+ Trabajo

GESTIÓN DE INVENTARIOS

Regional distrito capital * Centro de Servicios Financieros *Area Economía Financiera y de Gestión.
*Bogota 2014 * Tecnólogo en Gestión Empresarial- Tecnólogo en Gestión de negocios
 GESTIÓN DE INVENTARIOS
+ Trabajo

Fuente: Ilustracion por: Marco Guzmán Ch

 CONTENIDO

Introducción 5
1. Inventarios 5
1.1 El objetivo de un inventario 5
1.1.1 La demanda del cliente 6
1.1.2 La producción 6
1.1.3 La cadena de Abastecimiento 7
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2. Tipos de inventario 8
2.1 Inventarios de materias primas 8
2.2 Inventario de trabajo en proceso 8
2.3 Inventario de productos terminados 8
2.4 Inventario de piezas de servicio 9
2.5 Inventario de suministros 9
3. Cuentas relacionadas con los inventarios 10
3.1 Devolución en compra 10
3.2 Mercancías en tránsito 11
3.3 Mercancías en consignación 11
3.4 Inventario inicial e inventario final 11
4. Clases de inventarios 12
4.1 Inventario perpetuo o permanente 12
4.2 El inventario intermitente 13
4.3 El inventario físico 13
5. El costo del inventario 13
5.1 Los costos de adquisición 13
5.2 Los costos de inspección 14
5.3 Los Costos de almacenaje 14
5.3.1 Costos fijos 14
5.3.2 Costos variables 14
5.4 Los costos de manejo 14
5.5 Los costos de interés 15
5.6 Los Costos de obsolescencia 15
5.7 Los costos de depreciación 15
 Fuente. Gross, (2000). Adaptación Galvis Yamile 15
5.8 Seguros 16
5.9 Costos Indirectos de Materiales 18
6. Otros costes ocultos que generan los productos de baja rotación 18
6.1 Tiempo de la dirección 18
6.2 Ajustes de precios 18
6.3 Lotes pequeños 18
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6.4 Esfuerzos de Comercialización 18
6.5 Distribución 18
6.6 Imagen y moral 18
7. Conceptos generales sobre inventarios 18
7.1 La Demanda independiente 18
7.2 La Demanda dependiente 19
8. La planeación de inventarios 19
8.1 La planeación de la alta gerencia 20
8.2 La planeación de la administración de operaciones 20
8.3 La ejecución de la administración de operaciones 20
9. El análisis y la administración del inventario 21
9.1 El modelo de flujo de inventario 21
9.2 Las Funciones de la administración del inventario 21
10. Cómo mejorar la administración de inventarios 22
10.1 La planeación de inventarios 22
10.2 La medición del desempeño 22
11. Caso práctico en gestión de inventarios 23
Cuestionario 27
Glosario 28
GESTIÓN DE INVENTARIOS 5

INTRODUCCIÓN
La palabra inventario, hace referencia a los artículos, productos, materia primas que permanecen
almacenados en la empresa para su posterior utilización, algunas empresas o industrias del en-
torno, utilizan diversos términos para referirse al tema en estudio, tales como stock o existencias
pero viene teniendo el mismo significado.
Prácticamente todas la empresas deben tener distintos tipos de almacenamiento para hacer frente
a las necesidades de producción, consumo o venta. En el caso de no disponer de inventarios, el
proceso productivo podría detenerse por la falta de materia prima y los clientes podrían quedar
desabastecidos, por eso es importante conocer bien la amplitud del tema de inventarios para
ponerla en práctica eficazmente en las organizaciones.

1.Inventarios
“El inventario es el material o los suministros que se tienen para el uso o las ventas futuras. En general,
se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente, pero puede tratarse también de bienes
o materiales destinados a la producción o a la transformación en bienes terminados para el cliente. (K.
Hodson, 1997).”

En estos tiempos de complejidad y de mucha competitividad se hace evidente y necesario que

las empresas manejen unos buenos sistemas de inventarios, son muchos los significados que
encontrará, de muchos autores, pero todos los llevarán hacia la misma dirección.
“Llamamos stock o inventarios de una empresa al conjunto de materiales y artículos que
se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los
destinados a las ventas”. (Escalona, 2009).

1.1 El objetivo de un inventario

El objetivo que tiene un inventario es mejorar el control y la administración de los productos
que se tienen en la empresa, ya no se pueden dar el lujo de tener demasiados o pocos materiales,
para amortiguar las demandas de los clientes y en ambos casos representaría costos altos para las
compañías.

cencia, todos los costos de mantenimiento de inventario. Hay una carga o costos indirectos importantes
en el mantenimiento de materiales o inventario; así como costos indirectos asociados con los de mano de
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El inventario tiene sus costos de capital inmovilizado, de espacio de almacenaje, de manejo y de obsoles-

obra. El inventario, en el pasado, se había considerado como una existencia de seguridad, para cubrir la
mala planificación o el mal desempeño; así como para protegerse de la incertidumbre en la demanda o de
la variabilidad en el proceso de abastecimiento. (K. Hodson, 1997)
GESTIÓN DE INVENTARIOS 6

Evitar escasez y lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima
competitividad, regulando y controlando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y
entregas.

OBJETIVOS
Rapidez de entregas: generar eficacia en las entregas del producto, por medio de un inventario en
buen nivel de surtido.
Fiabilidad: es la confianza que se tiene del inventario
Reducción de costos: al tener una buena planeación se reducirán los costos del todo el proceso
Maximización del volumen disponible: tener una buena rotación de materiales.
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte: reducir los costos en
operaciones innecesarias.

Fuente. Mora García, (2011). Adaptación Galvis Yamile

1.1.1 La demanda del cliente

“La cantidad o el tipo de inventario se rige
por la necesidad de satisfacer o superar el
tiempo de entrega de la competencia, otro
factor que se debe considerar es la incer-
tidumbre de la demanda del cliente.” (K.
Hodson, 1997)
Las empresas deben tener ciertos inven- Imagen 1. Reunion con el cliente
tarios de bienes terminados, con el fin
de satisfacer los pedidos de los clientes
basados en el tiempo y acá es donde la
planificación debe ser la mejor proyectada,
para poder solventar problemas a futuro.

