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ARGUMENTACION
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN
SEGÚN SU USO
ARCHIVO ACTIVO
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dadas la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.
ARCHIVO SEMIACTIVO
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza
de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante
pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
POR SU ORGANIZACIÓN
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
CENTRALIZADA
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
DESCENTRALIZADA
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está
centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada,
las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo
central.
ARCHIVO DE GESTIÓN
: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
ARCHIVO CENTRAL
: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.
ARCHIVO HISTÓRICO
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Co
ntenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf