Manual Sistema de Gestión Integral V15

GESTIÓN INTEGRAL VERSIÓN: 15
MANUAL
VIGENCIA:
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD 14 de julio de 2017
Y SLAUD EN EL TRABAJO
TABLA DE CONTENIDO
1 DEFINICIONES............................................................................................................ 3
2 PRESENTACIÓN.........................................................................................................8
3 OBJETIVOS DEL SGSST............................................................................................9
3.1 Objetivo General...................................................................................................9
3.2 Objetivos Específicos............................................................................................9
4 INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN...........................................................10
5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL................................................11
5.1 Servicios de Microcrédito....................................................................................11
5.2 Servicios de Formulación y ejecución de proyectos............................................11
6 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL SGI..........................................................13
7 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA.........................................................................16
7.1 Información General............................................................................................16
7.2 Objeto Social.......................................................................................................16
7.3 Historia................................................................................................................16
8 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.........18
8.1 Misión y Visión....................................................................................................18
8.2 Valores Institucionales........................................................................................18
8.3 Estructura Organizacional...................................................................................18
8.4 Estructura por procesos......................................................................................18
8.5 Grupos de interés................................................................................................18
8.6 Políticas del Sistema de Gestión Integral............................................................18
8.7 Despliegue de objetivos e indicadores del SGI...................................................19
8.8 Declaración y Delegación de Autoridad..............................................................19
8.9 Provisión de Recursos........................................................................................20
8.9.1 Recursos Locativos y Técnicos....................................................................20
8.9.2 Recursos Financieros..................................................................................20
8.9.3 Recursos Humanos.....................................................................................20
8.10 Identificación de requisitos legales aplicables.....................................................20
8.10.1 Dirección del Sistema de Gestión Integral...................................................21
8.10.2 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST..............21
8.10.3 Comité de Convivencia Laboral - CONVILAB..............................................21
8.10.4 Reglamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo......................................21
9 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL......................................22
9.1 Evaluación inicial de los estándares mínimos del SGI........................................22
9.2 Compromiso de la Dirección...............................................................................22
9.3 Actividades de la rama de la Salud en el Trabajo...............................................22
9.3.1 Exámenes médicos laborales......................................................................22
9.3.2 Diagnóstico de condiciones de salud...........................................................22
9.3.3 Programas de vigilancia epidemiológica - PVE............................................23
9.3.4 Actividades de Promoción y Prevención - PyP............................................23
9.3.5 Registros y estadísticas de salud.................................................................23
9.4 Actividades de la rama de la Higiene en el Trabajo............................................23
9.4.1 Ambientes de trabajo...................................................................................23
9.5 Actividades de la rama de la Seguridad en el Trabajo........................................23
9.5.1 Identificación de peligros, evaluación, valoración y priorización de riesgos. 23
9.5.2 Identificación de actividades de alto riesgo según Decreto 2090 de 2003. . .24
MANUAL
VIGENCIA:
9.6 Actividades de la rama de la Calidad..................................................................24

9.6.1 Control de la información documentada.......................................................24
9.6.2 Enfoque al Cliente y Planificación del servicio.............................................24
10 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.............................25
10.1 Programa de trabajo anual del SGI.....................................................................25
10.2 Perfil Sociodemográfico......................................................................................25
10.3 Competencias, capacitación y entrenamiento.....................................................25
10.4 Inducción y reinducción.......................................................................................25
10.5 Investigación y análisis de Incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales........................................................................................................................ 26
10.6 Inspecciones de seguridad..................................................................................26
10.7 Auto reporte de condiciones de trabajo y salud...................................................26
10.8 Rendición de cuentas..........................................................................................26
10.9 Gestión del riesgo...............................................................................................26
10.10 Mantenimiento preventivo y correctivo............................................................26
10.11 Estándares y procedimientos..........................................................................26
10.12 Elementos de protección personal...................................................................27
10.13 Saneamiento Básico Industrial........................................................................27
10.14 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias.................................27
10.15 Comunicación, Participación y Consulta..........................................................27
10.16 Motivación.......................................................................................................27
10.17 Adquisiciones y contrataciones.......................................................................27
10.18 Prestación del Servicio....................................................................................28
10.18.1 Infraestructura..........................................................................................28
10.18.2 Control y trazabilidad de la Prestación del Servicio..................................28
10.18.3 Control del Producto y Servicio No Conforme..........................................29
10.18.4 Seguimiento y Medición...........................................................................29
10.18.5 Análisis de datos......................................................................................29
10.18.6 Satisfacción del Cliente............................................................................29
11 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA Y ACCIONES DE MEJORA AL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL.......................................................................................................30
11.1 Auditoría Interna..................................................................................................30
11.2 Revisión por la Dirección.....................................................................................30
11.3 Gestión del Cambio.............................................................................................30
11.4 Acciones de mejora.............................................................................................30
MANUAL
VIGENCIA:
1 DEFINICIONES
SGI: Sistema de Gestión Integral.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.
Acción de mejora: Acción de optimización del SGI, para lograr mejoras en el desempeño
de la organización de forma coherente con su política.
Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la

organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria "por su
baja frecuencia de ejecución.
Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización,

se ha planificado y es estandarizable.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido
por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente
para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también
daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación
de servicios y los recursos ambientales.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos. (Inherente, significa que existe en algo, especialmente como una característica
permanente).
Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo, a
través de los siguientes pasos: Planificar – Hacer – Verificar – Actuar.
Comité de convivencia laboral: Es una medida preventiva del acoso laboral que
contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la
salud en los lugares de trabajo.
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo: El COPASST es un organismo

de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de seguridad y salud dentro de la
empresa y no se ocupará por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la relación
contractual laboral propiamente dicha, los problemas de personal, disciplinarios o
sindicales; ellos se ventilan en otros organismos y están sujetos a reglamentación distinta.
Parágrafo 2: Conforme al parágrafo anterior a partir de la fecha de publicación del

presente decreto se entenderá el Comité Paritario de Salud Ocupacional como Comité
MANUAL
VIGENCIA:
Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo y el' Vigía en Salud Ocupacional como Vigía
en Seguridad y Salud en el Trabajo, quienes tendrán las funciones establecidas en la
normatividad vigente.
Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto - reporte de

condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil
sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.
Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que

tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los
trabajadores. Quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a)· las
características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas,
materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los
agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus
correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) los
procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que
influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) la organización y
ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y
psicosociales.
Contratista: Persona Natural o Jurídica a quien, una vez agotado un proceso de

selección de acuerdo con los diferentes tipos de contratación, se le exigen los
requerimientos de una prestación de un servicio, o el suministro de un bien como
proveedor independiente o se le adjudica un contrato para desarrollar un objeto
contractual por medio del cual se crea una relación jurídica con el contratante respectivo,
ya sea con el estado o con un ente privado.
Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población trabajadora,

que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de
trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia,
composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de
trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.
Documento: Información y su medio de soporte.
Efectividad: Logro de los objetivos del SGI con la máxima eficacia y la máxima eficiencia
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización

de una acción.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que

afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y
coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos
casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.
MANUAL
VIGENCIA:
Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de
probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias
de esa concreción.
Grupos de Interés: Son aquellas personas y organizaciones internas y externas que

pueden afectar, verse afectadas o percibirse ellas mismas como afectadas por una
decisión o una actividad.
Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las
características de éste.
Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos,

políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y
necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación

del SGI.
Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período

definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios
del programa o del sistema de gestión.
Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde

con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el SGI el cual deberá actualizarse en
la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del SGI, para lograr mejoras en el
desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Sistema de Gestión de
la organización.
No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de

estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre
otros.
Peligro: Fuente situación o acto potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o

una combinación de estas.
Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento

de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos y de los
recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.
Política del SGI: Es el compromiso de la alta dirección de una organización con la calidad
en la prestación de los servicios y la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas
formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

MANUAL
VIGENCIA:
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades desempeñadas.
Reporte de actos y condiciones inseguras: Proceso mediante el cual el trabajador o

contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de
seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.
Requisito Normativo: Requisito de SST y calidad impuesto por una norma vigente y que
aplica a las actividades de la organización.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos

peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos.
Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las lesiones y

enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de
la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente
de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento
del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.
Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para el logro de
los mismos.
Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad.
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Este Sistema

consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua
y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la
auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y
controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo
Sistema de Gestión Integral: Sistema para dirigir y controlar la organización con

respecto a la calidad, la seguridad y salud en el Trabajo.
Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y

privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los
trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles
con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. Las disposiciones vigentes
de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo hacen parte
integrante del Sistema General de Riesgos Laborales.
Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo
estimado.
MANUAL
VIGENCIA:
Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el

trabajo: Comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y
sistemática de datos a efectos de la prevención. La vigilancia es indispensable para la
planificación, ejecución y evaluación de los programas de seguridad y salud en el trabajo,
el control de los trastornos y lesiones relacionadas con el trabajo y el ausentismo laboral
por enfermedad, así como para la protección y promoción de la salud de los trabajadores.
Dicha vigilancia comprende tanto .la vigilancia de la salud de los trabajadores como la del
medio ambiente de trabajo.
MANUAL
VIGENCIA:
2 PRESENTACIÓN
El Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo, consiste en el desarrollo de un

proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua; e incluye la política, la
organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de
mejora; de modo tal que la intención de este documento es proporcionar a las partes
interesadas una presentación de la política y sus objetivos, además de hacer una
descripción del Sistema de Gestión Integral, por medio del cual se garantiza el
cumplimiento de los requisitos específicos de las Normas Decreto 1072 de 2015,
Resolución 0312 de 2019 y demás normas que lo reglamenten.
Con dicho sistema de gestión se busca mejorar la calidad de vida laboral, los ambientes
de trabajo, la optimización de recursos y la calidad de los servicios, mediante la
prevención de no conformidades a nivel interno y externo frente a los productos y
servicios ofrecidos, la ocurrencia de incidentes y accidentes de trabajo, enfermedades
laborales, daños a la propiedad y a terceros, así como el cumplimiento de los requisitos
de los grupos de interés.
Las disposiciones establecidas en este manual y documentos relacionados son de

obligatorio cumplimiento por quienes señalen como responsable de ejecutar las
actividades incluidas en ellos.
MANUAL
VIGENCIA:
3 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO
3.1 Objetivo General
Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo acorde

con los peligros, niveles de riesgos y requisitos de los grupos de interés de la
organización y que permita la mejora continua del mismo.
3.2 Objetivos Específicos
 Identificar los peligros, valorar los riesgos y establecer las medidas de control que
permitan mejorar las condiciones de seguridad y salud de las personas, previniendo
también el acoso laboral.
 Prevenir la ocurrencia de casi accidentes, accidentes de trabajo, enfermedades

laborales, contaminación de los recursos naturales y servicios no conformes.
 Prevenir, responder, reportar e investigar adecuadamente las situaciones de

emergencias o eventos presentados en la organización.
 Identificar las necesidades y expectativas de los diferentes grupos de interés y

procurar su satisfacción.
 Generar impacto en la región a partir del desarrollo empresarial, social y ambiental de

la comunidad atendida.
 Lograr nuevos negocios con recursos nacionales e internacionales.
 Desarrollar estrategias de entrenamiento y capacitación basadas en el cambio cultural

hacia la promoción, prevención, autocuidado y calidad en el trabajo.
 Promover y comprobar el cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones en el

sistema de gestión integral por parte de las partes interesadas.
 Apoyar el proceso de recuperación de la salud y de rehabilitación integral de los

trabajadores y contratistas que sufran un accidente de trabajo o una enfermedad
laboral.
 Identificar los requisitos legales aplicables y de otra índole y velar por su cumplimiento.
MANUAL
VIGENCIA:
 Proporcionar los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para el diseño,

implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 Gestionar oportunamente los cambios y demás acciones correctivas y preventivas que

permitan mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
4 INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
La organización ha estructurado un sistema de gestión con los requisitos de las normas

que se relacionan a continuación:
 NTC OHSAS 18001: Sistema de Gestión de Salud Ocupacional (hoy Seguridad y

Salud en el Trabajo).
 Decreto 1072 de 2015, cap. 2.2.4.6: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo.
 Resolución 0312 de 2019: Estándares mínimos de Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo.
El principal eje de integración del Sistema de Gestión, lo constituye su planificación, por

estar regido por una política única y los objetivos que se derivan de la misma. Esta
integralidad constituye la base para el desarrollo de estrategias y definición de objetivos
de cada proceso.
Los procesos se gestionan de manera integral considerando en sus actividades la calidad,

y la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con el ciclo PHVA. En
general, dentro de la verificación y mejora se integran:
 El control de las actividades respecto a todos los requisitos correspondientes a la

gestión de la seguridad y salud en el trabajo,
 Las auditorías internas.
 La generación de acciones correctivas y preventivas.
 La revisión del Sistema por parte de la Dirección
 El control de Servicio no conforme.
 El reporte de condiciones inseguras.
MANUAL
VIGENCIA:
5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO
El Sistema de Gestión está dimensionado para dar alcance o cobertura a las actividades
de PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS SOCIALES,
EMPRESARIALES Y AMBIENTALES Y LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
MICROCRÉDITO, manteniendo bajo control las condiciones de seguridad, salud en el
trabajo.
A continuación, se describen los servicios suministrados por la organización:
5.1 Servicios de Microcrédito
Según el artículo 39 de la Ley 590, el microcrédito es aquel dirigido a microempresas, en

el que el monto máximo por operación de préstamo es de veinticinco (25) salarios
mínimos mensuales legales vigentes.
También “es el constituido por las operaciones activas de crédito a las cuales se refiere el
artículo 39 de la Ley 590 de 2000, o las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen,
así como las realizadas con microempresas en las cuales la principal fuente de pago de la
obligación provenga de los ingresos derivados de su actividad” 1.
5.2 Servicios de Formulación y ejecución de proyectos
Un proyecto de la Fundación del Alto Magdalena es el conjunto de actividades realizadas

para alcanzar un objetivo, con un presupuesto y tiempo definido, apalancado
generalmente por terceros.
Los proyectos que formula y ejecuta la Fundación buscan la inversión de recursos dentro
de tres líneas de intervención de acuerdo con el enfoque temático y la población atendida:
 Desarrollo Empresarial: dirigido a microempresarios y organizaciones de base.
- Proyectos Productivos: atención a productores agropecuarios y micro empresas

de zonas rurales con los servicios de Asistencia Técnica y Asesoría Empresarial.
- Proyectos Empresariales o Proyectos de Generación de Ingresos: comprende

la atención a microempresas de las zonas urbanas y proyectos de generación de
ingresos. Se prestan servicios de Asesoría Empresarial, Organización de eventos,
capacitaciones y en algunas ocasiones se incluye el servicio de microcrédito.
1
Decreto 919 de 31 de marzo de 2008.
MANUAL
VIGENCIA:
 Desarrollo Social: enfocada a la atención a poblaciones diferenciales como lo son en

situación de desplazamiento, vulnerabilidad, género, edad, discapacidad, entre otros.
- Proyectos Sociales: la Fundación actúa como operador de Programas de agencias

nacionales e internacionales con enfoque social. Comprende actividades de
asesoría psicosocial, capacitación y organización de eventos.
- Proyectos Corporativos: operación en zonas de influencia de grandes compañías
ejecutando los programas de Responsabilidad Social Corporativa y de
relacionamiento con las comunidades cercanas a sus áreas de trabajo. Se realizan
tareas de capacitación, organización de eventos e inversión social en obras de
infraestructura.
 Gestión Ambiental: proyectos con enfoque de protección del medio ambiente.
- Proyectos Ambientales, Comprende actividades de capacitación y organización de

eventos de temas ambientales para cualquier población.
- Proyectos Corporativos, operación de programas ambientales de grandes

compañías enmarcados en la reforestación y compensación ambiental. Incluye
actividades de inversión en reforestación y mantenimiento de áreas sembradas, así
como también la Asistencia Técnica.
Los proyectos ejecutados por la Fundación del Alto Magdalena pueden presentar
componentes de las tres líneas de intervención, es decir, se puede formular un proyecto
con componente social y empresarial o un proyecto ambiental con proyectos productivos,
sin embargo, se clasifican de esta manera, ya que un proyecto en sí es concebido con un
interés específico de acuerdo con la línea de intervención y la fuente de los recursos
financiados para su ejecución.
MANUAL
VIGENCIA:
6 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD

Y SALUD EN EL TRABAJO
 Responsabilidades del Empleador:
- Definir y aprobar la política del sistema de gestión integral y otras de apoyo.

- Asignar y documentar las funciones y responsabilidades propias del cargo y en el
SGSST a los diferentes niveles de la organización.
- Rendir cuentas al consejo directivo, respecto a su desempeño en el rol ejecutado y
en el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Asignar los recursos financieros, humanos y tecnológicos necesarios para el
desarrollo de las actividades misiones de la organización, así como la
implementación y mejoramiento del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
- Garantizar la disponibilidad de personal responsable de la Seguridad y Salud en el
Trabajo.
- Establecer y desarrollar un plan de trabajo anual, para alcanzar los objetivos
propuestos en el sistema de Gestión.
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y de los
clientes, aplicables al negocio y en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Designar un representante por la dirección para desarrollar, aplicar, informar,
controlar y hacer seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
- Prevenir, proteger y promover la seguridad y salud de los trabajadores y
contratistas, a través de la adopción de medidas de identificación y control de
factores de riesgos.
- Gestionar oportunamente los reportes de peligros y riesgos latentes en los lugares
de trabajo.
- Garantizar los espacios de participación de los trabajadores y otros grupos de
interés en la retroalimentación y mejoramiento del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Conformar y permitir la ejecución de las funciones del COPASST, Comité de
Convivencia y de Emergencias de la organización.
- Garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de SST , de
acuerdo con las características de la organización, así como la identificación de los
peligros, evaluación y valoración de riesgos, relacionados con su trabajo, incluidas
las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia.
- Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores que
ingresen a la organización, independientemente de su forma de contratación.
- Informar a los trabajadores y/o contratistas y al COPASST, sobre el desarrollo de
todas a etapas del Sistema de Gestión y evaluar las recomendaciones emanadas
MANUAL
VIGENCIA:
de estos.
- Afiliar a sus trabajadores al Sistema General de Seguridad Social Integral y
efectuar cumplidamente el pago total de las cotizaciones, exigir a sus contratistas
que estén afiliados al Sistema General de Seguridad Social Integral (EPS, AFP y
ARL).
- Notificar a la Entidad Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de
trabajo ocurridos, así como las enfermedades laborales diagnosticadas e informar
de las novedades laborales de sus trabajadores.
- Evaluar por lo menos una vez al año el desempeño o gestión integral de la
organización.
 Responsabilidades del Coordinador del Sistema de Gestión Integral:
- Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SGSST y como mínimo una vez
al año realizar su evaluación.
- Informar a la Dirección ejecutiva sobre el funcionamiento y los resultados del
SGSST, así como las sugerencias propuestas de los diferentes estamentos de la
organización para mejorar la calidad y las condiciones de trabajo.
- Promover la participación de todos los miembros de la organización en la
implementación del SGSST y en la identificación de la matriz de peligros,
evaluación y valoración de riesgos.
- Promover la comprensión de las políticas en todos los niveles de la organización.
- Programar las capacitaciones en lo referente a Seguridad y Salud en el Trabajo,
estilos de vida saludable y ambientes laborales sanos a la población trabajadora,
directa, contratistas y para las comunidades donde se adelanten proyectos.
- Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de Seguridad y
Salud en el Trabajo en las actividades que estos adelanten en la organización o
establecimientos de trabajo.
- Llevar registros y estadísticas de accidentes de trabajo y enfermedad laboral, y
ausentismo.
- Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo
y hacer seguimiento a los indicadores.
- Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
- Rendir cuentas internamente en relación con su desempeño en el SGSST.
 Responsabilidades de los Trabajadores en general y Contratistas:
- Procurar el cuidado integral de su salud.

- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del sistema de gestión de
- Reportar de forma inmediata los incidentes y accidentes de trabajo presentados en
el desarrollo de sus funciones.
- Informar toda situación peligrosa o prácticas inseguras y hacer sugerencias para
prevenir o controlar los factores de riesgo.
- Participar en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
derivados de sus actividades y de los ambientes de trabajo.
MANUAL
VIGENCIA:
- Participar en las capacitaciones y demás actividades del sistema de gestión de

- Participar activamente en la investigación de los accidentes, cuando se considere
necesario.
- Contribuir con el desarrollo de las auditorías internas y externas al sistema de
gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Participar y contribuir al logro de los objetivos del sistema de gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y de los
clientes, aplicables al negocio y en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Medir los indicadores establecidos para su proceso y establecer las acciones
preventivas, correctivas y de mejora derivadas de su desempeño.
- Rendir cuentas internamente en relación con su desempeño en el SGSST.
- Participar en el proceso de elección de sus representantes en el Comité Paritario
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Utilizar adecuadamente los elementos de Protección Personal que la empresa le
ha asignado y mantenerlos en buen estado.
 Responsabilidades del COPASST:
- Proponer a las directivas las actividades relacionadas con la salud y la seguridad

de los trabajadores.
- Analizar las causas de accidentes y enfermedades.
- Visitar periódicamente las instalaciones.
- Acoger las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de seguridad.
- Servir de punto de coordinación entre las directivas y los trabajadores para las
situaciones relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Promover actividades de prevención en la organización.
- Vigilar el desarrollo de todas las actividades en materia de medicina, higiene y
seguridad industrial.
- Reunirse mensualmente para garantizar el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades.
- Otras responsabilidades que indique la Resolución 2013 de 1986 y demás normas
que la reglamenten.
 Responsabilidades del Comité de Convivencia Laboral:
- Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones
que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
- Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se
formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de
acoso laboral.
- Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.
- Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.
- Formular planes de mejora y hacer seguimiento a los compromisos.
MANUAL
VIGENCIA:
- Presentar a la alta dirección las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las

medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.
- Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas
de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
- Las demás responsabilidades amparadas por la reglamentación colombiana.
7 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
7.1 Información General
Nombre de la empresa: FUNDACION DEL ALTO MAGDALENA
Nit. 800.193.248-9
Actividad Económica: Desarrollo Socioeconómico
Clasificación y Clase de Riesgo: 1, 3 y 5
ARL: SURA
Sector al que pertenece: Organizaciones sin ánimo de lucro – Fundaciones
Número de empleados: 19 trabajadores directos y XX contratistas

promedio (el dato de contratistas varia mes a mes,
según convenios vigentes)
Ubicación Geográfica: Neiva - sede principal.
Dirección: Carrera. 14A No. 6 - 28
Horario de trabajo: lunes a viernes (7:00 – 12:00 / 14:00 – 18:00)
7.2 Objeto Social
“Promover, impulsar y fortalecer programas de desarrollo económico, social en las áreas

de influencia de las entidades aportantes preferencialmente en el departamento del Huila,
a través de la generación y apoyo de la micro, pequeña y mediana empresa y la ejecución
de proyectos comunitarios conexos. Como así mismo, fomentar, propiciar y contribuir a
MANUAL
VIGENCIA:
proteger la diversidad e integridad del ambiente, ayudar a conservar áreas de especial

importancia ecológica, y fomentar la educación para el logro de estos fines.” 2
7.3 Historia
La Fundación del Alto Magdalena fue creada en marzo del año 1993 por la voluntad de
esfuerzos hechos entre las Compañías petroleras que hacían presencia en la región como
Petrocol, Ecopetrol, Total, ESSO y HOCOL y el mismo Gobierno Departamental, con el
objeto de “Promover, impulsar y fortalecer programas de desarrollo económico y social en
las áreas de influencia de las mismas entidades aportantes, preferiblemente en el
departamento del Huila, a través de la generación y apoyo de la micro, pequeña y
mediana empresa y la ejecución de proyectos comunitarios conexos. Como así mismo,
fomentar, propiciar y contribuir a proteger la diversidad e integridad del ambiente, ayudar
a conservar áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro
de estos fines”
Las entidades aportantes dejaron explícito que deseaban que la Fundación se convirtiera
en facilitadora de programas de beneficio económico, social y de preservación del medio
ambiente.
Durante los años de existencia, la actividad de La Fundación del Alto Magdalena ha

estado orientada a la EJECUCIÓN DE PROYECTOS de beneficio social, económico y
ambiental para la región, así como también a la intervención social y desarrollo socio
empresarial a través de otorgamiento de MICROCRÉDITOS.
Hoy en día, la Fundación del Alto Magdalena es reconocida como una institución que
aporta al desarrollo social y económico de las regiones donde hace presencia, gracias al
propósito de crecimiento, ejecutando actualmente proyectos de gran dimensión para
Ecopetrol en el sur del país; proyectos de intervención social con población vulnerable,
poblaciones diferenciales, poblaciones en situación de desplazamiento y poblaciones
víctimas de ola invernal para el Departamento para la Prosperidad Social, y la gestión de
recursos de cooperación internacional ante agencias internacionales.
2
Estatutos Fundación del Alto Magdalena
MANUAL
VIGENCIA:
8 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD

Y SALUD EN EL TRABAJO
A continuación, se describe el componente estructural o de organización del SGSST:
8.1 Misión y Visión
Teniendo en cuenta la razón de ser y las expectativas de crecimiento y desarrollo de la

organización, se definieron la misión y visión; sentir y direccionamiento de la misma.
8.2 Valores Institucionales
Teniendo como premisa la misión y visión de la organización, se estructuraron los valores

corporativos, modelo de comportamiento a seguir por propios y otros grupos de interés.
8.3 Estructura Organizacional
La estructura organizacional y el organigrama responden a las definiciones de autoridad

dentro de la Fundación del Alto Magdalena.
Las responsabilidades individuales, están descritas en cada procedimiento, manual de

funciones e instructivos diseñados dentro del SGSST.
8.4 Estructura por procesos
La organización ha definido sus procesos, basados en la mejora continua y la interrelación

de las actividades para convertir entradas en salidas, teniendo en cuenta las necesidades
y expectativas de los grupos de interés y para obtener su satisfacción.
8.5 Grupos de interés
La organización ha definido como sus grupos de interés, considerando sus necesidades y

expectativas, así como los riesgos derivados de las relaciones entabladas con los
mismos.
8.6 Políticas del Sistema de Gestión Integral
La organización ha definido unas políticas que enmarcan los compromisos de la dirección

para con el Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo; las cuales sirven de
marco de referencia para plantear los objetivos del mismo, y corresponden a:
 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Política de prevención del alcoholismo, tabaquismo y drogadicción.
MANUAL
VIGENCIA:
8.7 Despliegue de objetivos e indicadores del SGSST
Teniendo como base el sistema de gestión, la organización ha definido una serie de

objetivos y metas retadoras que buscan la mejora continua de los modelos de gestión
aplicados.
Los objetivos y metas de la organización han sido planteados y clasificados según su

interacción con los procesos y los indicadores formulados a través de las variables
medidas, como son estructura, proceso y resultado.
8.8 Declaración y Delegación de Autoridad
La Dirección Ejecutiva se ha propuesto como objetivo prioritario lograr el crecimiento y

desarrollo sostenible de la organización, administrando su Sistema de Gestión,
procurando la satisfacción del cliente, el alcance de los resultados planeados, y la
promoción, prevención, protección y conservación de la seguridad y salud de los
trabajadores y demás grupos de interés relacionados.
Para alcanzar este objetivo, se ha implementado el Sistema de Gestión que le permite

garantizar el control de los procesos y los recursos, manteniendo la seguridad en el
trabajo, y dando estricto cumplimiento a la normatividad legal, vigente y aplicable.
Así mismo, este manual, sus documentos asociados y las versiones siguientes
autorizadas, serán de obligatorio cumplimiento por parte de todos los trabajadores,
quienes estarán familiarizados con el contenido de este documento, los principios y
requisitos establecidos.
 Representante de la Dirección
El Representante a la Dirección ante el Sistema de Gestión , tiene la autoridad y

responsabilidad delegada para hacer cumplir las directrices generales y actuaciones
correspondientes contenidas en este Manual de Gestión.
La Dirección Ejecutiva de la Fundación del Alto Magdalena designa al Subdirector de

Gestión Administrativa y Planeación, como su representante, quien independientemente
de otras actividades, tiene la autoridad para cumplir con las siguientes funciones:
- Asegurar la disponibilidad de recursos y procesos esenciales para establecer,

implementar, mantener y mejorar el SGSST
- Asegurar que se presentan informes sobre el desempeño del SGSST a la Alta
Dirección, para su revisión y que se usan como base para la mejora de los mismos.
- Asegurar que se promueva la toma de conciencia del cumplimiento de los requisitos
del cliente, legales, reglamentarios y aplicables en SST en todos los niveles de la
organización.
MANUAL
VIGENCIA:
8.9 Provisión de Recursos
El compromiso por parte de la Dirección Ejecutiva con relación al Sistema de Gestión es

total ya que es la encargada de suministrar los recursos necesarios, los cuales se
identifican en cada una de las caracterizaciones de los procesos que integran el sistema.
8.9.1 Recursos Locativos y Técnicos
La organización cuenta, entre otros, con los siguientes recursos físicos y tecnológicos que
garantizan la Seguridad y Salud en el Trabajo en la prestación de los servicios:
- Suministro de elementos y equipos de protección personal y grupal.

- Materiales y equipos para atención a emergencias y contingencias
- Módulo de Trabajo dotado con equipo de cómputo, internet, impresora, fax y demás
elementos que requiera para su funcionamiento.
- Salones de capacitación con ayudas audiovisuales (Video Beam, Tablero acrílico,
Equipo Computo).
- Sala de juntas con ayudas audiovisuales (Video Beam, Tablero acrílico, Equipo
Computo).
- Cuando se requiera de equipos o servicios especializados para el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y que la empresa no cuente con ellos,
se contrataran por el tiempo que los requiera.
- Suministro de vehículos para el traslado en la prestación de los servicios.
8.9.2 Recursos Financieros
La organización a través del presupuesto del SGSST ha asignado los recursos

económicos necesarios para el diseño, implementación y mejoramiento continuo del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
8.9.3 Recursos Humanos
Para garantizar la competencia del personal que se vincula a la Fundación del Alto
Magdalena, se cuenta con las directrices estandarizadas en cuanto a la selección,
inducción, reinducción, capacitación y evaluación del desempeño.
8.10 Identificación de requisitos legales aplicables
Con el fin de identificar oportunamente los requisitos legales y de otra índole aplicables a
la organización, anticiparse a ellos y estructurar planes de acción que permitan su
adecuado cumplimiento, la organización ha documentado el procedimiento “Identificación
de requisitos legales y otros aplicables”.
Para los proyectos a ejecutar se realiza una identificación de requisitos del cliente en el
plan integral de proyectos que tiene en cuenta lo pactado con el cliente en los contratos o
convenios firmados por la Fundación del Alto Magdalena.
Adicionalmente, se menciona el cumplimiento de los siguientes requisitos de ley:

MANUAL
VIGENCIA:
8.10.1 Dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
El liderazgo del Sistema de Gestión Integral de la Fundación se encuentra delegado al

COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN, cuyo perfil del cargo, asegura que sea
una persona competente para desempeñar las funciones y responsabilidades asociadas
al mismo.
8.10.2 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST
De conformidad con la reglamentación vigente, la organización cada dos (2) años realiza
convocatoria y elección del COPASST de acuerdo con los lineamientos establecidos por
el gobierno nacional y asegura la disponibilidad de tiempo para la ejecución de sus
funciones y asistencia a las reuniones mensuales de seguimiento al “Cronograma anual
del COPASST”.
8.10.3 Comité de Convivencia Laboral - CONVILAB
De conformidad con la reglamentación vigente, la organización cada dos (2) años realiza
convocatoria y elección del CONVILAB de acuerdo con los lineamientos establecidos por
el gobierno nacional y asegura la disponibilidad de tiempo para la ejecución de sus
funciones y asistencia a las reuniones trimestrales de seguimiento a los casos de
presunto acoso laboral y desarrollo del Programa de Gestión del Riesgo Psicosocial; para
lo cual se ha creado el Procedimiento “Funcionamiento del CONVILAB”.
8.10.4 Reglamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo
De conformidad con la reglamentación vigente, la organización garantiza el diseño,

actualización, divulgación y publicación de este reglamento en sus instalaciones.
MANUAL
VIGENCIA:
9 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
9.1 Evaluación inicial de los estándares mínimos del SGI
Anualmente la organización programa y realiza una autoevaluación inicial conforme a los

estándares mínimos aplicables al diseño, implementación y mejoramiento del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual sirve como base de información para
la definición de planes de mejora y del Programa de trabajo anual del SGI, para alcanzar
la conformidad de este requerimiento normativo.
9.2 Compromiso de la Dirección
La Dirección Ejecutiva de la Fundación del Alto Magdalena se encuentra comprometida con

el diseño, implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el trabajo, cumpliendo con las directrices normativas e internas definidas para alcanzar los
objetivos establecidos en los niveles pertinentes dentro de la organización.
La dirección proporciona evidencia de su compromiso, a través de:
 Ejecución de la revisión por la dirección.

 Asignación de recursos.
 Identificación y cumplimiento de requisitos del cliente, aumentando la satisfacción del
mismo.
 Definición de la política adecuada al propósito de la Fundación.
 Entre otras responsabilidades asignadas y debidamente soportadas.
9.3 Actividades de la rama de la Salud en el Trabajo
A continuación, se relacionan las diferentes actividades llevadas a cabo en pro de la

conservación y promoción de la salud en la población trabajadora:
9.3.1 Exámenes médicos laborales
La organización cuenta con el procedimiento “Exámenes médicos laborales” el cual apoya

de manera sistemática y estandarizada las directrices para la realización de estas pruebas
médicas.
9.3.2 Diagnóstico de condiciones de salud
La organización cuenta con el apoyo o asesoría de médicos laborales quienes realizan

con periodicidad anual, el informe o diagnóstico de las condiciones de salud de la
población trabajadora, teniendo como base la realización de los exámenes médicos
laborales; con el cual se generan recomendaciones de intervención de los factores de
riesgos que pueden generar enfermedad laboral y otras de promoción y prevención.
MANUAL
VIGENCIA:
9.3.3 Programas de vigilancia epidemiológica - PVE
El personal médico laboral determina los PVE a implementar en la organización, de

acuerdo con los peligros de las actividades desarrolladas, las funciones del personal y las
condiciones predominantes de salud encontradas durante la realización de los exámenes
médicos laborales. Por tal la razón la organización cuenta con el PVE y Programa de
Gestión “Prevención de lesiones osteomusculares”.
9.3.4 Actividades de Promoción y Prevención - PyP
Con el apoyo del personal médico laboral, se elabora anualmente el informe de salud
pública de las diferentes áreas donde la organización labora; con el fin de establecer
actividades de promoción y prevención de la salud e incentivar los estilos de vida
saludables.
Entre otras actividades desarrolladas, se encuentran: inmunización contra enfermedades

(antitetánica, fiebre amarilla, otras), jornadas de salud, capacitaciones y charlas.
9.3.5 Registros y estadísticas de salud
La organización ha establecido diversos indicadores que permitan conocer datos y

estadísticas de morbimortalidad y ausentismo del personal; los cuales son medidos y
analizados con el fin de definir planes de acción de mejora.
9.4 Actividades de la rama de la Higiene en el Trabajo
A continuación, se relacionan las diferentes actividades llevadas a cabo en pro de la

conservación de las condiciones ambientales de trabajo:
9.4.1 Ambientes de trabajo
De acuerdo con los peligros identificados y a las recomendaciones médicas, la

organización programa y realiza según la periodicidad recomendada por el higienista,
diferentes estudios ambientales y de puesto de trabajo, los cuales permiten conocer las
condiciones ambientales de peligro en los lugares de trabajo y determinar así las medidas
de control necesarias para prevenir la aparición de enfermedades laborales y/o agravar
las patologías de origen común.
9.5 Actividades de la rama de la Seguridad en el Trabajo
9.5.1 Identificación de peligros, evaluación, valoración y priorización de riesgos
La organización ha determinado el uso de una metodología aprobada en Colombia, para

la identificación de peligros asociados a las actividades internas y externas, rutinarias y no
rutinarias, así como la valoración y evaluación de los riesgos derivados. De conformidad
con la priorización de los riesgos la organización define los programas de gestión y
establece una jerarquía de controles para la prevención de los incidentes y accidentes de
trabajo, así como enfermedades laborales.
MANUAL
VIGENCIA:
9.5.2 Identificación de actividades de alto riesgo según Decreto 2090 de 2003
La organización NO desarrolla ninguna de las actividades enmarcadas como de alto

riesgo en esta norma legal, tales como aquellas de minería, exposición a altas
temperaturas, exposición a radiaciones ionizantes, exposición a sustancias cancerígenas,
gremios de la aeronáutica civil, cuerpo de bomberos e instituto penitenciario.
9.6 Actividades de la rama de la Calidad
9.6.1 Control de la información documentada
La elaboración, revisión, aprobación, actualización, control de cambios, distribución,

protección, recuperación, conservación y disposición final de los documentos y registros
internos y externos del SGI de la organización, se encuentra establecida en el
Procedimiento Control de Documentos y Registros, y en el Listado Maestro de
Documentos y Registros.
9.6.2 Enfoque al Cliente y Planificación del servicio
La Fundación del Alto Magdalena establece en el Procedimiento Formulación y Ejecución

de Proyectos y en el Manual de Productos y Servicios de Crédito, todos los parámetros a
seguir para el establecimiento de los requisitos del cliente y su cumplimiento.
MANUAL
VIGENCIA:
10 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
10.1 Programa de trabajo anual del SGI
Como mecanismo de programación, control y seguimiento a todas las actividades del SGI,
la organización ha estructurado el Programa de Trabajo Anual del SGI, el cual se
encuentra alineado a los resultados de la evaluación inicial realizada.
10.2 Perfil Sociodemográfico
La organización cuenta con la información sociodemográfica de los trabajadores, la cual

permite conocer diferentes estadísticas asociadas al tipo de género, estado civil, edad,
nivel de escolaridad, entre otros datos de interés para el diseño del SGI. Esta información
es actualizada con una frecuencia anual y se encuentra contenida tanto en el Diagnóstico
de condiciones de salud como en el informe de la batería de riesgo psicosocial.
10.3 Competencias, capacitación y entrenamiento
La organización ha determinado cuales son las competencias en términos de estudio,

formación, experiencia y habilidades con las que deben contar los trabajadores; y éstas a su
vez son comprobadas durante los procesos de selección y anualmente durante las
evaluaciones de desempeño.
Igualmente, y con base en la información disponible respecto a peligros y riesgos a los que
se encuentran expuestos los diferentes cargos de la organización, así como la identificación
de otras necesidades de capacitación de origen interno, técnico, legal y/o de otro grupo de
interés; se cuenta con el Programa de Capacitaciones en el SGI, el cual es revisado y
ajustado con el apoyo del COPASST y tiene alcance a trabajadores directos, contratistas,
proveedores, comunidad, entre otros grupos de interés.
10.4 Inducción y reinducción
La organización garantiza que todos los trabajadores directos y contratistas conocen al

inicio de su actividad laboral y/o relación comercial, los peligros, riesgos y controles
definidos, las regulaciones de emergencias establecidas, las políticas y objetivos del SGI,
sus responsabilidades, sus derechos y deberes en el sistema general de riesgos laborales,
las disposiciones establecidas para garantizar la satisfacción del cliente, los mecanismos de
reporte de condiciones de peligros, incidentes y accidentes de trabajo, entre otros. Esta
misma actividad se realiza una vez en el año para todo el personal de la organización, con
el fin de mantener o preservar el conocimiento y mejorar su comprensión.
De la misma forma, la organización brinda a los visitantes que ingresen a las instalaciones
de trabajo, la información alusiva a los peligros a los que se exponen, los mecanismos de
respuesta a emergencias, el reporte de incidentes y accidentes de trabajo, así como la
clasificación de residuos y/u otros que la misma organización o ente gubernamental definan.
MANUAL
VIGENCIA:
10.5 Investigación y análisis de Incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales
La Fundación del Alto Magdalena, define un procedimiento para la investigación de

incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Este incluye los tipos de eventos a
investigar, los responsables, las metodologías de análisis de causas y demás asociados a
la misma; dando cumplimiento a la reglamentación vigente.
10.6 Inspecciones de seguridad
Con el ánimo de garantizar el seguimiento periódico de las condiciones de trabajo, la

organización define el Programa de inspecciones de seguridad, con el cual se busca dar
cobertura a todos los elementos sujetos de inspección y tomar las medidas de control
requeridas para la prevención de incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
10.7 Auto reporte de condiciones de trabajo y salud
Como medida de prevención y participación de los trabajadores y otros grupos de interés,

la organización cuenta con la herramienta de reporte de actos y condiciones inseguras,
para el fortalecimiento de las condiciones de trabajo y cambio cultural.
10.8 Rendición de cuentas
La organización ha determinado como mecanismos verbales y escritos de rendición de

cuentas de los trabajadores frente a su desempeño en el SGI: reuniones, evaluación de
desempeño, revisión por la dirección, informes de gestión, entre otros espacios que
puedan ser empleados para dicho fin.
10.9 Gestión del riesgo
Siendo consecuentes con la valoración o priorización de los riesgos a los que se ven
expuestos los trabajadores y otros grupos de interés de la organización, se han definido
programas de gestión de riesgos prioritarios, tales como los asociados a tránsito y público.
10.10 Mantenimiento preventivo y correctivo
Para garantizar la adecuación de las instalaciones y equipos de trabajo y que ofrezcan

seguridad a sus ocupantes y usuarios, incluida la fumigación requerida para evitar
enfermedades y proliferación de vectores, la organización ha definido el programa de
mantenimiento de infraestructura y equipos.
10.11 Estándares y procedimientos
La organización ha establecido instructivos que guían al trabajador en su qué hacer, con

el fin de prevenir incidentes y accidentes de trabajo, en actividades tales como: manejo
manual de cargas, manejo de sustancias químicas, desplazamientos, almacenamiento,
servicios generales, tareas de oficina, capacitaciones y eventos.
MANUAL
VIGENCIA:
10.12 Elementos de protección personal
La organización, teniendo en cuenta los peligros y riesgos de las actividades

desarrolladas, ha definido la matriz de dotación y elementos de protección personal por
cargos, en la cual se establecen las especificaciones técnicas de cada uno, a frecuencia
de entrega, cambio o reposición, mantenimiento y disposición final.
10.13 Saneamiento Básico Industrial
La organización, ha considerado tener en cuenta aspectos mínimos de saneamiento

básico, a fin de mantener las condiciones ambientales de trabajo, adecuadas para el
personal y su seguridad y bienestar. Por ello cuenta con instalaciones sanitarias
separadas por género y dotada de todos los elementos indispensables para su servicio,
suministro de servicios de agua potable y recolección de basuras, de conformidad con la
ley.
10.14 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
La organización ha estructura un documento donde se identifican las amenazas y evalúan

las emergencias, estableciendo mecanismos para prevenir y afrontar las situaciones
generadas por la naturaleza de las actividades desarrolladas por la Fundación del Alto
Magdalena o por eventos externos a ella, garantizando que se coordinen adecuadamente
las acciones para atender y resolver en el mínimo tiempo posible la emergencia
presentada en orden a la salvaguarda de las personas la preservación del medio
ambiente.
10.15 Comunicación, Participación y Consulta
La Fundación del Alto Magdalena ha establecido y mantendrá un Procedimiento de

“comunicación, participación y consulta”, para las comunicaciones internas y externas; de
igual forma establece los mecanismos para la participación y consulta para los
trabajadores y contratistas en los concerniente a la identificación de peligros, valoración
de riesgos y determinación de controles, investigación de incidentes, desarrollo y revisión
de política, cambios que afecten el SGI, entre otros.
10.16 Motivación
La organización ha decidido promover o incentivar la cultura del autocuidado y

participación en el cumplimiento de los objetivos y mejoramiento del SGI, razón por la cual
establece actividades anuales de motivación para los trabajadores.
10.17 Adquisiciones y contrataciones
La Fundación del Alto Magdalena tiene como política comprar preferiblemente en la

región, y ha establecido un Procedimiento de compras y contrataciones. Existen algunos
proveedores preestablecidos por acuerdos comerciales, sin embargo, se han definido los
criterios de evaluación, selección y reevaluación en términos de Calidad y seguridad y
salud en el trabajo.
MANUAL
VIGENCIA:
10.18 Prestación del Servicio
10.18.1 Infraestructura
La organización cuenta con los espacios y equipos apropiados para la prestación del
servicio de microcrédito y para la formulación y ejecución de los proyectos. Se consideran
las necesidades puntuales de cada proyecto, plasmando éstas, en el presupuesto y Plan
Integral de Proyectos correspondiente, logrando la conformidad de los requisitos
solicitados por el cliente.
Se cuenta con herramientas de comunicación interna y externa adecuadas para la

correcta ejecución de las funciones.
La Fundación del Alto Magdalena cuenta con un instructivo que garantice el buen estado
de aseo de las instalaciones de la Oficina donde se presta el servicio, ya que éste forma
parte importante de las características de calidad que el cliente impone implícitamente
como requisito.
10.18.2 Control y trazabilidad de la Prestación del Servicio
Los procesos misionales describen en sus caracterizaciones los procedimientos

relacionados con la prestación del servicio, y se tienen identificados en cada uno de estos
procesos controles durante y en la liberación del proceso, garantizado y establecido por el
conocimiento y la práctica de los profesionales que prestan el servicio de microcrédito y la
formulación y la ejecución de proyectos y se valida mediante la Auditoría Interna, la
evaluación de contratistas, la encuesta de satisfacción del empresario y cliente
institucional.
La Fundación del Alto Magdalena valida la prestación de sus servicios de crédito y

proyectos midiendo la satisfacción del cliente en las encuestas y mediante los controles
realizados a los procesos para verificar que el procedimiento desarrollado cumple con los
objetivos trazados; los resultados de este control son registrados en los formatos que
determina cada procedimiento.
El mecanismo de trazabilidad del proceso de microcrédito lo constituye el número del

crédito que asigna el software de crédito y la carpeta del cliente, en el cual se incluye la
documentación requerida para todos los procesos de créditos tramitados con la
Fundación del Alto Magdalena. Y en el caso de la prestación del servicio de proyectos, se
identifica con el número y nombre otorgado por el o los clientes al convenio o contrato,
además de conformar una sola carpeta a cargo del Coordinador del Proyecto, la cual es
de propiedad de la Fundación del Alto Magdalena, adicional a las requeridas por el
convenio. De esta manera, la carpeta del cliente de microcrédito y las carpetas de
convenios se incorporan como registros del SGI.
En el proceso de proyectos, se tiene considerado, cuando aplica, dar el tratamiento

necesario, el buen uso, la confidencialidad de la propiedad del cliente, la reposición en
MANUAL
VIGENCIA:
caso de pérdida, deterioro o uso inadecuado, especificándolo claramente en el plan

integral de proyectos.
La Fundación del Alto Magdalena contrata externamente los profesionales que laboran en
los proyectos, asegurando la prestación de servicios en la selección de personal,
evaluación de contratistas, comités operativos de cada proyecto y presentación de
informes parciales, además de las pólizas de cumplimiento de cada contrato de prestación
de servicios profesionales.
10.18.3 Control del Producto y Servicio No Conforme
La Fundación ha establecido el procedimiento de producto y servicio no conforme, en el

cual se describen posibilidades y mecanismos de tratamiento con el fin de prevenir su uso
no intencionado o entrega al cliente.
10.18.4 Seguimiento y Medición
La Fundación del Alto Magdalena hace seguimiento y medición a los procesos analizando
el cumplimiento de los planes operativos, la medición de indicadores y los resultados de
las auditorías Internas. El Plan Integral de proyectos es una herramienta que permite
hacer seguimiento y medición al proceso.
La medición y seguimiento al sistema de gestión se realiza a través de la Revisión por la