1.1.2 La producción
El proceso de producción puede tener va-
riabilidad debido a problemas de calidad,
+ Trabajo
de confiabilidad del proceso o de dispo-
nibilidad de recursos; estas son variables
que pueden determinar la disposición de
un inventario.

Fuente: http://freepik.com
GESTIÓN DE INVENTARIOS 7

“El inventario apropiado de trabajo en proceso, garantiza la eficiencia en las opera-

ciones internas de la compañía, recuerde, a mejor planificación, se necesitará un menor
inventario para la incertidumbre o variabilidad en la producción.” (K. Hodson, 1997)

1.1.3 La cadena de Abastecimiento

Ilustración 1 Cadena de Abastecimiento

P R O V E E D O R F A B R I C A N T E

C L I E N T E DISTRIBUCIÓN

Fuente. K. Hodson, (1997). Adaptación Galvis Yamile

Una cadena de abastecimiento, sencillamente es todo el recorrido que hacen los materiales para
llegar a su destino final en este caso los clientes, pasando por todos los procesos para obtener el
resultado que se quiere.
La buena administración del inventario significa satisfacer la demanda del cliente con el inven-
tario mínimo, la inversión en inventarios es una función de:
+ Trabajo
1. Exactitud de la planificación, la programación y la ejecución,
2. La variabilidad de la demanda, la producción y el abasto,
3. El tiempo del ciclo del proceso. (K. Hodson, 1997)
GESTIÓN DE INVENTARIOS 8

2. Tipos de inventario
En las compañías existen gran cantidad de inventarios, que se clasifican y se usan según su
propósito o uso.

2.1 Inventarios de materias primas

Se refiere a los productos que las compañías requieren para comenzar hacer los procesos de
producción, estas materias son las básicas y primordiales las cuales serán sometidas a trans-
formaciones o elaboraciones para sacar un producto final, “inventario de materia prima se
considera materia prima a todos aquellos productos, que van a sufrir transformación
para poder estar disponibles para su venta, aquí se ve su importancia, ya que sin estos
materiales la producción se detendría, trayendo pérdidas a la empresa.”
(Higuerey Gómez, 2007)

Ilustración 2. Inventario en proceso de producción

PRODUCTOS
MATERIAS PRIMAS TRABAJO EN PROCESO
TERMINADOS

Fuente. K. Hodson, (1997). Adaptación Galvis Yamile

2.3 Inventario de productos terminados

Luego de pasar por el trabajo en proceso, dichas materias se convierten en productos ter-
minados y ya se encuentran listos para la venta o servicio al cliente. (K. Hodson, 1997)
Estos están almacenados para satisfacer la demanda del cliente, suelen encontrarse en
bodegas o locales al menudeo, la administración de estos artículos, se relaciona en forma
directa, con el pronóstico de la demanda y el nivel de servicio al cliente, el hecho de no
hacer el pedido de lo que se necesita, en el momento que se necesita, en la cantidad que
se necesita, provoca desabastos, un mal servicio al cliente, a costa de un inventario alto.

Imagen 2. Procuctos para la venta. + Trabajo

Fuente:. http://freepik.com
GESTIÓN DE INVENTARIOS 9
Estos están almacenados para satisfacer la demanda del cliente, sue-
len encontrarse en bodegas o locales al menudeo, la administración
de estos artículos, se relaciona en forma directa, con el pronóstico
de la demanda y el nivel de servicio al cliente, el hecho de no hacer
el pedido de lo que se necesita, en el momento que se necesita, en
la cantidad que se necesita, provoca desabastos, un mal servicio al
cliente, a costa de un inventario alto.

“Ahora, en empresas donde no exista, un proceso de transformación, sino

que se encarga de la compra venta de artículos o mercancías, su inventario
se define como inventario de mercancías”. (Higuerey Gómez, 2007)

Ejemplo:
El propietario de la nueva zapatería Martínez se plantea tener
una amplia gama de zapatos (para mujeres y para hombres; para
niños jóvenes y adultos; deportivos y casuales, etc...
Cuanto mayor sea la variedad, más clientes tendrán el negocio,
aunque sería difícil disponer todas las tallas, ya que, al haber
más variedad o surtido, el inventario de cada artículo tendrá que
disminuir, si consideramos que el espacio de almacenamiento
es limitado y que los clientes no están dispuestos a esperar.
En este caso se presenta que no hay fabricación de productos
si no que se encarga de compra venta de artículos (zapatos)
se define como inventario de mercancías, observamos también
que se presentan varios inconvenientes tales como espacio y
tiempo de espera.

2.4 Inventario de piezas de servicio

Puede poseer varios nombres algunos le llaman refacciones o
repuestos, y se usan para mantener el producto o el equipo que
la compañía vende. “Es llamada las piezas de sustitución de las
que se van deteriorando en las máquinas del proceso producti-
vo” (Higuerey Gómez, 2007)

2.5 Inventario de suministros

Son aquellos materiales que se usan para apoyar o mantener las
operaciones de la compañía, incluyendo aquellos artículos que
se usan para el mantenimiento de la planta, oficinas o edificio y
+ Trabajo
que no están destinados exclusivamente a la producción; como
por ejemplo los implementos de aseo de una compañía. “Todos
estos inventarios deben administrarse y controlarse con el mismo
propósito disciplinario de tener el material disponible mientras se
minimiza la inversión para lograrla máxima eficiencia en todas
las áreas del proceso del negocio.” (K. Hodson, 1997)
GESTIÓN DE INVENTARIOS 10

3. Cuentas relacionadas con los inventarios

El inventario es el activo más grande que posee un balance general de una empresa y también los
gastos de inventarios, llamados por muchos los costos de mercancía vendida, son generalmente
los mayores en el estado de resultado.
Entre las cuentas se pueden mencionar las siguientes.

3.1 Devolución en compra

“Las devoluciones que se realice de mercancías compradas, deben ser reconocidas en
la contabilidad, y su tratamiento difiere dependiendo del sistema de inventarios que la
empresa utilice.” (Higuerey Gómez, 2007)
Veamos un ejemplo;

Tabla 2. Compras

CUENTA DEBITO CRÉDITO

143506 $1.000.000
240805 $160.000
236542 $35.000
220501 $1.125.000
TOTAL $1.160.000 $1.155.000

Fuente. Higuerey Gómez. Libro Administración de Inventario. Adaptado por Galvis Yamile

Tabla 3 Devolución de compras

CUENTA DEBIDO CRÉDITO

220501 $562.500
236542 $17.500
143506
240805
TOTAL $580.000
$500.000
$80.000
$580.000
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Fuente. Higuerey Gómez. Libro Administración de Inventario. Adaptado por Galvis Yamile.
GESTIÓN DE INVENTARIOS 11

3.2 Mercancías en tránsito

Se refiere a aquellos productos que están circulando por las distintas etapas del proceso de fabri-
cación y de comercialización. Ampliando con (Escalona, 2009) dice:
Las mercancías que no están físicamente en el almacén, pero ya están pagadas; solo se espera su llegada.
Contablemente se registran en este tipo de cuentas las entradas y las salidas de las mercancías adquiridas
fuera de la localidad de la empresa y viajan por cuenta y riesgo de la misma, hasta que llegan al almacén
se registra en la cuenta de entrada de inventario, aun si se está realizando un inventario parcial o global,
se deben considerar estas mercancías.

3.3 Mercancías en consignación

Es cuando la compañía por medio de un contrato de consignación, le otorgan a terceros el derecho
de la comercialización de productos o servicios a cambio de una comisión.
El contrato de consignación es un contrato comercial, el cual consiste en que una persona se
obliga a vender las mercancías de otra, previa fijación de un precio que el consignatario debe
entregar al consignante. (Higuerey Gómez, 2007)

3.4 Inventario inicial e inventario final

Es aquel inventario que se da al inicio de cualquier operación. Es el valor total de la mercancía
en el inicio del periodo contable, “El inventario inicial refleja tu saldo antes de que compres in-
ventario adicional o antes de que vendas el inventario existente durante el periodo” (K. Hodson,
1997).
Se calcula utilizando tu información contable, si el inventario inicial es mayor al inventario final,
habrás vendido un valor mayor de artículos, que lo comprado durante el periodo.
El inventario final es aquel que mide el valor de los bienes, productos o artículos disponibles para
utilizar o vender al final del periodo contable, “una empresa utiliza el inventario final para prever
las ventas, analizar esquemas de precios y determinar si necesita comprar más bienes o menos
bienes basados en el uso actual.” (K. Hodson, 1997)

Ejemplo:
El 1 de Enero existía un inventario Inicial (Final del periodo anterior), de 8 camisas valuadas a
un costo $80.000 cada una, para un total de $ 640.000, valor que presenta como saldo la cuenta
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA.
Durante el periodo se presentaron las operaciones siguientes: + Trabajo
CANTIDAD DE CANTIDAD VALOR X NÚMERO
FECHA CAMISAS CAMISAS UNIDAD FACTURA
COMPRADAS VENDIDAS
Abril 5 10 $100.000 120
Mayo 10 15 $120.000 230
Agosto 15 12 $150.000 001
Noviembre 20 20 $187.000 002
Fuente. Higuerey Gómez. Libro Administración de Inventario. Adaptado por Galvis Yamile
GESTIÓN DE INVENTARIOS 12
Devuelve al proveedor 2 Camisas de la compra
según factura 230 a Camisas Elegantes.
Devuelve el cliente 3 Camisas de la venta según
factura 001.
Fin del Periodo
Una vez finalizado el periodo se realizó el
conteo de las camisas existentes, encontrándose
que a 31 de Diciembre existían 15 camisas.

4.Clases de inventarios
En las compañías existen gran cantidad de
inventarios, que se clasifican y se usan según su
propósito o uso. Vamos a estudiar unas clases
de inventario.

4.1 Inventario perpetuo o permanente

“El inventario perpetuo es un sistema que mantiene un registro permanente y continuo,
el cual deduce diariamente las existencias y el costo de los bienes vendidos”. (Horngren,
2000)
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artí-
culo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo.
Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. La compañía puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
El inventario perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están
siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente
para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este
método las compañías pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los
precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario: (K. Hodson, 1997)

Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancías vendidas

+ Trabajo
= Saldo Final
GESTIÓN DE INVENTARIOS 13

El saldo de la cuenta inventario, bajo el inventario perpetuo, deberá resultar en el costo del
inventario disponible en cualquier momento.

4.2 El inventario intermitente

Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él, por razones diversas, no se puede
introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
“Este confronta el recuento físico y el recuento real durante el año, el almacén contabiliza
ciertos números de referencias cada día o semanas, de esto, se deduce para que cada día se
definan, por ejemplo, unos artículos futuribles en proceso de control.” (K. Hodson, 1997)

4.3 El inventario físico

Se trata del recuento que se lleva a cabo para verificar las existencias, (Olavarrieta, 1999)
los registros contables obligan a que por lo menos una (1) vez al año se lleve a cabo un inventario físico
en los almacenes de la empresa, el objetivo del inventario físico es respaldar los estados financieros.
El inventario físico con fines contables está definido en cuanto a sus procedimientos, fechas, duración,
recopilación de datos, procesamiento de la información y generación de reportes.

El inventario físico no contable, no está sujeto a las mismas recomendaciones, puede hacerse en
las fechas que se desee y puede abarcar algunos artículos.

