UNIVERSIDAD SANTA MARIA

DECANATO DE POSTGRADO EXTENCION

DIRECCIÓN DE INVESTIGACION
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA EMPRESARIAL

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA.

Autores:
Adán Ramos C.I. N°: 15.700.245
Villahermosa Héctor C.I. N°:17.483.523

Caracas, Julio de 2016

 INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las innovaciones y estrategias de negocios son parte del día a

día. Por este hecho, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser
exitosas se ven sometidas a procesos constantes de cambios, que involucran a
toda su estructura, Estas deben poder buscar y obtener el mejor rendimiento en
todos sus aspectos, para poder subsistir con la competencia además de la
sociedad en que se desarrolle.

Es en este sentido en nuestra Venezuela de hoy en día se hace imperativo que las
organizaciones u empresas centren sus mejores esfuerzos en el desarrollo de sus
estructuras, consolidándose un liderazgo solido dentro del mercado y dentro de la
misma organización, brindando las herramientas necesarias en cuanto a
competencia y tecnológicas a sus gerentes y demás empleados, y así poder
consolidar su fortaleza ante la dinámica del contexto socio-económico que
actualmente vivimos.

Es precisamente ese entorno socio-económico que actualmente vivimos como

país el que nos lleva a someter al análisis los diferentes enfoques como sistema
en las organizaciones, en el cual las empresas deben ejercer la firme tarea de
realizar esfuerzos conjuntos y organizados en la revisión de los actuales modelos
de producción empleados ó en el que han decidido desarrollarse.

En tal sentido que realizaremos un repaso aquellas teorías y modelos aplicables a

la empresa que han sido empleadas en un momento dado que cumplan con todas
aquellas directrices que le faciliten todo el proceso de cambio que les permita
cumplir con sus expectativas y que sean adaptables a la misma, a continuación
detallaremos algunos de estos enfoques que han permitido a las empresas u
organizaciones evolucionar y sobrevivir a su entorno.
 CONTENIDO

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN

Una Organización es un grupo social que está compuesto por personas

adecuadas a la naturaleza de cada individuo el cual tiene por función organizarse,
tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de
interacción, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las
necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su
propósito distintivo que es su misión.

         Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse
y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.
Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de
respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una
empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos
disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y
bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos. Estas se  clasifican
de la siguiente forma:

Formales: mecanismo o estructura que permite a las personas laborar

conjuntamente en una forma eficiente donde cada miembro puede contribuir en
forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Informales: es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los

individuos ante la organización formal. Este tipo de organización se puede
observar en cinco niveles diferentes:
·   Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos
relacionados entre sí.
·   Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto
particular de la política de la empresa
·   Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o
menos íntimamente.
·   Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.
·   Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIÓN

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada

individuo al logro de los objetivos de la empresa.

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA

Autoridad: derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar

órdenes y esperar que sean obedecidas.

Especialización: grado en que las tareas en la organización se subdividen en

puestos separados
Departamentalización: identificación y clasificación de las actividades.
Agrupación de dichas actividades para cumplir los objetivos de la organización.
Asignación de las actividades a administradores con autoridad para supervisarla.
Establecimiento de la coordinación horizontal y vertical.

Cadena de Mando: línea de toma de decisiones

Tramo de Control: es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?

Centralización/Descentralización: hablamos de Centralización o

Descentralización cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se
reparte.
Formalización: grado de estandarización  de las actividades y la  existencia de
normas procedimientos escritos  y la burocratización
 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan

conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se
desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus
elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal
que se logre una relación reciproca entre ellos.

            Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los
sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y
programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia
con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos  que presentan intercambio
con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia
con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

         Las organizaciones, como sistemas sociales, son responsables de las

consecuencias de sus decisiones y acciones por lo cual deben equilibrar la
influencia del entorno con sus responsabilidades, satisfaciendo necesidades
sociales al fabricar un producto ó brindar un servicio.

SISTEMA ABIERTO

         Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que

desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos,
energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar
información, energía, materia.
Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo,
sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas.   La organización como
sistema abierto presenta las siguientes cuatro elementos primordiales:
 Entradas: mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios
para su alimentación y nutrición., la organización recibe insumos del ambiente y
necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio.
Ninguna estructura social es autosuficiente.

Procesamiento: transforma las entradas en salidas o resultados, los sistemas

abiertos procesan y transforman  los insumos en productos acabados, mano de
obra, servicios, etc.
Salidas: resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema
exporta ciertos productos resultantes al ambiente externo.

Retroalimentación: constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida

por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento
del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la
entrada para disminuir la marcha del sistema.

CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

ABIERTOS

         Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas

abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

1.            Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la

organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin
fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de
los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento
humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas,
respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar
que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.
2.            Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de
partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas.
Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción,
produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes
independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración,
destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un
sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización
como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:

·         La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas
las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
·         La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente
diferenciado de un sistema social mayor.
·         La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,
organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado
tipo de meta sistemática.
·         Las características de la organización deben ser definidas por la especie de
situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros
subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un
sociedad.

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes
características:
Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier
sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación.
La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en
ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es
un proceso contenido dentro del propio sistema.
Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o
negentropía.

Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de

codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo
energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información,
proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple
es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema
corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían
información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección
correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del
sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté
programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los
materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la

diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae
también multiplicación de papeles y diferenciación interna.

Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de

equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el
mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o

fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de
acción del sistema, así como su grado de apertura.
SISTEMA CERRADO

         Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que
son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada
determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también
mecánico o determinista.  Se puede decir que no existe un sistema totalmente
cerrado, ni uno totalmente abierto.  Todo sistema depende en alguna medida del
ambiente.

         Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo

racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas
son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son
determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en
que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular
con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y
controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre
prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos
límites conocidos.

         La teoría clásica estudia la organización como si fuera un sistema cerrado,

compuesto de algunas pocas variables perfectamente conocidas y previsibles,  y
de algunos aspectos que pueden ser manejados mediante principios generales y
universales de administración. Sin embargo, Wadia destaca que, a pesar de todas
las críticas, la teoría clásica en el desafiante campo de la administración, permite
un enfoque sistemático.

CONFRONTACIÓN ENTRE TEORÍAS DE SISTEMA ABIERTO Y DE SISTEMA

CERRADO
·   Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno
cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema
abierto:

·   La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática
de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de
acuerdo a las transformaciones del ambiente.
·   Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose
al entorno.
·   Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el
ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el
necesitados o crearle necesidad de tales productos.

·   El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el

sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.

   Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las

siguientes distorsiones:

·   Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de

funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad
organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.

·   La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de

la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y
por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente.
Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no
hace la diferencia.

·   La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad

hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas
de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las
organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio.
CONTENIDO
CONCLUSION
 BIBLIOGRAFIA

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