PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DEL

PROGRAMA DE INSPECCIONES PLANEADAS,

TENIENDO EN CUENTA LOS PELIGROS DE
LA GTC45 EN LA “EMPRESA”.
PROPOSAL FOR THE DEVELOPMENT OF THE PLANNING
INSPECTIONS PROGRAM, TAKING INTO ACCOUNT THE
DANGERS OF THE GTC45 IN THE “FACTORY”.
Nombre del autor.

Ingeniería industrial.
Fundación Universitaria de Popayán “FUP”
Correoelectronicodelautor@.com
Resumen- En el siguiente artículo se realizó un análisis del condiciones inseguras al interior de esta al igual que los
estado en el cual se encontraba el programa de inspecciones posibles riesgos a los que están expuestos los trabajadores de
planeadas ejecutado en la “empresa” según la GTC45 y la la compañía , por lo tanto, es de vital importancia contar con
NTC4114 norma que rige las inspecciones planeadas, generando un programa de inspecciones adecuado que permita generar
de esta manera un diagnóstico inicial del programa,
encontrando que estaba desactualizado en un 78%. Por lo tanto,
acciones preventivas y correctivas y garantizar un ambiente
con el fin de dar solución al problema presentado, se laboral seguro a sus empleados. El objetivo del programa de
implementaron medidas y herramientas que ayudaran a tener inspecciones es el descubrimiento de condiciones o
una mejor visión de las causas y porque se encontraba en este actividades inseguras dentro de la empresa que pongan en
estado, obteniendo como resultado falencias importantes que riesgo la integridad de sus trabajadores y así tomar medidas al
ponen en peligro la empresa y la seguridad de los trabajadores. respecto, transmitiendo tranquilidad y seguridad a todas las
Es así, que para dar solución a las fallas encontradas se actualizó áreas de la organización.
el programa, obteniendo mejoras significativas como las
halladas tras actualizar el 12.5% de los formatos ayudando a
Inicialmente se realizó un diagnostico al programa de
optimizar recursos, procesos y la seguridad de todo el personal
en la “empresa”. inspecciones, detallando que el programa se encontraba
desactualizado con una versión del 2016, año en el que se
Palabras clave- Inspecciones, programa, industria, actualización, implementó, al igual que una evaluación en cuanto al
peligros, organización, riesgos, seguridad, optimización, cumplimiento de este para el año 2018-2 encontrando una
periodicidad. eficacia del 33% de cumplimiento del total de las
inspecciones programadas para este periodo, además se
Abstract- In the following article an analysis of the state in which encontró que no se estaba cumpliendo con algunas normas
the program of planned inspections carried out in the “factory” establecidas en el programa donde se definió que las
was carried out according to the GTC45 and the NTC4114
standard that governs the planned inspections was carried out,
inspecciones deberían de realizarse trimestralmente para
thus generating an initial diagnosis of the program, finding that ciertas áreas y no les estaban dando cumplimiento según lo
it was out of date by 78%. Therefore, in order to solve the establecido por el programa de inspecciones. Una vez
problem presented, measures and tools were implemented that aclarado lo anterior, se procedió a la actualización del
help to have a better view of the causes and because it is programa al igual que los formatos de inspección, con el fin
determined in this state, resulting in significant failures that will dar más seguridad a los empleados y que se cumpla con los
endanger the company and the worker safety. Thus, to solve the requisitos mínimos de inspección según la GTC45 y la
failures found, the program was updated, obtaining improved NTC4114, normas que rigen la parte de riesgos laborales y las
updates such as those found to update 12.5% of the aid formats
inspecciones planeadas dentro de una compañía. [1][2]Con la
to optimize resources, processes and the safety of all personnel in
the Liquor Industry from CaucaKey words- Inspections, actualización del programa ya finalizada, se procedió a la
program, industry, update, hazards, organization, risks, safety, implementación del mismo, donde según la periodicidad de
optimization, periodicity. las inspecciones en algunas áreas, se creó un nuevo
cronograma donde se establecieron las fechas en las cuales se
Keywords: Inspections, program, industry, update, hazards, deben realizar las inspecciones a cada área dentro de la
organization, risks, safety, optimization, periodicity. empresa para el año 2019-2 y el año 2020, con el fin de
I. INTRODUCCIÓN identificar puntos críticos que coloquen en riesgo la
integridad de las personas y así obtener mejoras que
Como parte del sistema de gestión de seguridad y salud en el garanticen la seguridad del personal en la “empresa”.
trabajo de la ”empresa”, es importante el contar con un
programa de inspecciones que permita identificar las
 II. OBJETIVOS
Objetivo General
Desarrollar el programa de inspecciones planeadas de la
“empresa” de acuerdo a las normas que rija cada parte del
programa de SG-SST.
Objetivos específicos
 Determinar la situación actual del programa de
inspecciones y su cumplimiento en la “empresa”.
 Establecer un plan de trabajo para la ejecución de las
actividades programadas según la matriz de riesgos y la
NTC 4114.
 Evaluar los resultados de la aplicación del programa y
mejoras obtenidas en la empresa.
III. DESARROLLO DEL ARTÍCULO
El contar con un programa de inspecciones dentro una
empresa es necesario para definir, identificar y prevenir
cualquier tipo de peligro que pueda poner en riesgo la
integridad del personal dentro de la compañía, es así que la
“empresa” busca proteger a su personal por medio del área de
seguridad y salud en el trabajo, quien junto al COPASST
(Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo), son los
encargados de velar por la seguridad y la salud de todos los
empleados.
Tras la implementación del programa de inspecciones en el
año 2016, no se han realizado actualizaciones del mismo, es
así que por petición del área de seguridad y salud en el
trabajo, se dio inicio con la actualización al programa de
inspecciones, teniendo en cuenta las normas actuales que
rigen el tema de salud ocupacional. Una vez realizado el
diagnóstico, se encontró que las inspecciones planeadas
requieren de una intervención inmediata, ya que las
