Manual básico CRM HubSpot

Registros Básicos en CRM Famisanar

Página

 Registro Contacto en CRM HubSpot …………………………………………….. 03

 Registro Empresa en CRM HubSpot …………………………………………….. 09

 Registro Negocio en CRM HubSpot ……………………………………………… 18

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 Manual básico CRM HubSpot

Hola, bienvenido a nuestro CRM Famisanar

En este Manual encontrarás las instrucciones detalladas para desarrollar cada uno de los
Registros básicos en la herramienta CRM para radicar su gestión comercial; es importante
aclarar, que para ingresar los datos a la plataforma se recomienda que siga los siguientes
pasos:

1) Registra los datos del Contacto:

El registro de contacto se refiere a los datos del cliente, por lo que usted deberá contar con
los datos completos del cliente para realizar el registro. Para los casos en los que posterior
a la comunicación con el cliente, éste indique que no cuenta con correo electrónico propio o
que no pueda suministrarnos los datos de algún familiar, se deberá registrar con el siguiente
correo comodín, sobre el cual usted deberá cambiar el nombre y el apellido del cliente, el
correo que utilizaremos es: soporte.nombreyapellidodelcliente@gmail.com.

2) Agrega empresas a este contacto:

Desde el registro del Contacto en el panel de la derecha puedes ingresar a la opción de
agregar empresa, recuerda seguir los pasos que encontrarás en este manual para registrar
la empresa en la que trabaja nuestro cliente. Los casos en los que no será necesario agregar
registro de empresa serán los independientes.

3) Agrega negocios a este contacto:

También desde el registro de Contacto en el panel que se encuentra a la derecha ingresa a
la opción negocios, sigue los pasos que encontrarás en este manual para registrar negocios
realizados con el contacto. Ten en cuenta que en el caso de querer registrar un negocio con
la empresa, por ejemplo la apertura de un Colectivo, en ese caso, el registro de Negocio
deberá realizarse desde el Registro de Empresa con el que se desea realizar la apertura del
Colectivo. Es importante aclarar que todos los negocios deben contar mínimo con un contacto
o con el reporte de una empresa, para validar la autenticidad del registro de Negocio.

Recuerda:
Los datos que reportes en el CRM son de carácter obligatorio y es tu responsabilidad registrar
datos reales y en lo posible garantizar que sean datos válidos.

Si continuas con dudas a cerca del manejo de los registros, no olvides escribirnos al canal
autorizado para atender tus inquietudes con la herramienta:
soportehubspot@famisanar.com.co

¡Todos Unidos por Hacer de Famisanar el Mejor Lugar para Trabajar!

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 Registro Contacto
Este es el primer registro que deberás realizar en la plataforma, ten en cuenta los siguientes
pasos:

1) Ingrese a Contactos >> Contactos

A

2) Seleccione la opción Crear Contacto

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3) Diligencie el Formulario de Crear Contacto

Digite el correo electrónico personal del Contacto en

D mención. *Campo Obligatorio.

E Digite el Nombre del Contacto. *Campo Obligatorio.

F Digite los Apellidos del Contacto. *Campo Obligatorio.

A Para los casos en los que posterior a la comunicación con el cliente, éste indique que no
cuenta con correo electrónico propio o que no pueda suministrarnos los datos de algún
familiar, se deberá registrar con el siguiente correo comodín, sobre el cual usted deberá
cambiar el nombre y el apellido del cliente, el correo que utilizaremos es:
soporte.nombreyapellidodelcliente@gmail.com

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G Seleccione de la lista desplegable la opción correspondiente al

Tipo de identificación del Contratante. *Campo Obligatorio.

H Campo numérico, diligencie los números de la identificación del

Contacto. *Campo Obligatorio.

I Campo Alfabético, indique el Cargo que ostenta el contacto

actualmente. *Campo Obligatorio.

J Campo numérico, diligencie el número telefónico del Contacto, de

preferencia número de extensión de la Empresa *Campo
Obligatorio.

K Campo numérico, diligencie el número de teléfono móvil del

Contacto. *Campo Obligatorio.

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L Seleccione de la lista desplegable la EPS actual del contacto.

*Campo Obligatorio.

M Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda para

para la Caja de Compensación Familiar que tiene el Contacto
actualmente. *Campo Obligatorio.

N Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda al

Tipo de Prospecto que ostenta el Contacto. *Campo Obligatorio.

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O Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda al

Canal de Prospectación por medio del que se contactó con el
prospecto. *Campo Obligatorio.

P Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda al

contacto. *Campo Obligatorio.

Q Digite un segundo correo de contacto con él cliente. *Campo

Obligatorio.

R
Dependiendo de las bases de información que se estén enviando
desde el área de Gestión Comercial, encontrarás una lista
desplegable para seleccionar. *Campo Obligatorio.

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S
Busca y selecciona este campo, solo en los casos en los que el
cliente contactado refiere que No tiene interés de compra, sino que
por lo contrario te solicite realizar una gestión administrativa, que
no aporta a tu labor comercial.

*Este campo No es Obligatorio

Manual básico CRM HubSpot

Este espacio está diseñado para uso EXCLUSIVO del área de

Gestión Comercial para información de Marketing, por lo que los
Ejecutivos Comerciales y/o Directores Comerciales NO deben
diligenciar este espacio. *Este campo No es Obligatorio

U
Clic en Crear Contacto y listo.

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 Registro Empresa
Para registrar empresas es importante que tengas en cuenta las tres posibilidades de crear
o asignar empresa desde el registro de Contacto, para este ten presente:

a) Puedes asignar una empresa desde el Registro de contacto a través del correo
electrónico corporativo del cliente, así:

1) Registro de Contacto

Digite el correo electrónico corporativo del Contacto en

A mención. Ejemplo: jamoreno@aviatur.com *Campo
Obligatorio.

Termina de diligenciar el formulario de contacto, verás que cuando se genere la hoja

de Registro del Contacto encontrarás la empresa asignada, así:

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b) Puedes agregar empresa existente (Desde un registro generado por ti en la

plataforma con antelación), así:

1) Agrega Empresa desde el Registro de Contacto:

Agrega una empresa que habías creado con antelación, agrega Empresa.

2) Selecciona la pestaña Agregar Empresa Existente

B
Digite el nombre de la Empresa en la
que actualmente trabaja este cliente
(contacto), en la lista desplegable
aparecerá la Empresa que buscas,
selecciónala.

C Da clic en Guardar y listo.

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c) Registro de Contacto de manera independiente, así:

1) Ingrese a Contactos >> Empresas

2) Seleccione la opción Crear Empresa

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3) Diligencie el Formulario de Crear Empresa

Digite el nombre del Dominio registra un dominio de correo

electrónico es la parte de una dirección que sigue al símbolo @

Para crear empresa lo que se te solicita es registra un dominio de correo electrónico es la

parte de una dirección que sigue al símbolo '@'. Los correos electrónicos personales más
usuales son gmail.com, outlook.com o yahoo.com. Sin embargo, en el contexto corporativo,
es casi imprescindible que las empresas tengan uno propio, ejemplo:

Los correos electrónicos en Famisanar finalizan en @famisanar.com.co

Por ejemplo: jamoreno@famisanar.com.co
El Dominio sería: famisanar.com.co

Por ejemplo, si el correo de nuestro contacto en la Empresa Aviatur es:

Correo contacto: cmartinez@aviatur.com
El Dominio sería: aviatur.com

En el caso de que sea un correo gmail.com, outlook.com o yahoo.com., ten en cuenta el

siguiente ejemplo:

Al ser un correo de Hotmail, lo que deberás hacer es:

Dominio: hotmail.com
Nombre: Indica el nombre real de la empresa

y posteriormente, escoge la opción "No, crear uno nuevo", te debe aparecer algo así.

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*Esto mismo puedes hacerlo con correos Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo, etc.

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E
Por defecto el sistema traerá el nombre desde el dominio, ingrese
el nombre real de la empresa, sin .com. Ejemplo: Famisanar
Eps*Campo Obligatorio.

Seleccione de la lista desplegable la opción correspondiente.

*Campo Obligatorio.

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G Campo numérico, diligencie los números de la identificación de la

Empresa cliente. *Campo Obligatorio.

H Seleccione de la lista desplegable la opción correspondiente a la

Actividad económica de la Empresa cliente. *Campo Obligatorio.

I Campo numérico, seleccione el número actual de empleados que

tiene la Empresa Cliente. *Campo Obligatorio.

J Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda para

el tipo de aportante que representa la Empresa Cliente. *Campo
Obligatorio.

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K Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda para

para la Caja de Compensación Familiar que tiene la Empresa
Cliente actualmente. *Campo Obligatorio.

L Campo numérico, seleccione el número telefónico o PBX de la

Empresa Cliente. Sin extensión. *Campo Obligatorio.

M Seleccione de la lista desplegable la opción que corresponda para

cargo de la persona con la que usted mantiene el contacto con la
Empresa Cliente. *Campo Obligatorio.

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N Campo Alfabético, indique el Nombre y Apellido de la persona

contacto de la Empresa Cliente. *Campo Obligatorio.

O Campo numérico, indique número de la Extensión donde se ubica

la persona Contacto de la Empresa Cliente. Sin extensión.
*Campo Obligatorio.

P Registre el correo electrónico corporativo que maneja la persona

contacto de la Empresa Cliente.

El campo de Crear Empresa, solo se habilitará si diligenció

completamente los 12 campos obligatorios*. De lo contario este
campo no se activará y permanecerá en color gris.

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 Registro de Negocios
Los contactos pueden ser registrados de forma independiente o desde el registro de cada
contacto. Para registrar contactos debes tener en cuenta los siguientes pasos:

1) Registro de Negocios desde el Registro Contacto

Para crear un registro de Negocio desde el Registro de Contacto sigue estos pasos:

2) Diligencie el Formulario: “Agregar Negocios a este Contacto”

El sistema trae el nombre

de Negocio por Defecto, por
lo que no es necesario
cambiarlo. Recomendación
guardarlo con el número de
identificación del cliente y
una tipificación de la clase
B de negocio que realizas.
Ejemplo: 103234587 –
SAT *Campo Obligatorio.

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Seleccione el Pipeline dependiendo el Negocio que realizará, si la

venta es de productos PBS, seleccione Pipeline PBS.

Si el negocio es de productos PAC, selecciones Pipeline PAC.

*Campo Obligatorio.

Seleccione la etapa del Pipeline que considere se adecua a la fase

del Negocio que adelanta con el Cliente.

Revise a continuación a que se refiere cada una de las Etapas del

Pipeline. *Campo Obligatorio.

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E
Diligencie en Número de la cantidad de personas afiliadas o
trasladadas, recuerde que escoger en el campo “Pipeline” la
opción de “Pipeline PBS”. *Campo Obligatorio.

F Seleccione el Tipo de contrato del negocio que se encuentra

registrando”. *Campo Obligatorio.

En estos campos usted

deberá indicar la cantidad
de Productos en los que
demuestra interés de
compra el cliente, Recuerde
que debe escoger
previamente en el campo
“Pipeline” la opción de
“Pipeline PAC”, para
registrar en estos campos la
G cantidad de Productos PAC
en el que demuestra interés
el cliente.

Al ser campos obligatorios

usted deberá diligenciar en
los campos en los que no se
está generando venta, el
número 0, para que pueda
realizar la grabación del
negocio. *Campo
Obligatorio.

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H Opcional, indique la descripción general de la oferta que está

manejando.

Seleccione de la lista desplegable el Motivo de Desistimiento, este

campo solo se deberá diligenciar en el caso de Registrar este
I negocio como “Cierre Perdido”, de lo contrario no debe diligenciar
nada.

En el caso de tener acceso a Producto (Usuarios con Licencia Completa con

permisos para Envío de Secuencias), deberán diligenciar también el siguiente
campo:
Seleccione de la Lista el producto
específico que se encuentra
vendiendo.
Digita la
Cantidad
J K de
Afiliaciones
.
L
Marca el cuadrado

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