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Diciembre 2005
1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................3
2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL PARA
OPERADORES CON ACCESO AL SSU.................................................................4
3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL..........9
5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS.................................................................................11
Requisitos de elegibilidad................................................................................................11
Documentación para la justificación...............................................................................11
Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores.......................................14
6. MODIFICACIONES FINANCIERAS.......................................................................15
Recertificación.................................................................................................................15
Modificaciones al Complemento de Programa...............................................................15
Infraejecución y sobreejecución......................................................................................15
7. PISTA DE AUDITORÍA............................................................................................17
8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL........................................................................20
8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE.....................................................20
Descripción del método de gestión..................................................................20
Publicidad de las acciones cofinanciadas........................................................21
8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO
DEL GOBIERNO VASCO......................................................................................21
9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES.........................................................24
10. DIRECCIONES DE INTERES.................................................................................25
ANEXOS.........................................................................................................................27
I. CUADRO RELACION OPERACIONES CERTIFICADAS.....................................28
MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL
ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA
COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES......................................................29
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1. INTRODUCCIÓN
3
2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL
PARA OPERADORES CON ACCESO AL SSU
Para el mes de marzo del año siguiente debe remitirse a la unidad coordinadora de FSE
del País Vasco el Informe anual del año que ha finalizado.
Dicho informe deberá contener los datos financieros y los datos de seguimiento del año
correspondiente de acuerdo al formato requerido por el Sistema Informático de
Seguimiento de la UAFSE (SSU) y la Memoria de las actuaciones realizadas en dicho
año. Adjuntamos instrucciones más detalladas para dar cumplimiento a todos estos
requisitos.
Seguimiento financiero
Cada operador del DOCUP deberá rellenar los datos financieros del año que certifica,
del 1 de enero al 31 de diciembre (incluidos los que se presentaron en el informe
parcial) en el capítulo correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la
UAFSE (SSU).
Cuando aparezca la pantalla de “Datos del Informe de Seguimiento”, hay que rellenar
que se trata de un Informe anual y que se acompaña una petición de pagos.
Los importes a consignar serán los correspondientes a aquellos gastos efectivamente
pagados y certificados a 31 de diciembre del año que se certifica. Recordamos que la
ejecución ha de desagregarse a nivel de actuación.
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Teniendo en cuenta que los sistemas de recogida de información tienen que estar ya
adaptados a los requerimientos del FSE, insistimos en que:
Los datos físicos de beneficiarios/as tienen que rellenarse en la tabla D2. La tabla
D1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de
FSE en el Gobierno Vasco.
Memoria
Además de los datos financieros, de seguimiento y de resultados que se introducen en el
Sistema Informático (SSU), hay que redactar una memoria que ha de contener la
siguiente información con respecto al año que se certifica:
- Una breve introducción haciendo referencia a la situación del mercado de trabajo
en el ámbito de actuación de cada operador y “en general cualquier cambio en las
condiciones generales que afecten a la ejecución de la intervención, en particular las
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tendencias socioeconómicas significativas, los cambios en las políticas nacionales,
regionales o sectoriales” (art. 37 del Reglamento 1260/99).
- La descripción de la ejecución del año por eje, medida y actuación.
- Las disposiciones tomadas para garantizar la calidad y eficacia de la intervención
(art. 37 del Reglamento 1260/99):
referencia a las acciones de seguimiento, control financiero y evaluación,
incluidos los procedimientos de recogida de datos.
las medidas adoptadas para garantizar la publicidad de la intervención
las medidas adoptadas para garantizar la compatibilidad con las políticas
comunitarias (Estrategia Europea por el Empleo, Planes Nacionales de Acción
para el Empleo, Igualdad de oportunidades, Sociedad de la Información, Medio
Ambiente, Regímenes de Ayudas y respeto a las normas de competencia y a las
normas de contratación pública)
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En resumen, las memorias han de ser descriptivas y explicativas y tienen que recoger
aspectos dignos de mencionar en cuanto a ejecución, cumplimiento de las prioridades
horizontales, publicidad, etc.
Justificación de gastos
Junto con la Memoria habrá que enviar una relación de los gastos certificados en el
cuadro que se incluye en el Anexo 1.