inspecciones no se están realizando con una periodicidad
adecuada y actualmente existen normas que han cambiado su
reglamento.
IV. Metodología
Por medio de la observación y la revisión de las fuentes
primarias y secundarias que componen al programa de
inspecciones de la “empresa”, se logrará identificar las
principales falencias con las que cuenta el programa y así
tomar medidas al respecto.
Teniendo en cuenta las normas que rigen la parte de
seguridad y salud en el trabajo como la NTC 4114 que habla
sobre la realización de inspecciones planeadas, se actualizará
el programa de inspecciones y los formatos que hacen parte
del proceso de inspección dentro de la compañía.
Una vez hecha la actualización del programa de inspecciones
y los formatos que lo requirieron , se aplicó el programa
actualizado a la empresa, con el fin de evaluar su eficiencia
mediante la recolección de datos cuantitativos que
permitieron obtener unos resultados reales, generando
impactos positivos a la compañía mediante mejoras en las
partes que se necesitaban.
V. Fase I: Determinar la situación actual del programa de
inspecciones y su cumplimiento en la “empresa”.
El contar con un programa de inspecciones dentro de una
empresa es muy importante, ya que ayuda a los encargados
del área de seguridad y salud en el trabajo a tener un mejor
control sobre las posibles fallas y riesgos que se pueden
generar, poniendo en riesgo la integridad de sus trabajadores.
Es así que se decidió revisar el programa de inspecciones y
confirmar que cumpliera con las condiciones adecuadas para
planear y ejecutar inspecciones dentro de la empresa.
De esta manera y con el fin de evaluar el estado actual del
programa de inspecciones en la “empresa”, se decidió
Implementar una revisión profunda a este, encontrando que
está desactualizado en un 78%, dato que se halló evaluando la
cantidad de ítems a actualizar sobre, la cantidad de ítems que
hacen parte del programa, multiplicado por 100%, Ver Tabla
I.
TABLA I: PORCENTAJE A ACTUALIZAR EN EL PROGRAMA DE
INSPECCIONES
Ítems totales del programa Ítems a actualizar
41 32
Porcentaje a actualizar
78%
Fuente: Elaboración propia
Por lo tanto y teniendo en cuenta la NTC 4114, norma que
rige las inspecciones planeadas y la GTC 45 que trata sobre
los riesgos laborales, se decidió realizar un diagrama Causa-
efecto, con el fin de determinar las principales causas del
porqué, este se encuentra desactualizado como se muestra en
la Fig I.
Fig I: DIAGRAMA CAUSA-EFECTO DEL PROGRAMA DE
INSPECCIONES
Fuente: elaboración propia
Con la realización del diagrama de Ishikawa, se lograron
encontrar diversas fallas del porque este se encuentra
desactualizado, afectando directamente la empresa en general
al igual que la seguridad de los trabajadores, ya que no se
están realizando inspecciones según su periodicidad, un
ejemplo de ello son los extintores, los cuales tenían una
periodicidad de seguimiento trimestral y actualmente la
norma (NTC 2885) indica que se deben evaluar mensual. A
continuación, en la TABLA II, se mostrará la periodicidad
con las cuales se debieron realizar las inspecciones para el Inspección de uso y
                1 1
año 2018-2 en la “empresa”, cabe aclarar que los siguientes estado de EPP
datos se encuentran desactualizados. [3] Inspección de orden y
        1          
aseo
TABLA II: PERIODICIDAD FORMATOS DE INSPECCION SIN Inspección diaria de
        1 1        
ACTUALIZAR vehículos
TIPO DE PERIODICIDAD Inspección mensual de
RESPONSABLE                    
INSPECCION ANTIGUA vehículos
Inspección equipos Inspección almacén y
Semestral Brigadistas         1          
de emergencia bodegas
Inspección de Inspección equipos         1          
Semestral Brigadistas Inspección lista de
extintores                    
Inspección general chequeo dotación
Semestral SST Y COPASST Inspección equipo
de áreas                    
trabajo en alturas
Inspección de uso y
Semestral SST Y COPASST Inspección compresores                 1  
estado de EPP
Inspección oxicorte             1      
Inspección de
Semestral SST Y COPASST Inspección general de
orden y aseo                    
áreas
Inspección diaria División
Diaria Inspección
de vehículos administrativa             1      
herramientas
Inspección mensual División Ejecutadas   0   0   2   0   1
Mensual
de vehículos administrativa Planeadas 0   0   5   2   2  
Inspección almacén   Trimestre 3 Trimestre 4
Mensual SST Y COPAST
y bodegas
  0% 33%
Inspección equipos
Semestral SST Y COPASST   % Cumplimiento % Cumplimiento
y herramientas
Fuente: Crograma de inspecciones 2018-2 - “EMPRESA”
Inspección lista de
Anual SST Y COPASST
chequeo dotación
Como se puede observar en la Tabla III, de inspecciones
Inspección equipo
para trabajo en
Pre-operacional y
SST Y COPAST
programadas, tan solo se ejecutaron tres (3) de las nueve (9)
anual planeadas, arrojando un porcentaje de cumplimiento de un
alturas
Inspección 33%, algo que sin duda afecta al sistema de seguridad y salud
Semestral SST Y COPASST en el trabajo de la “EMPRESA”, puesto que no se están
compresores
evaluando todas las áreas, ni los procesos en la empresa como
Inspección oxicorte Semestral SST Y COPASST
se debe, generando una falta de control a los posibles riesgos
Fuente: Elaboración propia
que se pueden presentar, afectando la integridad de los
trabajadores.
De igual manera fue posible determinar que el programa de
inspecciones estaba siendo mal ejecutado, dado que no se A continuación, en el Graf. I, se muestran los porcentajes de
estaban planeando el total de las inspecciones que deberían ejecución, planeación y cumplimiento del programa en el año
ser para el año 2018-2 y las pocas inspecciones planeadas, no 2018-2.
estaban ejecutadas en su totalidad.
Graf. I – PORCENTAJE TOTAL DE INSPECCIONES 2018-2
Tras la revisión del programa de inspecciones, se profundizó
en este, con el fin de encontrar la cantidad de inspecciones Porcentaje inspecciones 2018-2
que no fueron ejecutadas ni planeadas según la periodicidad 30
que indicaba el programa de inspecciones en la Tabla II. 20 27
10 9 3
0
Demarcando de esta manera:
 Con color rojo las inspecciones que no fueron planeadas
 Color amarillo las planeadas
 Color verde las inspecciones ejecutadas,

Encontrando al final un cumplimiento de tan solo el 33% de

las inspecciones planeadas que corresponde a nueve de ellas.

