CENTRO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DE CORDOBA

TALLER: INFORME “PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE

OBJETOS"

PRESENTADO A: MAYRA CECILIA PASTRANA MARTINEZ

PRESENTADO POR: JHAN CARLOS ARRIETA SALAS

CARTAGENA DE INDIAS D.T y C.

RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS
2020
IDENTIFIQUE DOS PRODUCTOS (UNO QUE INGRESA Y OTRO QUE SE
DESPACHA)
Para esta actividad tomaremos como ejemplo una empresa que produce café instantáneo y
para este caso el producto que ingresa es el café en grano:

Producto que se despacha: Café instantáneo

Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en cuanto a
unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación
EMPAQUE Y TIPO DE EMPAQUE
El café verde procedente de las principales
zonas cafetaleras del país es colocado en sacos
de cabuya con un peso promedio de 68 kg y se
transportan en camiones hasta la planta. Para
tomar la decisión de compra de un lote se lleva
a cabo un muestreo de la carga. Esta operación
se realiza mediante una toma aleatoria de
muestras durante la descarga del café, (aprox.
el 10% de la carga) acto seguido se lleva al
laboratorio y se realiza un análisis completo de
la muestra para determinar sus características y
a su vez la decisión de aceptación o rechazo.
LIMPIEZA y MANIPULACION DEL CAFÉ EN GRANO
En este proceso se limpia el café en grano
antes de almacenarlo con el fin de extraerle
las impurezas que pudiera traer desde el
centro de producción y distribución, tales
como: polvo, piedras, metales, palos,
cáscaras, entre otros.
Los estibadores vacían los sacos
almacenados en una tolva situada dentro de
la bodega, la misma que posee un tamiz que
impide el paso de cuerdas de cabuya que
aparecen junto con el grano. El café en
grano es enviado por medio de un
transportador de cangilones hasta una tolva
(capacidad: 500 quintales) dividida en 2 secciones iguales, donde por acción de la
gravedad, cae el grano en un tornillo sin fin que lo traslada hacia unas cribas o zarandas de
diferentes tamaños para separarlo de las impurezas descritas anteriormente.
Inmediatamente, el café en grano cae sobre una máquina depredadora separándolo por
diferencia de densidades de las piedras y metales mezclados con el mismo, obteniendo al
final un café limpio para ser procesado.

CAFÉ INSTANTANEO
El café limpio pasa a ser objeto de los siguinetes procesos:
 Tostado del café en grano
 Molienda del café tostado
 Extracción de los sólidos solubles del café tostado y molido
 Separación de sólidos suspendidos en el extracto
 Concentración del extracto clarificado
 Secado del extracto de café concentrado
Manuipulacion del café
El café soluble que se deposita en los totes se envasa apropiadamente para distribuirlos a
los consumidores finales. Antes de envasar el café, es necesario mantener el producto
alejado del aire húmedo, debido a que es altamente higroscópico y se afecta la calidad del
mismo.
Para transportar los totes se utiliza un dispositivo semi-automático denominado tecle, desde
la zona de descarga a una zona de volteo, donde se colocan con sumo cuidado para evitar el
derrame del producto. Los totes se ubican a una inclinación que permite descargar de mejor
manera el café con ayuda de la gravedad; el cual, antes de empacarse se tamiza y se lleva
por unos detectores de metales para asegurar la calidad del producto. Los totes vacíos se
mueven utilizando el tecle y se colocan a un lado para dar paso a otros totes.

TIPOS DE EMPAQUE

Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los procesos de

recibo y despacho, incluyendo el registro
POLITICA DE RECIBO Y DESPACHO
REGISTRO Y RECIBO DE MERCANCIA
La recepción de mercancías va más allá de tan solo dar entrada a los pedidos procedentes
de los proveedores. Se trata de un proceso que engloba múltiples tareas relacionadas, las
cuales se presentan acontinuacion
1. Planificación e información
2. Descarga y gestión de los muelles de carga
3. Control de calidad de la mercancía
4. Etiquetado, consolidación y emplazamiento de la mercancía
DESPACHO y REGISTRO DE MERCANCIA
ENVÍOS NACIONALES
  Después de la recepción de su pago, los pedidos hechos serán enviados en un plazo
máximo de ocho (8) días hábiles en el caso de que todos los productos nacionales
del pedido no se encuentren en inventario.
 Si los productos del pedido están disponibles los pedidos serán enviados en un plazo
máximo de veinticuatro (24) horas después de la recepción del comprobante de
pago.
 Si algún producto nacional se encuentra disponible el cliente será avisado por email
o teléfono sobre la posible demora en la entrega.
ENVÍOS INTERNACIONALES
Los pedidos internacionales pueden tener un cargo adicional referente a impuestos de
importación y/o tarifas aduaneras; y deberán ser pagados por el destinatario a los órganos
competentes si es el caso.
FLETES
 Los gastos de envío o fletes (embalaje, manipulación, envío y seguro) no están
incluidos dentro del precio que se muestra en la página.
 El flete corre por cuenta del cliente y es cobrado por la empresa transportadora en el
momento de entrega del producto en la dirección que especificó el cliente.
 Le aconsejamos agrupar todos sus ítems en una sola orden para evitar cobros extra
por gastos de envío aplicados a cada orden
ENTREGA
 Si el destinatario no acepta la entrega de la mercancía el comprador será
responsable por el valor del envío (cobrado en doble) además de una multa del 10%
sobre el valor total de la factura de envío.
 Si la mercancía ha sido despachada y la dirección de entrega esta equivocada,
incompleta o se necesita un cambio de dirección, puede existir una tasa de servicio
para la corrección de la misma; tasa ajena a nuestra empresa, la cual puede ser
cobrada por el operador logístico designado.
 Si la mercancía no es reclamada o no existe una persona encargada de recibirlo, el
comprador es responsable por el pago del envio y/u otros cargos adicionales para
devolverla a la dirección de origen.
 Si el envio o caja presenta algún deterioro debe estipularse la anotación respectiva
en la guía de devolución entregada al operador logístico designado.
EMBALAJE: Todas nuestras cajas de embalaje están estandarizadas para disminuir los
costos variables de nuestro clientes. Sin embargo, cualquier cargo adicional será
comunicado al cliente. Todos nuestros productos son manipulados de forma cuidadosa por
nuestro personal y nuestros operadores logísticos para evitar inconvenientes.
Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la información que
contiene
La documentación en el proceso de recibo y despacho y su adecuado diligenciamiento
permite llevar un de las mercancías que se ingresan y entregan de un departamento, área o
dentro de la organización. Existen infinidad de formatos que pueden ser utilizados para el
manejo y registro de la información algunos de los cuales se tratarán a continuación
Requisiciones: documento interno que se utiliza dentro de la empresa para solicitar por
escrito algún producto u objeto, se puede utilizar entre áreas, por ejemplo para el traslado
de mercancía de un lugar a otro, o para solicitar al departamento de compras para que
realice el trámite de adquisición.
La información que incluye una requisición es:
 Fecha: día en el cual se realiza la requisición
 Datos de quién solicita: departamento o área de la empresa y nombre del solicitante.
 Número de la requisición
 Descripción del material, con las especificaciones técnicas exactas y unidad de
medida y si tiene algún código o referencia de identificación debe informarse.
 Cantidad requerida
 Datos adicionales, puede ser posibles proveedores, en caso que la requisición se
realice al departamento de compras para la adquisición de un producto.
 Nombre y firma de la persona que solicita.
 En algunas organizaciones los formatos de requisición tienen un diseño
preestablecido y numerado, el cual es asignado en determinada cantidad a los
departamentos que lo utilizan, los cuales permiten el control y registro de la
información.

Orden de compra o pedido: Documento con el cual una empresa solicita materiales o
mercancía a sus proveedores con el fin de satisfacer una necesidad. Una orden de compra o
pedido debe contener como mínimo la siguiente información:
 Fecha: día en el cual se realiza la solicitud del pedido
 Datos comerciales de comprador: nombre de la empresa o razón social del
solicitante,
 NIT o RUT, dirección, teléfono. Nombre y datos de la persona responsable de la
solicitud.
 Datos comerciales del proveedor: nombre o razón social, NIT o RUT, dirección y
teléfono. Nombre y datos de la persona que recibe la solicitud y se hace responsable
del proceso.
 Especificaciones: tipo de producto, unidad de empaque o presentación, cantidad,
valor unitario, valor total.
  Condiciones comerciales: tiempo y condiciones de entrega, forma de pago, plazos
de pago y firma autorizada.
 Datos adicionales: lugar de entrega y contactos para la programación de la entrega,
en caso de que exista en la organización planeación de recibo de mercancía.
Factura comercial: Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la
adquisición de la mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden
tener su propio diseño, pero debe contener la siguiente información:
 Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento.
 Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten el
control y registro.
 Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NIT o RUT,
dirección, teléfono.
 Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código
interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total.
 Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra entrega).
 Forma de entrega (se entrega en la empresa del cliente, el cliente recoge el producto,
se envía por empresa de mensajería o transportadora)
 Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA.
 Para el caso de Colombia, es importante que la numeración de la factura sea
autorizada por la DIAN.
 Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Remisión: Documento utilizado para entregar mercancía de manera parcial, sirve de

constancia para cuando se solicitan entregas parciales de producto. La persona o empresa
que entrega mercancía con este documento debe asegurarse que el receptor la firme para
que sea válido, de lo contrario no es tenido en cuenta.
Si es interna:
 Fecha de entrega
 Área que entrega: nombre de la persona que entrega
 Área que recibe: nombre de la persona que recibe
 Referencia y cantidad de producto entregado
Si es externa:
 Datos del proveedor: nombre de la empresa y NIT
 Datos del cliente: nombre de la empresa y NIT
 Información: referencia del producto y cantidad
 Fecha de entrega del producto
  Observación, ésta es una información adicional donde se puede relacionar la orden
de compra a la que pertenece la entrega parcial.
Listado de picking: El picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El
listado de picking es, como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las
ubicaciones y las cantidades de las referencias que deben ser alistadas para su despacho.
Una vez se tiene la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de
consolidación.
Registro de devolución: Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas
mercancías que son devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe
en el cual se indican las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos.
Se puede realizar el proceso de registro de la siguiente manera:
 Crear una orden de devolución, al realizar esta operación la persona encargada del
recibo de esta mercancía permite que se refleje en los inventarios el ingreso del
producto pero lo deja de tal manera que no pueda ser utilizado hasta que el
departamento de calidad revise las razones de la devolución.
 Dejar una nota adicional donde se evidencie que se le debe restituir al cliente
 (dependiendo la negociación, se devuelve el efectivo en caso de haber cancelado
previamente o se cambia el producto si así lo prefiere el cliente).
 Entregar el documento soporte de la devolución.
 Realizar el análisis de las mercancías devueltas con el fin de determinar el proceso a
seguir, este análisis debe ejecutarlo el departamento de calidad.
 Hacer la liquidación de la devolución.

Orden de salida: Documento que permite el registro de la salida de la mercancía que va a

ser despachada ya sea interna o externamente.
 La información que hace parte de la orden de salida es:
 Identificación de la empresa: nombre o razón social, NIT o RUT.
 Fecha en la cual se realiza la salida
 Descripción del producto, código, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor
total.
 Identificación del cliente: nombre o razón social, NIT o RUT
 Identificación de quien recibe y entrega el objeto
 La orden de salida debe tener un número consecutivo
 Observaciones generale
Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la
manera como en la realidad realizan los procesos de ingreso y salida de mercancía
POLITICA DE LA EMPRESA LO QUE SE HACE
 1. Planificación e información Debido a que la empresa encargada de
2. Descarga y gestión de los muelles de fabricar café instananeo a base del café
carga en grano, es una empresa muy bien
3. Control de calidad de la mercancía estructurada y organizada, y sus
4. Etiquetado, consolidación y niveles de cumplimiento de la politica
emplazamiento de la mercancía expresado en un indicador es del 99%
5. Después de la recepción de su pago, los esto quiere decir que la mayoria de los
pedidos hechos serán enviados en un lineamientos de la politica de recibo y
plazo máximo de ocho (8) días hábiles despacho son cumplidos
en el caso de que todos los productos
nacionales del pedido no se encuentren
en inventario.
6. Si los productos del pedido están
disponibles los pedidos serán enviados
en un plazo máximo de veinticuatro
(24) horas después de la recepción del
comprobante de pago.
7. Si algún producto nacional se encuentra
disponible el cliente será avisado por
email o teléfono sobre la posible
demora en la entrega

Realice un análisis del cuadro comparativo

Al mira el cumplimineo de los indicadores en cuanto la politoca de recibo y despacho del
99%, se concluye que la empresa la mayoria de las directrices que estan en las politicas de
recibo y despacho son cumplidas.