ACTUALIZACIÓN DEL EL SOFTWARE CONTABLE E IMPLEMENTACIÓN

DE AUDITORIA A LA CAJA DE PUNTO DE VENTA DE LA PAPELERÍA EL

PINGÜINO S.A.S.

Trabajo de Grado

POR:

VIVIANA HINCAPIÉ SANCHEZ

ASESOR (SI LO TIENE SI NO, NO LO PONGA)

TRABAJO DE GRADO PARA OBTENER EL TÍTULO DE CONTADORA

PÚBLICA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA SALAZAR Y HERRERA

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICA

MEDELLÍN

2015
 Contenido
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................3
ABSTRACT.......................................................................................................................................4
GENERALIDADES DE LA EMPRESA...........................................................................................5
HISTORIA DE LA EMPRESA.....................................................................................................6
MISIÓN.........................................................................................................................................6
VISIÓN..........................................................................................................................................7
VALORES.....................................................................................................................................7
Anexo 1: organigrama o cuadro administrativo..........................................................................7
FUNCIONES DEL ASISTENTE CONTABLE.............................................................................7
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...........................................................................................8
JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................9
MARCO TEÓRICO.........................................................................................................................10
Sistema Contable......................................................................................................................10
Concepto..................................................................................................................................10
Importancia del Sistema Contable............................................................................................11
Proceso Contable......................................................................................................................11
Ciclo Contable..........................................................................................................................11
Arqueo de Caja.........................................................................................................................12
OBJETIVOS....................................................................................................................................13
OBJETIVO GENERAL...............................................................................................................13
OBJETIVOS ESPECIFICOS.......................................................................................................13
Anexo 2. Estructura Organizacional........................................................................................16
CONCLUSIÓN................................................................................................................................19

2
 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo de grado es actualización del el software contable e implementación de

auditoría a la caja de punto de venta de la Papelería el Pingüino S.A.S.

La elaboración del trabajo de grado parte de la necesidad de contribuir al mejoramiento del

software contable de la Papelería, un proyecto de cambio, actualización y modernización en

todos sus procesos, en cuanto al desarrollo de sus actividades; en este caso la empresa se

basa en compra y ventas de artículos de cacharrería y papelería, lo que hace que la

alimentación del software se haga de una manera eficaz e inmediata, para poder dar un

mejor servicio de información a nuestros vendedores que serían los clientes los

beneficiados en este caso.

Sin embargo, la contabilidad actualmente se está enfocando en las nuevas tecnologías de la

información, ya que las nuevas políticas internacionales como lo son las NIIF hacen que

esta área sea clara, oportuna y útil para todos los usuarios tanto internos como externos. La

implementación de estas metodologías servirán para facilitar todos las técnicas contables

sean eficientes y consolidadas para las personas que conforman el equipo de trabajo de la

empresa, que además, se deben capacitar y aprender de los nuevos alcances en esta

herramienta contable, para mejorar el desarrollo laboral, comercial y financiero.

Finalmente, la implementación y actualización constante de esta herramienta, ayudará en la

agilidad de la información por presentar su interfaz en línea del sistema administrativo al

sistema contable, que generan controles y ayuden al área de cartera en su recaudo como los

3
plazos y cupos a los clientes, además realizar los recibos de caja de manera inmediata a la

cancelación de las facturas.

ABSTRACT

The following undergraduate work is the accounting software update and implementation

of audit box POS Stationery Penguin

The preparation of the thesis of the need to contribute to the improvement of accounting

software Stationery, a change project, updating and modernization in all its processes, in

the development of its activities; in this case the company is based on buying and selling

pottery items and stationery, which makes software that feeding is done in an effective and

immediate way, to give better information service to our customers vendors who would

beneficiaries in this case.

However, accounting is currently focusing on new information technologies, as new

international policies such as IFRS make this area is clear, timely and useful to all users,

both internal and external. The implementation of these methodologies used to provide all

accounting techniques are efficient and consolidated for people who make up the team of

the company, which also must be trained and learn new achievements in this accounting

tool to enhance development labor, commercial and financial.