TABLA III: INSPECCIONES NO PLANEADAS, PLANEADAS Y

EJECUTADAS 2018-2 Fuente: Cronograma de inspecciones 2018-2 “EMPRESA” (Tabla III)
CRONOGRAMA 2018-2 Se puede detallar en el anterior gráfico, como del 100% de las
NO inspecciones que debieron ser planeadas (27), solo se
AGO SEP OCT DIC
Actividades V programaron nueve (9) representando un 33,3% del total,
P E P E P E P E P E evidenciando así que tan solo 3 de las 9 inspecciones
programadas fueron ejecutadas.
Inspección Botiquín                    
Inspección extintores                     Es así, que con el fin de realizar un primer diagnóstico a la
Inspección Camillas         1 1         empresa en general, se realizó una primera inspección a todas
las áreas de la “empresa”, encontrado diversas fallas
estructurales que generan diferentes tipos de peligros. Por lo
tanto, con el fin de dar con la principal causa de este
problema, se decidió aplicar la herramienta de los 5 porque y
así hallar la causa raíz como se muestra a continuación.

Problema
La “empresa” presenta fallas estructurales, al igual que
riesgos físicos, biomecánicos, de seguridad y Biológicos,
afectando el rendimiento y la seguridad de los empleados.

5 ¿Porque?

1. ¿Porque?
Porque no se está llevando a cabo un control del estado y
falencias que presenta la “EMPRESA”.
2. ¿Por qué?
Porque no se están presentando informes ni ejecutando
las inspecciones correctamente en la empresa. Fuente: “empresa”
3. ¿Por qué?
Porque no se establece un cronograma fijo para la Al evidenciar lo anterior, se hace necesario implementar un
ejecución de las inspecciones planeadas. plan que permita garantizar la programación de 100% de las
4. ¿Por qué? inspecciones y la ejecución de al menos el 90% las mismas
Porque el programa de inspecciones se encuentra para el periodo 2019-2.
desactualizado. VI. Fase II: Establecer un plan de trabajo para la ejecución
5. ¿Por qué? de las actividades programadas según la matriz de riesgos y
Porque no se contaba con un profesional de apoyo en el la NTC 4114.
SG-SST que apoyara los procesos en el área de salud
ocupacional y actualizara el programa de inspecciones. Tras la profundización en los problemas encontrados al
programa de inspecciones, se determinó que se debía generar
Por lo tanto, tras aplicar la herramienta de los 5 porque se un cronograma para la correcta ejecución de este, al mismo
encontró que los problemas hallados en la empresa, se deben tiempo que actualizar los formatos de inspecciones que se
a que la “empresa” no contaba con un profesional de apoyo estaban aplicando, pues los formatos, al igual que el programa
en el área de salud ocupacional, algo muy importante para el estaban en mal estado. Es así, que junto a los encargados del
desarrollo y control de problemas en una empresa. área de seguridad y salud en el trabajo, se actualizó el
Igualmente, cabe destacar que a pesar de realizarse la programa de inspecciones al igual que los formatos,
identificación de estos, para poder realizar mejoras en la definiendo de esta manera una nueva periodicidad para la
empresa, se deben aprobar proyectos grandes que requieren ejecución de las inspecciones planeadas en el programa. [5] A
de muchos recursos y deben ser evaluados por todos los continuación, en la TABLA IV, se mostrará la periodicidad
directivos, tomando tiempo en cuanto a su aprobación y antigua y nueva tras la actualización del programa.
ejecución. Siendo esto, algo que no depende directamente del
pasante pero que gracias al futuro desarrollo del programa de
inspecciones, se podrá informar y dar control a problemas que
pongan en riesgo la seguridad de los trabajadores como los
mostrados a continuación tras una primera inspección general
a toda la empresa.
HALLAZGOS ESTRUCTURALES ““EMPRESA”” 2019-2

TABLA IV: PERIODICIDAD NUEVA Y ANTIGUA DE LAS

INSPECCIONES PLANEADAS 2019-2
 TIPO DE PERIODICIDAD RESPONSABL 14 12.5%
INSPECCION ANTIGUA NUEVA E Fuente: Elaboración propia
Inspección de
Semestral Mensual Brigadistas Una vez definida la periodicidad con el programa y formatos
extintores
Inspección actualizados, se estableció para el año 2019-2, un nuevo
División
mensual de Mensual Mensual cronograma y plan de trabajo que permita ejecutar el 90% del
administrativa
vehículos total de inspecciones planeadas. A continuación, en la
Inspección TABLA VI, se mostrará el cronograma establecido, ya con el
División
mensual Mensual Mensual programa actualizado.
administrativa
motocicletas
Botiquín Semestral Trimestral Brigadistas TABLA VI: CRONOGRAMA INSPECCIONES PLANEADAS 2019-2
CRONOGRAMA 2019-2
Camillas Semestral Trimestral Brigadistas AGO SEP OCT NOV DIC
Actividades
Inspección SST Y
Semestral Trimestral P E P E P E P E P E
equipos COPASST
Inspección SST Y Inspección extintores 1 1 1   1  1 1 1  1  1   
Semestral Trimestral
Herramientas COPASST
Inspección mensual de
Inspección de SST Y 1 0 1 1 1 1 1 1 1
Semestral Semestral vehículos
orden y aseo COPASST
Inspección mensual
Inspección SST Y 1 0 1 1 1 1 1 1 1
Semestral Trimestral motocicletas
general de áreas COPASST
Inspección equipos de
Inspección 1 1 1
SST Y emergencia
señalización y Semestral Semestral
COPASST Inspección equipos y
demarcación 1 1 1
herramientas
Inspección
Inspección de orden y
almacén y Mensual Trimestral SST Y COPAST 1 1
aseo
bodegas
Inspección general de
Inspección de 1 1 1
SST Y áreas
uso y estado de Semestral Trimestral
COPASST Inspección señalización
EPP 1 1
y demarcación
Inspección SST Y
Semestral Semestral Inspección almacén y
compresores COPASST 1 1 1
bodegas
Inspección SST Y
Semestral Semestral Inspección uso y estado
oxicorte COPASST 1 1 1
de EPP
Inspección lista Pre
SST Y Inspección compresores 1
de chequeo Anual operacion
COPASST
dotación al y anual Inspección oxicorte 1 1
Inspección SST Y Inspección lista de
Mensual Trimestral 1
instalaciones COPASST chequeo dotación
Fuente: Elaboración propia
Inspección instalaciones 1 1 1
Igualmente, se realizó una actualización al programa en Ejecutadas   3   9   4 3  0   0
general, actualizando el nuevo logo de la “empresa”, Planeadas 5   9   4   6   8  
cambiando la presentación como se muestra en los Anexos 1   Trimestre 3 Trimestre 4
y 2, se agregaron también definiciones nuevas y se quitaron   86% 32%
otras que no hacían parte del programa, se actualizaron las %
%cumplimiento
  Cumplimiento
normas vigentes que están ligadas al programa de
Fuente: Elaboración propia
inspecciones como la NTC 2885, norma que rige la parte de
los extintores, cambiando de esta forma su periodicidad de Para calcular el porcentaje de cumplimiento de las
tres (3) meses a cada mes como se mostró en la TABLA IV. inspecciones programadas, se realiza la suma del total de cada
[6] actividad por trimestre, dividiendo de esta manera las
inspecciones ejecutadas sobre planeadas y multiplicándolas
Cabe destacar, que también se combinaron cuatro (4) por 100%, a continuación en la figura II se dará a conocer la
formatos con el fin de reducir la cantidad de formatos con los acción realizada y la fórmula aplicada para calcular el
que cuenta la empresa, obteniendo una reducción del 12.5% porcentaje de cumplimiento por trimestre.
(2) en la cantidad total, como se muestra en la TABLA V.
Fig. II: FORMULA PROCENTAJE DE CUMPLIMIENTO.
TABLA V: FORMATOS COMBINADOS
FORMATOS COMBINADOS NUEVOS FORMATOS
Inspección botiquín
Inspección equipos de emergencia
Inspección camillas
Inspección equipos
Inspección equipos y herramientas
Inspección Herramientas
Fuente: Elaboración propia
Total formatos programa Total formatos nuevos
16 2
Total formatos programa Es importante aclarar, que a la plantilla Excel, donde se
Porcentaje Optimizado
actualizados encuentra el cronograma de inspecciones, también se le
realizaron ajustes. Como se pudo observar en la TABLA III
de inspecciones no planeadas, planeadas y ejecutadas para el
año 2018-2, esta tabla se encontraba desordenada, con ítems
desactualizados y la programación de actividades se realizaba
manual, dependiendo de la periodicidad de cada actividad. Es
así, que al contar con un programa de inspecciones ya
actualizado, la plantilla de Excel fue modificada, para
empezar, las inspecciones se organizaron en el cronograma
según su periodicidad, generando visualmente más orden,
también se le agregaron las actividades combinadas que se Fuente: Elaboración propia
muestran en la TABLA V, igualmente se dieron de baja
Las inspecciones ejecutadas fueron condicionadas de tres (3)
algunos ítems del programa y se agregaron nuevas
formas, primero, aquellas actividades que se cumplieron, se
actividades como se muestra en la TABLA VII.
les agrega el número uno (1), colocándose automáticamente
TABLA VII: ITEMS ELIMINADOS Y AGREGADOS AL PROGRAMA
de color verde, las inspecciones que no fueron ejecutadas, se
DE INSPECCIONES les agrega un cero (0), colocándose de color rojo, facilitando
FORMATOS de esta manera la forma de observar si la programación se
FORMATOS AGREGADOS
ELIMINADOS está realizando de una manera adecuada.
Inspección diaria de vehiculas Inspección a instalaciones
Inspección mensual de Una vez establecidos los formatos condicionales para las
motocicletas inspecciones planeadas, ejecutadas y no ejecutadas, se
Inspección señalización y procedió a automatizar por completo el cronograma de
demarcación inspecciones, definiendo así, todas las inspecciones según su
Fuente: Elaboración propia
periodicidad como da a conocer en la Fig. V.
Por otra parte, los resultados de las actividades planeadas y Fig. V: FORMULA CALCULO DE INSPECCIONES SEGÚN SU
ejecutadas en la plantilla de Excel, se calculan ahora de forma PERIODICIDAD AÑO 2020
semiautomática, pues al ingresar los datos según su condición
estas cambian de color, mostrando las inspecciones que se
planearon de color amarillo, ejecutadas de color verde y no
ejecutadas de color rojo, todo esto al ingresar el numero
condicional para cada celda como se mostró en la TABLA
VI. A continuación en la Fig. III y Fig. IV, se darán a conocer
la formulas aplicadas en la platilla de Excel para la
programación de las actividades.