La información a registrar en cada una de las columnas del cuadro, es la siguiente:
Eje, medida y tasa de cofinanciación.- Siempre va a ser el mismo dato: (3, 1, 45%).
Identificación del destinatario último: Nombre o razón social, domicilio, CIF o NIF.
Consignar e l nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en
ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de becarios, consignar el
nombre del becario y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre
de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF.
Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona
y su CIF.
Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos
efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos
gastos generados por la impartición de un curso se imputen a la operación que es ese
curso. Al igual que no desglosamos todos los pagos mensuales de las becas efectuados a
los becarios, sino que consignamos en una sola operación "beca de fulanito", el importe
anual pagado a ese becario.
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Recordamos que los gastos certificados han de estar directamente relacionados con la
actuación.
Remitimos al capítulo “Justificación de gastos” de este manual para todos aquellos
aspectos que tendrán que tener presente en las certificaciones de gastos.
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3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL
Eje, medida y tasa de cofinanciación.- Siempre va a ser el mismo dato: (3, 1, 45%).
Identificación del destinatario último: Nombre o razón social, domicilio, CIF o NIF.
Consignar e l nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en
ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de becarios, consignar el
nombre del becario y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre
de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF.
Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona
y su CIF.
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Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos
efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos
gastos generados por la impartición de un curso se imputen a la operación que es ese
curso. Al igual que no desglosamos todos los pagos mensuales de las becas efectuados a
los becarios, sino que consignamos en una sola operación "beca de fulanito", el importe
anual pagado a ese becario.
Recomendamos aprovechar la preparación del Informe parcial para introducir los datos
de Resultados a los 6 meses correspondientes al informe anual del año anterior.
Para ello, aquellos operadores tendrán que crear una nueva versión del informe anual
correspondiente (sin acompañar petición de pago) en el SSU para incluir los resultados
de ese tramo anual.
Es importante que los datos de resultados estén en concordancia con los que se
introdujeron en las tablas D1/D2 de realización física. En concreto, y tal como se
especifica en las notas a pie de tabla R, solamente hay que introducir datos de inserción
de los beneficiarios de la actuación que estaban inicialmente parados en las tablas
D1/D2.
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5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS
Requisitos de elegibilidad
Para que un gasto sea elegible, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:
Que se trate de gastos de actividades asociadas a una actuación elegible.
Que sean adecuados a los objetivos y contenidos del Complemento de Programa.
Que el gasto certificado encaje en la definición de la Actuación que se hace en el
PO ó CdeP
Que exista constancia documental sobre su realización, de manera que sean
verificables.
Que se realicen dentro del periodo de actuación aprobado.
Que sean gastos efectivamente realizados y pagados, excepto las contribuciones
en especie y las amortizaciones.
En términos generales la documentación necesaria para justificar los gastos será: la
factura original (marcada por un sello que indique que se trata de un gasto cofinanciado
por el FSE) y el comprobante de pago.
Gastos de personal:
Nóminas, los documentos de las cargas sociales (TC1 y TC2), los justificantes de pago
y el contrato en el que se indique que esa persona desarrolla actividades relacionadas
con el proyecto. Si en el contrato, por ser anterior al proyecto o por cualquier otro
motivo, no está especificado se presentará un escrito elaborado por la persona
competente (representante legal de la entidad), en el que se identifiquen los datos de la
persona, las actividades que desempeña, el tiempo estimado de dedicación,…
Gastos generales:
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Aunque se pretenden evitar en la medida de lo posible estos gastos de difícil
justificación, se permite imputar los gastos corrientes como: electricidad, agua, teléfono,
fax, material de oficina, fotocopias, correo, calefacción, mantenimiento, limpieza…, es
decir gastos corrientes comunes directamente relacionados con la actuación.
Para justificar estos gastos hay que presentar las facturas correspondientes y los
comprobantes de pago, así como un certificado en el que se especifique que criterio de
imputación se ha seguido.