Dirección, las auditorías internas y el seguimiento de los indicadores de cada proceso que
se evalúan periódicamente.
10.18.5 Análisis de datos
Conforme con las frecuencias establecidas para cada indicador del SGI, el responsable
de éste se asegura de que se analizan los resultados de su gestión y se tomen las
acciones de mejora correspondientes.
Además del análisis del resultado de la gestión de los procesos, periódicamente se evalúa
el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, para lo cual se evidencia con la matriz
de requisitos legales.
10.18.6 Satisfacción del Cliente
Las encuestas de Satisfacción del Servicio de Crédito a empresarios y la encuesta de

satisfacción a clientes institucionales y beneficiarios, más el dialogo directo permiten
hacer medición y seguimiento de la satisfacción del cliente.
MANUAL
VIGENCIA:
11 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA Y ACCIONES DE MEJORA AL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRAL
11.1 Auditoría Interna
La auditoría al Sistema de Gestión Integral de la Fundación lo constituye el Procedimiento

de Auditorías, el cual está diseñado para examinar todos los aspectos importantes que
influyen sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos para el mismo.
La auditoría interna se realiza por lo menos una vez al año, permitiendo verificar y validar
los diferentes aspectos del servicio y al mismo tiempo conocer cómo están funcionando
todos los procesos del SGI, su respaldo documental y su eficacia en el logro de sus
objetivos.
11.2 Revisión por la Dirección
La Dirección Ejecutiva revisa el funcionamiento del SGI mediante un Comité que le

permite comprobar el cumplimiento de los requisitos del sistema. Esta revisión se realiza
una vez al año, tras lo cual se genera un acta con la agenda tratada, las observaciones,
hallazgos y compromisos. Esta acta se analiza y se genera un plan de acciones
correctivas, preventivas y/o de mejora a que haya lugar.
11.3 Gestión del Cambio
La organización ha definido las instancias en las cuales amerita realizar una planificación
de cambios, un análisis del impacto de su aplicación y la preparación para asumirlo
garantizando la seguridad y salud de las personas, cuidado del medio ambiente, de los
bienes materiales y el cumplimiento legal.
11.4 Acciones de mejora
Para la definición y seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora la

organización ha establecido diferentes fuentes, las cuales se contemplan en el
procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
MANUAL
VIGENCIA:
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambios al documento

1 27-06-2008 Creación del documento.
2 31-03-2009 Cambia el mapa de procesos y caracterizaciones.
No se incluyen exclusiones de la norma ISO 9001:08 y se
3 31-05-2011
cambian de versión las caracterizaciones del sistema.
Exclusión de requisito 7.3. Diseño, cambio del alcance,
incluye procesos contratados externamente, cambios al SGI,
4 24-06-2011
objetivo de calidad de gestión administrativa, cuidados de la
propiedad del cliente y periodicidad de las auditorías.
Integración del Sistema de gestión integral con el Sistema de
5 15-04-2012 Gestión de SISO, con lineamientos RSE y aspectos
ambientales.
Inclusión de la Política alcohol drogas y tabaquismo,
6 15/02/2013 modificación de la misión, visión y política integral, inclusión
de los objetivos del sistema de Gestión integral.
Se modifica el Organigrama de la Fundación, debido a la
7 30/09/2013 inclusión de nuevos cargos; Y se realiza una nueva
designación del Representante por la Dirección.
8 30/04/2014 Se modifica el despliegue de indicadores.
Se incluye el indicador de Mantenimiento en el despliegue de
9 30/09/2014
la política.
Se modifica el Organigrama de la Fundación del Alto
10 12/06/2015
Magdalena, debido a la inclusión de nuevos cargos.
Se incluye el organigrama como un anexo del manual del
11 01/07/2015
Sistema de Gestión Integral.
Unificación del SGI. Actualización de la Política SGC y SG-
12 25/02/2016
SST. Modificación e inclusión de nuevos indicadores.
13 27/04/2016 Actualización del despliegue de indicadores.
Se reestructura el contenido del documento, se incluyen
14 14/07/2017
estándares mínimos del SG-SST.
CUADRO DE FIRMAS
ELABORO REVISO APROBO
CARLA MARÍA CARLA MARÍA FERNANDO ANTONIO

NOMBRE
CHÁVARRO RAMOS CHÁVARRO RAMOS ROJAS PERDOMO
COORDINADOR DEL COORDINADOR DEL
CARGO DIRECTOR EJECUTIVO
SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN
MANUAL
VIGENCIA:
FECHA 14/07/2017 14/07/2017 14/07/2017

Manual Sistema de Gestión Integral V15

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GESTIÓN INTEGRAL VERSIÓN: 15

9.6 Actividades de la rama de la Calidad..................................................................24

SGI: Sistema de Gestión Integral.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización,

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo: El COPASST es un organismo

Parágrafo 2: Conforme al parágrafo anterior a partir de la fecha de publicación del

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto - reporte de

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que

Contratista: Persona Natural o Jurídica a quien, una vez agotado un proceso de

Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población trabajadora,

Documento: Información y su medio de soporte.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que

Grupos de Interés: Son aquellas personas y organizaciones internas y externas que

Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos,

Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de

Peligro: Fuente situación o acto potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o

Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

Reporte de actos y condiciones inseguras: Proceso mediante el cual el trabajador o

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos

Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las lesiones y

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Este Sistema

Sistema de Gestión Integral: Sistema para dirigir y controlar la organización con

Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el

El Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo, consiste en el desarrollo de un

Las disposiciones establecidas en este manual y documentos relacionados son de

3 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

3.1 Objetivo General

Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo acorde

3.2 Objetivos Específicos

 Prevenir la ocurrencia de casi accidentes, accidentes de trabajo, enfermedades

 Prevenir, responder, reportar e investigar adecuadamente las situaciones de

 Identificar las necesidades y expectativas de los diferentes grupos de interés y

 Generar impacto en la región a partir del desarrollo empresarial, social y ambiental de

 Lograr nuevos negocios con recursos nacionales e internacionales.

 Desarrollar estrategias de entrenamiento y capacitación basadas en el cambio cultural

 Promover y comprobar el cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones en el

 Apoyar el proceso de recuperación de la salud y de rehabilitación integral de los

 Proporcionar los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para el diseño,

 Gestionar oportunamente los cambios y demás acciones correctivas y preventivas que

4 INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

La organización ha estructurado un sistema de gestión con los requisitos de las normas

 NTC OHSAS 18001: Sistema de Gestión de Salud Ocupacional (hoy Seguridad y

 Decreto 1072 de 2015, cap. 2.2.4.6: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

 Resolución 0312 de 2019: Estándares mínimos de Sistema de Gestión de Seguridad

El principal eje de integración del Sistema de Gestión, lo constituye su planificación, por

Los procesos se gestionan de manera integral considerando en sus actividades la calidad,

 El control de las actividades respecto a todos los requisitos correspondientes a la

5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

A continuación, se describen los servicios suministrados por la organización:

5.1 Servicios de Microcrédito