Fig. III: FORMULA CONDICION PARA INSPECCIONES PLANEADAS

Fuente: Elaboración propia

Fuente: Elaboración propia

Las inspecciones planeadas en el cronograma, fueron
condicionadas con el número 1 y color amarillo, es así, que al
momento de ingresar el número uno (1) en la planeación de la
actividad, esta se pondrá de color amarillo automáticamente
sin necesidad de hacerlo manual. Si se agrega un número
diferente al mencionado, este no se pondrá amarillo,
indicando que existe un error y que debe corregirse.
Fig. IV: FORMULA CONDICION PARA INSPECCIONES
EJECUTADAS.
Para la automatización del cronograma, primero se debió
calcular las inspecciones según su periodicidad. Es así que en
un cuadro aparte se debieron calcular ciertas variables como
la última inspección realizada en el periodo 2019-2, dato que
se calculó de forma manual. Una vez establecida la última
inspección, se calcularon cada cuantos días se deben realizar
las inspecciones, dividiendo así 365 entre la periodicidad, en
el caso de mensuales, se colocó 12, ya que son el total de
inspecciones que se realizan en el año. En todos los meses de
la última inspección realizada se colocó el día 19, tomando de
esta manera el mes completo a mitad de cada mes sin que las
variables cambien, ya que en los calendarios hay meses con
más o menos de 30 días y así las inspecciones puedan
ejecutarse con normalidad. Por último, al definir todo lo
anterior, para calcular el mes en el cual se va a realizar la
próxima inspección, se le sumó a la última inspección, la
cantidad de días que se hallaron tras dividir los días del año
en la periodicidad como se muestra en la Fig. VI.
Fig. VI: CALCULO SIGUIENTE INSPECCION Fig. VIII: PROCESO PARA LA REALIZACION DE INSPECCIONES EN
LA “EMPRESA”.

Proceso de inspección

Preparación

Inspeccionar
Proveerse de
elementos necesarios

Fuente: Elaboración propia Analizar la información y

priorizar los problemas
Al haber determinado las periodicidades para todas las
inspecciones planeadas del año 2020, lo siguiente a hacer, fue
formular en el cronograma, las inspecciones planeadas, según Definir las acciones correctivas,
lo establecido tal y como se muestra en la siguiente Fig. VII y preventivas y oportunidades de
mejora en un informe
así, en caso de cambiar alguna periodicidad, el cronograma se
ajuste automáticamente sin necesidad de hacerlo manual.

Fig. VII: FORMULA AUTOMATIZACION DEL CRONOGRAMA Hacer seguimiento a la

ejecución de las acciones

NO
¿Se
mejoró?

SI

FIN
Fuente: Elaboración propia

A continuación se detallará el paso a paso para la realización

de las inspecciones planeadas en la “empresa” según el
diagrama de flujo mostrado en la Figura VIII.

