M-Gi-Tm-14 Manual de Usuario Graduados y No Graduados Fa PDF

MANUAL DE USUARIO
NOVEDADES GRADUADOS Y NO
GRADUADOS
PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Bogotá, octubre 2019
CÓDIGO:
MANUAL DE USUARIO M-GI-TM-14
NOVEDADES GRADUADOS Y NO GRADUADOS
PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN. VERSIÓN: 1
PÁGINA:
PROCESO: GESTION PARA LA INCLUSIÓN SOCIAL 2 de 24
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................................................................. 3
1. OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO. .............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO. ............................................................................................................................... 4
3. SIGLAS Y ACRANÓNIMOS. .......................................................................................................................................... 4
4. REFERENCIAS NORMATIVAS ....................................................................................................................................... 4
5. ASIGNACIÓN DE LAS CLAVES Y USUARIOS .................................................................................................................. 5
6. INGRESO A LA PLATAFORMA. .................................................................................................................................... 5
6.1 INGRESO A LA NOVEDAD DE GRADUACIÓN................................................................................................................... 6
6.2 INGRESO A LA NOVEDAD DE NO GRADUACIÓN. .......................................................................................................... 13
6.3 CREACION NOVEDAD DE GRADUACION POR REGIONAL. ............................................................................................ 18
TABLA DE IMÁGENES
Imagen 1. Pantalla de ingreso aplicativo Familias en Acción. ..................................................................................................... 5
Imagen 2. Ruta para realizar novedad de graduación. ................................................................................................................ 6
Imagen 3. Elección opción Graduación. ...................................................................................................................................... 6
Imagen 4. Digitar código de familia. ............................................................................................................................................ 7
Imagen 5. Elección del beneficiario. ............................................................................................................................................ 7
Imagen 6. Habilitar elección de datos establecimiento educativo. ............................................................................................. 8
Imagen 7. Elección departamento del establecimiento educativo. ............................................................................................ 9
Imagen 8. Elección municipio del establecimiento educativo..................................................................................................... 9
Imagen 9. Elección entidad educativa. ...................................................................................................................................... 10
Imagen 10. Ingreso fecha de graduación. ................................................................................................................................. 10
Imagen 11. Ingreso de fecha desde el calendario. .................................................................................................................... 11
Imagen 12. Ingreso de la observacion. ...................................................................................................................................... 11
Imagen 13. Elección de soporte. ............................................................................................................................................... 12
Imagen 14. Formato resultado de la novedad creada. .............................................................................................................. 13
Imagen 15. Ruta para cargar novedad de no graduación.......................................................................................................... 13
Imagen 16. Ingreso del código de la familia. ............................................................................................................................. 14
Imagen 17. Elección del beneficiario. ........................................................................................................................................ 14
Imagen 18. Ingreso de la observación. ...................................................................................................................................... 15
Imagen 19. Mensaje de ingresar soporte. ................................................................................................................................. 15
Imagen 20. Consulta proceso del archivo. ................................................................................................................................. 16
Imagen 21. Crear la novedad. .................................................................................................................................................... 17
Imagen 22. Mensaje novedad creada satisfactoriamente. ....................................................................................................... 17
Imagen 23. Ruta para realizar novedad de graduación por la regional..................................................................................... 18
Imagen 24. Elección opción graduación. ................................................................................................................................... 18
Imagen 25. Elección beneficiario. .............................................................................................................................................. 19
Imagen 26. Habilitar elección de datos del establecimiento educativo. ................................................................................... 19
Imagen 27. Elección del departamento del establecimiento educativo. .................................................................................. 20
Imagen 28. Elección del municipio del establecimiento educativo. .......................................................................................... 20
Imagen 29. Ingreso de la fecha de graduación. ......................................................................................................................... 21
Imagen 30. Ingreso de la observación. ...................................................................................................................................... 21
Imagen 31. Elección causal de inasistencia. .............................................................................................................................. 22
Imagen 32. Formato resultado de la novedad creada. .............................................................................................................. 23
CÓDIGO:
PÁGINA:
INTRODUCCIÓN.
El Programa Familias en Acción establece la corresponsabilidad en educación mediante la verificación de la
asistencia escolar, como mínimo al 80% de las clases programadas durante cada período escolar, de los Niños,
Niñas y Adolescentes - NNA participantes del programa, que cursen desde el grado 0 hasta grado 11 y que se
encuentren en los rangos de edad de acuerdo al cuadro No.1 Edad por grado escolar definido en la GUÍA
OPERATIVA VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS EN EDUCACION, e identificando a los beneficiarios de último grado
11 que formalizaron la graduación durante la vigencia escolar, con el fin de habilitar la priorización
correspondiente a los nuevos integrantes del grupo familiar en educación, siempre y cuando cumplan los criterios
establecidos en la GUÍA OPERATIVA VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS EN EDUCACION vigente.
En este orden, se requiere implementar la novedad de GRADUACION / NO GRADUACION al procedimiento por