Se sugiere el siguiente criterio:
Nº de horas imputables al proyecto/Nº horas totales de actividad de la entidad
Subcontrataciones:
Todos las contrataciones deberán respetar los principios de transparencia, libre
concurrencia (pedir al menos 3 presupuestos) y publicidad (dar publicidad de la
convocatoria en el territorio de acción del proyecto, en algún periódico, en la pagina
web del proyecto, en tablones de anuncio…). Si el organismo que contrata pertenece a
la Administración Publica deberá respetar la Ley de contratos de la Administración
Pública.
Para justificar estos gastos se debe presentar toda la documentación necesaria para la
adjudicación: es decir todos los presupuestos solicitados, el criterio de selección elegido
y la publicación que se ha realizado (en los casos que sea necesario), las facturas, los
comprobantes de pago y el contrato.
Utilización de locales:
Se permite imputar el importe de los alquileres de locales destinados al proyecto.
También se admite imputar la cesión de los locales como contribución en especie.
Por lo tanto en el caso de los alquileres se presentara el contrato, las facturas y los
comprobantes de pago. Y en el caso de la cesión: la tasación que ha servido de base para
el cálculo.
Utilización de equipos:
Se admite imputar: el alquiler de equipos, la amortización, el leasing, renting.
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Para justificar la amortización se debe presentar la factura de compra del bien
(demostrar que no se ha recibido ninguna subvención), el criterio de amortización
seguido y el criterio de imputación aplicado. En el caso del renting, leasing y alquiler, se
presentara el contrato, las facturas y los comprobantes de pago.
Impuestos:
Sólo se admite el IVA como gasto subvencionable cuando es gasto para el destinatario
último, y no tiene posibilidades de recuperarlo, es decir el IVA en aquellas entidades
exentas de tributar por IVA. Para justificar esto los socios exentos solicitaran un
certificado a la Hacienda Foral donde se acredite. El resto de tributos no son
subvencionables.
En el caso de estar sujetos a la regla de la prorrata, se solicitara a la Hacienda Foral que
expida un certificado en el que se indique la prorrata definitiva del ejercicio anterior.
CONTROL FINANCIERO
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- Comprobar que se cumplen los requisitos de publicidad, libre concurrencia y
transparencia en las contrataciones externas.
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6. MODIFICACIONES FINANCIERAS
Recertificación
Si como resultado de algún proceso de control o de auditoria tanto interno como externo
alguno de los operadores del DOCUP se ve en la necesidad de realizar una
recertificación, deberá contactar con la unidad responsable de FSE en el Gobierno
Vasco para iniciar el proceso de rectificación.
El proceso de recertificación puede tener como consecuencia tanto una minoración de
las cantidades certificadas como un aumento de las mismas. Cualquiera de estos dos
supuestos debe estar debidamente justificado mediante una memoria explicativa.
Con objeto de concentrar todos los posibles procesos de rectificación en un único
momento en el tiempo, se ha optado por hacerlo coincidir con la presentación del
Informe parcial y/o la cumplimentación de los resultados de inserción en el mes de
octubre de cada año.
Infraejecución y sobreejecución
Infraejecución: si algún operador conoce ya que en alguna actuación no va a poder
asumir el importe de ayuda que tiene concedido, deberá informarnos en cuanto tenga
constancia de este hecho, para poder redistribuir ese dinero y no se produzca una
pérdida de cofinanciación. Es particularmente importante que se haga un estudio realista
de la previsión de gasto antes del final del periodo, cuando el reajuste sea ya imposible.
Sobreejecución: recordamos a los operadores que no pueden superar el montante total
concedido para ninguna actuación individual sin antes ponerse en contacto con nosotras
y recibir por nuestra parte una autorización expresa.
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Salvo que haya una redistribución de fondos como resultado de infraejecución de un
operador, la sobreejecución en una actuación retraerá fondos de las otras actuaciones en
las que operan.
Aún cuando en un momento dado se limite al operador la cuantía a meter a
cofinanciación de FSE, si se han cumplido todos los requisitos de publicidad,
elegibilidad, etc se recomendará al operador que mantenga esas cuantías como
“colchón” para el caso en que tenga que sustituir un gasto por otro como fruto de una
auditoria, o para el caso en que tenga que recertificar algunas cantidades y comunicando
el importe excedente a las responsables de FSE.
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7. PISTA DE AUDITORÍA
4º.- Explicar el sistema de codificación contable que permite identificar las partidas
cofinanciadas en los presupuestos de ingresos y gastos.
5º.- Describir el sistema de flujos financieros desde que la ayuda comunitaria llega, por
orden de la autoridad pagadora, a la cuenta del beneficiario final.
Junto con esto fue necesario rellenar, en el bloque de control del SSU, el epígrafe
pista de auditoria.
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Las unidades depositarias de la documentación contable y administrativa:
expedientes de contratación, relativos a los convenios o a la convocatoria y
otorgamiento de las subvenciones, libros o registros contables, facturas originales,
documentos de pago, etc.
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Para el supuesto de la ejecución directa del presupuesto del beneficiario final:
- Las partidas presupuestarias cofinanciadas (Programas, Capítulos y
artículos).
- El o los centro/s de gasto (Ej. Dirección General, Centro de enseñanza, etc.)
- Los mecanismos de gestión del gasto correspondiente (ej. pago de nóminas,
pago de gastos corrientes, etc.).
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8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Sistema de control:
- Control financiero
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- Seguimiento y verificación de la realidad de la ejecución de las acciones y de
su conformidad con la normativa de aplicación
Justificación de los gastos realizados (sistema de justificación, comprobaciones
que se realizan de gastos efectivamente pagados, contabilización específica de
los gastos)
Publicidad de las acciones cofinanciadas
Verificación de la pista de auditoria
En relación a la/s actuación/es que se han decidido verificar, las visitas van a revisar:
El marco legal de desarrollo de las acciones
La descripción de la organización con que cuenta el gestor
Método de gestión empleado
Comprobación de la aplicación de los criterios generales en la selección de las
actuaciones
Relación y descripción de las acciones imputadas por el operador a esta actuación
Examen de expedientes concretos de concesión de ayudas para esa actuación en el
que se analiza la imputación de gastos, la elegibilidad de los mismos, la efectividad
del pago y la adecuación a la normativa de aplicación
Medidas de seguimiento y verificación que se hayan realizado hasta la fecha en lo
relativo a esta actuación.
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Las labores de control que la Oficina de Control Económico va a llevar a cabo cada año
en aplicación del Reglamento (CE) nº 438/2001 se recogen tanto en el “Plan de
Auditoria” que se aprueba mediante Orden de la Consejera de Hacienda y
Administración Pública del Gobierno Vasco, como en el “Plan de Control” que la
propia Oficina de Control Económico remite a la Intervención General de la
Administración del Estado para su posterior envío a los servicios de la Comisión
Europea.
Esas labores de control se realizan a través de dos tipos de auditoria distintos:
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Los objetivos específicos de estos controles son los siguientes:
Verificar que los gastos declarados cumplen con los requisitos recogidos en la
normativa específica de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
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9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES
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10. DIRECCIONES DE INTERES
EMAKUNDE
Evaluación con perspectiva de género
www.emakunde.es
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Evaluación de las políticas activas de empleo
www.emakunde.es/actualidad/empleo/indice_.htm
INSTITUTO DE LA MUJER
www.mtas.es/mujer
Igualdad en los fondos estructurales
Buenas prácticas
Documentos técnicos
LANBIDE
www.lanbide.net
Otros servicios: Europa
Documentos UE
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ANEXOS
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ANEXO 1
PROGAMA OPERATIVO
BENEFICIARIO FINAL/ORGANO INTERMEDIO
AÑO
IDENTIFICACIÓN DESTINATARIO
ÚLTIMO LOCALIZACIÓN DE
TASA PROVINCIA
NUMERO DE IDENTIFICACIÓN DE LA COSTE TOTAL AYUDA
Nº EJE MEDIDA COFI ACTUACIÓN DE
EXPEDIENTE LA OPERACIÓN NOMBRE O CIF o DOCUMENTACIÓN CERTIFICADO FSE
FSE(%) DOMICILIO EJECUCIÓN
RAZÓN SOCIAL NIF FINANCIERA
MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL
ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA
COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES
Versión 1
Noviembre/2004
INDICE
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Legislación relativa a la comunicación de irregularidades
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Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”
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En el artículo 3 del Reglamento 1681/94 se indican los datos que deben facilitarse en
esa 1ª comunicación de irregularidades, datos que se recogen en el modelo de ficha
establecido por la OLAF.