5. El costo del inventario

“Los costos de inventario son los costos relacionados con el almacenamiento y el mantenimiento
del inventario durante un determinado periodo de tiempo.” (Soriano, 1995)
El inventario siempre conlleva costos indirectos a las compañías, que por lo general se llaman
costos de almacenamiento, estos costos pueden llegar a alcanzar hasta un 50% del costo de la
compra, ejemplo: si un artículo costo $1 una vez estando en el inventario puede costar $1.50.

Son ocho los costos indirectos principales que se asocian al inventario. (K. Hodson, 1997) + Trabajo
5.1 Los costos de adquisición
Se refiere a los costos de requisición, aprovisionamiento, compras, embarques, recepción, y simi-
lares. “Los costos de adquisición pueden agregar un costos del 5 % anual al valor del inventario”.
(K. Hodson, 1997)
GESTIÓN DE INVENTARIOS
5.2 Los costos de inspección
Son a aquellos costos que incurren en la
inspección de los productos terminados y de la
inspección en proceso. Estos también puede lle-
gar agregar un 5% anual al inventario, igual que
los costos de adquisición. Este procedimiento
en las compañías hacen parte del departamento
de control de calidad. (K. Hodson, 1997)
5.3 Los Costos de almacenaje
Es un evidente costo de mantenimiento e
incluye el costo del espacio del almacén y el
almacenaje, la seguridad y los gastos relacio-
nados con el almacenaje, así como también los
impuestos. “Los costos de almacenaje pueden
variar dependiendo del tipo y la cantidad del
material e inventario almacenado, así como
el tipo de instalación y la cantidad de espacio
que se requieran” (K. Hodson, 1997)
En promedio dichos costos representan un
8% del inventario almacenado, algunos de los
costos que representa el almacenamiento son:
5.3.1 Costos fijos
• Personal
• Vigilancia y Seguridad
• Cargas Fiscales
• Mantenimiento del Almacén
• Reparaciones del Almacén
Imagen 4. interior de los almacenes
Fuente:http://wikimedia.org, Adaptación Ilustración Marco Guzmán Ch
14
• Alquileres
• Amortización del Almacén
• Amortización de estanterías y
otros equipos de almacenaje
• Gastos financieros de inmovilización
5.3.2 Costos variables
• Energía
• Agua
• Mantenimiento de Estanterías
• Materiales de reposición
• Reparaciones (relacionadas con
almacenaje)
• Deterioros, pérdidas y degradación
de mercancías.
• Gastos Financieros de Stock.
5.4 Los costos de manejo
Todo manejo, mudanza y transporte que par-
ticipa en el control de inventarios representa
otro costo evidente, que incluye los salarios
y las prestaciones del personal que participa
en estas funciones, cabe aclarar que también
vendrían siendo costos fijos de almacena-
miento, también incluye cuando hay sub
contrataciones de personal.
Aproximadamente un promedio del 5%
anual del valor del inventario.
+ Trabajo
GESTIÓN DE INVENTARIOS 15

5.5 Los costos de interés 5.6 Los Costos

El inventario inmoviliza uno de los activos
más versátiles de una compañía, el efectivo.
“Como los negocios tienen una cantidad
limitada de recursos de capital de los que
pueden disponer a partir de los propietarios
y los acreedores, el capital invertido en el
inventario tiene un costo definido, el costo
del capital.” (K. Hodson, 1997) Este costo
se calcula como el costo del dinero o la tasa
de retribución que podría haber obtenido el
capital si se hubiera invertido en otra cosa,
como obligaciones del gobierno o acciones
de alto grado. Los costos de interés, calcula-
dos, sobre la estimación moderada de lo que
se pueda esperar que gane el capital, si se
invierte con sabiduría.
Agrega un 10%, estimado anual al costo del
inventario.
de obsolescencia
Todo negocio o compañía debe encarar el
hecho de que se presente algún grado de
obsolescencia, esto quiere decir de que los
artículos, productos en existencia se pudie-
ran presentar obsoletas, debido a los cambios
de modelo o a los nuevos productos. “No se
pueden calcular las necesidades con perfecta
exactitud, ni siquiera con los sistemas com-
putarizados más sofisticados, las compañías
bien administrada trabajan, en forma conti-
nua, sobre el inventario obsoleto y excesivo
para deshacerse de él.” (K. Hodson, 1997).
Por eso se recomienda es nunca mantener in-
ventarios para los que no haya una necesidad
inmediata.
Este costo puede promediar hasta un 10%
anual sobre el valor del inventario.

5.7 Los costos de depreciación

“En términos de contabilidad, la depreciación es la reducción del valor de un bien de capital,
con base en su edad o el uso, con frecuencia, puede reflejar una pérdida real del valor.” (K.
Hodson, 1997). Para los inventarios este costo se refiere al daño, al deterioro o pérdida de
productos o mercancías debidos al almacenaje, la manipulación, la edad de dichos productos,
este costo suele variar de acuerdo al tipo de inventario y puede representar un promedio de
más 5% anual del valor del inventario.
“Depreciación debe cargarse a gastos en su totalidad, aun cuando esto produzca una pérdida
en operaciones pues de otro modo los resultados periódicos de las operaciones estarían
+ Trabajo
presentados incorrectamente.” (Higuerey Gómez, 2007)
GESTIÓN DE INVENTARIOS 16

Tabla 5. Depreciación

DEPRECIACIÓN PORCENTAJE
DE
DEPRECIACIÓN
ANUAL
• Edificios y otras construcciones:
Metálicos, concreto u hormigón y 2.5
• Construcciones de madera 5
• Equipo de transporte de automóviles 20
• Autobuses, camiones y remolques 15
• Bicicletas y motocicletas 25
• Aviones y helicópteros 15
• Embarcaciones de madera, plástico y 8.5
metal
• Equipo de: Oficina, maquinaria, médico,
comunicaciones, cocina, comer y motores. 10
• Producción y energía 8.5
• Ayuda visual e informática 20
• Instalación permanente 5
• Agropecuario y maquinaria industrial 12
• Laboratorio 5
• Motores 10
• Calderas y máquinas de vapor 7.5
• Turbinas, líneas de transmisión y 4
distribución
• Mobiliario y enseres 10