medio del cual el Enlace Municipal, Enlace Indígena o Apoyo realiza el registro por novedad de aquellos
beneficiarios que en el Sistema de Información de Familias en Acción - SIFA se encuentran en las siguientes
situaciones:
▪ Marcados como graduados en SIFA y en su vida escolar no se han graduado. Para este caso aplica la
novedad de NO Graduación.
▪ Marcados como no graduados en SIFA y en su vida escolar se encuentran graduados. Para este caso aplica
la novedad de Graduación.
El registro de graduación del beneficiario puede ser realizado por el establecimiento educativo y puede
presentar dos estados:
▪ Graduado “S” (el adolescente se ha graduado).

▪ No Graduado “N” (el adolescente NO se ha graduado).
1. OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO.

Definir el paso a paso para el registro de novedad de graduación a los NNA de último grado 11 que culminaron
sus estudios en los establecimientos educativos durante la vigencia escolar o los NNA que presentan estado
graduado y aún están estudiando (reporte errado por parte de Sistema de Matriculas - SIMAT). El EM, EI o apoyo
son los encargados de realizar estas novedades.
En el manual también se explica cómo hacer una novedad para un NNA que no esté registrado en grado 11,
novedad que está a cargo del equipo regional de Familias en Acción.
CÓDIGO:
PÁGINA:
2. ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO.

Las directrices de este manual deben ser difundidas para el conocimiento y aplicación por parte de las siguientes
instancias vinculadas directamente con la ejecución del Programa:
▪ Grupos Internos de Trabajo-GIT de la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas-DTMC, en

especial por parte del GIT de Familias en Acción, nivel nacional y territorial.
▪ El Centro de Atención Telefónica-CAT de Prosperidad Social.
▪ Los establecimientos educativos en los cuales se encuentran matriculados los NNA participantes del
programa.
▪ Alcaldías y enlaces municipales y demás actores locales.
▪ Participantes del Programa Familias en Acción.
3. SIGLAS Y ACRANÓNIMOS.
Para facilitar la comprensión de este manual, a continuación, se explican las siglas y acrónimos que se usan en su
contenido.
CLEI Ciclos Lectivos Integrados Especiales (Acrónimo)

DTMC Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas.
EE Establecimiento Educativo.
EM Enlace Municipal
EI Enlace Indígena
GIT Grupo Interno de Trabajo.
NNA Niños, Niñas y Adolescentes.
SIFA Sistema de Información de Familias en Acción.
SIMAT Sistema de Matrícula Estudiantil de Educación Básica y Media
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
El contenido de este manual se basa en las exigencias normativas que se relacionan a continuación.
▪ Ley 1948 de 2019, por medio de la cual se adoptan criterios de política pública para la promoción de la
movilidad social y se regula el funcionamiento del programa Familias en Acción.
▪ Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el funcionamiento del
programa Familias en Acción.
▪ Decreto 2094 de 2016, por la cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo para la
Prosperidad Social - Prosperidad Social.
▪ Resolución 237 de 2019, por la cual se establecen los grupos internos de trabajo de Prosperidad Social.
▪ Manual Operativo Programa Familias en Acción.
CÓDIGO:
PÁGINA:
5. ASIGNACIÓN DE LAS CLAVES Y USUARIOS

Cada establecimiento de educación-EE contará con un usuario y con una contraseña inicial la cual una vez ingrese
el funcionario de educación por primera vez, le solicitará cambio de contraseña y actualización de los datos (en
los casos que sea necesaria dicha actualización).
6. INGRESO A LA PLATAFORMA.
Para acceder al Sistema de Información del programa Familias en Acción “SIFA”.
• Ingrese a internet en la siguiente dirección:
http://masfamilias45.prosperidadsocial.gov.co/
Allí escriba en los campos correspondientes su usuario y contraseña asignadas.