Fuente: Elaboración propia
Con todas las variables ya establecidas, se formuló, de tal
manera que busque en el cuadro de la Figura VI, la variable a
calcular, condicionando los meses hallados y así este genere
el número uno (1), valor que se dio para las inspecciones
planeadas.
Ya con el cronograma definido para la ejecución de las
inspecciones, se estableció una metodología para llevar a
cabo su ejecución dentro la empresa, esta metodología fue
integrada en el programa actualizado, definiendo el paso a
paso para la realización de las inspecciones, con el fin de
optimizar los procesos y determinar las actividades que se
deben hacer desde su planeación, hasta el seguimiento de las
acciones correctivas como se muestra en el diagrama de flujo
de la figura VIII.
Proceso de inspección
El efectuar una inspección no es simplemente hacer una visita
de revisión de condiciones especiales a un área determinada.
Este proceso requiere ser administrado eficientemente para
lograr los resultados esperados, implicando las siguientes
etapas: [7] [8]
Preparación
a) Definir cronograma y plan de trabajo específico.
b) Contactar con los encargados de las áreas a inspeccionar,
con el fin de buscar su cooperación y que se permita el
programar la ejecución de las actividades, al mismo
tiempo, estos también podrán colaborar con sugerencias
o correcciones a las situaciones que se ameriten.
c) Preparar formatos de inspección.
d) Establecer un orden al recorrido que se realizará, para
evitar confusiones y tener la certeza de hacer un barrido
sistemático y completo a toda la empresa.
Proveerse de elementos necesarios
Antes de la realización de la inspección, el inspector deberá
proveerse de elementos como: ropa, elementos de protección
personal apropiados al área, papelería para tomar apuntes,
instrumentos de medición apropiados, linterna, cámara
fotográfica y demás elementos que sea necesarios para la
ejecución del programa en el área a inspeccionar.
Inspeccionar
a) Aplicar la lista de chequeo definida con anterioridad al
proceso de inspección.
b) Escribir observaciones al aspecto evaluado para aclarar el
factor de riesgo o, resaltar lo positivo cuando encuentre
algo satisfactorio y la situación así lo amerite.
c) En algunas ocasiones será recomendable el uso de
cámaras fotográficas o de vídeo, para hacer registros
visuales de condiciones particularmente llamativas. Lo
que permitirá usar las imágenes no sólo como material de
apoyo a la inspección, sino como recurso de evidencia en
los informes que se generen después de la ejecución de
las actividades.
d) Cuando descubra cualquier peligro inminente, tome
decisiones de inmediato.
Analizar la información y priorizar los problemas
a) Se valorará cuantitativa o cualitativamente los riesgos
encontrados y así determinar las prioridades.
b) Elaborar los informes, para ponerlos en conocimiento de
las personas y dependencias interesadas.
c) Definir el tipo de situaciones que ameriten ser analizadas
con el equipo de trabajo del área, mediante metodologías
participativas de solución de problemas
Definir las acciones correctivas, preventivas y
oportunidades de mejora
Elaborar de un plan de acción en el que participen las áreas
implicadas, asignando responsabilidades concretas, fechas de
cumplimiento y presupuestos disponibles para acometer la
solución a los problemas o manejo de las situaciones
encontradas.
Hacer seguimiento a la ejecución de las acciones
a) Se realizará seguimiento y evaluación sobre la eficacia de
las medidas de control implementadas y de los
indicadores de gestión definidos.
b) Se llevará el registro actualizado con la información del
proceso.
Un diagrama de flujo muestra y da a conocer los pasos que
deben realizarse en un proceso o actividad, permitiendo
identificar errores de una forma fácil y sencilla, por tanto, es
necesario que las personas encargadas del área de SG-SST
adopten el diagrama de flujo mostrado en la Figura VIII, ya
que este da a conocer los pasos y la forma en cómo se deben
realizar las inspecciones planeadas desde su preparación hasta
finalizar la actividad. Es así, que el proceso de inspección
será estandarizado como se estableció en la figura VIII, ya
que el área de seguridad y salud en el trabajo podrá seguir
ejecutándolo en la empresa, optimizando de esta manera los
procedimientos y aumentando la eficiencia en la ejecución de
las actividades que hacen parte del programa de inspecciones.
[9]
La ejecución de las inspecciones planeadas y de periodicidad
determinada, se realizarán de acuerdo al éxito del programa,
con el fin de radicar una cultura de inspección permanente, en
el cual todos los miembros de la “empresa” se comprometan
en gestionar de una forma integral a sus rutinas de trabajo el
programa y así fomentar una cultura de seguridad, haciendo
que las personas se familiaricen con el programa, evitando
posibles riesgos que afecten la integridad de los trabajadores,
ya que muchas veces estas suelen ignorar o subvalorar los
peligros adyacentes a sus labores, ocasionando tragedias que
pueden evitarse.
Para la realización de estas inspecciones, los inspectores serán
capacitados para que estos tengan el conocimiento necesario
en seguridad y salud en el trabajo y así puedan ejecutar su
labor con éxito, también es probable que ante algunos riesgos
los inspectores se vean tentados a asumir en forma inmediata
las acciones de corrección y control; sin embargo, es
recomendable no hacer esto en todos los casos, sin antes
consultar a los que verdaderamente saben cómo manejar cada
situación con juicio y criterios acertados. [10]
VII.Fase III: Evaluar los resultados de la aplicación del
programa y mejoras obtenidas en la empresa.
Al realizar el diagnóstico y detectar las falencias con las
cuales contaba la empresa y el programa de inspecciones, se
actualizó con el fin de dar solución a las deficiencias que
presentaba el programa y la “empresa”, obteniendo como
resultado diferentes mejoras y beneficios.
Con la actualización del programa de inspecciones y la
aplicación del mismo en la “empresa”, se logró aumentar la
eficiencia en cuanto a la ejecución de las inspecciones
planeadas para el segundo periodo del año 2019 como se
muestra en el grafico II.
GRAFICO II: PORCENTAJE CUNPLIMIENTO INSPECCIONES
PLANEADAS 2019-2
Porcentaje cumplimiento inspecciones planeadas 2019-2
30
33
15 18 16
0
Fuente: Elaboración propia
Una vez actualizado el programa de inspecciones, junto a los
formatos de inspección, se logró aumentar la eficacia en la
ejecución de todas las actividades programadas, ya que los
formatos fueron igualmente optimizados, estableciendo un
cronograma ordenado según su periodicidad, en el cual la
carga de trabajo se organizó de una manera equitativa y así
no tener dificultades con el fin de cumplir con las tareas inspección o las normas internas de la empresa que se evalúan
establecidas dentro del programa de inspecciones. según su necesidad, como se muestra en la Tabla IX, dejando
de esta manera a la compañía 16 formatos actualizados, de los
Es muy importante aclarar, que con la actualización del cuales se combinaron 4, obteniendo una reducción del 12.5%
programa de inspecciones en la “empresa”, la identificación y en la cantidad existente para un total de 14 formatos,
evaluación de los riesgos es más óptima, ya que la cantidad optimizando así recursos, tiempo y cobertura, evaluando de
de inspecciones planeadas para el segundo periodo del año una forma más segura, las diferentes áreas que componen la
2019 es de 41, a comparación del año 2018-2 en el cual solo “empresa” como se mostró en la tabla V.
se planearon 9 de las 27 que debieron programarse (ver
Gráfico I), aumentando la planeación de las inspecciones en TABLA IX: FORMATOS ACTUALIZADOS SEGÚN SU NORMA
VIGENTE.
un 355% y de las ejecutadas en un 88.8% como se muestra en
TIPO DE PERIODICIDAD
la Tabla VIII, cubriendo así más áreas en la empresa, NORMA
INSPECCION ANTIGUA NUEVA
identificando de una forma más concreta las problemáticas y Inspección de
riesgos que se presentan en la compañía. Semestral Mensual NTC 2885
extintores
Inspección
TABLA VIII: PORCENTAJES COMPARATIVOS 2019-2 Y 2018-2 mensual de Mensual Mensual NTC 4114
Planeación 2019-2 Planeación 2018-2 vehículos
41 9 Inspección
Porcentaje planeado 2019-2 en comparación al 2018-2 mensual Mensual Mensual NTC 4114
355% motocicletas
Ejecutadas actualmente 2019-2 Ejecutadas 2018-2 Inspección NORMAS
18 3 equipos de Semestral Trimestral INTERNAS
Porcentaje cumplimiento Porcentaje cumplimiento emergencia “EMPRESA”
88.8% 33.3% Inspección NORMAS
Fuente: Elaboración propia
equipos y Semestral Trimestral INTERNAS
herramientas “EMPRESA”
Una vez ejecutada la primera parte de las inspecciones, se NTC 4114
logró observar el estado en el que se encuentran las áreas de Inspección de NORMAS
la empresa, detectando fallas estructurales, de seguridad, Semestral Semestral
orden y aseo INTERNAS
peligros locativos, fiscos y biomecánicos, que generan “EMPRESA”
inseguridad, riesgos de accidentes e incluso enfermedades NORMAS
Inspección
que pueden afectar el rendimiento de los trabajadores. Es así, general de áreas
Semestral Trimestral INTERNAS
que mediante la metodología propuesta en el punto 7 del “EMPRESA”
programa de inspecciones (ver anexo I) se realizaran informes NTC 1461 Y
Inspección
de cada inspección, informado a los directivos y jefes de áreas NORMAS
señalización y Semestral Semestral
INTERNAS
el estado actual de cada área, con el fin de generar conciencia demarcación
“EMPRESA”
y estos tomen medidas correctivas según las sugerencias y
riesgos que se muestren en los informes.
NTC 4114
Inspección
NORMAS
Con la actualización e implementación del programa de almacén y Mensual Trimestral
INTERNAS
inspecciones se lograron obtener diferentes beneficios y bodegas
“EMPRESA”
mejoras para la empresa a parte de las mencionadas Inspección de
anteriormente. A continuación se darán a conocer todas las uso y estado de Semestral Trimestral NTC 4114
mejoras obtenidas con la actualización y ejecución del EPP
programa de inspecciones. NTC 4114
Inspección NORMAS
Semestral Semestral
Primero que todo, como ya se habló anteriormente, a la compresores INTERNAS
“EMPRESA”
empresa se le deja un programa de inspecciones actualizado,
NTC 4114
permitiendo evaluar de una forma más concreta y segura Inspección NORMAS
todas las áreas y vehículos que pertenecen a la “empresa”, ya Semestral Semestral
oxicorte INTERNAS
que se realizaron cambios importantes como el presentado en “EMPRESA”
Anexo I, que permite de una forma clara, establecer los pasos Inspección lista Pre
a seguir para la correcta ejecución de las inspecciones de chequeo Anual operacional NTC 4114
planeadas en la compañía, haciendo seguimiento a las dotación y anual
acciones correctivas que se planteen en los informes que se NTC 4114
entregan una vez realizadas las inspecciones. Inspección NORMAS
Mensual Trimestral
instalaciones INTERNAS
“EMPRESA”
Cabe destacar que también se actualizaron todos los formatos Fuente: Elaboración propia
de inspección con la actualización del programa, ya que estos
formatos contaban con ítems innecesarios que disminuían el La actualización de los ítems y periodicidades en los formatos
rendimiento de los inspectores al momento de ejecutar las de inspecciones de la “empresa”, permite evaluar de una
inspecciones en la empresa. Estos formatos fueron forma más clara las diferentes áreas, cubriendo sectores o
actualizados según las normas vigentes que rigen cada tipo de partes específicas de la empresa, que pueden generar un
riesgo a las personas presentes en esa área, actualizando de
esta manera el 62.5% del total de las periodicidades
establecidas en las inspecciones anteriores como se muestra
en la Tabla X.
TABLA X: PORCENTAJE PERIODICIDAD ACTUALIZADO.
Periodicidades Periodicidades
Total formatos
antiguas actualizadas
16 16 10
Porcentaje actualización de periodicidades
62.5%
Fuente: Elaboración propia
La actualización de periodicidades es importante para la
empresa, ya que se evalúan las áreas según su necesidad y
posibles riesgos a los que pueden estar expuestos los
empleados de la “empresa”, generando de esta manera un
nuevo cronograma donde se identifiquen claramente las
inspecciones a realizar, gestionando de una manera óptima las
tareas, con el fin de no generar una sobre carga en la persona
encargada de la ejecución de las actividades como se mostró
en la Tabla VI de inspecciones planeadas para el año 2019-2.
Una vez actualizados los formatos, periodicidades y
cronograma, se procedió a automatizar el cronograma de
inspecciones, dejando a la empresa un formato condicional,
en el cual según la condición establecida para las
inspecciones planeadas, ejecutadas y no ejecutadas, este
cambie de color al ingresar el número correspondiente como
se dio a conocer en la explicación de las Figuras II y III,
donde para las inspecciones planeadas se estableció el
número uno (1) con el color amarillo, inspecciones ejecutadas
el número uno (1) pero con el color verde y las no ejecutadas
el cero (0) con color rojo, optimizando de esta manera los
procesos de llenado del cronograma de inspecciones.
Con la automatización del cronograma, las inspecciones se
calcularan de forma automática para el año 2020, tal y como
se mostró en las figuras V, VI y VII. Calculando de forma
acertada su fecha de inspección, según la periodicidad
establecida para cada ítem dentro del cronograma.
VIII. CONCLUSIONES
 Mediante el diagnostico aplicado al programa de
inspecciones, se logró identificar que este se encontraba
desactualizado en un 78%. Porcentaje que se halló tras
calcular los ítems totales del programa con la cantidad de
ítems a actualizar como se mostró en la tabla I.
 Tras profundizar en el programa de inspecciones, se
encontró que del total de inspecciones que debieron ser
planeadas para el año 2018-2 (27), solo se planearon el
33.3% (9) de su total, ejecutando al final tan solo el 33%
(3) en el segundo periodo del año 2018.
 Al actualizar los formatos de inspecciones planeadas
aplicados en la “empresa”, se encontró que se obtuvo una
optimización del 12.5% en la cantidad total de formatos
existentes, reduciendo así, el consumo de recursos
ambientales y económicos.
 Para el segundo periodo del año 2018 tan solo se
planearon 9 inspecciones, mientras que para el 2019-2 se
planearon 41, obteniendo un crecimiento del 355% en
cuanto a planeación.
 Para el primer trimestre del 2019-2 ya se tiene un
porcentaje de cumplimiento del 88.8% (16), permitiendo
cubrir y gestionar de una manera más completa, la
seguridad en la “empresa”.
 Con la actualización del programa de inspecciones, se
lograron actualizar todos los formatos y sus
periodicidades, obteniendo como resultado final un total
de 10 periodicidades actualizadas de 16, para un 62.5%
de actualización, permitiendo evaluar según la normal
para cada formato, todas las áreas de una mejor manera,
cumpliendo así con lo reglamentado por el estado.
RECOMENDACIONES
Se recomienda al área de salud ocupacional, la realización de
capacitaciones y sensibilizaciones en cuanto al uso adecuado
de los Elementos de Protección personal, ya que se evidenció,
que los trabajadores no están usando muchas veces sus
elementos de una forma adecuada, generando riesgos a su
salud.
Se recomienda al COPASST, la programación de más
simulacros de evacuación o accidentes, con el fin de entrenar
al personal de la brigada de emergencias y estar preparados
para cualquier eventualidad.
REFERENCIAS
[1] NTC4114, «SEGURIDAD INDUSTRIAL.
REALIZACION DE INSPECCIONES PLANEADAS,»
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC) , Bogota D.C, 1997.
[2] GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS
PELIGROS Y LA VALORACIÓN DE LOS RIESGOS
EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, Guía
Técnica Colombiana GTC 45, Icontec, Bogotá D.c.
15,Dic,2010.
[3] NTC2885, «EXTINTORES PORTATILES CONTRA
INCENDIOS,» Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC) , Bogota D.C, 2009.
[4] ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA GENERAL DE RIESGOS
PROFESIONALES. DECRETO 1295 DE
1994.ARTICULO 91, BOGOTA D.C, 22-JUNIO-1994.
[5] M. de Trabajo, «Decreto 1072 de 2015,» Articulo
2.2.4.6.25 del Titulo 6, pp. 103-104, 26 Mayo 2015
[6] NTC2885. Norma Tecnica Colombiana, «Extintores
Portatiles Contra Incendios,» Capitulo 7-8, pp. 23-41, 12
Diciembre 2009.
[7] ARL POSITIVA, «Positiva Educa,» [En línea]. Available:
https://positivaeduca.positiva.gov.co › web › PROGRAMA
INSPECCIONES
[Último acceso: 28 Octubre 2019]
[8] GAMAC COLOMBIA S.A.S., «Repositorio
Institucional,» [En línea]. Available:
https://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/4691/A
X14Procedimiento%20de%20inspeccion%20de
%20seguridad.pdf?sequence=10&isAllowed=y. [Último
acceso: 28 Septiembre 2019
[9] J. Pacheco, «Web y Empresas,» 19 Marzo 2019. [En
línea]. Available: https://www.webyempresas.com/diagrama-
de-flujo/. [Último acceso: 6 Octubre 2019]
[10] ARL POSITIVA, «Positiva Educa,» [En línea].
Available:
https://positivaeduca.positiva.gov.co/posipedia/public/files/ar
chivos_descargas_categorias/GU%C3%8DA%20METODOL
%C3%93GICA%20PARA%20LA%20ELABORACI
%C3%93N%20E%20IMPLEMENTACI%C3%93N%20DE
%20PTS%20.pdf. [Último acceso: 6 Octubre 2019].
 ANEXOS
Anexo I

7. REALIZACIÓN DE INSPECCIONES

La realización de las inspecciones planeadas y de periodicidad determinada, se realizará de acuerdo al éxito del programa con
el fin de radicar una cultura de inspección permanente, en el cual todos los miembros de la “empresa” se comprometan en
gestionar de una forma integral a sus rutinas de trabajo el programa y así fomentar una cultura de seguridad, haciendo que las
personas se familiaricen con el programa, evitando posibles riesgos que afecten la integridad de las personas, ya que muchas
veces estas suelen ignorar o subvalorar los peligros adyacentes a sus labores, ocasionando tragedias que pueden evitarse.

Para la realización de estas inspecciones, los inspectores serán capacitados para que estos tengan el conocimiento necesario en
seguridad y salud en el trabajo y así puedan ejecutar su labor con éxito, también es probable que ante algunos riesgos los
inspectores se vean tentados a asumir en forma inmediata las acciones de corrección y control; sin embargo, es recomendable
no hacer esto en todos los casos, sin antes consultar a los que verdaderamente saben cómo manejar cada situación con juicio y
criterios acertados.

7.1 Proceso de inspección

Efectuar una inspección no es simplemente hacer una visita de revisión de condiciones especiales a un área determinada. Este
proceso requiere ser administrado eficientemente para lograr los resultados esperados, implicando las siguientes etapas.

7.2 Implementación

7.2.1 Preparar

e) Definir cronograma y plan de trabajo específico.

f) Contactar con los mandos medios de las zonas a inspeccionar, para buscar su cooperación y permitir que se programe
la ejecución de la actividad. A su vez éste podrá colaborar con la corrección inmediata de situaciones que así lo
ameriten, o asumir compromisos mediatos de componer otras situaciones que requieran de mayor recurso en tiempo y
materiales.
g) Preparar formatos de inspección.
h) Establecer un sentido de orden al recorrido que se realizará, para evitar confusiones y tener la certeza de hacer un
barrido sistemático y completo a toda la instalación.

7.2.2 Proveerse de elementos necesarios

Antes de la realización de la inspección, el inspector deberá proveerse de elementos como: ropa, elementos de protección
personal apropiados al área, papelería para tomar apuntes, instrumentos de medición apropiados, linterna, cámara fotográfica y
demás elementos que sea necesarios para la ejecución del programa en el área a inspeccionar.

7.2.3 Inspeccionar

e) Aplicar la lista de chequeo definida con anterioridad al proceso de inspección.

f) Escribir observaciones al aspecto evaluado para aclarar el factor de riesgo o, resaltar lo positivo cuando encuentre
algo satisfactorio y la situación así lo amerite.
g) En algunas ocasiones será recomendable el uso de cámaras fotográficas o de vídeo, para hacer registros visuales de
condiciones particularmente llamativas. Lo que permitirá usar las imágenes no sólo como material de apoyo a la
inspección, sino como recurso didáctico para ser utilizado en los entrenamientos con los funcionarios.
h) Cuando descubra cualquier peligro inminente, tome decisiones de inmediato.

7.2.4 Analizar la información y priorizar los problemas

d) Se usará la metodología establecida en el numeral 5 para valorar cuantitativa o cualitativamente los riesgos y
determinar las prioridades.
e) Elaborar los informes, para ponerlos en conocimiento de las personas y dependencias interesadas.
f) Definir el tipo de situaciones que ameriten ser analizadas con el equipo de trabajo del área, mediante metodologías
participativas de solución de problemas

7.2.5 Definir las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora

Elaborar de un plan de acción en el que participen las áreas implicadas, asignando responsabilidades concretas, fechas de
cumplimiento y presupuestos disponibles para acometer la solución a los problemas o manejo de las situaciones encontradas.

7.2.6 Hacer seguimiento a la ejecución de las acciones:

c) Se realizará seguimiento y evaluación sobre la eficacia de las medidas de control implementadas y de los indicadores
de gestión definidos.
d) Se llevará el registro actualizado con la información del proceso.