Fuente. Gross, (2000). Adaptación Galvis Yamile

5.8 Seguros
El seguro del inventario “es un costo directamente variable ya que se paga,
por lo general, de acuerdo con un valor directamente proporcional al valor del
+ Trabajo
inventario. Otro factor que afecta el costo del seguro es el tipo de sistema de
seguridad y las instalaciones usadas para almacenar el inventario.” (K. Hodson,
1997). El costo de los seguros se promedia cerca de un 5% anual del valor del
inventario.
GESTIÓN DE INVENTARIOS 17

5.9 Costos Indirectos de Materiales

“Se puede apreciar, el mantener y controlar inventarios es algo costoso. La suma del
total de costos de mantenimiento o costos indirectos de materiales es la siguiente. “ (K.
Hodson, 1997)

Tabla 6. Costos Indirectos de Materiales

COSTOS INDIRECTOS PORCENTAJE

DE MATERIALES AL AÑO
Costo de adquisición 5
Costo de inspección 5
Costo de almacenaje 5
Costo de manejo 5
Costo de interés 10
Costo de obsolescencia 10
Costo de depreciación 5
Costo de seguros 5
Costo Indirectos Totales 50
Fuente. K. Hodson, (1997). Adaptación Galvis Yamile

Actividad 1: Reflexione sobre gestión de inventarios, después de observar el siguiente video: GESTIÓN
ALMACEN (INVENTARIO) (Gestión", 2009) o puede ingresar al siguiente enlace
https://www.youtube.com/watch?v=evx8fJKsXs0

+ Trabajo
GESTIÓN DE INVENTARIOS
6. Otros costes ocultos que
generan los productos de
baja rotación
6.1 Tiempo de la dirección
Los productos de “una baja rotación, se con-
vierten en productos-problema, requieren
en relación a los resultados que generan en
ventas y rentabilidad, una gran cantidad de
tempo, atención y preocupación por para de
los niveles de dirección.” (Soriano, 1995)
6.2 Ajustes de precios
Los productos de baja rotación en los
precios, “que deben ser considerados, en
realidad, como costes añadidos del área de
ventas que repercuten directamente sobre la
rentabilidad de la empresa.” (Soriano, 1995)
6.3 Lotes pequeños
Los productos de muy baja rotación por lo
general suele producirse en series o lotes
pequeños. Según Soriano, (1995), dice:
Lo que implica que se prolongue el tiempo
que se dedica a la preparación de las máqui-
nas, con el resultado final del descenso de
la productividad; viendo que un descenso
parcial de la productividad de un equipo
incrementa el coste de producción unitario
de todos los productos que se elaboren en el
mismo equipo.
6.4 Esfuerzos de
Comercialización
Los productos de baja rotación “requieren
mayores en actividades de venta, publicidad,
promoción, etc., que restan recursos valiosos
al apoyo que podría darse a los productos de
más alta rotación.” (Soriano, 1995)
18
6.5 Distribución
Los productos de baja rotación deben “dis-
tribuirse en pequeños lotes, generando, en
consecuencia, costes de distribución muy
altos en términos unitarios.” (Soriano, 1995)
6.6 Imagen y moral
Los bajos niveles de aceptación de los
“productos de baja rotación pueden llegar a
desmoralizar a los vendedores e, incluso, a
afectar la imagen de la empresa dificultando
la venta de los productos clave de la empre-
sa.” (Soriano, 1995)
7.Conceptos generales sobre
inventarios
En el estudio de inventarios debemos
analizar una serie de conceptos los cua-
les les va a servir para profundizar los
conocimientos ya obtenidos en el tema.
7.1 La Demanda
independiente
La demanda de productos finales provenien-
tes del mercado, tales como, bienes termi-
nados y piezas de servicio, está conducida
por factores que son independientes de las
decisiones de una compañía. Éste tipo de
demanda suele provenir de los pedidos, más
+ Trabajo
o menos uniformes, de los clientes que se re-
ciben de manera continua aunque aleatoria, a
los largo de cualquier periodo. (K. Hodson,
1997).
Esto quiere decir que la demanda indepen-
diente son proyecciones estimadas en una
demanda histórica, las cuales pueden ser:
Tendencias, datos estadísticos patrones.
GESTIÓN DE INVENTARIOS 19

7.2 La Demanda dependiente

La demanda dependiente se refiere a la “demanda de manufactura para los materiales necesarios
en la fabricación de bienes terminados dependen de la demanda de productos terminados. Estos
artículos son: Materias primas, componentes y su ensambles de nivel inferior. “ (K. Hodson,
1997). Esta demanda solo existe en el siguiente nivel de ensamblé o pedido, en otras palabras el
inventario se planifica para sólo satisfacer los requerimientos de producción.
Ejemplo: aún si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes próximo (demanda in-
dependiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisan 120
carburadores, 120 volantes, 600 ruedas,...., etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es
una demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.

8. La planeación de inventarios
La planeación de inventarios es una proyección de las demandas de una compañía con respecto
al tiempo, “hay 3 marcos de tiempos futuros que deben considerarse; a largo, a mediano y a corto
plazo.” (K. Hodson, 1997).
“Los stocks suelen ser un elemento crítico en la gestión logística de las empresas, por lo que es
fundamental basarse en una serie de principios tendientes a facilitar su accionar.” (Mora Garcia,
2011) La alta gerencia es la que proyecta a la compañía a futuro, sus objetivos y metas, de allí se
derivan las funciones de la misma, generando unos principios tales como:
Equilibrio: A cada grupo de trabajo debe proporcionársele el grado de control correspondiente. Al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se está cumpliendo
con la responsabilidad conferida; y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
(Mora Garcia, 2011)
De los objetivos: Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si mediante
él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas espe-
cíficas o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo definido. (Mora Garcia, 2011)
De la oportunidad: Para que sea eficaz, el control requiere ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se presente el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con
anticipación. (Mora Garcia, 2011)
Los stocks, son registros documentales de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona,
empresa o comunidad, hecho con orden y precisión.
Tabla 7. Niveles y Funciones de la planeación en el tiempo

NIVEL DE PLANEACION FUNCION DE LA

PLANEACION
TIEMPO
+ Trabajo
Planeación de la alta dirección Planeación de la demanda de operaciones 1 a 3 años

Planeación de la administración de Mezcle de productos, materiales y capacidad 1 a 6 meses

operaciones disponibles
Ejecución de la administración de Programación de entrega y de producción en Días, semanas
operaciones detalle

Fuente. K. Hodson,( 1997). Adaptación Galvis Yamile

GESTIÓN DE INVENTARIOS 20

8.1 La planeación de la alta gerencia

Una compañía que no planea, no sabe que, ni cómo hacer-
lo, una organización sin estrategia es como un barco a la
deriva, no tiene rumbo ni dirección definida, no sabe para
dónde va, por eso la planeación estratégica “es el proceso
mediante el cual la dirección de la empresa, obtienen, pro-
cesan y analizan información pertinente interna y externa,
con el fin de evaluar la situación presente de la empresa,
así como su nivel de competitividad con el propósito de
anticipar y decidir sobre el direccionamiento hacia el
futuro.” (Amaya Amaya, 2009)
La alta dirección se encarga de tomar y acoger todas las
estrategias para satisfacer la demanda en una proyección
a largo plazo.
El proceso de planeación estratégica debe ser lo más par-
ticipativa posible, de tal manera que todos los colaborado-
res se sientan comprometidos con los valores, la visión, la
misión y los objetivos de la compañía.

8.2 La planeación de la administra-

ción de operaciones
La planeación a mediano plazo, traduce los planes de la
alta gerencia en los recursos de producción detallados o
en este caso el inventario de materias primas o produc-
tos necesarios, para producir el inventario de materias o
productos terminados. “La administración de operaciones
se interesa, en esencia, en la disponibilidad del material
necesario y de capacidad para obtener los volúmenes
requeridos en bienes o productos.” (K. Hodson, 1997)
Resaltemos que esta planeación se da en el mediano plazo,
y debe tener un análisis de cómo se está desarrollando las
operaciones continuamente.

8.3 La ejecución de la administración

de operaciones
+ Trabajo
Esta es la línea de combate de las compañías, se ejecuta en
el corto plazo del plan del desarrollo de las operaciones de
una organización, implica revisar las metas día tras día y
aun con mucha más frecuencia
GESTIÓN DE INVENTARIOS
8.3 La ejecución de
la administración
de operaciones
Esta es la línea de combate
de las compañías, se ejecuta
en el corto plazo del plan del
desarrollo de las operaciones
de una organización, implica
revisar las metas día tras
día y aun con mucha más
frecuencia. “La tarea funda-
mental de la administración
del inventario es traducir la
planeación de largo plazo,
en planeación de mediano y
corto plazo para los bienes
terminados, el trabajo en
proceso y el inventario de
materias primas, de manera
que satisfagan las demandas
del cliente, en forma eficien-
te, con la máxima eficiencia
operativa y con la mínima
inversión en inventarios.”
(K. Hodson, 1997)
9. El análisis y la
administración del
inventario
Es aquel que permite identifi-
car y controlar los problemas
de inversión en inventario
“al controlar y monitorear
los niveles de inversión en
inventario, las tareas de rota-
ción, los tiempos de avance
y los días de existencias,
muchas compañías pueden
reducir significativamente,
su inversión en inventarios
y sus costos totales de inver-
sión.” (K. Hodson, 1997).
21
9.1 El modelo de contabilidad.
flujo de inventario “La administración del
Se utiliza para el análisis de
inventario pasa a través
de todas las áreas de una
muchas áreas de la adminis-
compañía, junto con muchas
tración y es una herramienta
áreas diferentes que contri-
para la administración del
buyen a la administración del
inventario, “los modelos de
inventario, el inventario es,
inventario se usan para plani-
en realidad, responsabilidad
ficar los niveles y para seña-
de toda la compañía.” (K.
lar las áreas con problemas,
Hodson, 1997)
tales como, acumulaciones
progresivas o desproporcio-
En el campo del control
nes en los inventarios.” (K.
de inventarios, el proceso
Hodson, 1997).
consiste en lo siguiente:
La información necesaria
para construir este modelo
• Determinar cuáles son los
está “constituida por los
artículos que deben inventa-
costos de material, la mano
riarse
de obra, costos indirectos, el
volumen anual y los niveles • Determinar cuánto debe
actuales de inventario.” (K. inventariarse
Hodson, 1997)
• Determinar cuándo com-
9.2 Las Funciones prar o producir re abastos
de la administra- • Recibir, almacenar y dar
ción del inventario salida a los artículos de in-
ventario
La función de la adminis-
tración del inventario puede • Identificar y desechar los
estar en uno de varios luga- inventarios de poco movi-
res dentro del organigrama miento, obsoletos o dañados
de la compañía. Depende
• Planear los niveles de in-
del tamaño de la compañía y
versión
la condición financiera de la
compañía. En las empresas • Organizar las funciones de
comerciales la Mercadotec-
nia puede tener la responsa-
bilidad, en empresas de poco
la planeación + Trabajo
• Controlarlos flujos de in-
flujo de efectivo la parte ventario
financiera puede tener la
• Medir el inventario (K.
responsabilidad, en fábricas Hodson, 1997)
o empresas industriales la
responsabilidad la tienen la
gerencia de producción y la
GESTIÓN DE INVENTARIOS 22

10. Cómo mejorar la

administración de inventarios
Desde el punto de vista de operaciones, uno de los objetivos de los inventarios es proveer mate-
riales necesarios, en las cantidades, en el lugar y momento adecuado justo a tiempo.
Se pueden hacer una serie de cosas para mejorar la administración de inventarios de una com-
pañía:

10.1 La planeación de inventarios

Como estos planes son de largo plazo se deben estar actualizando continuamente
con base en los cambios de la demanda del cliente y el ambiente competitivo.
Tener un seguimiento continuo desde la alta dirección hasta la parte operativa de
los proceso
Seguir la trazabilidad de los materiales.