Como se ve en la imagen siguiente:
Imagen 1. Pantalla de ingreso aplicativo Familias en Acción.
Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

CÓDIGO:
PÁGINA:
6.1 INGRESO A LA NOVEDAD DE GRADUACIÓN.

Una vez ha ingresado siga la ruta:
Verificación de Cumplimientos → Novedad de Graduación / NO Graduación

Imagen 2. Ruta para realizar novedad de graduación.
Ya en el sistema debe seleccionar la opción de “GRADUACIÓN”.

Imagen 3. Elección opción Graduación.
Una vez seleccionada el sistema muestra una nueva ventana donde se debe digitar el código de la familia (1) y
posteriormente dar clic en “Validar Familia” (2) como se ve en la imagen 4.
CÓDIGO:
PÁGINA:
Imagen 4. Digitar código de familia.
El sistema despliega una nueva ventana en la cual se muestra la información de los Niños, Niñas y Adolescentes -
NNA que se encuentran en grado 11 o que su último grado en el sistema fue 11 o ciclo 26 CLEI y que son objeto
de realizarles una novedad de Graduación, se debe realizar clic sobre el beneficiario al cual se le va a realizar la
novedad
Imagen 5. Elección del beneficiario.
Si el Niño, Niña y Adolescente no aparece en el listado se debe verificar el ultimo grado registrado y su estado en
el SIFA, si se encuentra en un grado superior a 6 y no está retirado o suspendido se puede realizar la novedad
CÓDIGO:
PÁGINA:
únicamente por el técnico de verificación o Enlace Regional del programa Familias en Acción, quien debe verificar
la información y proceder a realizar la novedad. El procedimiento se explica en el numeral 6.3 de este documento.
Después de dar clic sobre el beneficiario el sistema despliega las opciones para elegir Departamento y Municipio
donde se encuentra la Entidad Educativa.
Imagen 6. Habilitar elección de datos establecimiento educativo.
Al dar clic sobre “Seleccione el Departamento” se muestra la lista donde podrá elegir el Departamento al cual
pertenece la EE en la cual el NNA se graduó.
CÓDIGO:
PÁGINA:
Imagen 7. Elección departamento del establecimiento educativo.
Al dar clic sobre “Seleccione el Municipio” se muestra la lista donde podrá elegir el Municipio al cual pertenece
la EE en la cual el NNA se graduó.
Imagen 8. Elección municipio del establecimiento educativo.

CÓDIGO:
PÁGINA:
Una vez elegido el municipio, el sistema habilita la opción para encontrar la EE, para lo cual se puede digitar el
código SIFA o parte del nombre de la Entidad Educativa (1) y el sistema despliega la lista en la cual debe dar clic
sobre la que desea ingresar (2).
Imagen 9. Elección entidad educativa.
Al elegir la entidad educativa el sistema habilitará de forma automática el espacio para ingresar la fecha de
graduación que reposa en el Acta o en el Diploma que presenta el titular, el formato para ingresar la fecha debe
ser dd/mm/yyyy, de lo contrario el sistema genera un mensaje de error.
Imagen 10. Ingreso fecha de graduación.

CÓDIGO:
PÁGINA:
También se presenta la posibilidad de ingresar la fecha a través del calendario, como se evidencia en la imagen
siguiente donde puede elegir el año y mes (1) y posteriormente el día (2).
Imagen 11. Ingreso de fecha desde el calendario.
Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019
Posterior al ingreso de la fecha, podrá ingresar la observación la cual debe ser clara sobre el proceso de
graduación.
Imagen 12. Ingreso de la observación.
Inmediatamente puede ingresar el soporte, dando clic en “Seleccionar archivo” o en “Browse” (1) se genera una
nueva ventana donde puede elegir el archivo (2), verificar que el archivo este seleccionado (3) y luego dar clic
sobre “Abrir” para cargar el archivo al sistema (4).
CÓDIGO:
PÁGINA:
Imagen 13. Elección de soporte.
El sistema arroja un mensaje en el cual nos informa que la novedad ha sido creada de forma correcta y nos habilita
dos opciones “Cerrar” (en caso de que no vamos a imprimir el formato y deseemos crear una nueva novedad) o
“Abrir formato novedad” (cuando vamos a imprimir el formato con el resultado de la novedad).
CÓDIGO:
PÁGINA:
Imagen 14. Formato resultado de la novedad creada.
Al elegir la opción “Abrir formato novedad” se genera para ser impreso por el usuario y entregarlo a la persona
titular.
6.2 INGRESO A LA NOVEDAD DE NO GRADUACIÓN.

