Cop-Cp-001-Udes Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Versión: 11
CARACTERIZACIÓN COMPRAS
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Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o subproceso:

JEFE DE COMPRAS
NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: COMPRAS
Campus Cúcuta, Valledupar- Líder del Proceso o subproceso.
COORDINADOR(A) DE COMPRAS
PROPÓSITO DEL PROCESO o SUBPROCESO: gestionar la adquisición de bienes y servicios, para el desarrollo de las actividades de la institución,
aplicando estándares de calidad, eficiencia y oportunidad.
ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: inicia con la solicitud de compra de bienes y servicios y termina con la entrega de la compra en los
campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.
PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

Compras Informe de salidas de
almacén
Kardex
Unidades académico Identificar y formular las
Dirección
administrativas Procedimientos necesidades de insumos Plan de Compras de Insumos
Administrativa
institucionales del
subproceso
Jefatura de Compras
Vicerrectoría
Administrativa y Lineamientos institucionales P Diseñar la propuesta de la Propuesta de la política de
política de compra compras
Financiera
Jefatura
Identificar los requisitos Administrativa y
Entes legales y reglamentarios Listado de documentos externos Financiera
Gubernamentales Normatividad aplicable
aplicables
Dirección
administrativa Planificar las actividades Plan de trabajo
Informes de gestión
del subproceso
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
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DESARROLLO DEL PLAN DE Base de datos proveedores

COMPRAS Y PLAN DE
Información del proveedor
TRABAJO Evaluación de proveedores
Criterios para la selección y
Proveedores de evaluación de proveedores Seleccionar, evaluar y Revaluación de proveedores
bienes, insumos y reevaluar proveedores
servicios
Dirección Plan de compras de insumos Evaluación de propuestas

Administrativa H Gestionar las compras Compras
Requisiciones y cotizaciones Orden de compra
Dirección
Compras Órdenes de compra Recibir los pedidos Remisión institucional
Administrativa
Saldos de inventarios
Almacenar los insumos actualizados
Proveedores
Insumos almacenados
Factura, nota crédito y/o Unidades académico
Productos
Documento de entrega de administrativas
pedido, contratos
Entregar los pedidos
Unidades Académico Solicitud de pedido de Salida de almacén

Administrativas almacén Factura con firma de recibido Jefatura
Administrativa y
Financiera
Presupuesto
Jefatura
Administrativa y
Financiera Solicitudes de información Elaborar informes Informes
Jefatura de Compras
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Evaluación de proveedores Efectuar la reevaluación

periódica de proveedores
Realizar la verificación del

Plan de compras de insumos cumplimiento del plan de Proveedores
compras de insumos
Compras
V Inventario semestral
Informes de resultados
Dirección
Administrativa
Saldos de inventarios
actualizados Verificación cumplimiento Jefatura de Compras
de indicadores
Indicadores Alimentados
Monitorear los riesgos
Tablas de Riesgos
MEJORAMIENTO CONTINUO
Analizar las causas de los Dirección
resultados para
Compras
Informe de resultados A determinar acciones de Plan de acción
Administrativa
mejora Jefatura de Compras
RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Talento humano: Normatividad legal y reglamentaria
número de personas
13. Formación del Ley 30 de 1992
equipo de trabajo: Ley 594 General de Archivo del 2000 Ver tablas de identificación y valoración de
Profesionales Ley 1581 del 2012 Habeas Data riesgos
especialistas, Ley 1762 del 2015
profesionales, Articulo 617 Estatuto tributario
tecnólogos, técnicos Decreto 1074 de 2015 – Reglamento Único del Sector comercio,
y educación Industria y Turismo
secundaria. Ley 222 de 1995 -Código de comercio
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Decreto 1072 de 2015 – Decreto del sector del Trabajo

Infraestructura física: Resolución 0312 de 2019 – Estándares mínimos de seguridad y salud Ver listado de indicadores en aplicativo de
área administrativa, en el trabajo
almacén y Resolución 666 y 675 del 2020 Protocolos de Bioseguridad del administración del SGC-VAF
mobiliario. Ministerio de Salud
Normatividad institucional aplicable al subproceso

Infraestructura
tecnológica: equipos Reglamento Interno de Trabajo UDES
de cómputo, equipos Documentación SG-SST
periféricos, telefonía, REG-PI-001-UDES Política de tratamiento de protección de datos
conectividad y personales
sistema de VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales de los procesos del SGC-
información. VAF
TAH-MN-001-UDES Manual de funciones y responsabilidades
GED-PR-004-UDES Procedimiento control de documentos y
Ambiente de trabajo: registros
condiciones de VAF-PR-001-UDES Procedimiento de Control de salidas no
humedad, conformes
temperatura, VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas y
iluminación y ruido. preventivas
VAF-PR-005-UDES Procedimiento de peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias o felicitaciones
Recursos VAF-PR-006-UDES Procedimiento de gestión del cambio
económicos: VAF-PR-007-UDES Procedimiento de la gestión del riesgo
Presupuesto. GED-IN-002-UDES Instructivo organización de archivos de gestión y
transferencias documentales
GED-IN-003-UDES Instructivo de correspondencia y
comunicaciones
GED-IN-004-UDES Instructivo de documentos académico-
administrativos
COP-PR-001-UDES Gestión de proveedores.
COP-PR-002-UDES Gestión de compras
COP-PR-003-UDES Recepción y almacenamiento de pedidos
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COP-PR-004-UDES Solicitud y entrega de pedidos de insumos de

aseo, cafetería, útiles de oficina y papelería
COP-IN-001-UDES Instructivo de compras
Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1 Comprensión de la organización y su contexto.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
4.4 Sistema de Gestión de Calidad.
6. PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.
6.3 Planificación y control de cambios.
7. APOYO
7.1.6 Conocimientos de la Organización.
7.2 Competencia.
7.3 Toma de conciencia.
7.4 Comunicación.
7.5 Información documentada.
8. OPERACIÓN
8.1 Planificación y control operacional.
8.2 Requisitos para los productos y servicios.
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados
externamente.
8.5 Producción y provisión del servicio.
8.6 Liberación de los productos y servicios.
8.7 Control de las salidas no conformes.
9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
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10. MEJORA
10.1 Generalidades.
10.2 No conformidades y acciones correctivas.
10.3 Mejora continua.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS
Plan de desarrollo Institucional Órdenes de compra
Proyecto Educativo Institucional Facturas
VAF-MN-001-UDES Manual de calidad SGC-VAF Notas crédito
VAF-PG-001-UDES Programa de capacitación Remisiones
VAF-PG-002-UDES Programa de auditorías Cotizaciones y ofertas
VAF-GU-001-UDES Guía de requisitos de documentos para Contratos
aprobación de ejecución presupuestal y pagos Salida de almacén
DIF-GU-002-UDES Guía para el manejo de viáticos Correo electrónico
GED-GU-001-UDES Guía uso adecuado del papel Nota interna
ACF-GU-001-UDES Guía de activos fijos para el usuario Comunicación externa
LOG-RG-001-UDES Reglamento sala de audiovisuales Ticket mesa de ayuda
VAF-FT-007-UDES Actas
VAF-FT-010-UDES Listado de Asistencia
VAF-FT-011-UDES Requisición
VAF-FT-013-UDES Control de llamadas
VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo
LOG-FT-005-UDES Solicitud servicio de imprenta
GED-FT-005-UDES Inventario único documental
GED-FT-015-UDES Nota interna
GED-FT-016-UDES Circular interna
COP-FT-003-UDES Remisión de documentos de
Registro de compras
COP-FT-005-UDES Evaluación de Propuestas
COP-FT-006-UDES Pedido de insumos de almacén
COP-FT-007-UDES Matriz de evaluación, selección y
revaluación de proveedores
COP-FT-008-UDES Matriz de seguimiento gestión de
compras.
COP-FT-010-UDES Registro de visita de proveedores
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

APROBACIÓN
00 Versión de Prueba Gloria Stella Cajicá Arias 24/04/2014

Jefe de Compras
Se realiza cambio en el encabezado de los

Esperanza Rojas Rojas
01 documentos según lineamientos del Procedimiento 18/06/2014
Coordinadora Gestión
Control de documentos y Registros Documental
Gloria Liliana Osorio Avendaño

Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión Representante de la Dirección
(03) vigente del procedimiento de control de
documentos y registros. Carmen Guerrero Gonzalez
Coordinadora de Calidad
02
Revisión general de la caracterización, se ajustaron 09/04/2015
Liliana Jimena Naranjo Cepeda
salidas, entradas y formatos.
Auditora Interna
Gloria Stella Cajicá Arias

Jefe de Compras
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APROBACIÓN
En el PLANEAR
Se elimina:
 Entradas: Presupuestos de dependencias,

proyectos designados
 Salidas: Cumplimiento de las especificaciones
de producto
En el HACER
Gloria Stella Cajicá Arias
03 Se modifica:
10/06/2015
Jefe de Compras
 Entradas: Remesas aprobadas por autorizadas.
Requisición por orden de compra y soportes.
Se elimina:
 Salidas: Vo. Bo en remesa
Se incluye: Remisión descargues de almacén
Se incluye en cliente, orden de Compra,

Proveedores
Modificación herramienta
Se modifica en el verificarpara
actaselaboración
de entregaypor Fredy Bayona Arenas
04 seguimiento
actas, formato de proveedores porcampo
de indicadores en el evaluación de
Director Administrativo 12/08/2015
Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de
proveedores.
Calidad SGC-VAF v.03
Aplicación de la marca de conformidad de la
05 Coordinadora de Gestión 01/03/2016
certificación ICONTEC
Documental
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APROBACIÓN
En el Hacer:
Actividades: se elimina la Validación de ofertas

propuestas por las sedes (Aplica solo a
Bucaramanga)
Salidas: se modifica el nombre de Cuadro

Comparativo e ofertas por Evaluación de
propuestas
06 Gloria Stella Cajicá Arias 17/08/2016
Cliente: se elimina el nombre Comité Jefe de Compras
En las Entradas del Actuar y Salidas del Verificar,

se aclara el nombre del Informe
Se elimina de los Registros el Inventario, Lista de

Chequeo, se aclara el nombre Salida de almacén
por Descargue.
Actualización del encabezado, por inclusión en el Carmen Guerrero Gonzalez

07 Logo institucional de la mención “Vigilada Coordinadora de Calidad del 29/09/2016
Mineducación” SGC-VAF
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APROBACIÓN
Gloria Cajica Arias

Jefe de Compras
Elda Botello Rodríguez

Coordinadora Compras Campus
Se ajusta la estructura del documento a los Cúcuta
08 14/08/2017
lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y
a lineamientos institucionales María Trinidad Galvis Jiménez
Coordinadora Compras Campus
Valledupar
Gloria Liliana Osorio Avendaño

Asesora VAF
Se modifica la denominación del procedimiento

COP-PR-OO1-UDES Convocatoria y selección de
proveedores por Gestión de Proveedores, el Gloria Cajica Arias
09 07/11/17
Requisito de la norma ISO 9001:2008 por ISO Jefe de Compras
9001:2015.
Se elimina el formato COP-FT-002-UDES
Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento

10 Esperanza Rojas Rojas 29/07/2018
Control de Documentos y Registros v 10. Directora de Gestión Documental
Versión: 11
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APROBACIÓN
Se actualiza logo de ICONTEC en el encabezado,

según protocolo de Aplicación de la marca de
conformidad de la certificación ICONTEC v03
Se elimina del encabezado la fecha de

implementación del documento, según disposición
de la Alta dirección Consejo Superior.
Se incluye en responsables el Coordinador del

Campus Bucaramanga.
Gloria Cajica Arias
Jefe de Compras
En las entradas del Planear se elimina el término
solicitudes. Se incluye en Proveedores entes
11 31/07/2020
gubernamentales, las entradas, actividades,
salidas y clientes.
Directora de Gestión Documental
En las entradas del Hacer, Dirección administrativa
se incluye el término cotizaciones. En la salida de
Productos se incluye el término contratos. En la
entrada de Presupuesto se aclara que las
solicitudes son de información
En la entrada del Verificar se incluye Indicadores

alimentados y tablas de riesgos, en las actividades
la Verificación cumplimiento de indicadores, en
clientes se incluye Proveedores.
Versión: 11
COP-CP-001-UDES
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APROBACIÓN
Se actualiza y ajusta la normatividad legal e Gloria Cajica Arias

institucional aplicable al subproceso. Jefe de Compras
11 31/07/2020
Se actualiza y ajusta Documentos de Referencia.
Se incluye en los registros ticket mesa de ayuda

nota interna, comunicación externa

Cop-Cp-001-Udes Calidad

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Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o subproceso:

PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

DESARROLLO DEL PLAN DE Base de datos proveedores

Dirección Plan de compras de insumos Evaluación de propuestas

Unidades Académico Solicitud de pedido de Salida de almacén

Evaluación de proveedores Efectuar la reevaluación

Realizar la verificación del

mejora Jefatura de Compras

RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Decreto 1072 de 2015 – Decreto del sector del Trabajo

Normatividad institucional aplicable al subproceso

COP-PR-004-UDES Solicitud y entrega de pedidos de insumos de

Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

00 Versión de Prueba Gloria Stella Cajicá Arias 24/04/2014

Se realiza cambio en el encabezado de los

Gloria Liliana Osorio Avendaño

Gloria Stella Cajicá Arias

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

 Entradas: Presupuestos de dependencias,

 Salidas: Vo. Bo en remesa

Se incluye: Remisión descargues de almacén

Se incluye en cliente, orden de Compra,

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

Actividades: se elimina la Validación de ofertas

Salidas: se modifica el nombre de Cuadro

En las Entradas del Actuar y Salidas del Verificar,

Se elimina de los Registros el Inventario, Lista de

Actualización del encabezado, por inclusión en el Carmen Guerrero Gonzalez

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

Gloria Cajica Arias

Elda Botello Rodríguez

Gloria Liliana Osorio Avendaño

Se modifica la denominación del procedimiento

Se elimina el formato COP-FT-002-UDES

Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

Se actualiza logo de ICONTEC en el encabezado,

Se elimina del encabezado la fecha de

Se incluye en responsables el Coordinador del

En la entrada del Verificar se incluye Indicadores

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

Se actualiza y ajusta la normatividad legal e Gloria Cajica Arias

Se incluye en los registros ticket mesa de ayuda

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