10.2 La medición del desempeño

Establecer objetivos medibles

Medir el desempeño actual
Identificar las áreas de desempeño problemáticas
Diseñar planes de acción

Actividad 2 : Reflexione sobre costo del inventario, después de observar el siguiente video:
+ Trabajo
COSTO DEL INVENTARIO (Herasme, 2012) o puede ingresar al siguiente enlace

https://www.youtube.com/watch?v=tOeCQgP0suw
GESTIÓN DE INVENTARIOS 23

11. Caso práctico en gestión Casos de inventarios

de inventarios La compañía industrial de Autopartes S.A.
tiene la posibilidad de contratar con otra
En la vida empresarial vamos a observar
empresa la fabricación de la pieza 3B que
muchos problemas o inconvenientes con los
actualmente produce en sus instalaciones a un
inventarios, Así pues, hay que procurar man-
costo unitario total de $24 de acuerdo con el
tener un nivel de inventarios óptimo; es decir,
por una parte, tener suficiente para evitar las siguiente detalle:
roturas de inventario y, por otra, evitar que
haya un exceso inútil del mismo. Tabla 8 Ejercicio costo unitario
Para conseguirlo, hay que formularse algunas VALOR
preguntas: COSTOS UNITARIOS COSTO
UNITARIO
• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pe- • Materia prima $10
dido?
• Mano de obra directa $7
• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada
pedido? • Costos fijos directos $3

• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos • Costos fijos distribuidos $4

mantener en el inventario? (Escalona, 2009) Total costo unitario $24

Un aspecto que incide directamente en la ro- Fuente. (K. Hodson, 1997) Adaptado por Galvis Yamile
tura de un inventario son los plazos de entrega
de los proveedores, para saber cuándo hacer
un pedido, hay que tener en cuenta cuánto De los costos fijos directos $ 1 representan
tardarán en atenderlo. Puede ocurrir que el depreciación. Los costos fijos distribuidos
proveedor no cumpla los plazos establecidos, son en su totalidad costos vivos. El volumen
bien por problemas en la fabricación, o en el actual de producción y ventas es de 1.200
transporte, o bien por existir una demanda unidades al año y las inversiones que implica
excesiva de ciertos artículos en un momento el mantenimiento de dicha pieza están repre-
dado. En suma, necesitamos conocer el sentadas por las siguientes rotaciones:
funcionamiento de los proveedores, para Tabla 9. Ejercicio de Rotación
gestionar correctamente los inventarios y TIEMPO NUMERO
mantenerlos al nivel adecuado. ROTACIÓN DE DE
ROTACIÓN ROTACIÓN
Materia prima 2 meses 6
Esto significa que la gestión del nivel de in-
ventarios debe ser integral: no debemos sólo
conocer los niveles de todos los niveles de
Mano de obra directa
Costos fijos directos
1 mes
15 días
+ Trabajo
12
24
inventarios de la compañía, si no controlar y
vigilar el nivel de inventarios de los provee- Costos fijos distribuidos 2 meses 6
dores, para tener mayor seguridad hacia la
Fuente. (K. Hodson, 1997) Adaptado por Galvis Yamile
demanda.
Si el precio que ofrece el fabricante externo es
de $21, justifica ¿producirlo por fuera en vez
de hacerlo en las propias instalaciones?
GESTIÓN DE INVENTARIOS 24

Desarrollo
Tal como se estudió, un análisis como éste debe realizarse en término de los costos relevantes en
la decisión, que en este caso particular serían los costos efectivos que implican la producción de
la pieza 3B, descartándose por lo tanto los siguientes costos:
• Los $4 de costos fijos distribuidos ya que si se produjera la pieza por fuera de la planta
estos deberían redistribuirse en las demás líneas.
• El $1 de depreciación por ser un costo extinguido y por lo tanto inevitable, a no ser que
haya otro uso alternativo para la maquinaria que produce esta pieza, en cuyo caso ya no sería
común a las alternativas y podría considerarse como un ahorro inherente a la decisión, es decir,
como un costo evitable.
De acuerdo con lo anterior, los costos unitarios efectivos de producir la pieza 3B que debemos
comparar con el costo de comprar que es de $21 son los siguientes:

Tabla 10. Desarrollo ejercicio costo unitario

VALOR
COSTOS UNITARIOS COSTO TOTAL
UNITARIO
• Materia prima $10 $12.000

• Mano de obra directa $7 $8.400

• Costos fijos directos $2 $2.400

Total costo unitario $19 $22.800

Fuente. (K. Hodson, 1997) Adaptado por Galvis Yamile

Lo que permite concluir que la pieza se debe estar produciendo (la pieza 3B) en las instalaciones
de la compañía, pues el costo unitario que evitaría incurrir si decidiera contratar su producción
por fuera, sería de $19, cifra que es menor que los $21 que se incurrirían optando por tal decisión.
Sin embargo, el análisis no puede hacerse en menos términos de costos pues como hay inversiones
relacionadas con ambas decisiones, debemos evaluar los posibles cambios que se puedan presentar
a efectos de calcular los costos de oportunidades implícitos en ellas.
+ Trabajo
En este caso particular, resulta que si la empresa decide comprar la pieza 3B no tendría que incurrir
en inversión en inventario de materia prima ni de producto en proceso, liberando así unos fondos
cuyo monto implicarían un beneficio financiero, o ahorro de costos financieros, directamente
relacionables con la decisión de comprar.
Calculemos el monto de la inversión para cada alternativa, lo cual también se haría en términos de
los costos efectivos que aparecen en la anterior relación:
GESTIÓN DE INVENTARIOS 25

Tabla 11. Monto de la inversión

VALOR NUMERO
ROTACIÓN DEL DE INVERSIÓN
COSTO ROTACIÓN
Materia prima $12.000 6 $2.000

Producto en proceso $22.800 12 $1.900

Producto terminado $22.800 24 $950

Cuentas por cobrar $22.800 6 $3.800

Total inversión actual $8.650

Fuente. (K. Hodson, 1997) Adaptado por Galvis Yamile

Tabla 12. Inversión producto terminado

VALOR NUMERO
ROTACIÓN DEL DE INVERSIÓN
COSTO ROTACIÓN
Total inversión actual 8.650

Materia prima $25.200 24 $1.050

Cuentas por cobrar $25.200 6 $4.200

Total inversión compra $5.250

Fuente. (K. Hodson, 1997) Adaptado por Galvis Yamile

Lo que significa que produciendo por fuera se liberarían inventarios por $ 3.400 y
como el costo de capital es del 36%, el beneficio de oportunidad sería $ 1,224 que
debería restarse al costo total de comprar por fuera la pieza 3b que es de $ 25.200
que resultan de multiplicar las 1.200 unidades que se producen por $ 21.
Así, el costo total de comprar sería:

Tabla 13. Costo de comprar

ROTACIÓN INVERSIÓN
Como este valor sigue
siendo mayor que el de la
+ Trabajo
alternativa de producir, la
empresa debería continuar,
Costo de compra $ 25.200
fabricando la pieza 3B en
Menos beneficio de oportunidad financiero $1.224
sus instalaciones, siempre
Costo efectivo neto $23.976 y cuando no haya formas
de utilizar la capacidad
ociosa que quedaría si se
Fuente. (K. Hodson, 1997) Adaptado por Galvis Yamile
decidiera comprarla afuera.
GESTIÓN DE INVENTARIOS 26

Cuestionario
Escriba si es FALSO (F) o VERDADERO (V) y justifi-
que su respuesta, en las siguientes preguntas:
a. Respecto a la gestión de los inventarios, el interés, la atención
y la preocupación de los dueños y directivos deben tener un objetivo
central: OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS. ( )
b. Cuanto mayor tiempo permanezcan los materiales y productos en
inventario, mayores serán sus costes de posesión y gestión. ( )
c. El propósito que deben fijarse las empresas, con el fin de mantener los costes de
posesión y gestión en sus niveles óptimos, es mantener el menor equilibrio posible
en los «picos y valles» que se producen en el volumen de los inventarios. ( )
d. Además de la lógica vinculación que existe con la alta dirección de
la empresa, la gestión de inventarios se interrelaciona de forma muy
directa con: finanzas, marketing y ventas y producción. ( )
e. La demanda independiente son los productos fina-
les provenientes del mercado terminado. ( )
f. La planeación de inventarios es una proyección de entradas de mercancía
de una compañía con respecto al tiempo, hay 3 marcos de tiempos futuros
que deben considerarse; a largo, a mediano y a corto plazo. ( )
g. Relacione la pregunta con la respuesta correcta.

Costos fijos Procedimiento de las compañías

que lo hace
Inspección Control de calidad.
Costo variable Energía, agua y reparaciones
Almacenaje Incluye el costo del espacio del

Personal
almacén
Vigilancia y Seguridad
+ Trabajo
GESTIÓN DE INVENTARIOS 27

Glosario
Almacenaje: Se refiere a la administración del espacio físico necesario para el mantenimiento de
las existencias, en definitiva estamos refiriéndonos al diseño y gestión operativa de los almacenes
y de las diferentes herramientas y- 1 - tecnologías que deben utilizarse para optimizar la opera-
ción. Los almacenes juegan, pues, el papel de intermediarios a lo largo de la cadena logística y
por tanto su importancia es de auténtico relieve, ya que pueden suponer fuentes de despilfarros,
en potencia, a lo largo de toda la cadena.
Costo de almacenamiento: Los costos anuales de almacenamiento de existencias se expresan
como un porcentaje del promedio anual del valor de inventario; incluyen gastos de caja, así como
costos intangibles pero reales como los siguientes: - Intereses sobre el capital invertido en las
existencias. - El valor del espacio ocupado por los almacenes en relación con el valor del espacio
total de la planta a clientes.
Costo de pedido: Este uno de los factores empleados en las fórmulas del lote económico de
compra o de producción.
Inventario final: Inventario que refleja la cantidad de existencia de una empresa tiene al final del
proceso contable coincidirá con el inventario inicial del siguiente periodo
Inventario inicial: Inventario que refleja la cantidad de existencia que una empresa tiene al final
del proceso contable al iniciar sus actividades después de hacer un conteo físico.
Lote: Un conjunto de unidades o piezas, contadas pesadas o medidas, que integran la cantidad
ordenada en un pedido de compra o en una orden de producción, se denomina lote.
Reserva: Es la cantidad de materiales o de productos que se mantienen en existencia tal como una
provisión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el
periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumo más rápido,
por salidas a producción o por ventas.
Tiempo de adquisición: El tiempo de entrega es el número de días, semanas o meses que tarda un
pedido de compra en llegar al almacén, después de haber sido solicitado al proveedor.

+ Trabajo
GESTIÓN DE INVENTARIOS 28

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diana empresa. mexico: U Iberoamericana.
Soriano, C. (1995). Compras e Inventarios. Madrid, España: Ediciones Díaz de Santos, S.A.

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO FECHA

Elaboración Yamile Galvis Instructora 18/11/2014
Quintero Técnica Economía
Financiera y de Gestión.
Equipo de revisión
temática y pedagógica
Lida Alvarez.
Luz Neira Cruz
Instructora
Técnica Economía
Financiera y de Gestión.
21/11/2014 + Trabajo
Equipo de Marco Guzmán Instructor - Diseñador 2/12/2014
Diagramación Grafico
Aprobación Dilia del Rosario Coordinadora académica
Ceballos F. Área Economía Financiera
y de Gestión.