la organización. Este es el rol de diseminador. Cuando ellos
representan a la organización frente a extraños los administradores también
desempeñan el rol de voceros.

Roles Divisionales: por último, Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor
de la toma de decisión. Como emprendedores, los administradores inician y
supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización.
Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas en respuestas a los
problemas no previstos con anterioridad. Como asignado res de recursos, los
administradores son responsables de distribuir los recursos humanos, físicos y
monetarios. Por último, los administradores se desempeñan como negociadores
cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtener ventajas para sus
propias unidades.

Roles interpersonal: Son aquellos que suponen relaciones entre personas. En sus
roles emblemáticos, de líder y de enlace los administradores se relacionan
directamente con otras personas.

Rol Emblemático: El administrador representa a la organización en celebraciones de

tipo ceremonial y simbólico. Aunque aparentemente los deberes emblemáticos
podrían carece de importancia, se espera de los administradores que los asuman,
por que simbolizan el interés de la dirección en los empleados, los clientes y la
comunidad.

Rol de Líder: Implica la responsabilidad de dirigir y coordinar las actividades de los

subordinados a fin de que se cumplan las metas organizacionales. Algunos
aspectos del papel del liderazgo tienen que ver con la integración del personal:
contratación, ascenso y despido. Otros suponen incentivar a los subordinados para
que satisfagan las necesidades de la organización. Otros más se relacionan con la
proyección de una visión con la que los empleados puedan identificarse.

Rol de Enlace: Se refiere al trato de los administradores con personas fuera de la

organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden influir en el
éxito de la organización.

Roles informativos: Los administradores eficaces forman redes de contactos, los

muchos contactos que realizan al desempeñar sus papeles emblemáticos y de
enlace ofrecen acceso a los administradores a información importante. En razón de
estos contactos, los administradores son los centros nerviosos de sus
organizaciones. Tres papeles - de vigilancia, de propagador y de vocero -
comprenden los aspectos de información de la labor administrativa.

Rol de Vigilancia: Implica buscar, recibir y seleccionar información. Dado que gran
parte de la información recibida es oral (producto de chismes y rumores, así como
de reuniones formales), los administradores deben verificarla y decidir si la emplean
o no.

Rol del Propagador: El administrador comparte información con sus subordinados y

otros miembros de la organización. Algunos administradores, transmiten información
especial, o “privilegiada”, a ciertos subordinados que de ordinario no tendrían
acceso a ella y en cuya discreción pueden confiar.

Rol de Vocero: Dan a conocer información a otros, especialmente a personas

ajenas a la organización, sobre la postura oficial de la compañía. Este papel es cada
 vez más importante, debido, al menos en parte, a la demanda de mayor información
de la presa y el público.

Roles de toma de decisiones: Los administradores usan la información que reciben

para decidir cuándo y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y
acciones. Los roles de toma de decisiones son quizá los más importantes entre las
tres clases de roles.

Rol Emprendedor: Implica diseñar y poner en marcha un nuevo proyecto empresa o

negocio. El rol del emprendedor también puede desempeñarse en unja organización
ya existente cuando ésta lo promueve. Este caso se conoce como actividad de
intraemprendedores.

Rol de Manejo de dificultades: Los administradores desempeñan este rol cuando

enfrentan problemas y cambios más allá de su inmediato control. A veces surgen
dificultades a causa de que un administrador ineficaz ignora una situación hasta que
ésta se convierte en crisis.

Rol de asignación de recursos: Supone elegir entre demandas rivales de dinero,

equipo, personal, tiempo del Administrador y otros recursos organizacionales.

Rol de negociador: Se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos.

Los administradores ser reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias
llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un
administrador.

DEFINICION DE ORGANIZACIÓN

Una organización es una asociación de personas que se relacionan entre sí y

utilizan recursos de diversa índole con el fin de lograr determinados objetivos o
metas.

Una organización es una estructura ordenada en donde coexisten e interactúan

personas con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un
objetivo particular.

La organización usualmente cuenta con normas (formales o informales) que

especifican la posición de cada persona en la estructura y las tareas que debería
llevar a cabo.

Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que se
encuentran:

 Un grupo de personas que interactúan entre sí.

 Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con
el fin de alcanzar algún objetivo.
 Objetivos y metas.
 Recursos o materiales.
 Normas o convenciones que definen la relación de las personas y su rol en la
organización.

Las organizaciones se pueden clasificar de diversas formas. A continuación, vemos

algunas de las más relevantes:

 Según la estructura: Las organizaciones pueden clasificarse

en formales e informales. A grandes rasgos, la primera es planificada y cuenta con
una estructura jerárquica definida junto con normas de funcionamiento. La segunda,
en tanto, nace de manera espontánea por la afinidad de las personas y el
descubrimiento de intereses comunes.

Así, por ejemplo, una empresa que produce calzado es una organización formal ya
que está definida por la administración central. Los cargos y responsabilidades se
encuentran detallados en documentos escritos y deben ser conocidos por todos. Al
mismo tiempo, en la misma empresa, podemos encontrar una organización informal,
en donde surgen afinidades y enfrentamientos entre las personas. Cada persona
tiene una posición en el grupo social, pero esta es informal (no explicitada en
documentos).

 Según su localización: Pueden ser locales, nacionales e internacionales.

Así, por ejemplo, un club deportivo puede ser local (solo de Aranjuez), mientras que
una organización como la Organización de las Naciones Unidas es internacional.
 Según su tamaño: Pueden ser pequeñas, medianas o grandes. Para definir
el tamaño relativo se pueden utilizar diversos criterios. Por ejemplo, en el caso de
las empresas, la Comisión Europea recomienda la utilización simultánea de dos
criterios: El número de trabajadores y el ingreso (o patrimonio en su defecto).
 Según su propiedad: Pueden ser de propiedad pública (del Estado o
gobierno) o privada (de personas comunes o jurídicas). Por ejemplo, los municipios
son parte del gobierno, mientras que una empresa lechera puede ser de propiedad
de privados. Dentro de las organizaciones públicas, a su vez, encontramos las
empresas estatales, los entes reguladores, los ministerios, el parlamento, los
juzgados, entre otros. Igualmente, dentro de las organizaciones privadas, se pueden
distinguir las empresas privadas, las organizaciones no gubernamentales, entre
otros.
 Según su fin: Pueden ser con o sin fines de lucro. Por ejemplo, los bancos
tienen ánimo de lucro, mientras que las organizaciones de ayuda humanitaria no.

Las organizaciones pueden ser tan variadas como los intereses de las personas que
las componen. Como ejemplo de organizaciones ampliamente conocidas tenemos:
Los sindicatos, los partidos políticos, las empresas, las organizaciones de ayuda
humanitaria, los clubes deportivos, etc.

 El subsistema técnico se refiere al conocimiento requerido para el desempeño de

las tareas. Está determinado por las características del trabajo y varía dependiendo
de las actividades particulares: la tecnología para fabricar automóviles difiere
sustancialmente de la utilizada en una agencia de comunicación.
El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran
interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es
aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar
recursos).

En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema

de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una
organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión
sean administrados de forma eficiente.
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser
respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta
compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y
permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los
mismos fines.

En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y los

roles que corresponden a cada puesto dentro de la organización y a cada unidad
administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema como éste
beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita
considerablemente tareas tales como las auditorías, así como el control del trabajo
de cada empleado.

Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los
siguientes:

* abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas

filosóficas, números o idiomas;
* concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de
máquinas, equipos o cualquier componente tangible;
* operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el
procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;
* directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son
modificados de ninguna forma;
* informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar
decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa en
primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de datos y de la
producción de reportes.
En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia
al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las
facetas de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar las
tareas administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorrar tiempo
e incrementar la eficiencia laboral.

Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes módulos.

Cada módulo permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir
un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar ingresos y egresos de
un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema
administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos recibe
un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema
administrativo de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura y
agendará el envío del producto. De manera automática, el sistema administrativo
generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y, una vez
registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el
cliente reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema administrativo la
cancelación de la deuda y el ingreso del dinero.
Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la hora de
adquirir un sistema administrativo: contratar a un desarrollador para que lo programe
desde cero, teniendo en cuenta las necesidades específicas de la empresa;
aprovechar uno de los tantos paquetes existentes en el mercado. Si se inclina por
esta última opción, a su vez podrá escoger una de las varias alternativas gratuitas o
bien pagar una cuota mensual para acceder a un sistema más potente y completo.

CONCLUCION:

En mi conclusión logre apreciar que todas las organizaciones llevan un sistema

socio técnico en la cual nosotros como sociedad interactuamos con ellos, en dicha
organización se integran varios individuos en los cuales su trabajo lo realizan
controlada y parcial desarrollando actividades y aplicando recursos y valores, lo
fundamental de la administración es el palear, organizar, dirigir y controlar, todos los
recursos humanos, técnicos para lograr todas las metas y los objetivos de las
organizaciones.

Logre comprender que la administración es una ciencia social y universal en la cual

su propósito es crear modelos e innovar los métodos generales esto con el fin de
que permitan a todas las organizaciones esto para entender tu medio ambiente y
alcanzar todos aquellos objetivos, a esto conlleva que se lleve la misión, visión y
valor

En el caso de la universal es porque se lleva a cabo en todos los organismos ya sea

social público y privado, esto conlleva a que se den las necesidades de cada
organismo ya que su realización es por medio de etapas en las cuales se aplican
una o todas a la vez.

Un administrador es el encargado de supervisar y dirigir las actividades, todo esto

se debe gracias a la realización de las funciones básicas de la administración,
también son capaces en desempeñar diversos roles ya sean administrativos o
gerenciales.

GLOSARIO:

Enfoque administrativo, comportamiento de grupo:

Basado en la Sociología y la Psicología Social, este análisis examina el

comportamiento de las personas en grupos. El estudio de grupos grandes suele
denominarse “comportamiento organizacional”.

Tecnología:
Suma total de conocimientos sobre las formas de hacer las actividades, incluye
inventos y técnicas.