Una vez ha ingresado a SIFA siga la ruta:
Verificación de Cumplimientos → Novedad de Graduación / NO Graduación.
Imagen 15. Ruta para cargar novedad de no graduación.
Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

CÓDIGO:
PÁGINA:
El sistema genera una nueva pantalla donde debe ingresar el Código de Familia y posteriormente dar clic en
“Validar Familia”.
Imagen 16. Ingreso del código de la familia.
Una vez ingresado y validado el código de la familia el sistema habilita los beneficiarios a los cuales se les puede
generar una novedad de NO Graduación.
Imagen 17. Elección del beneficiario.
Después de elegir el beneficiario, el sistema genera una nueva ventana donde se puede ingresar la observación,
la cual debe ser clara.
CÓDIGO:
PÁGINA:
Al dar clic en “Soporte” o en “Browse” el sistema arroja un cuadro de mensaje en el cual se informa que el soporte
debe ser ingresado, al dar clic en OK el sistema permitirá el ingreso del archivo.
Imagen 19. Mensaje de ingresar soporte.

CÓDIGO:
PÁGINA:
Para el ingreso del soporte (Documento que certifica que el NNA se encuentra matriculado) se habilita una nueva
ventana en la cual puede seleccionar el archivo haciendo clic sobre el (1), verificar que este se seleccione (2) y
cargarlo al aplicativo al dar clic sobre “Abrir” (3).
Imagen 20. Consulta proceso del archivo.

CÓDIGO:
PÁGINA:
Imagen 21. Crear la novedad.
Imagen 22. Mensaje novedad creada satisfactoriamente.

CÓDIGO:
PÁGINA:
6.3 CREACIÓN NOVEDAD DE GRADUACIÓN POR REGIONAL

Cuando al intentar realizar una novedad de graduación el NNA no aparece en el listado de opciones de la Familia,
se debe verificar el último grado registrado y su estado en el SIFA, si se encuentra en un grado inferior a 11 y
superior a 6, y no esta retirado o suspendido se puede realizar la novedad únicamente por el técnico de
verificación o Enlace Regional del programa Familias en Acción, quien verificara la solicitud del EM / EI, el soporte
correspondiente y procede a realizar la novedad.
Para la creación de la novedad se debe seguir la ruta:
Cumplimiento de Compromisos → Novedad Graduación NO Graduación.

Imagen 23. Ruta para realizar novedad de graduación por la regional.
Ya en el sistema debe seleccionar la opción de “GRADUACIÓN”.

Imagen 24. Elección opción graduación.
Una vez seleccionada el sistema muestra una nueva ventana donde se debe digitar el código de la familia (1) y
posteriormente dar clic en “Validar Familia” (2), el sistema muestra una nueva ventana en la cual se ve la
información de los NNA que se encuentran en grado superior a 6 e inferior a y que son objeto de realizarles una
CÓDIGO:
PÁGINA:
novedad de Graduación, se debe realizar clic sobre el beneficiario al cual se le va a realizar la novedad (3) como
se ve en la imagen 26.
Imagen 25. Elección beneficiario.
Después de dar clic sobre el beneficiario el sistema despliega las opciones para elegir Departamento y Municipio
donde se encuentra la Entidad Educativa que genera el acta o diploma con el cual se está tramitando la novedad
de graduación.
Imagen 26. Habilitar elección de datos del establecimiento educativo.

CÓDIGO:
PÁGINA:
Al dar clic sobre “Seleccione el Departamento” se muestra la lista donde podrá elegir el Departamento al cual
pertenece la EE en la cual el NNA se graduó, lo cual se realiza dando clic sobre el departamento a elegir.
Imagen 27. Elección del departamento del establecimiento educativo.
Al dar clic sobre “Seleccione el Municipio” se muestra la lista donde podrá elegir el Municipio al cual pertenece
el EE en la cual el NNA se graduó. Una vez elegido el municipio el sistema habilita la opción para encontrar la EE,
para lo cual se puede digitar el código SIFA o parte del nombre de la Entidad Educativa y el sistema despliega la
lista en la cual debe dar clic sobre la que desea ingresar
Imagen 28. Elección del municipio del establecimiento educativo.

CÓDIGO:
PÁGINA:
Al elegir la entidad educativa el sistema habilitará de forma automática el espacio para ingresar la fecha de
graduación a través del calendario.
Imagen 29. Ingreso de la fecha de graduación.
Posterior al ingreso de la fecha podrá ingresar la observación la cual debe ser clara sobre el proceso de graduación,
explicando la razón de graduación al no estar en grado 11 como último reporte.

CÓDIGO:
PÁGINA:
Inmediatamente puede ingresar el soporte, dando clic en “Seleccionar archivo” o en “Browse” (1) se genera una
nueva ventana donde puede elegir el archivo (2), verificar que el archivo este seleccionado (3) y luego dar clic
sobre “Abrir” para cargar el archivo al sistema (4).
Imagen 31. Elección causal de inasistencia.
CÓDIGO:
PÁGINA:
Imagen 32. Formato resultado de la novedad creada.
Al elegir la opción “Abrir formato novedad” se genera para ser impreso por el usuario y entregarlo a la madre
titular.
CÓDIGO:
PÁGINA:
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES

FECHA DE
VERSIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
APROBACIÓN
1 Octubre 2019 Creación del documento.
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Nombre: William Martínez Nombre: Yohanna Pilar Cubillos Nombre: Julián Torres Jiménez.
Camargo. Santos.
Cargo: Director.
Cargo: Técnico. Cargo: Profesional Especializada.
Integrante del GIT Familias en Dirección de Transferencias
Acción-DTMC Coordinadora del Monetarias Condicionadas
GIT Familias en Acción - DTMC

M-Gi-Tm-14 Manual de Usuario Graduados y No Graduados Fa PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

M-Gi-Tm-14 Manual de Usuario Graduados y No Graduados Fa PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE USUARIO

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

En este orden, se requiere implementar la novedad de GRADUACION / NO GRADUACION al procedimiento por

▪ Graduado “S” (el adolescente se ha graduado).

1. OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO.

2. ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO.

▪ Grupos Internos de Trabajo-GIT de la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas-DTMC, en

CLEI Ciclos Lectivos Integrados Especiales (Acrónimo)

5. ASIGNACIÓN DE LAS CLAVES Y USUARIOS

• Ingrese a internet en la siguiente dirección:

Allí escriba en los campos correspondientes su usuario y contraseña asignadas.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

6.1 INGRESO A LA NOVEDAD DE GRADUACIÓN.

Verificación de Cumplimientos → Novedad de Graduación / NO Graduación

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Ya en el sistema debe seleccionar la opción de “GRADUACIÓN”.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 4. Digitar código de familia.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 7. Elección departamento del establecimiento educativo.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 8. Elección municipio del establecimiento educativo.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 13. Elección de soporte.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019

Imagen 14. Formato resultado de la novedad creada.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

6.2 INGRESO A LA NOVEDAD DE NO GRADUACIÓN.

Verificación de Cumplimientos → Novedad de Graduación / NO Graduación.

Imagen 15. Ruta para cargar novedad de no graduación.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 18. Ingreso de la observación.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 21. Crear la novedad.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Imagen 22. Mensaje novedad creada satisfactoriamente.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

6.3 CREACIÓN NOVEDAD DE GRADUACIÓN POR REGIONAL

Para la creación de la novedad se debe seguir la ruta:

Cumplimiento de Compromisos → Novedad Graduación NO Graduación.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Ya en el sistema debe seleccionar la opción de “GRADUACIÓN”.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019

Imagen 32. Formato resultado de la novedad creada.

Fuente: SIFA Sistema de Información Familias en Acción, 2019.

CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES