LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE CALIDAD

Departamento Nacional de Planeación

Bogotá, 2007
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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION............................................................................................................................................................ 3
1 OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3
2 ALCANCE ............................................................................................................................................................. 3
3 DEFINICIONES TÉCNICAS ................................................................................................................................. 3
4 REFERENCIAS NORMATIVAS............................................................................................................................ 4
5 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC............................................................................................ 5
6 ELABORACION DE DOCUMENTOS DEL SGC .................................................................................................. 5
6.1 GENERALIDADES...................................................................................................................................... 5
6.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC ..................................................................................... 6
6.3 FORMATOS PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS .................................................................... 6
6.3.1 Proceso O Subproceso:............................................................................................................................... 6
6.3.2 Instructivos:.................................................................................................................................................. 9
6.3.3 Formatos.................................................................................................................................................... 11
7 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGC......................................................................................................... 11
7.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................................... 11
7.1.1 Procesos: ................................................................................................................................................... 11
7.1.2 Subprocesos: ............................................................................................................................................ 11
7.1.3 Instructivos:................................................................................................................................................ 11
7.1.4 Formatos:................................................................................................................................................... 11
7.2 ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DEL SGC .................................................................................... 14
7.2.1 Cambio De Versión:.............................................................................................................................. 14
7.2.2 Registro de la Actualización: ................................................................................................................ 14
7.3 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC .............................................................................. 16
7.3.1 Registro de Documentos Internos ........................................................................................................ 16
7.3.2 Registro de Documentos Externos ....................................................................................................... 16
7.3.3 Entrega a Usuarios Internos ................................................................................................................. 17
7.3.4 Entrega a Usuarios Externos................................................................................................................ 17
7.3.5 Difusión Por Otros Medios.................................................................................................................... 17
8 APROBACION DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC .......................................................................................... 17

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INTRODUCCION

Dentro de la política de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el Departamento Nacional de

Planeación, el Grupo de Planeación, elabora el presente documento como una herramienta de consulta y aplicación
de las directrices y recomendaciones definidas para la elaboración y control de los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad, para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el numeral 4.2.3. Control de de la Norma
Técnica de Calidad para la Gestión Pública de calidad NTCGP 1000:2004.

1 OBJETIVO

Establecer las directrices generales para la elaboración y control de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad del Departamento Nacional de Planeación, de manera que los documentos puedan usarse como
herramienta básica de consulta, durante y después de la gestión de los procesos.

2 ALCANCE

Estos lineamientos deben ser aplicados por todas las dependencias que hacen parte del Departamento Nacional de
Planeación y que son responsables de la actualización y elaboración de los documentos del Sistema y en especial
por el Grupo de Planeación quien debe velar por su correcta aplicación.

3 DEFINICIONES TÉCNICAS

A continuación se presentan algunas definiciones aplicables para la actualización y documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad del Departamento Nacional de Planeación, para las demás definiciones aplican las
establecidas en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y en el Glosario de Términos.

Documento: Información o datos que poseen significado y su medio de soporte puede ser: papel, disco
magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Con frecuencia, un
conjunto de documentos se denominan "documentación". Los documentos son producidos por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o sus funciones.

Documento del Sistema de Gestión de Calidad: Es todo documento que hace parte de la estructura documental
definida para el SGC del Departamento Nacional de Planeación.

Documentos de Origen Externo: Constituyen el grupo de documentos emitidos por entes externos a la Entidad
(terceras partes) que son utilizados en el desarrollo de las actividades de implementación y mantenimiento del
Sistema de Gestión de Calidad., como por ejemplo, la Ley 873 de 2003

Documentos Internos: Son todos aquellos documentos emitidos por el DNP para dar cumplimiento a los requisitos
del Sistema de Gestión de Calidad, como por ejemplo, los procesos, subprocesos, instructivos, formatos, etc, su
elaboración, aprobación y control dependen de la propia Entidad.

Manual de Calidad: Documento que define la estructura del Sistema de Gestión de Calidad y enuncia como mínimo
el alcance y sus exclusiones de la norma técnica de calidad, si las hay, los procesos y la interacción entre los
mismos.

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Modelo de Operación por Procesos: Es la ruta de navegación que armoniza la misión y visión de la entidad en una
gestión por procesos. En el DNP el modelo, se representa gráficamente e ilustra los cuatro niveles de
macroprocesos, como son: estratégicos, misionales, apoyo y evaluación los cuales están sistemáticamente
relacionados.

Macroproceso: agrupación sistemática de los procesos que hacen parte del Departamento Nacional de Planeación.

Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, a las cuales se les
proporcionan recursos y se les ejercen controles para transformar elementos de entrada en resultados.

Subproceso: Forma especificada para llevar a cabo una o varias actividades de un proceso

Descriptor: Formato en el cual se describen de manera secuencial cada una de las actividades necesarias para
generar el producto o servicio esperado, indicando: responsables, descripción de las tareas, registros, controles,
tiempo, insumos, proveedores, producto, clientes e indicadores para medir el desempeño del proceso.

Lineamiento: Documento que establece directrices generales para realizar una acción o un conjunto de acciones,
asociadas a un proceso..

Instructivo: Es la descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas minuciosamente y
que hacen parte de un proceso o un subproceso.

Guía: Documento que establece recomendaciones o pautas de actuación ante las diferentes situaciones que se
presentan durante la ejecución de un proceso.

Dependencia: Término general para nombrar a las direcciones, subdirecciones, oficinas y grupos de trabajo que
hacen parte de la estructura funcional del Departamento Nacional de Planeación.

Jefe Dependencia: Nombre que identifica a las personas que tienen la función de dirigir y coordinar las funciones de
las direcciones, subdirecciones, oficinas o grupos del Departamento Nacional de Planeación. El Jefe de la
Dependencia es el responsable de aprobar los procesos, subprocesos, instructivos, lineamientos, guías y formatos
propios de su dependencia y que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de
Planeación.

Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado formalmente el documento. La primera
edición del documento corresponde a la versión 0.

4 REFERENCIAS NORMATIVAS

• Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
• Decreto 4110 de 2004, Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad
en la Gestión Pública.
• Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.
• Circular No. 06 de 2005, Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del Estado
obligadas por la ley 872 de 2003, su decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública
NTCGP 1000:2004.
• Decreto 195 de 2004, Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación.
• Decreto 4355 de 2005, Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación.

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5 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

La estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de Planeación se puede
observar en la siguiente pirámide:

Política y Objetivos
de Calidad

Manual de Calidad
Modelo de Operación por Procesos

Procesos, Subprocesos, Instructivos

Lineamientos, Guías

Registros

Documentos externos: Normas, Leyes, Decretos

6 ELABORACION DE DOCUMENTOS DEL SGC

6.1 GENERALIDADES

La presentación de los documentos debe permitir dar uniformidad a los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, a excepción de los formatos que se acomodan al requerimiento en el manejo de información.

Se sugiere emplear papel tamaño carta, letra tipo “Arial Narrow” y justificar los párrafos. Los títulos de cada capítulo
y subcapítulo se escriben en mayúscula y negrita alineados a la izquierda.

Redacción: Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben redactarse en tercera persona.

Sencillez y brevedad: Se recomienda presentar el texto en la forma más clara y concisa posible, resumiendo lo
indispensable, es decir, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias.

Permanencia: Los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras y las firmas o espacios de un
documento que se diligencien a mano se recomienda realizarlas en tinta negra.

Terminología uniforme: Todo documento debe ser comprensible por cualquier persona de la organización evitando
en lo posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas y en caso de emplear palabras técnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo
concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la organización.

Tablas e ilustraciones: Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas o ilustraciones y dar referencia
de los formatos aplicables, con el fin de dar mayor claridad al texto, o cuando se requieran para garantizar la
comprensión del documento
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Notas: Las notas que se quieran incluir para ampliar explicación, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones, se
hacen inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota” (En mayúscula o
minúscula).

6.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

Encabezado: Corresponde a una tabla de tres columnas en la que se identifican de izquierda a derecha: la imagen
corporativa (logotipo o símbolo) y el nombre de la Entidad, el título o nombre del documento y en la última columna,
el código, la fecha de elaboración, el número de páginas y la versión.

Para el diligenciamiento de la información anterior es necesario tener en cuenta los siguientes términos:

• Versión: Señala el número de ediciones que ha tenido el documento. Cuando se aprueba por primera vez se
utiliza el número de versión cero (0) y se modifica consecutivamente.
• Página: Cada página debe numerarse haciendo referencia al total de páginas del documento, por ejemplo:
Página 1 de 3, página 2 de 3 y página 3 de 3.
• Código: El código se emplea para identificar y asociar el documento con un proceso o Dependencia, este
espacio se diligencia en el caso de los Procesos, Subprocesos e instructivos.

CÓDIGO:
TÍTULO FECHA DE ELABORACIÓN:
PAG 1 DE 1 VERSIÓN:

Cuerpo: Es el contenido del documento, se sugiere presentarlo cuando sea posible en forma de capítulos. Se
recomienda dejar como primeros capítulos, el objetivo, alcance y las definiciones.

Registro de Aprobación: Corresponde a la evidencia que avala que el documento fue revisado y aprobado para su
utilización e incluye como mínimo la siguiente información:

ƒ Elaboró: corresponde al nombre y cargo de la persona que realizó el documento.

ƒ Revisó: corresponde al nombre, cargo y firma de la persona que adelantó la revisión del documento.

ƒ Aprobó: corresponde al nombre, cargo y firma de la persona que aprobó el documento.

ƒ Fecha de aprobación: indica el día, mes y el año de la aprobación.

Para el caso de los procesos, subprocesos e instructivos, la anterior información se diligencia en las casillas del formato
correspondiente.

Los formatos se aprueban mediante el Vo.Bo. del jefe de la dependencia que los genera.

6.3 FORMATOS PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS

6.3.1 Proceso O Subproceso: Para la elaboración de un proceso o subproceso se debe diligenciar el formato F-GP-01
Descriptor, este se compone de tres (3) partes, encabezado, cuerpo y registro de aprobación, los cuales se describen a
continuación:

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CÓDIGO:
TÍTULO FECHA DE ELABORACIÓN: ENCABEZADO
PAG 1 DE 1 VERSIÓN:

MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO:

OBJETIVO:
ALCANCE:

DOC. /
No. ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE TAREAS CONTROL TIEMPO (Horas)
REGISTRO

3 CUERPO

INSUMO PROVEEDOR PRODUCTO CLIENTE Y/O GRUPOS DE INTERES

INDICADORES FORMATOS UTILIZADOS

REQUISITOS LEGALES: REQUISITOS DEL CLIENTE: REQUISITOS DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

ELABORÓ: REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD REGISTRO DE

APROBACIÓN
(Firma ) (Firma )
F-GP-01 (VERSIÓN 0) Grupo de Planeación DNP
(Identifica el código
del Formato y la
versión del mismo)

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El cuerpo de este tipo de documentos comprende los siguientes campos:

ƒ MACROPROCESO: Identifica la agrupación de procesos a la que pertenece el documento, de acuerdo con el

Modelo de Operación por Procesos.

ƒ PROCESO: Identifica el nombre del proceso que se está elaborando, o al que está asociado el subproceso según
sea el caso.

ƒ SUBPROCESO: Identifica el nombre del subproceso que se está elaborando. Cuando se esté documentando un
proceso en esta casilla se escribe: “No aplica”.

ƒ OBJETIVO: Indica el propósito general del documento, debe responder a la pregunta: ¿Para qué?, debe ser
medible y coherente con el alcance del documento, su redacción debe contener un verbo en infinitivo que
indique la acción a ser medida.

ƒ ALCANCE: Describe de manera general los límites del documento definiendo su inicio y fin, adicionalmente puede
describir el campo de aplicación del mismo.

ƒ No.: establece el número de la actividad que está siendo descrita. Debe tener un orden lógico; la primera actividad
siempre será la número uno (1) y seguirá la secuencia hasta tantas actividades contenga el documento.

ƒ ACTIVIDAD: Corresponde a cada uno de los pasos que hacen parte de un proceso o subproceso, su redacción debe
iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción.

ƒ RESPONSABLES: Define los cargos, entidades o dependencias responsables de realizar la actividad que esta
siendo descrita.

ƒ DESCRIPCIÓN DE TAREAS: Explica de manera específica cada una de las actividades que forman parte del
proceso o subproceso que se está documentando.

ƒ DOC. / REGISTRO: Establece cada uno de los documentos magnéticos o físicos que evidencian el resultado de la
actividad, pueden ser: formatos, informes, listas de chequeo, oficios, memorandos, resoluciones, base de datos,
etc.

ƒ CONTROL: Aspectos críticos que se deben tener en cuenta durante la ejecución del proceso o subproceso para
obtener los resultados esperados. Los controles están asociados a una o más de las actividades descritas, pueden
definirse como controles los siguientes: Revisión o aprobación de un documento mediante firma o Vo.Bo. de la
persona competente, verificación de cumplimiento de términos legales, etc; estando directamente relacionados con
los mapas de riesgo del DNP.

ƒ TIEMPO: Determina el lapso de tiempo para realizar la actividad; la unidad de medida se define en horas, para
calcular el tiempo se debe tener en cuenta únicamente el tiempo real de ejecución sin incluir tiempos de espera.

ƒ INSUMOS: Corresponden a la información o producto de entrada que son necesarios para dar inicio a la ejecución
de las actividades definidas en el proceso o subproceso.

ƒ PROVEEDOR: Dependencia, entidad o persona que suministra el insumo para la puesta en marcha del proceso o
subproceso.

ƒ PRODUCTO: Es el resultado generado de la transformación de los insumos mediante la gestión de las actividades.

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ƒ CLIENTE Y/O GRUPO DE INTERÉS: Dependencia, entidad o persona que recibe o es afectado por el producto o
servicio una vez ha terminado el proceso o subproceso.

ƒ INDICADOR: Es una expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del objeto a evaluar en
un momento determinado. Los indicadores formulados pueden ser: de eficiencia, eficacia, efectividad o cualquier
otro indicador que me permita evaluar el desempeño del proceso.

ƒ FORMATOS UTILIZADOS: Se incluyen todos los formatos que hacen parte del proceso o subproceso; debe incluir
el código del formato y el nombre del mismo.

ƒ REQUISITOS LEGALES: Son el marco de referencia normativa que da sustento a la documento, se identifican todas
las normas legales vigentes que sean aplicables al documento.

ƒ REQUISITOS DEL CLIENTE: Aquellas características que percibe el cliente que son importantes para el proceso,
subproceso o servicio.

ƒ REQUISITOS DE LA NORMA NTCGP 1000:2004: Establece los numerales de la norma NTCGP 1000:2004 que
tienen mayor afinidad con el proceso o subproceso.

6.3.2 Instructivos: Para la elaboración de un instructivo debe ser diligenciado el formato F-GP-02 Instructivo, el cual
consta de dos (3) partes: encabezado, cuerpo y registro de aprobación que se describen a continuación:

En el cuerpo del instructivo, se identifica a qué macroproceso pertenece y si aplica al proceso o subproceso del cual
hace parte. El cuerpo contiene además tres (3) columnas así: Número de la actividad, responsable y por último la
descripción de cada una de las actividades.

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CÓDIGO:
TÍTULO FECHA DE ELABORACIÓN: ENCABEZADO
PAG 1 DE 1 VERSIÓN:

MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO:

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

3
CUERPO
4

ELABORÓ: REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD

REGISTRO DE
APROBACION

F-GP-02 (VERSIÓN 0) Grupo de Planeación DNP

(Identifica el código
del Formato y la
versión del mismo)

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6.3.3 Formatos: Para la elaboración de los formatos que hacen parte del sistema de gestión de calidad del
Departamento Nacional de Planeación se deben considerar los siguientes aspectos:

1. Analizar si el formato es una herramienta efectiva para la dependencia que lo solicita.

2. Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia objetiva de la realización de
una actividad o tarea.
3. Debe estar asociado como mínimo a un macroproceso.

El formato consta de tres (3) partes, el encabezado, cuerpo y el pie de página, los cuales se describen a continuación:

Encabezado: Contiene el logo del Departamento Nacional de Planeación, el título del formato, y si se considera
pertinente, la fecha.

Cuerpo: es el contenido del formato

Pie de página: En la parte inferior se encuentra el código del formato, la versión del formato y el nombre de la
dependencia que administra el sistema de gestión de calidad en el DNP.

7 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGC

7.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La codificación para los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de Planeación aplica
para los siguientes tipos de documentos así:

7.1.1 Procesos: El código del proceso está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula, las cuales se establecen así:
las dos (2) primeras hacen referencia al Macroproceso, seguidas de un guión y las dos (2) siguientes hacen referencia al
proceso.

Ejemplo: GJ-JC Macroproceso: Gestión Jurídica. Proceso: Jurisdicción Coactiva.

7.1.2 Subprocesos: El código del subproceso está compuesto por seis (6) letras en mayúscula, las cuales se
determinan así: las dos (2) primeras hacen referencia al Macroproceso, seguidas de un guión, las dos (2) siguientes
hacen referencia al proceso, seguidas de otro guión y finalmente las últimas dos (2) letras corresponden al subproceso.

Ejemplo: GJ-DJ-AT Macroproceso: Gestión Jurídica. Proceso: Defensa Judicial. Subproceso: Defensa frente
acciones de tutela.

7.1.3 Instructivos: El código está compuesto por cinco (5) dígitos descritos así: los dos (2) primeros son letras
mayúsculas que identifican el proceso o subproceso al cual pertenece el instructivo, seguidos de un guión, el tercer digito
corresponde a la letra “I” mayúscula que identifica que es un instructivo y el cuarto y quinto digito, corresponden a (2)
dos números que indican la secuencia de instructivos asociados a un mismo documento (proceso o subproceso).

Ejemplo: AB-I01 Proceso: Administración de Bienes. I: Instructivo. 01: Consecutivo.

7.1.4 Formatos: El primer dígito es la letra F mayúscula que identifica que es un formato, luego un guión, seguido de las
iniciales de la dependencia de acuerdo a la Tabla 1- Siglas por Dependencia, seguido de otro guión y finalmente un
consecutivo compuesto por dos (2) números que inicia en 01 para el primer formato y así sucesivamente para los demás
que sean elaborados y que pertenezcan a la misma dependencia.

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Ejemplo: F-GP-01 F: Formato. GP: Grupo de Planeación 01: Consecutivo

Tabla 1. Siglas por Dependencia

Sigla Dependencia
DG DIRECCIÓN GENERAL
GCRP Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas
OAJ Oficina Asesora Jurídica
GCT Grupo de Contratación
GAJ Grupo de Asuntos Judiciales
GCJAL Grupo de Conceptos Jurídicos y Agenda Legislativa
OI Oficina de Informática
GGPI Grupo Gestión de Proyectos Informáticos
GGI Grupo Gestión de Información
GGSU Grupo Gestión de Soporte a Usuarios
GGPT Grupo Gestión de Plataforma Tecnológica
DR DIRECCIÓN DE REGALÍAS
SPR Subdirección de Proyectos de Regalías
SCV Subdirección de Control y Vigilancia
SPC Subdirección de Procedimientos Correctivos
SDG SUBDIRECCIÓN GENERAL
SC Subdirección de Crédito
OCI Oficina de Control interno
SG SECRETARIA GENERAL
GP Grupo de Planeación
GCDI Grupo de Control Disciplinario Interno
SA Subdirección Administrativa
GSG Grupo de Servicios Generales
GCORR Grupo de Correspondencia
GBIBA Grupo de Biblioteca y Archivo
GADS Grupo de Adquisiciones y Suministros
GCA Grupo de Cafetería y Aseo
SRH Subdirección de Recursos Humanos
GGP Grupo de Gestión de Personal
GAS Grupo de Administración de Salarios
GDH Grupo de Desarrollo Humano
SF Subdirección Financiera
GPR Grupo de Presupuesto
GTE Grupo de Tesorería
GC Grupo de Contabilidad
GCC Grupo Central de Cuentas
DEE DIRECCIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS
SAF Subdirección de Análisis Fiscal
SEM Subdirección de Estudios Macroeconómicos
SESR Subdirección de Estudios Sectoriales y de Regulación
DDTS DIRECCIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL

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Sigla Dependencia
SFPT Subdirección de Finanzas Públicas Territoriales
SODT Subdirección de Ordenamiento y Desarrollo Territorial
GAFT Grupo de Análisis al Financiamiento del Desarrollo Territorial
GGPT Grupo de Gestión Pública Territorial
DIFP DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS
SPSC Subdirección de Programación y Seguimiento Presupuestal del Sector Central
SPSD Subdirección de Programación y Seguimiento Presupuestal del Sector Descentralizado
GAPI Grupo Asesor de Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública
DEPP DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS
DIES DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y ENERGÍA SOSTENIBLE
ST Subdirección de Transporte
SME Subdirección de Minas y Energía
STEL Subdirección de Telecomunicaciones
DDS DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL
SE Subdirección de Educación
SS Subdirección de Salud
SES Subdirección de Empleo y Seguridad social
GCV Grupo de Calidad de Vida e Impacto de Programas Sociales
DDRS DIRECCION DE DESARROLLO RURAL SOSTENIBLE
SPDR Subdirección de Producción y Desarrollo Rural
SCFAR Subdirección de Comercialización y Financiamiento Agropecuario Rural
DJS DIRECCION DE JUSTICIA Y SEGURIDAD
SSD Subdirección de Seguridad y Defensa
SJ Subdirección de Justicia
GEGAI Grupo de Estudios de Gobierno y Asuntos Internos
GPD Grupo Paz y Desarrollo
GACSC Grupo de Apoyo a la Convivencia y Seguridad Ciudadana
DDE DIRECCION DE DESARROLLO EMPRESARIAL
SPIC Subdirección de Política Industrial y Comercial
GES Grupo de Estudios Sectoriales
GMSS Grupo de MYPIMES y Sector Solidario
GEF Grupo de Estrategia Empresarial y Financiamiento
GCTI Grupo Ciencia, Tecnología e Innovación
DDUPA DIRECCION DE DESARROLLO URBANO Y POLÍTICA AMBIENTAL
SVDU Subdirección de Vivienda y Desarrollo Urbano
SAA Subdirección de Agua y Ambiente
GPADS Grupo de Política Ambiental y Desarrollo Sostenible
Fecha de Actualización: Abril 24/2007

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7.2 ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DEL SGC

Cuando una de las dependencias requiere la generación de un nuevo documento del SGC, la actualización o
eliminación de uno existente, el representante del equipo de calidad, realiza la solicitud al Grupo de Planeación,
mediante el correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co., con copia al jefe de la dependencia, adjuntando el formato
F-GP-13 “Solicitud para documentación del SGC”, dispuesto en la Intranet, diligenciando los siguientes campos:

Fecha de solicitud: Indicar, año, mes y día en el que se envía el requerimiento al Grupo de Planeación
Tipo de Solicitud: Marcar con “X” según el requerimiento: nuevo documento, actualización o eliminación
Tipo de Documento: Marcar con “X” la inicial del tipo de documento que se requiere documentar, actualizar o
eliminar
Nombre del Documento: Corresponde al nombre del documento que esta aprobado por el SGC, en caso de nuevo
documento, indicar el nombre propuesto.
Versión Actual: En el caso de actualización, se indica la versión del documento que esta en uso y para nuevos
documentos este campo no aplica su diligenciamiento.
Justificación: En este campo, se selecciona con una x uno o varios aspectos que dan origen a la solicitud,
explicando brevemente cada aspecto.
Nombre del responsable de la dependencia para orientar la actualización: Indicar el nombre y cargo de la
persona responsable en la dependencia para orientar la elaboración o actualización del documento.

El Grupo de Planeación, como administrador del SGC, analiza la pertinencia y alcance de la solicitud por la
dependencia teniendo en cuenta lo descrito en el Proceso GC-DS Documentación del Sistema de Gestión de
Calidad y los requisitos de la Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, Una vez
analizados cada uno de los aspectos que generan la modificación, se designa a un funcionario o contratista del
Grupo de Planeación para adelantar la elaboración, actualización o hacer efectiva la eliminación de un documento
del SGC.

7.2.1 Cambio De Versión:

El cambio de versión está determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se considere que la
modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento como: errores de ortografía redacción,
invertir secuencia en las actividades, cambios en insumos o proveedores entre otros, no se cambia la versión y
surte todos los pasos para formalizar el documento. Si la actualización del documento comprende, cambio de
nombre del documento, cambio de codificación, modificación del objetivo o alcance, eliminación de actividades,
cambio del indicador entre otros, se cambia la versión.

7.2.2 Registro de la Actualización:

Una vez la actualización del documento ha sido aprobada, el funcionario responsable del Grupo de Planeación,
actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos del SGC, o Listado Maestro de Formatos del SGC,
según sea el caso en los siguientes campos:

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FECHA DE SOLICITUD
SOLICITUD PARA DOCUMENTACIÓN DEL SGC
AAAA MM DD

TIPO DE SOLICITUD: Nuevo Documento Actualización: Eliminación:

Tipo de Nombre del Versión

documento: Documento: actual:
P S I L G F O
JUSTIFICACIÓN
ASPECTOS DE LA JUSTIFICACIÓN OBSERVACIONES DE LA JUSTIFICACIÓN
Aprobación o modificación de normas legales vigentes.

Modificación de políticas al interior del Departamento.

Identificación o modificación de controles en un proceso o
subproceso.
Cambio de responsables en la ejecución de las actividades.
Definición de nuevos registros que evidencien la realización
de las actividades.
Modificación en el indicador del proceso.

Cambio en el objetivo y/o alcance del documento.

Adición, eliminación o modificación de actividades

Otro.

Nombre del responsable de la

Nombre del responsable Grupo
dependencia para orientar la
de Planeación:
actualización:
P: Proceso S: Subproceso I: Instructivo L: Lineamiento G: Guía F: Formato O: Otro
F-GP-13 (VERSIÓN 0) Grupo de Planeación DNP

GRUPO DE PLANEACION
 FECHA:2007-11-02
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSION: 2
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
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Descripción de la actualización
Fecha de aprobación
Versión actual

Todos los documentos que se modifiquen saldrán de circulación, los originales y las copias controladas en medio
impreso que se encuentren en los sitios de disposición se retiran de las carpetas y se destruyen, estos documentos
no pueden utilizarse como papel de reciclaje.
Las versiones digitales en PDF de estos documentos se guardan en una carpeta denominada OBSOLETOS, en el
Disco de la red destinado para tal fin.

7.3 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

7.3.1 Registro de Documentos Internos

Aprobados los documentos en su versión cero “0”, se incluyen en el Listado Maestro de Documentos Internos del
SGC, o en el Listado Maestro de Formatos, según sea el caso, diligenciando los campos que se encuentran
resaltados a continuación:

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS DEL SGC

TIPO DE DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DE FECHA DE VERSIÓN

NOMBRE CÓDIGO DESCRIPCION DE LA ACTULIZACION
ANTERIOR APROBACIÓN APROBACIÓN ACTUAL
PR SB LN IN OD

LISTADO MAESTRO DE FORMATOS

VERSION FECHA DE DESCRIPICION DE LA FECHA DE VERSION

NOMBRE CODIGO
ANTERIOR APROBACION ACTUALIZACION APROBACION ACTUAL

7.3.2 Registro de Documentos Externos

Cuando un ente externo genera documentos que afectan el Sistema de Gestión de Calidad se registran en el
Listado Maestro de Documentos Externos diligenciando los siguientes campos:

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS DEL SGC

DOCUMENTO EMISOR FECHA DE APROBACION DISPONIBILIDAD INTERNA

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7.3.3 Entrega a Usuarios Internos

Después de registrar los documentos aprobados en los respectivos listados, se entregan a cada dependencia los
que le apliquen para que estén a disposición de todos los funcionarios o contratistas de la dependencia y se
conviertan en una herramienta de consulta.
Cada folio del documento se identifica con la leyenda “COPIA CONTROLADA”, como copia del original en su
última versión. De esta forma se asegura que cada dependencia mantenga un paquete de procesos, subprocesos,
lineamientos, instructivos y otros documentos del SGC actualizados. Los paquetes que se entregan a las
dependencias están identificados con el logo del DNP y el nombre del Macroproceso al cual corresponden.
En el momento de entregar los documentos al funcionario responsable de la dependencia, se deja registro de los
documentos que se entregan y de los documentos que se recogen como obsoletos, adicionalmente, se diligencia el
Listado de Distribución de Documentos del SGC.

7.3.4 Entrega a Usuarios Externos

Existen adicionalmente copias no controladas, las cuales podrán ser distribuidas a personas externas de la entidad,
estudiantes, entidades territoriales y nacionales, ente certificador, etc. por solicitudes de información o consultas,
estas copias están identificados con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de
actualización.

7.3.5 Difusión Por Otros Medios

Los documentos asociados al SGC del Departamento Nacional de Planeación que se encuentren aprobados son
publicados en la Intranet en el espació dispuesto para tal fin, el responsable de mantener actualizada la información
publicada es el Grupo de planeación.

8 APROBACION DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

El registro de aprobación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad se diligenciara
teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

TIPO DE DOCUMENTO QUIEN ELABORA QUIEN REVISA QUIEN APRUEBA

Política y Objetivos de Grupo de Planeación Secretario(a) General Director General
Calidad Equipo de Calidad (Representante de la Subdirector
Dirección)
Modelo de Operación por Grupo de Planeación Secretario(a) General Director General
Procesos Equipo de Calidad (Representante de la Subdirector
Dirección)
Manual de Calidad Grupo de Planeación. Secretario(a) General Director General
(Representante de la Subdirector
Dirección)
Procesos, Subprocesos, Servidores públicos de la Coordinadores de Grupo Jefes de Dependencia
Instructivos, dependencia interesada y Asesor ó profesional.
Lineamientos, Guías del Grupo de Planeación
Formatos No Aplica No Aplica Mediante Vo.Bo. de los
Jefes de Dependencia

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