En este caso, de acuerdo al artículo 5.3 del Reglamento 1681/94 “la Comisión podrá
pedir expresamente al Estado miembro que prosiga el procedimiento de
recuperación.”.
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Irregularidades corregidas / no corregidas
Deben comunicarse a la Comisión todas las irregularidades, incluso las que se corrijan
automáticamente y se excluyan de un Programa Operativo o Docup a través de
“descertificaciones” o “rectificaciones” del gasto declarado.
Una irregularidad que se descertifica en el mismo momento en el que se pone de
manifiesto conlleva una comunicación, al mismo tiempo, en aplicación de los artículos
3 y 5.1 del Reglamento 1681/1994.
Para ello, deberán enviar al Organismo Intermedio que corresponda (por ejemplo, en el
caso de las ayudas cofinanciadas por el FSE, a la Dirección de Empleo y Formación del
Gobierno Vasco) la siguiente documentación tan pronto como conozcan la existencia de
la irregularidad (artículo 3 del Reglamento 1681/94) o se produzca una modificación en
el proceso de recuperación (artículo 5 del Reglamento 1681/94):
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“Ficha de comunicación de irregularidades” debidamente cumplimentada, tanto en
soporte papel como en soporte informático (Word); en este último caso, el
documento en Word deberá enviarse por correo electrónico a la dirección que facilite
el Organismo Intermedio.
Para cumplimentar adecuadamente una “Ficha”, deben tenerse en cuenta las
directrices establecidas en la “Guía elaborada por la Comisión Europea”, remitida
por IGAE el 15/11/2000, y tener en cuentas las siguientes cuestiones:
No deben cumplimentarse los datos de “Caso nº” y “Fecha de envío”, datos que
serán cumplimentados por la IGAE.
Dentro del apartado 27-“Observaciones” de la “Ficha” debe incluirse, cuando
sea de aplicación, el número o código del expediente a efectos del órgano gestor,
precedido del siguiente texto:
“Nº expediente asignado por el órgano gestor:”
Las dudas que surjan sobre la cumplimentación de los datos de la “Ficha” podrán
consultarse al Organismo Intermedio o a la Oficina de Control Económico.
En el caso de que la irregularidad se produzca como consecuencia de un expediente
de reintegro o de devolución, ya sea total o parcial, de una ayuda, deberá remitirse,
junto con la “Ficha”, copia del documento que justifique la devolución de dicho
importe (resolución mediante la que se solicita el reintegro, etc.).
En caso de que el órgano gestor considere que no es posible o previsible la
recuperación de la deuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia de la
“comunicación especial” que en aplicación del artículo 5.2 del Reglamento 1681/94
debe enviarse a la Comisión, así como copia de toda la documentación generada por
las actuaciones tendentes a la recuperación de las sumas indebidamente percibidas.
Tan pronto como un Organismo Intermedio reciba de algún organismo gestor la
comunicación de una irregularidad o de una modificación en el proceso de recuperación
de una irregularidad, procederá a trasladar todos los documentos recibidos a la Oficina
de Control Económico del Gobierno Vasco. Esa comunicación deberá ser en soporte
papel, y en soporte informático, a la dirección que facilite la Oficina de Control
Económico, para todos los documentos así remitidos por los órganos gestores,
especialmente para la “Ficha de comunicación de irregularidades”.
En los casos en que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco conozca la
existencia de una irregularidad o de una modificación en el procedimiento de
recuperación de una irregularidad, detectada por cualquier organismo, cuyo proceso de
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comunicación hacia la Comisión no se haya iniciado, podrá bien requerir al órgano de
gestión correspondiente el inicio de dicho proceso, bien iniciar de oficio el trámite de
notificación, en cuyo último caso podrá solicitar al citado órgano de gestión los datos
necesarios para efectuar dicha comunicación.