Finally, implementation and updating of this tool will help agility of information by

presenting its interface management system online accounting system, generating controls

and help the area portfolio as a collection as deadlines and quotas to customers and make

cash receipts immediately to the cancellation of invoices way

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 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Nombre de la Empresa: ROSA ELENA GÓMEZ SALAZAR y /o Cacharrería y Papelería

el Pingüino S.A.S

NIT: 21776573-5

Representante Legal: Rosa Elena Gómez Salazar.

Dirección: Carrera 52 Nro. 45-72 Centro Comercial Mundigangas

Teléfonos: 4481993

Áreas administrativas:

 Gerencia y Administración

 Departamento de Servicio al Cliente

 Departamento de Mercadeo

 Departamento de Cartera y Tesorería

 Departamento de Contabilidad

Áreas Operativas:

 Departamento de Despachos

 Mensajería

 Bodegas, Logística y Abastecimiento

 Vendedores

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HISTORIA DE LA EMPRESA

En 1984, Don Héctor y Nubia Rosa Gómez Salazar, crearon una empresa especializada en

papelería y cacharros “El Gangazo”. Se denominaba así por vender productos de buena

calidad y de bajo costo a todos sus clientes.

En el año 2000, tras 16 años de denominarse Papelería el Gangazo, el contador y hermano

de los socios de la empresa presentó la idea de reformar el nombre de la organización por

otro más atrayente, denominándose así Cacharrería y Papelería el Pingüino, ave del Polo

Sur, caracterizado por ser un animal leal y característico de la Realeza y Monarquía.

Desde el 1 de octubre de 2014, se realizaron cambios de carácter administrativo, se

organizaron las funciones del área contable, administrativa y operativas, también se renovó

la imagen corporativa y razón social, de Cacharrería y Papelería a llamarse “Papelería el

Pingüino S.A.S.” además, el cambio de la representante legal de la organización; cambios

de gran relevancia para acceder a transcendentales beneficios como licitaciones públicas,

mínimas cuantías, concursos de méritos, préstamos bancarios y lo más importante: el

reconocimiento en el sector y gremio papelero, comercio al por mayor de productos de

papelería, oficina, decoración, juguetería y papeles en todas las modalidades.

MISIÓN

Facilitar por medio de unas excelentes relaciones humanas, la comercialización de

productos papeleros de gran calidad, buscando ser competentes en el mercado, logrando

obtener buenos resultados para la empresa y nuestros clientes y así brindar la estabilidad

6
económica y emocional de nuestros empleados y sus familias. Danto ejemplo de rectitud y

-honestidad, cultivando la ética y los valores que nos permiten ser mejores seres humanos.

No solo comercializando productos, también cultivando sueños y esperanzas para que

nuestra atención sea un canto al servicio.

VISIÓN
Ser líderes a nivel nacional y regional en la comercialización de productos de papelería,

fortaleciendo la industria nacional y permitiendo el posicionamiento de estos y el

reconocimiento de nuestra empresa PAPELERIA EL PINGÜINO S.A.S, como una

empresa honesta, solidaria, unida y de excelentes relaciones humanas.

VALORES

 Honestidad

 Responsabilidad

 Respeto

 Amabilidad

 Sentido de pertenencia

Anexo 1: organigrama o cuadro administrativo

FUNCIONES DEL ASISTENTE CONTABLE

 Conciliación de bancos

 Digitación de gastos de la empresa

 Revisar cartera administrativa y contable tanto clientes como proveedores

 Organización de nómina, prestaciones sociales y afiliaciones.

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  Revisar las ventas administrativas y conciliar la cuenta de ingresos contable.

 Preparar informes mensuales, balances y estado de resultados.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el área contable se tiene varias necesidades, entre ellas la de contar con información

actualizada, que permita  a quienes la manipulan, obtener una información veraz, necesaria

para  una toma de decisiones más acertadas.

Dentro de la organización objeto de estudio, se logra identificar una falencia en la

necesidad de información actualizada, dado que el software implementado no  está  acorde

a las normas tributarias actuales, la organización debe buscar ponerse al día  con las normas

y así lograr un mejor rendimiento de la información contable.

Otra de las necesidades que podemos encontrar dentro del área contable y que tiene como

falencia la organización, es no tener formatos únicos que den soporte a la información que

esta dentro del software como los arqueos.

Con base en lo anterior: ¿Es necesario realizar la modernización del software que

actualmente maneja la empresa, y mejorar el formato de arqueos?

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 JUSTIFICACIÓN

Se conoce como software contable o software de contabilidad a los programas de

contabilidad o paquetes contables, utilizados para sistematizar, optimizar y simplificar las

tareas de contabilidad. Un Software de contabilidad se encarga de registrar y procesar todas

las transacciones históricas generadas en una empresa, ente económico o actividad

productiva. Tomado de: Orión Plus. ¿Qué es un software de contabilidad? (2013)

Recuperado de: http://www.orionplus.info/WEB/que-es-un-software-de-

contabilidad/software-contable/articulos-de-interes/contabilidad/que-es-un-software-de-

contabilidad.html

Por lo tanto, la implementación y mejoramiento del software contable dentro de la

Papelería el Pingüino S.A.S contribuye decisivamente a optimizar la calidad de la

información, de acorde a las normas, procedimientos, nuevas reformas contables y

tributarias, siendo de suma relevancia la consolidación de los estados financieros, la

eficiencia en la implementación del arqueo de caja y una auditoría completa, veraz y

trasparente de los estados y recursos de la empresa.

Además, el mejoramiento para el software contable e implementación de auditoría la caja

de punto de venta, traerán importantes beneficios en esta materia, para agilizar, demostrar,

controlar y consolidar todo movimiento financiero, nóminas, arqueo de caja, transacciones

bancarias, impuestos, precios al por mayor y al detal, pago de proveedores, y todo

procedimiento administrativo y contable se reflejará en este progreso, ya que a medida que

pasa el tiempo, el sistema contable es y será una herramienta indispensable, importante y de

gran relevancia para todo tipo de organización o actividad comercial, con el objetivo de

optimizar procesos, controlar recursos, rendir informes más eficientes y consolidados.

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 MARCO TEÓRICO

Sistema Contable  

Todas las instituciones requieren y cuentan con algún tipo de sistema de información

contable, tener buena información es esencial para que una compañía pueda manejar de

manera eficiente sus recursos; en un ambiente competitivo la empresa que controle su

información tendrá  una diferencia comparativa favorable en el mercado.  

Carrera, M.E. & Guevara, M.A. (2010) Diseño de un sistema contable que contribuye a la

gestión en la cooperativa de camionetas de cantón, Provincia Bolívar. Universidad Estatal

de Bolívar, Ecuador.

Uno de los elementos esenciales en la generación de información es el sistema contable el

cual manejado bajo términos de confiabilidad y oportunidad, será factor de éxito en la

creación de valor por parte de la administración.  

Concepto
El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos

que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros,

el sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa.

“El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los

procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información

financiera”.

10
Íntegra- Visión. (2014) La importancia de elaborar un sistema contable que sea funcional

para las necesidades de nuestra empresa. Ciudad de México D.F. Disponible en:

http://veloz-informacioncontable.com/blog-3/contactenos

Importancia del Sistema Contable

En el Ámbito Interno: Permite contar con información oportuna, a la dirección superior y

mandos medios, para la toma de decisiones en los niveles estratégicos, tácticos y

operativos.

En el Ámbito Externo: Brinda información a los socios, organizaciones de la compañía

respecto a la situación institucional en la perspectiva de lograr un mayor acceso a recursos.

Proceso Contable   

Mercedes Bravo define al proceso contable como “También el ciclo contable constituye la

serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la

transacción (comprobantes o documentos fuentes) hasta la presentación de los Estados

Financieros”.  

Además: “El grupo considera que el proceso contable es indispensable para todo negocio,

ya que mediante este, se puede saber cómo se encuentra el funcionamiento de la empresa”.  

Ciclo Contable

Se debe desarrollar en el marco de las leyes, principios y normas contables. Cualquier

actividad fuera de este marco dará lugar a que se cometa una ilegalidad o que no se observe

mandatos técnicos que al final provocarán reparos de parte de los organismos de control y

11
obviamente, los datos que figuran en los libros e informes financieros no serán confiables,

ni comparables, ni comprensibles, ni tampoco relevantes.  

Carrera, M.E. & Guevara, M.A. (2010) Diseño de un sistema contable que contribuye a la

gestión en la cooperativa de camionetas de cantón, Provincia Bolívar. Universidad Estatal

de Bolívar, Ecuador.

Arqueo de Caja

Para la empresa también es importante realizar los arqueos de caja que consiste en el

análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de

comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto; que el saldo que

arroja esta cuenta, corresponda con las existencias en caja en dinero efectivo, cheques o

vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar los procesos contables por medio de un software mejorado y actualizado de

acorde a las necesidades, procedimientos tributarios, financieros y económicos que

demanda el medio contable para así tener unos procesos consolidados y eficientes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Actualizar el software existente, para la plataforma HGI.NET, de acorde a los nuevos

estamentos, procedimientos y reformas tributarias reglamentados por el Gobierno

Nacional, en especial la DIAN en la retención de la fuente, IVA, ICA, entre otros.

 Implementar formatos estandarizados para la realización de arqueos.

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 ACTUALIZACIÓN DEL EL SOFTWARE CONTABLE E IMPLEMENTACIÓN

DE AUDITORIA A LA CAJA DE PUNTO DE VENTA DE LA PAPELERÍA EL

PINGÜINO S.A.S.

Módulo de Operación

La principal actividad comercial de la Papelería el Pingüino S.A.S. es la comercialización

de elementos de papelería, oficinas, artes plásticas, piñatería, papeles finos e importados,

seda, crepé, entre otros. Todas las áreas administrativas y operativas poseen el sistema

general del mismo proveedor, con distintas funciones que son: cotización, facturación,

remisiones, cartera, créditos, cobranzas, y el área de contabilidad efectúa sus actividades

con el sistema contable, que son: impuestos, retenciones, transacciones bancarias, pagos de

seguridad social, afiliaciones, pagos de proveedores; siendo así un módulo de operación

integrada, efectuándose de una manera eficaz y oportuna, con acciones pertinentes que

agilicen los procesos que se realizan y la información contable se consolide efectivamente.

Procesos estructurales diarios

 Se implementa la restricción de facturación de negativos en el inventario, lo que ayuda

a tener saneada la información de inventario en las diferentes bodegas

 Se programa los pagos a proveedores de manera electrónica, por medio de los egresos

actualizados se genera la planilla de pago al banco.

 Diariamente ingresar la información de gastos y hacer auditoria al sistema como manera

de control contable.

Actores participantes del proceso contable

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Los gestores de la información contable de la empresa son personas capacitadas en costos,

auditoría, presupuestos, impuestos, nóminas entre otros, en el cual los socios, gerente,

administrador, jefe de cartera, auxiliares contables a su vez son los usuarios de la

información presentada y algunos externos como los bancos y proveedores para la

aprobación de créditos y análisis de la empresa.

El área contable se caracteriza en brindar la información financiera y estado económico de

la empresa. Ayuda en la toma de decisiones de los gerentes y a los socios a mirar la

rentabilidad que presentan.

El software contable, posee un aplicativo con los datos de los proveedores, clientes

mayoristas, instituciones educativas, en el cual, hay que hacer procedimientos de

actualización, verificación y supresión de información desactualizada, y en este punto, se

debe optimizar sus procesos, para generar mejores reportes, más control en los usuarios,

agilidad en la parte de facturación. Además, organizar la información de la empresa en

cuanto a las NIIF y a medios magnéticos, este proveedor ya está definido y consolidado con

los últimos procesos contables, y al generar una actualización nueva y cambio de

plataforma administrativa (SAP) genera un impacto muy brusco en el desarrollo estratégico

de la empresa.

En el momento de que se tome la decisión de comprar otro software es porque el que

actualmente se tiene, no cumple con los requisitos contables o con los cambios tributarios

que se presentan.

Otros proveedores externos que tenemos son los Proveedores de mercancía, quienes nos

piden información para actualizar sus bases de datos y así aumentarnos los créditos o

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disminuirlos de acuerdo al análisis que ellos realizan,  con esto conocen el estado de lo

empresa. Y los bancos quienes hacen la misma actividad que los proveedores.

Los proveedores internos son las demás áreas que ayudan a alimentar la información por

medio del software como la parte de facturación y ventas, compras, cartera de clientes y

proveedores.

En cuanto a la competencia se ve reflejada interna y externamente.

En el caso interno la empresa debe de tener a tiempo su información lo que nos hace a los

contadores, auxiliares y coordinadores del área ser más eficientes y eficaces con

presentación de los mismo, si nosotros como tal no damos un buen rendimiento la

compañía puede entrar analizar la contratación de una empresa externa que le maneje el

área y esto puede acarrear una mejor estructura interna.

La competencia del área de contabilidad no solo va ligada al desarrollo financiero, al

mejoramiento de un software, sino también a las capacidades del personal que presenta. Por

eso, los grupos de trabajo que se deben formar dentro de la empresa para un mejor

desarrollo contable, deben de tener claro las capacidades, capacitaciones e información que

conlleva esa actividad que realiza y alimenta el área.

Anexo 2. Estructura Organizacional

Costos del producto o servicio

El producto inicialmente se le compro a la empresa de software HGI LTDA por un valor de

siete millones quinientos mil pesos ($7.500.000), esta inversión se realizó en el año 2009,

16
adquiriendo los 3 módulos (administrativo, contable y nomina), además 11 estaciones

adicionales para todos los usuarios de la empresa.

Para el año 2013 se ve la necesidad del cambio, el costo de su actualización fue por un

valor de cuatro millones trecientos cincuenta y cuatro mil ciento setenta y seis pesos

($4.354.176), la negociación se cierra con 5 estaciones más del sistema administrativo y la

capacitación para todo el personal en la nueva plataforma.

Además de la actualización la empresa incurrió con otros costos como la implementación

de un nuevo servidor que ayudara a mantener más estable la información así mismo su

agilidad, esto tuvo un costo de siete millones ochocientos mil pesos ($7.800.000).

Actualmente la empresa ha invertido un valor aproximados de tres millones de pesos

($3.000.000) en las capacitaciones del personal que conforman el grupo de trabajo de las

NIIF ya que estas empiezan a regir en el año 2015.

CONCLUSIÓN

El nuevo software ayuda a mantener una información más clara, precisas y concisa para el

cliente que en este caso son los Gerentes, administradores y socios de la empresa, además,

la organización de las áreas que brindan todo el material al departamento de contabilidad

para una mejor aplicación de la información entre ellas esta (facturación, compras, cartera y

proveedores)

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En cuanto al mejoramiento del software la empresa tuvo que realizar cambios en todos sus

procesos e implementar nuevo personal en el área contable, de esta manera cumplir a

cabalidad todas las actividades tributarias que presenta.

Los arqueos de caja propician seguridad económica a la empresa, realizándolos diariamente

con el método implementado se corrigen los posibles errores de los cajeros al momento de

descargar la factura, además de llevar un control estricto de ellos.

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