COMPUESTUDIO

ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS

ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.
______________
INTRODUCCIÓN

Por medio de este módulo virtual, el estudiante conocerá un

programa Gestor de Bases de Datos (Access). La función
principal que desempeña un programa como éste, es la de crear
y administrar las bases de datos. Una base de datos es una
colección de información organizada de tal forma que se puedan
seleccionar rápidamente los datos que se necesiten.

Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar el registro de los artículos de nuestro almacén,
introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. De esta forma
podemos realizar consultas de estos artículos, tales como ¿Qué artículo se ha vendido más este
mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc.

A diario, las bases de datos de las organizaciones son

alimentadas por cientos de datos que generan la
información de hechos o sucesos que ocurren en el
normal desarrollo de sus funciones. Por ejemplo, si
en una empresa un cliente realiza un pedido, este es
un suceso para alimentar la base de datos, porque se
registrarían los datos del cliente (documento,
nombre, dirección, teléfono, entre otros) y los datos
del pedido (cantidad,
referencia, tallas, colores, entre otros). Si un bebé nace en una clínica, este es un suceso para
alimentar la base de datos porque se registrarían los datos del nacimiento (fecha, hora, sala de
partos, médico, entre otros) y los datos del bebé (apellidos, talla, peso, latidos del corazón, entre
otros)

CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS

Datos: Son hechos o sucesos del mundo real que pueden tomar la forma de números, letras,
símbolos o señales. Los datos cuando los mencionamos de manera independiente podrían sonar
incoherentes. Ejemplos: 4, Medellín, David, 300.000, 05/06/2005, sí, verdadero.
 COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.
______________
Si retomamos el ejemplo del bebé que nace en la clínica, los datos serían:
05/06/2010, Vélez Toro, 6.5 lbs, 49 cms, 130 pulsaciones por minuto, entre otros.

Información: Es la unión de todos los datos para interpretar una información completa y
coherente. Ejemplo de la unión de los datos anteriores: el día 05/06/2010 nació un bebé de
apellidos Vélez Toro que pesó 6.5 libras, midió 59 cms y su corazón late a 130 pulsaciones por
minuto.

Campo: Es toda la información del mismo tipo que se registra en una columna de una tabla. Es
donde se guardan los datos en sentido vertical. Los campos tienen determinado tipo: Numérico
(cuando por ejemplo registramos el peso y la talla del bebé), alfabético (cuando registramos los
apellidos del bebé), fecha (cuando registramos la fecha de nacimiento del bebé), entre otros.

Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, un campo sería la columna de
las fechas de nacimiento registradas.

Registro: Es una fila o renglón de una tabla, es la unión de varios campos relacionados entre sí
o del mismo ítem.

Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, un registro sería todos los datos
concernientes a un bebé; por lo tanto si son 200 bebés, decimos que tenemos 200 registros.

Tabla: Es una colección de datos relacionados con un tema específico. Es un conjunto de registros,
todos del mismo tipo que guardan alguna relación entre sí.

Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, toda la información quedaría en
una tabla donde estaría clasificada por campos y distribuida por registros como se observa en la
figura.
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

Base de Datos: Es un conjunto de tablas relacionadas entre sí. Una base de datos puede tener
varias tablas que permiten organizar la información del mismo tipo, pero clasificada en diferentes
tablas.

Por ejemplo, si tengo una base de datos de una tienda de mascotas, es necesario clasificar la
información de los dueños de las mascotas en una tabla, la de las mascotas en otra y la de los
veterinarios en otra. Esto nos permitirá clasificar la información y poder relacionar las tablas entre
sí, para obtener informes de cada mascota con su respectivo dueño y el veterinario que lo atendió
sin necesidad de mezclar la información.

En la actualidad estamos empleando bases de datos continuamente, muchas veces sin notarlo. Por
ejemplo, al retirar o ingresar dinero en un cajero automático, reservar un vuelo aéreo, al
suscribirse a algún servicio o si consultamos un catálogo de libros de una biblioteca, entre otros. Por
lo tanto, estaremos en contacto con diferentes SGDB.

SGDB: (Data base managament system – Sistema administrador

de bases de datos). Son un tipo de software muy específico,
dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y
las aplicaciones que la utilizan. Algunos sistemas administradores
de bases de datos son: SQL Server, Oracle, MySQL, Access,
entre otros. Concretamente en este sub- módulo aprenderemos
Access en versión 2013.

Microsoft Office Access 2013, incluye un conjunto de eficaces herramientas

que permiten compartir información, realizar su seguimiento y elaborar
informes en un entorno administrable.

3
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

REPASO CREACIÓN DE TABLAS DESDE LA VISTA HOJA DE DATOS

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y
columnas donde se ingresarán éstos. Antes de crear tablas, es necesario examinar
cuidadosamente la base de datos para determinar cuáles tablas se necesitan, luego de hacerlo
proceda a crear la primera tabla de la siguiente forma:

 Ingresar a Access

 Clic en el ícono Base de datos del Escritorio en blanco o CTRL + U

 En el panel de Base de datos en blanco haga clic en la carpeta de

la derecha y elija la unidad de disco donde guardará, luego digite
el nombre de ésta.

 Clic en el botón

 Aparecerá la primera parte de la tabla como se muestra en la

figura, la cual inicia con un campo llamado Id que se interpreta
como el campo campo clave de la tabla y en la siguiente columna
el letrero Haga clic para agregar, donde Access muestra una
lista de tipos de campo usados regularmente tales como: (texto, número, moneda, fecha/hora,
entre otros).

 Haga clic en el tipo de campo que desee y Access agrega el nuevo campo a la hoja de datos en
el punto de inserción.

 Luego digite el nombre del campo. Los

nombres de los campos se asignan
mediante números (Campo1, Campo2, etc.) como muestra la figura.

4
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

 Digite los datos en cada campo y observará que los datos de los campos de tipo texto se
alinearán a la izquierda y los de tipo número, moneda y fecha/hora se alinearán a la derecha;
además, los datos de tipo moneda se mostrarán con el símbolo $ y separador de miles como
se

muestra en la imagen.

 Al finalizar el ingreso de los datos, cierre la tabla del botón cerrar objeto X
o haga clic derecho en la ficha de la tabla y clic en la opción cerrar.

 Aparecerá la caja de diálogo para asignarle un nombre a

la tabla
 Clic en aceptar

Para cambiar el nombre a un campo de la tabla:

 Haga clic derecho sobre la columna

 Clic en la opción cambiar nombre de campo
 Digita el nombre del campo
Para eliminar un campo de la tabla:

 Haga clic derecho sobre la columna

 Clic en la opción eliminar campo

Para agregar una columna a la tabla:

 Haga clic derecho sobre la columna

 Clic en la opción insertar campo
 Dé doble clic sobre la cabecera de la columna para digitar el nombre del campo

5
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

Nota: Una columna siempre se inserta a la izquierda de donde estemos ubicados

Para mover una columna o campo:

 Seleccione la columna que desea mover dando un clic sobre ella
 Ubique el puntero sobre la cabecera de la columna.
 Arrastre el campo y notará que aparece una barra de inserción vertical, que le indica
dónde se colocará dicho campo.

Para cambiar el nombre a una tabla:

 Verifique que la tabla se encuentre cerrada
 Haga clic derecho sobre la tabla
 Clic en cambiar nombre
 Digitar el nuevo nombre a la tabla
 Dar enter

Para abrir o editar una tabla:

 Abra la base de datos
 Haga doble clic sobre la tabla o clic derecho sobre ella y clic en abrir
 Digite un nuevo registro o corrija algún dato
 Guarde cambios y cierre la tabla

Nota: Una base de datos puede estar compuesta por varias tablas

Para crear una nueva tabla en la misma base de datos:

 Verifique que tenga la base de datos abierta

 Haga clic en la ficha Crear del grupo de íconos Tablas

 Haga clic en el ícono Tabla.

 Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para
agregar.
 Proceda haciendo clic en cada una de las columnas para elegir el tipo de campo y digitar
su nombre
 Cierre la tabla después de haber definido sus campos
 Guarde asignando un nombre adecuado

6
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

TIPOS DE CAMPOS Y PROPIEDADES

Después de crear una tabla sencilla como vimos en el tema anterior, procederemos ahora a crear
tablas de una manera más técnica:

CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO

Es la manera más segura de crear tablas, debido a que desde este entorno podemos definir los
tipos de datos que vamos a almacenar y cuáles serán las características particulares de cada uno
de ellos, permitiendo además, controlar el ingreso de éstos para estandarizar su presentación o
para proteger que un digitador pueda ingresar los datos equivocados. También, para optimizar el
almacenamiento de tal forma que no se reserven espacios innecesarios en los campos

Pasos:

1. Luego de Ingresar a Access

2. Hacer clic en el icono Vista Diseño
3. Digitar el nombre para la tabla y Aceptar

Nota: Si se requiere crear una nueva tabla clic en la Ficha Crear y elegir Tabla – Vista Diseño.

4. Automáticamente se abre la ventana de la tabla en vista diseño, con los siguientes elementos:

C
B

A. Nombre del Campo: Es el nombre que llevará la columna en su cabecera. Para asignarle el
nombre a un campo se recomienda que no tenga espacios en blanco ni caracteres especiales,
sólo letras, números y un guión bajo. Debe ser un nombre adecuado a su contenido.

7
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

B. Tipo de datos: Permite definir cómo es el dato que se introducirá en dicho campo. Existen los
siguientes tipos:

 Texto: Se utiliza para campos que almacenen caracteres de texto o numéricos que no se
utilicen para realizar cálculos matemáticos, como: cédulas, números de teléfono, códigos,
referencias, entre otros. Permite una longitud hasta de 255 caracteres.

 Memo: Permite almacenar datos cuyo texto sea muy extenso, hasta 63.999 caracteres. Por
ejemplo: Historias clínicas, historia laboral, descripciones de libros, entre otros.

 Número: Almacena datos numéricos que se utilicen para realizar cálculos matemáticos,
como: Números de horas, edad, cantidad de artículos, entre otros.

 Fecha/Hora: Almacena fechas y horas para los años del 100 al 9999. Ejemplo: Fecha de
factura, fecha de ingreso, hora de salida, entre otros.

 Moneda: Se comporta igual que los de tipo número, pero le asigna el signo pesos que
contengan entre uno y cuatro decimales. Por ejemplo: Valor de artículo, valor salario, entre
otros. Access aplica el símbolo de moneda.

 Autonumérico: Es un número secuencial que se incrementa de uno en uno, cada vez que
se agrega un nuevo registro a una tabla.

 Si/No: Son campos lógicos con sólo dos respuestas (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado). Por ejemplo: Cuando un libro está o no disponible, Canceló una
cuenta Si o No, entre otros.

 Objeto OLE: Este tipo de campo se usa cuando se desea insertar una foto o una imagen.
Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de
otros programas.

 Hipervínculo: En este tipo de campo se puede escribir cualquier dirección de Internet y ésta
se cargará cuando demos clic sobre ella.

 Datos adjuntos: Puede anexar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos
y otro tipo de archivos admitidos a los registros de la base de datos, de forma similar a como
adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico.

 Calculado: Activa el generador de expresiones, para realizar y guardar en el campo el

resultado de una operación que incluya otros campos numéricos de la misma tabla.

 Asistente para búsquedas: El Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. Este

asistente se usa para crear listas desplegables con datos que pueden elegirse de la lista en
cada registro.

Tenga en cuenta: Si desea conocer más acerca de un tipo de dato, ubíquese

sobre éste y presione la tecla F1

8
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

C. Descripción: En esta opción se amplía o aclara información relacionada con el campo. Ejemplo:
En el campo Cédula se puede escribir una aclaración de no ingresar tarjetas de identidad.

D. General: En esta ficha se indican las características o propiedades generales del campo
seleccionado

E. Búsqueda: En esta ficha se definen listas de valores válidos para un campo.

TENGA EN CUENTA

Al cerrar la tabla, Access informará que no se ha asignado una clave

principal a la tabla, hacer clic en la opción NO para omitir este proceso.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cuando se crea una tabla en Vista Diseño, fuera de que tenemos la posibilidad de especificar los
diferentes tipos de datos, también podemos agregarle a cada campo propiedades que permitirán
determinar una serie de características que varían según el tipo de dato, éstas son:

A. Tamaño del campo

Esta propiedad determina para los campos de tipo TEXTO, el número máximo de caracteres que
se pueden introducir en el campo, con un máximo es de 255 caracteres.

Para los campos tipo NÚMERO, las opciones de tamaños utilizados son:

 Byte: Equivale a un caracter, permite almacenar valores entre 0 y 255.

 Entero: Almacena valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
 Entero Largo: Se utiliza para valores enteros entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647
 Simple: intervalo de valores de -3,402823E38 a -1,401298E-45 para
valores negativos y de 1.401298E-45 a 3.402823E38 para valores positivos.
 Doble: intervalo de -1.79769313486231E308 a -4,94065645841247E-324
para valores negativos y de 4,94065645841247E-324 a
1,79769313486232E308 para valores positivos

Tenga en cuenta: El tamaño de un campo de tipo número se define de acuerdo a la cantidad de

dígitos que pueda tener la cifra mayor de los posibles datos que se ingresarán en el campo, por
ejemplo para un campo donde se almacenen edades es conveniente definirlo tamaño BYTE
(porque este tamaño abarcaría cualquier edad hasta el límite255); si se va a ingresar los
números de páginas de un libro, se puede definir tamaño ENTERO (porque este tamaño
abarcaría cualquier cantidad de páginas hasta 32.767); si se va a ingresar el número de
hijos de una persona, se puede definir tamaño BYTE (porque este tamaño abarcaría
cualquier cantidad de hijos hasta 255).

9
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

B. Formato

Esta propiedad permite personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o
imprime. Para los campos tipo TEXTO se utilizan los siguientes signos:

> Muestra los valores en letras Sin importar como se haya digitado
mayúsculas.

< Muestra los valores en letras minúsculas

Para los campos tipo NÚMERO y MONEDA son:

 Número General: Muestra los números tal y como fueron digitados.

 Moneda: Muestra los valores digitados con separador de miles y símbolo de moneda.
 Euro: Utiliza formato de moneda con el símbolo de Euro.
 Fijo: Presenta el valor sin separador de miles.
 Estándar: Presenta el valor con separador de miles.
 Porcentaje: Multiplica por 100 el valor y le añade el signo de porcentaje (%).
 Científico: Presenta el número con notación científica por ejemplo: 486231E308

Para los campos tipo FECHA/HORA: Se utiliza el

orden Día/Mes/Año y los formatos son:

C. Lugares Decimales
Permite especificar el número de posiciones
decimales utilizadas al mostrar campos de
tipo numérico o moneda.

D. Máscara de Entrada
Se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden
ingresar. Por ejemplo, si quisiéramos estandarizar los números de celulares se crearía una
máscara para que el número del operador apareciera entre paréntesis, así: (310) 455 66 77, para
lo cual crearíamos una máscara de la siguiente forma: (000) 000 00 00.

Las máscaras más utilizadas son:

0: La entrada será un número obligatorio, es decir, el usuario debe digitar un número entre 0
y 9.
No admite letras ni permite dejar espacios vacíos.

Ejemplo:
Se requiere una máscara para los números telefónicos. 229-11-00 La máscara será 000-00-00

#: Se utiliza para el ingreso de números no obligatorios. Es decir, sólo acepta números, pero
se
pueden dejar espacios vacíos.
10
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

Ejemplo:
Se requiere una máscara para el ingreso del número de cédula, teniendo en cuenta que algunas
tienen 10 números y otros 8 números. La máscara será ####.###.###

!: Hace que los valores de entrada se alineen a la derecha.

Ejemplo:
Se requiere que la máscara del número de cédula, de 8 o 10 números quede alineado el punto, la
máscara será !####.###.### (este signo ! se puede agregar al comienzo o al final de la
máscara)

L: La entrada será de letras obligatorias. No permite el ingreso de números, ni se pueden dejar

espacios vacíos.

Ejemplo:
Se requiere una máscara para almacenar placas de vehículos, teniendo en cuenta que siempre
son 3 letras y tres números, así DEQ856, la máscara será: LLL000

?: Se utiliza para el ingreso de letras no obligatorias. No permite el ingreso de números e incluye

espacios en blanco.

C: Permite el ingreso de cualquier carácter o un espacio

Ejemplo:
Se requiere una máscara para almacenar direcciones de casas, con un tamaño de 20. La Máscara
será: CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

Ejemplo:

Para la placa de un vehículo: BWU537, la máscara será: >LLL000 (porque la L será para las
letras obligatorias y el 0 para los números obligatorios y para que aparezcan las letras
en mayúsculas se utiliza el >)

E. Título
Será el nombre que llevará la cabecera del campo. Cuando no se utiliza esta propiedad, Access
coloca por defecto en la cabecera del campo el nombre del campo.

F. Valor Predeterminado
Especifica un dato muy repetitivo que se introduce automáticamente en el campo cuando se crea
un nuevo registro, evitando que el usuario lo digite. Por ejemplo para el campo sexo su valor
predeterminado podría ser MASCULINO, cuando se considere que la mayoría de sexos serán
masculino más que femenino.

G. Regla de Validación
Permite controlar la entrada de los datos según un criterio o condición específica.

Por ejemplo:

11
________
------ COMPUESTUDIO
ESCUELA DE PROCESOS PRODUCTIVOS Y TECNOLÓGICOS
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Profesor: Martín Vásquez V.

>1 y <20 La entrada debe ser un valor entre 2 y 19

> 1000 La entrada debe ser mayor que 1000.
La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar por la
"A????"
letra "A".
>=18 La entrada debe ser mayor o igual a 18

H. Texto de Validación
Es el mensaje que aparece en pantalla si se ingresa un valor que infringe la regla de validación.

I. Requerido
Indica que el usuario debe digitar obligatoriamente un dato en dicho campo o de lo contrario no lo
dejará seguir.

J. Permitir Longitud Cero

Permite controlar que la entrada de datos de un campo requerido no tome como valido los
espacios en blanco.

Tenga en cuenta: Si el campo es Requerido, la opción permitir longitud cero debe estar en
No. Esta propiedad se utiliza sólo para los tipos de datos: texto, memo e hipervínculo.

K. Indexado
Se utiliza esta propiedad para agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y
utilización de un índice.

Esta propiedad dispone de tres valores:

 No: Sin índice.
 Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice a ese campo y además admite valores
duplicados.
 Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

L. Compresión Unicode
Permite comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de
texto (> 4.096 caracteres)

M. Modo IME y Modo de Oraciones IME

Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

N. Alineación del Texto

Especificar la alineación predeterminada del texto (general, centro, izquierda, derecha, distribuir)

12